إدارة فرق العمل عن بُعد: برامج واستراتيجيات مراقبة الموظفين لتحقيق النجاح

لا يفقد العمل عن بُعد شعبيته. فوفقاً لمركز بيو للأبحاث الذي أصدره مؤخراً الدراسة, ما يقرب من 22 مليون أمريكي موظف، أو 14% من القوى العاملة البالغة، يعملون من المنزل طوال الوقت. (عنوان الرابط: إحصائيات العمل عن بُعد) من المتوقع أن يصل هذا الرقم إلى 32.6 مليون في عام 2025.

للوهلة الأولى، يعتبر العمل عن بُعد والعمل الهجين نعمة للموظفين ونقمة لأصحاب العمل. ولكن إذا تعمقنا أكثر، سنرى أن وضع العمل عن بُعد هذا يفيد المؤسسات بشكل كبير.

يمكن للشركات الوصول إلى مجموعة أكبر من المواهب ويمكنها توظيف متخصصين من أي مكان دون قيود جغرافية.

يعمل العمل عن بُعد على تحسين معنويات الموظفين. وفقًا لـ Quantum Workplace تقرير, يساعد العمل عن بُعد الموظفين على تحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة الشخصية وتقليل التوتر، مما يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي والاحتفاظ بالموظفين.

وأخيراً، يمكن لأرباب العمل توفير الكثير من مساحة المكاتب والمرافق والنفقات التشغيلية الأخرى.

ومع ذلك، تأتي مزايا العمل عن بُعد مصحوبة بمجموعة من التحديات التي تواجه أصحاب العمل.

تمثل إدارة فريق العمل عن بُعد صعوبات فريدة من نوعها تتطلب دراسة متأنية ونهجاً استراتيجياً. فيما يلي التحديات الرئيسية للعمل عن بُعد بالنسبة لأصحاب العمل.

يمكن أن يكون ضمان فهم أعضاء الفريق عن بُعد لأدوارهم ومسؤولياتهم أكثر صعوبة بدون تفاعلات منتظمة وجهاً لوجه. وينطبق الشيء نفسه على تقييم أدائهم. فبدون الإشراف المباشر، قد لا يتمكن المديرون من الاطلاع على إجراءات العمل بشكل كامل، وتقييم عمل الموظفين بدقة، وتقديم ملاحظات بناءة وفي الوقت المناسب.

وأخيراً، فإن ترتيبات العمل عن بُعد تجعل ضمان التزام الموظفين بالمواعيد النهائية وإنجاز المهام أكثر صعوبة.

كما ذكرنا أعلاه، يُظهر العاملون عن بُعد أعلى مستويات المشاركة، على الرغم من أن وضع العمل هذا قد لا يكون ملهماً للجميع. فوفقًا لاستطلاع مركز بيو للأبحاث، يشعر 53% من الموظفين العاملين عن بُعد بالانفصال عن زملائهم في العمل، مما قد يؤدي إلى العزلة والوحدة.

بالإضافة إلى ذلك، إذا لم يكن الموظفون حاضرين فعليًا في المكتب، فقد يشعرون بأن الإدارة لا تلاحظ إنجازاتهم ومساهماتهم. إن الشعور بعدم الاعتراف والتقدير يمكن أن يؤثر بشكل كبير على معنويات الموظفين وتحفيزهم.

إن البقاء على اتصال مع زملاء العمل وإطلاعهم على تحديثات المشروع والأخبار ذات الصلة أمر حيوي لكل من العاملين في المكتب والعاملين عن بُعد. ومع ذلك، فإن العمل عن بُعد يجعل التواصل صعباً بسبب اختلافات المناطق الزمنية، وأدوات عقد المؤتمرات غير الموثوقة، ومشاكل الاتصال بالإنترنت، وعدم وجود تفاعلات وجهاً لوجه.

من عوائق التواصل، فإن بناء ثقافة الفريق هو تحدٍ آخر للعمل عن بُعد. تبدأ التحديات في المراحل الأولى من تأهيل عضو جديد في الفريق. لا يمكن للموظفين الجدد الاقتراب جسدياً من مرشدهم أو زملائهم في العمل وطلب المساعدة. وقد تؤثر الصعوبات في الخطوات الأولية سلباً على معنويات الموظف وولائه للمؤسسة.

كما أن خلق فرص لأعضاء الفريق للتواصل على المستوى الشخصي، مثل الحفلات على مستوى المكتب وأعياد الميلاد واللقاءات غير الرسمية، يمثل تحديًا أيضًا بدون مساحة مادية مشتركة.

