بصفتك صاحب عمل، تتمثل إحدى مهامك الأساسية في بناء فريق عمل منتج ومتوافق. يؤدي معظم الموظفين مهامهم بأفضل ما لديهم من قدرات، لكن بعضهم قد يستغل الشركة. يمكن أن تشكل السرقة والخداع والتراخي مخاطر كبيرة على صحة شركتك إذا لم تكن لديك التقنيات والسياسات المناسبة للتعامل معها.
في هذه المقالة، سنستعرض ثلاث حالات منفصلة تتناول السرقة والخداع والتراخي على التوالي. وقبل ذلك، من الضروري فهم ماهية هذه الأمور الثلاثة بدقة.
تحديد التحديات: السرقة والخداع والتراخي
قبل استكشاف كيفية التعامل مع هذه القضايا، ينبغي علينا تعريف هذه الفئات الثلاث من سوء السلوك في مكان العمل.
ما هي سرقة الموظف؟
تشير سرقة الموظف إلى قيام الموظفين بالسرقة من أصحاب عملهم. وتتفاوت درجات سرقة الموظفين. الاختلاس هو الشكل الأكثر شيوعًا، ويشير إلى موظف يسيء استخدام موارد الشركة - سواء كانت أموالًا أو ممتلكات - الموكلة إليه. أما النهب فهو شكل آخر من أشكال سرقة الموظفين، ويشير إلى سرقة عناصر أصغر، مثل مستلزمات المكتب، أو كميات صغيرة من الموارد.
وبشكل عام، تندرج سرقة الموظفين غالبًا ضمن ما يُعرف بالاحتيال الوظيفي، وهو استخدام الموظف لوظيفته كوسيلة للإثراء الشخصي من خلال إساءة استخدام موارد الشركة أو تخصيصها بشكل غير سليم.
ما هو احتيال الموظف؟
يشير خداع الموظف، الذي يندرج عادةً تحت مسمى احتيال الموظف، إلى قيام الموظف بالكذب أو التضليل للحصول على مكاسب إضافية من صاحب العمل. وتندرج تحت فئة خداع الموظف كل من سرقة البيانات، وانتهاك السرية، والاحتيال المحاسبي، والرشوة، بل وحتى بعض أنواع السرقة.
ما هو التراخي المزمن لدى الموظف؟
يشير التراخي في مكان العمل إلى الهدر المستمر لساعات العمل مدفوعة الأجر في أنشطة لا علاقة لها بالعمل. وهذا لا يعني الاستراحة العرضية، بل نمطًا مستمرًا يضر بالإنتاجية. ويتجلى ذلك في التسويف المزمن، والانخراط المفرط في التواصل الاجتماعي الشخصي، والغياب غير المبرر عن الاجتماعات، أو اعتياد تقديم الأعذار عن المواعيد النهائية الفائتة. والنتيجة هي أن جزءًا كبيرًا من يوم العمل يقضيه الموظف في حالة انفصال وعدم إنتاجية.
إطار عمل للمدير للتعامل مع سوء السلوك في مكان العمل
عندما تشتبه في وجود سرقة أو خداع أو تراخٍ مزمن أو تكتشف ذلك، يمكن أن يؤدي الرد التفاعلي والعاطفي إلى مخاطر قانونية، وتراجع في معنويات الفريق، ونتائج غير عادلة. لذا، اتبع بدلًا من ذلك هذا الإطار المنظم القائم على الأدلة لضمان أن يكون ردك متسقًا وعادلاً وفعالاً.
الخطوة 1: جمع الأدلة الموضوعية
قبل أي محادثة أو اتهام، انتقل من الشك إلى الحقيقة. استخدم البيانات من أدوات المراقبة لديك (مثل لقطات الشاشة أو سجلات النشاط من CleverControl)، وسجلات الوصول، والتدقيقات المالية، أو أنظمة إدارة المشاريع. تشكل هذه الأدلة الأساس غير المتحيز لعمليتك بأكملها وتزيل التحيز الشخصي من القرار الأولي.
الخطوة 2: إجراء تحقيق شامل ونزيه
قابل الموظف في بيئة خاصة، مما يتيح له شرح تصرفاته. الهدف هو فهم السياق والنية. هل كان هذا فعلًا متعمدًا، أم خطأً ناتجًا عن إهمال، أم عرضًا لمشكلة أكبر مثل ضعف التدريب أو الإرهاق الوظيفي؟ كما يجب التحدث بحذر مع أي شهود ذوي صلة للتحقق من صحة الوقائع.
الخطوة 3: تصنيف الخطورة والنية
بناءً على الأدلة والتحقيق، صنّف الحادثة. سيوجه هذا التصنيف طريقة تعاملك معها:
غير متعمد/إهمال: ارتكب الموظف خطأً بسبب نقص المعرفة أو التدريب أو الانتباه، لكن دون نية خبيثة. (مثال: إرسال بريد إلكتروني سري بطريق الخطأ إلى الشخص غير الصحيح).
سوء سلوك متعمد: انتهك الموظف السياسة عن علم لتحقيق راحة أو مكسب شخصي، لكن دون ضرر جسيم. (مثال: تزوير سجلات الدوام بشكل متكرر).
سوء سلوك جسيم/نية خبيثة: ارتكب الموظف فعلًا خطيرًا ومتعمدًا ألحق الضرر بالشركة، مثل السرقة أو الاحتيال أو تخريب البيانات. وغالبًا ما يستوجب ذلك أشد الإجراءات التأديبية.
الخطوة 4: تحديد استجابة متناسبة
وائم بين إجرائك وبين درجة خطورة ونية سوء السلوك. يمكن أن يكون الهدف تصحيحيًا أو وقائيًا.
إجراءات تصحيحية (لسوء السلوك غير المتعمد/الإهمال أو سوء السلوك المتعمد البسيط):
• التوجيه وإعادة التدريب: معالجة الفجوات في المهارات أو المعرفة.
• إنذار شفهي أو كتابي: توثيق المشكلة والتوقعات المتعلقة بالتحسن بشكل رسمي.
• خطة تحسين الأداء: خطة منظمة بأهداف وجداول زمنية واضحة.
إجراءات وقائية (لسوء السلوك الجسيم):
• الإيقاف عن العمل: قد يكون الإيقاف المؤقت مدفوع الأجر ضروريًا أثناء إجراء تحقيق كامل.
• الفصل: إنهاء التوظيف الفوري للأفعال التي تخل جوهريًا بالثقة وبسياسة الشركة.
الخطوة 5: استشارة الموارد البشرية وتوثيق كل شيء
قبل اتخاذ الإجراء النهائي، استشر دائمًا قسم الموارد البشرية أو المستشار القانوني لديك. فهم سيضمنون الامتثال لسياسة الشركة وقوانين العمل المحلية. وطوال العملية بأكملها، وثّق بدقة كل خطوة: الأدلة الأولية، وملاحظات المقابلة، والاستنتاجات، والقرار النهائي. فهذا يشكل سجلًا موثقًا بالغ الأهمية.
من خلال الالتزام بهذا الإطار، تنتقل من كونك قاضيًا إلى كونك محققًا ومديرًا محترفًا، تحمي شركتك مع منح الموظفين إجراءً عادلًا.
دراسة الحالة الأولى: موظف موهوب يكشف عن غير قصد سرًا تجاريًا
يُعد تسريب معلومات سرية إلى طرف ثالث غير مصرح له واحدًا من أكبر القضايا التي قد تواجهها الشركة. عندما تكتشف أول مرة وجود تسريب، هناك بضع خطوات مختلفة ستحتاج إلى اتخاذها. ستساعدك هذه الخطوات على فهم ما حدث بشكل أفضل، كما ستزودك بأدوات أكثر فعالية لتصحيح الوضع.
جمع الأدلة
في حالة كشف موظفك عن غير قصد عن أسرار تجارية لأحد المنافسين، فإن أول شيء يجب تحديده هو كيفية حدوث التسريب بالضبط. عادةً، هناك خياران في هذه الحالة. الأول هو أن الموظف المعني لم يتبع سياسات الأمان الخاصة بتأمين الوثيقة والبيانات المسجلة لديك. وقد أدى ذلك إلى وصول أحد المنافسين إلى بيانات شركتك.
أما السيناريو الثاني فقد يكون أن شركتك تفتقر إلى سياسات واضحة للتعامل مع البيانات. وقد شارك الموظف المعلومات بطريقة بدت مشروعة نظرًا لعدم وجود سياسة واضحة تمنع ذلك.
التحقيق وتصنيف النية
هذه الخطوة حاسمة لتحديد استجابتك. قابل الموظف لفهم أسبابه.
• إذا أكد التحقيق السيناريو الأول، فإن الفعل يُعد إهمالًا. فقد كان الموظف على علم بالقواعد لكنه فشل في اتباعها، مما أدى إلى خرق غير متعمد.