تعد إدارة فريق العمل عن بُعد مهمة شاقة. فمع تشتت الموظفين في مناطق زمنية ومواقع مختلفة، قد يكون ضمان الإنتاجية والمساءلة وتماسك الفريق أمراً صعباً. نقترح العديد من الاستراتيجيات التي أثبتت جدواها للتغلب على هذه التحديات وبناء فريق عمل عالي الأداء.

كل شيء يبدأ بهدف. يجب أن يفهم الموظفون ما هو متوقع منهم ومسؤولياتهم وأهداف الأداء. وبصفتك مديرًا، يمكنك ترتيب اجتماعات مراجعة أسبوعية أو نصف أسبوعية للتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة ومطلعون على آخر الأخبار والتغييرات.

تجعل التكنولوجيا إدارة أداء فريق العمل عن بُعد سهلة وفعالة. يتتبع برنامج مراقبة الموظفين الحضور وساعات العمل والفترات غير النشطة تلقائيًا - لا يحتاج الموظف سوى تسجيل الحضور والغياب.

لكن البرامج الحديثة، مثل CleverControl، تتجاوز مجرد تتبع الوقت البسيط. CleverControl هو برنامج قوي لمراقبة الموظفين يمكنه مساعدتك في مواجهة تحديات إدارة فرق العمل عن بُعد. فهو يجمع بيانات نشاط الموظفين التفصيلية ويقدم نظرة ثاقبة لسير عملهم المعتاد. على سبيل المثال، يمكن أن تساعد أحدث ميزة في CleverControl - تسجيل الذكاء الاصطناعي - في تحديد الأنشطة المهدرة للوقت والعادات غير المنتجة. يوفر الذكاء الاصطناعي القوي درجات إنتاجية فردية مع تحليلات شخصية قصيرة للعمل لكل موظف. هذه الرؤى ممتازة للكشف عن أوجه القصور ومجالات التحسين.

يجب ألا يلاحظ المدير الموظفين المتعثرين فحسب، بل يجب أن يلاحظ أيضًا الموظفين ذوي الأداء المتميز. في بيئة العمل عن بُعد، من السهل تفويت إنجازات الموظفين وعملهم المتميز. تم تصميم برنامج مراقبة الموظفين لتغطية هذه النقطة العمياء أيضًا. تساعد الملخصات التفصيلية للأنشطة ونتائج الإنتاجية في الكشف عن الموظفين الذين يستحقون التقدير المناسب وتقديمه لهم.

وأخيراً، تعمل أدوات التتبع أيضاً على زيادة وضوح الرؤية في مكان العمل، مما يحفز الموظفين على أن يكونوا أكثر مسؤولية عن عملهم.

بعيدًا عن الأنظار - بعيدًا عن الذهن؟ ليست هذه أفضل استراتيجية لإدارة فريق العمل عن بُعد. للحفاظ على تحفيز الفريق ومساءلته وإنتاجيته، يجب على المدير إجراء تقييمات للأداء وتقديم ملاحظات قابلة للتنفيذ.

إن جمع بيانات الإنتاجية الفردية وتحليلها أمر شاق بالفعل ويستغرق وقتاً طويلاً؛ وفي الأماكن النائية، يصبح الأمر أكثر صعوبة بسبب عدم وجود مراقبة مباشرة. تُعد برامج مراقبة الموظفين أداة رائعة لتبسيط هذه العملية. فهو يوفر بيانات موضوعية عن الإنتاجية وأنماط النشاط وسير العمل ويقوم بتحليلها تلقائياً في ثوانٍ. ستكون هذه الرؤى بمثابة أساس رائع للتغذية الراجعة.

لإجراء مراجعات فعالة للأداء في بيئة عمل عن بُعد، فكر في استخدام أدوات مؤتمرات الفيديو لإجراء مناقشات وجهاً لوجه بدلاً من رسائل البريد الإلكتروني ورسائل الدردشة. ستساعدك المراجعات المنتظمة والاجتماعات الفردية على معالجة المخاوف والمشاكل المحتملة.