• إذا أكد التحقيق السيناريو الثاني، فإن الخطأ يقع على عاتق الشركة، وليس الموظف. فلم تكن هناك نية خبيثة، ولم يكن الموظف ينتهك قاعدة معروفة.
تحديد استجابة متناسبة
يجب أن يكون إجراؤك متناسبًا مع النتائج.
في الحالة الأولى، على الرغم من أن الموظف ساعد منافسك عن غير قصد في الوصول إلى أسرار الشركة، إلا أنه قام بالوصول إلى البيانات وأداء المهام دون اتباع البروتوكولات والسياسات المعمول بها في شركتك. لذلك، سيكون الأمر متروكًا لك لتحديد كيفية المضي قدمًا.
عادةً، تكون إعادة التدريب ضرورية في هذه الحالات. علاوة على ذلك، ستحتاج إلى التأكد من عدم تكرار أي من موظفيك لنفس الأخطاء. إن مجرد تقييد وصول الموظف إلى البيانات والمعلومات لن ينجح دائمًا في هذه الحالات. لهذا السبب، من الأفضل غالبًا النظر في التغييرات المحددة المطلوبة في كيفية تدريب الموظفين، بحيث يمكن ترسيخ قدر أكبر من الثقة داخل الشركة.
إذا لم يكن سبب تسريب البيانات هو عدم اتباع الموظف للإجراءات الصحيحة عن طريق الخطأ، بل لأنه لم تكن هناك سياسات مناسبة يمكن أن تمنع حدوث هذا الموقف، فإن الخطأ لا يقع على عاتق الموظف. وبصفتك صاحب العمل، سيكون عليك تحمل مسؤولية هذا التقصير والبدء في وضع سياسات جديدة تساعد على حماية بياناتك ومنع تكرار مثل هذا الحادث.
إذا حدث التسريب لأن الموظف شارك المعلومات مع الشخص الخطأ - حتى لو كان ذلك عن غير قصد - فإن هذا لا يزال يُعد خرقًا للسرية ناتجًا عن الإهمال. ينبغي أن تتوافق استجابتك مع مدى خطورة الإهمال: هل كان خطأً واحدًا غير مقصود أم نمطًا متكررًا من عدم الانتباه؟ سيحدد هذا ما إذا كان الموقف يستدعي مزيدًا من التدريب أو إجراءً تأديبيًا أكثر جدية، بما في ذلك احتمال الفصل من العمل.
سيكون الأمر متروكًا لك لتحديد مدى خطورة الموقف وما حدث بالضبط لاتخاذ قرار بشأن إنهاء عقد الموظف أو ببساطة تقديم مزيد من التدريب له.
إذا قررت الاحتفاظ بالموظف، فقد ترغب في النظر في تطبيق برنامج مراقبة الموظفين كإجراء احترازي. يمكنك الاطلاع على مزيد من المعلومات حول أنظمة مراقبة الموظفين وكيفية اختيار الأفضل منها هنا.
دراسة الحالة الثانية: موظف يقضي نصف يوم العمل على يوتيوب
توفر لك المراقبة باستخدام CleverControl رؤية واسعة حول ما يفعله موظفوك وكيفية قضائهم لوقت العمل. إذا تبين أن أحد الموظفين كان يقضي نصف يومه على يوتيوب، فقد تتساءل عما إذا كان هذا سببًا كافيًا للفصل. حسنًا، قبل اتخاذ القرار، إليك بعض الأمور المختلفة التي ستحتاج إلى تحديدها.
جمع الأدلة
بيانات المراقبة لديك هي نقطة انطلاقك. استخدم تقارير CleverControl لتحديد:
• الأوقات المحددة من اليوم التي يحدث فيها هذا السلوك المنحرف عن العمل.
• ما إذا كان نمطًا يوميًا أم مرتبطًا بأيام أو مشاريع محددة.
• ما إذا كان الموظف لا يزال يلتزم بمواعيده النهائية الأساسية رغم عوامل التشتيت.
التحقيق وتصنيف النية
نادرًا ما يكون هذا الموقف أبيض أو أسود بشكل قاطع. تُعد المناقشة مع الموظف ضرورية لفهم السبب الكامن وراء هذا السلوك. وعادةً ما تندرج النية ضمن إحدى فئتين:
غير متعمد / عرض لمشكلة أكبر: قد يستخدم الموظف يوتيوب كضوضاء خلفية، أو يعاني من صعوبة في التركيز بسبب الإرهاق الوظيفي، أو ربما أنهى مهامه المكلف بها ويفتقر إلى مهام جديدة. وقد لا يدرك مدى الوقت الذي يقضيه فعليًا.
سوء سلوك متعمد: الموظف منفصل عن عمله بوعي، ويدرك أن هذا يخالف سياسة الشركة، ويتخذ خيارًا متعمدًا لتجنب العمل.
تحديد استجابة متناسبة
يجب أن يستند إجراؤك إلى السبب الجذري الذي حددته في تحقيقك.
إذا كان السبب غير متعمد (مثل الإرهاق الوظيفي، أو المهام غير الواضحة، أو نقص التحدي)، فمن الممارسات الجيدة إجراء حديث جاد مع موظفك لمعرفة سبب افتقاره للحماس. قد يكون من الضروري إعادة النظر في مهامه وحجم عمله واهتمامه بعمله. ينبغي أن تكون الاستجابة داعمة وتصحيحية:
• التوجيه: مناقشة استراتيجيات إدارة الوقت وأهمية العمل المركّز.
• إعادة هيكلة عبء العمل: توضيح الأولويات، وتوفير مهام أكثر تحديًا، أو معالجة مشكلات سير العمل.
• تحديد توقعات واضحة: التأكيد مجددًا على سياسة الشركة بشأن استخدام الإنترنت الشخصي.
في حالات التراخي المتعمد، يلزم إجراء حديث جاد. ومن الممارسات الجيدة وضع الموظف تحت الاختبار لفترة ومراقبة تصرفاته بشكل أوسع. تتحول الاستجابة عندئذٍ إلى طابع أكثر رسمية وتأديبية:
• إنذار رسمي: إصدار إنذار شفهي أو كتابي يوضح المخالفة الموثقة للسياسة.
• خطة تحسين الأداء: تطبيق خطة بأهداف واضحة وقابلة للقياس للإنتاجية، وجدول زمني صارم للتحسن.
• استمرار المراقبة: استخدام CleverControl لتتبع التقدم بموضوعية مقابل أهداف خطة تحسين الأداء.
ينبغي ألا يُبنى قرار فصل الموظف لهذا السبب على نشاط يوتيوب وحده، بل على استجابته لتدخلك. فإذا استمر، بعد المناقشة وفترة الاختبار، في نفس أنماط التسويف وفشل في الوفاء بالمعايير المتفق عليها، فقد يكون الفصل هو الخطوة الضرورية لحماية الإنتاجية العامة لفريقك. أما إذا أظهر تحسنًا، فتكون قد نجحت في إنقاذ موظف قد يكون قيّمًا.
دراسة الحالة الثالثة: موظف يبحث عن وظيفة ويحفظ بيانات العمل على قرص فلاش
قد تكشف المراقبة باستخدام CleverControl عن أنشطة مقلقة أخرى، مثل قيام موظف بنسخ بيانات العمل على قرص فلاش وتصفح مواقع البحث عن وظائف أثناء ساعات العمل. يجب التعامل مع هذين الفعلين بشكل منفصل، إذ يمثلان مستويين مختلفين من الخطورة.
جمع الأدلة
بيانات المراقبة لديك - زيارات مواقع التوظيف مثل LinkedIn وIndeed وغيرها أثناء ساعات العمل، واستخدام قرص USB قابل للإزالة لنسخ ملفات العمل وحفظها - تُعد بالفعل دليلًا كافيًا لاتخاذ إجراء.
التحقيق وتصنيف النية
يتطلب هذا تحقيقًا دقيقًا لفهم دوافع الموظف وراء كل فعل.
إذا كان موظفك يقضي ساعات عمله في البحث عن وظائف أخرى، فهذا يدل على أنه غير ملتزم تجاه شركتك أو تجاه العمل الذي تقومون به. ينبغي عليك مناقشة هذا الأمر مع موظفك ومحاولة معرفة سبب عدم رضاه ومحاولته إيجاد وظيفة جديدة. قد يساعد ذلك شركتك في تعديل سياساتها بحيث تكون أكثر قدرة على الاحتفاظ بالمواهب.
ورغم أن البحث عن وظيفة وحده يُعد سلوكًا غير مهني، إلا أنه عادةً ما يكون فعل انفصال وليس نية خبيثة. فالنية غالبًا ما تكون مغادرة الشركة، وليس إلحاق الضرر بها.