تزداد أهمية التواصل عشر مرات في بيئة العمل عن بُعد. يمكن أن تساعد الاجتماعات المنتظمة والمجدولة، مثل اجتماعات تسجيل الوصول الأسبوعية للفريق، في الحفاظ على توافق الجميع واطلاعهم على المستجدات. في حين أن التواصل الكتابي مناسب، إلا أن التفاعل وجهاً لوجه من خلال أدوات مؤتمرات الفيديو مثل Zoom أو Microsoft Teams يمكن أن يعزز علاقات أقوى وتفاهم أعمق. تسمح مكالمات الفيديو بإشارات غير لفظية، مثل تعابير الوجه ولغة الجسد، مما يجعل التواصل أكثر خصوصية. وبهذه الطريقة، يجب أن يشعر الموظفون بمزيد من التواصل مع زملائهم وإدارتهم.

ومع ذلك، من المهم الموازنة بين تواتر الاجتماعات وفائدتها. لنكن صادقين، لقد أصبحت اجتماعات زووم التي لا نهاية لها ميمية بين العاملين عن بُعد. إذا كان لديك خمسة اجتماعات يومياً، فمتى يفترض بك أن تنجز مهامك؟ قد تكمن الإجابة في الجمع بين التواصل المتزامن وغير المتزامن. يمكن استخدام الأدوات غير المتزامنة مثل Slack أو Jira للتحديثات السريعة والأسئلة ومشاركة الملفات، مما يقلل من الحاجة إلى التواصل المستمر في الوقت الفعلي. التواصل غير المتزامن مثالي أيضًا للفرق الموزعة جغرافيًا في مناطق زمنية مختلفة. بهذه الطريقة لن يضطر أحد للتضحية بنومه أو وقته الشخصي من أجل اجتماع عمل.

البيئة البعيدة تجعل أساليب التحفيز أكثر صعوبة. ومع ذلك، لا ينبغي للمدير أن يتخلى عنها تماماً. إحدى الطرق الفعالة هي منح الموظفين الاستقلالية والحرية في إدارة وقتهم الخاص. إن ضعف التوازن بين العمل والحياة الشخصية هو آفة عصرنا وسبب انخفاض الرضا الوظيفي والإرهاق. إن حرية اختيار ساعات العمل تسمح للموظفين بتحقيق التوازن بين حياتهم الشخصية ومسؤوليات العمل بشكل أفضل، مما يؤدي في النهاية إلى زيادة الحافز والرضا الوظيفي والإنتاجية.

لا ينبغي أن يعني العمل خارج المكتب الحرمان من فرص النمو المهني. فكّر في تزويد الموظفين بدورات وتدريبات مخصصة عن بُعد، وسترى أن دوافعهم ومشاركتهم ستزداد.

وأخيرًا، لا تنسى التقدير والاعتراف بالجميل. كافئ إنجازات الموظفين علنًا، حتى الصغيرة منها. يمكن لمجرد رسالة شكر بسيطة أو بطاقة هدية افتراضية أن تفعل الكثير لرفع الروح المعنوية.

لا يعني العمل عن بُعد أنه لا يمكنك تنظيم استراحة لتناول القهوة، أو اختبار، أو أي نشاط آخر يربط بين أعضاء الفريق. فقط في هذه الحالة، سيكون ذلك افتراضياً. على سبيل المثال، تقدم خدمات مثل CoffeePals أو Mystery Coffee منصات ملائمة لمطابقة الموظفين في استراحات القهوة الافتراضية.

تُعد غرف الهروب الافتراضية وتحديات التوافه من الأنشطة الرائعة الأخرى التي يمكن أن تقرب فريقك من بعضه البعض. في الحالة الأولى، يقوم الموظفون بحل الألغاز "للهروب" من غرفة افتراضية. أما في التحديات، فينضم الموظفون إلى فرق للتنافس في أسئلة تافهة حول مواضيع مختلفة.

هناك العشرات من أنشطة بناء الفريق الافتراضية التي يمكنك استكشافها: نوادي الكتب، ومسابقات البحث عن الكنز في المنزل، والعروض، وحتى عروض المواهب. اختر تلك التي تناسب شخصيات فرقك بشكل أفضل، وسترى التأثير الإيجابي.

تمثل إدارة فريق العمل عن بُعد مجموعة فريدة من التحديات، إلا أن هذه التحديات ليست مستعصية على الحل. فالتواصل الواضح، والرؤى المستقاة من برامج مراقبة الموظفين، وعمليات التحقق المنتظمة ستساعد المؤسسات على الكشف عن المشاكل المحتملة وإيجاد حلول لها في الوقت المناسب. من خلال تعزيز ثقافة الشركة القوية، وتقدير الموظفين ومكافأتهم، وتوفير فرص النمو والتطور، يمكن لأصحاب العمل إنشاء قوة عاملة مزدهرة عن بُعد تدفع الابتكار والنجاح.