لكن إذا كان هذا الموظف يحفظ أيضًا بيانات عمله على قرص فلاش، فأنت تواجه مشكلات أكبر بكثير من مجرد بحثه عن وظيفة أخرى. عادةً ما تندرج سرقة البيانات من هذا النوع تحت التجسس التجاري، أو يمكن أن تُستخدم أحيانًا كأسلوب منافسة غير نزيه. فالمعلومات التي يحفظها موظفك على قرص الفلاش ليست فقط غير محمية بمجرد خروجها من مقر شركتك، بل يمكن أيضًا تسريبها، مما قد يلحق ضررًا بشركتك.
هذا فعل متعمد ينتهك بروتوكولات أمان البيانات. وقد تكون النية هي نقل معلومات ملكية إلى منافس، أو الاحتفاظ بها كوسيلة ضغط، أو لأغراض أخرى غير مصرح بها. وهذا فعل خطير ينطوي على نية خبيثة محتملة.
تحديد استجابة متناسبة
يتطلب هذان النشاطان استجابة مشتركة، لكنها مميزة في الوقت نفسه.
بالنسبة للبحث عن وظيفة، ينبغي عليك مناقشة الأمر مع موظفك وإبلاغه بأن عمليات البحث هذه أثناء ساعات العمل غير مسموح بها. أما ما إذا كنت ستفصله بسبب هذه العمليات، فسيعتمد ذلك إلى حد كبير على ما إذا كان يُنجز مهامه في الوقت المحدد. فإذا استمر موظفك في الاجتهاد بعمله وكان يسعى فقط للانتقال أو التقدم بعيدًا عن شركتك، فلا داعٍ لفصله بعد. ومع ذلك، حدد توقعاتك الواضحة بشأن ما تتوقعه منه خلال فترة عمله، وكذلك فيما يتعلق بإيجاد وتدريب من سيحل محله في الوقت المناسب.
أما اختراق أمان البيانات فهو مسألة أخرى. إنه يُعد سوء سلوك جسيمًا. فإذا اكتشفت أن أحد موظفيك يخزن بيانات العمل عمدًا على مثل هذا الجهاز، ستحتاج إلى إجراء تحقيق لمعرفة سبب قيامه بذلك، وما هي البيانات التي خزّنها، ومن آخر قد يكون قد وصل إليها.
في معظم الحالات، يُعد هذا سببًا كافيًا لإنهاء عقد الموظف، إذ أنه اتخذ إجراءات متعمدة قد تضر بعملك وبعملائك في حال تسريب تلك المعلومات الحساسة. وينبغي أن يكون تأمين المعلومات أولويتك القصوى في مثل هذه الحالات.
ينبغي عليك أيضًا مراجعة سياساتك الحالية للتأكد من عدم تكرار ذلك. قد تكون سياسات الأمان العالي وحماية المعلومات ضرورية إذا أردت الحفاظ على حماية بيانات شركتك. كما يمكن أن تساعدك اتفاقيات عدم الإفصاح وتتبع مشاركة وحركة المعلومات الحساسة في الحفاظ على معلوماتك بأمان أكبر، فضلًا عن القدرة على تتبع مصدر أي اختراق للبيانات.
يمكن أن تساعد المراقبة الأكبر للبيانات في حماية شركتك. لكن ينبغي أن تكون هذه سياسة على مستوى الشركة بأكملها، وليست موجهة فقط لذلك الموظف الذي اتخذ خيارًا متعمدًا بانتهاك السرية والأمان لديك. فهو على الأرجح ينبغي فصله لأنه حاول سرقة البيانات.
الخاتمة
يُعد التعامل مع السرقة والخداع ومشكلات الإنتاجية المزمنة من أكثر جوانب الإدارة تحديًا. إن اتباع نهج متسق وقائم على الأدلة، مصمم خصيصًا لكل موقف فريد، أمر ضروري ويشكل أفضل خط دفاع لديك. ومن خلال الانتقال من الشك إلى التحقيق، ومواءمة استجابتك مع النية وخطورة سوء السلوك تحديدًا، فإنك تحمي شركتك مع ضمان العدالة. في نهاية المطاف، يمنحك هذا الإطار المنظم القدرة على اتخاذ قرارات صعبة بثقة، سواء أدى ذلك إلى تدريب تصحيحي أو فصل ضروري.
غير أن الاستراتيجية الأكثر فعالية هي الاستراتيجية الاستباقية. فالسياسات الواضحة، والتدريب المنتظم، وثقافة الشركة الإيجابية، والاستخدام الذكي لأدوات المراقبة لتحديد الموظفين الذين يواجهون صعوبات ودعمهم - وليس فقط معاقبتهم - ستبني بيئة عمل أكثر أمانًا وشفافية وإنتاجية للجميع.
