كيفية مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين - دليل إلى Outlook و Gmail (G Suite السابق)

تُعد رسائل البريد الإلكتروني أداة مهمة للتواصل والتعاون، حيث تحتوي على ثروة من البيانات السرية الخاصة بالشركة. وإلى جانب الشعبية المستمرة لرسائل البريد الإلكتروني في تطوير الأعمال، ازدادت الحاجة الملحة لحماية البيانات الحساسة. وقد ساهم هذا القلق المتزايد في إنشاء برامج مراقبة الموظفين بهدف تتبع استخدام البريد الإلكتروني سواءً في Outlook أو Gmail (مجموعة G سابقًا). سيستعرض هذا الدليل البيانات الواقعية فيما يتعلق بكيفية مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين: الأدوات، والاعتبارات القانونية، ووجهات نظر كل من أصحاب العمل والموظفين، إلخ.

إن مراقبة البريد الإلكتروني للموظفين بشفافية أمر ضروري لتعزيز بيئة عمل صديقة للبيئة ومريحة وفعالة. عندما يتفهم الموظفون الأسباب الكامنة وراء استخدام برنامج المراقبة، فإنهم يشعرون بالاحترام، وهذا بدوره يبني الثقة في الموظفين التنفيذيين. لا تعزز هذه الاستراتيجية معدل الرضا الوظيفي بين الموظفين فحسب، بل تساهم أيضًا في زيادة الإنتاجية وتحسين التعاون وأمن البيانات الحساسة، مما يؤدي إلى زيادة ربحية الأعمال.

لقد جمعنا بعض التوصيات لبناء علاقات شفافة مع فريقك. لا تتردد في استخدامها من أجل الوصول إلى الأهداف المحددة:

• وضع سياسات واضحة
• الحصول على موافقة الموظف
• شرح الغرض من المراقبة
• قصر المراقبة على الاتصالات المتعلقة بالعمل
• استخدام أدوات المراقبة بمسؤولية
• تحديث الموظفين بانتظام
• ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية
• مراقبة فعالية السياسة ومراجعتها

توجد خيارات متنوعة تساعد في مراقبة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook. أولها استخدام ميزات Outlook المدمجة. استخدم تتبع الرسائل لمراقبة تسليم البريد الإلكتروني، وإيصالات القراءة وحالة رسائل البريد الإلكتروني المرسلة، مما يؤدي إلى سجلات برسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة.

إلى جانب سجلات رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة، استخدم الأداة كتدقيق لصندوق البريد. وتتمثل وظيفتها الرئيسية في تتبع الإجراءات مثل إرسال البريد الإلكتروني وحذفه ووصول الآخرين إليه. إذا كنت تستخدم Microsoft Exchange، يمكنك تمكين تدقيق صندوق البريد من خلال مركز مسؤول Exchange.

ومع ذلك، فإن استخدام Microsoft 365 Compliance Center مصمم لمراقبة أكثر تقدماً. تساعد ميزات مثل سياسات منع فقدان البيانات (DLP) في مراقبة ومنع مشاركة المعلومات الحساسة عبر البريد الإلكتروني.

في كثير من الحالات، لا تعالج الأدوات المدمجة الاستفسارات. يبدأ أصحاب العمل في البحث عن برامج إضافية للوصول إلى الأهداف المحددة. ومنذ فترة طويلة من البحث، تمكنوا من العثور على أدوات الطرف الثالث وتنفيذها - برنامج مراقبة الموظفين التي تتكامل بفعالية مع Outlook. يمكن لهذه الأداة توفير تنبيهات بالكلمات الرئيسية، وتتبع المرفقات، وتحليل أنماط التواصل عبر البريد الإلكتروني.

اكتسب برنامج مراقبة الموظفين بالفعل سمعة قوية بفضل الخيارات المتنوعة المستخدمة لتتبع إنتاجية كل موظف. من بين الميزات المتاحة، هناك: مراقبة البريد الإلكتروني، وتتبع التطبيقات، ولقطات الشاشة، ونشاط الموقع الإلكتروني بشكل عام، وما إلى ذلك.

رجال الأعمال على استعداد لاستخدام أي وسيلة متاحة لحماية البيانات المعقولة والأفكار التجارية المبتكرة. فهم يفكرون في الغالب في تنفيذ أي خيار متاح، وأحيانًا باستخدام نشر نظام منع فقدان البيانات (DLP) الأدوات. تراقب هذه الأدوات تلقائيًا رسائل البريد الإلكتروني الصادرة بحثًا عن البيانات الحساسة، مثل المعلومات المالية أو الملكية الفكرية، وتحظر أو تُشير إلى رسائل البريد الإلكتروني غير المناسبة.

يُعرف G Suite الآن باسم Google Workplace، وتحديدًا Gmail. استبيان WifiTalents الذي تم إجراؤه بواسطة WifiTalents تُظهر إحصائيات مذهلة:

• 60% من الشركات الصغيرة تستخدم Gmail كمزود رئيسي للبريد الإلكتروني
• 70٪ من الشركات تستخدم Gmail أو G Suite لخدمات البريد الإلكتروني الخاصة بها

بالنظر إلى هذه الإحصائيات المثيرة للإعجاب، من المهم معالجة سؤالين رئيسيين حول مراقبة Gmail:

1. كيفية استخدام الأدوات المدمجة في مراقبة رسائل البريد الإلكتروني
2. كيفية مراقبة البريد الإلكتروني للموظف g suite g مع موارد إضافية

دعنا نجيب عن هذه الأسئلة واحدًا تلو الآخر ونكتشف ما إذا كنت تستفيد إلى أقصى حد من أدوات Gmail المدمجة لمراقبة البريد الإلكتروني.

قد تبدأ بطرح أسئلة مثل ما هي الخيارات المدمجة القابلة للاستخدام في حالتك الفردية. لنجد الإجابة. توصي Google نفسها باستخدام وحدة تحكم مسؤول مساحة عمل Google. تحصل وحدة التحكم هذه على الخيارات التالية:

استمرارًا في استعراض توصيات جوجل، قم بتمكين الاحتفاظ بـ Gmail الاحتفاظ والاكتشاف الإلكتروني. ابدأ بالفكرة الأولى - الاحتفاظ. استخدم Google Vault للاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني وأرشفتها واكتشافها إلكترونيًا. يسمح لك Vault بالاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني لفترة محددة، حتى بعد حذفها من قبل المستخدمين، وهو أمر ضروري للامتثال القانوني والتحقيقات الداخلية.

إلى جانب Google Vault للاحتفاظ، يمكنك تمكين eDiscovery من البحث عن رسائل البريد الإلكتروني وتصديرها أثناء التحقيقات أو عمليات التدقيق. وهذا يضمن لك الوصول إلى جميع المراسلات ذات الصلة.

في حين أن الأدوات الداخلية وظيفية، يبقى السؤال المهم هو: هل هي كافية للمراقبة الشاملة للبريد الإلكتروني؟ نظرًا للقيود المفروضة على حل واحد، تقدم الأدوات الخارجية مجموعة واسعة من الميزات المصممة لتلبية احتياجات المراقبة المختلفة.

بالإضافة إلى ذلك، سيمنح عملك مجموعة كبيرة من حلول المراقبة، من بينها تسجيل كاميرا الويب، وتسجيل لقطات الشاشة، وأنشطة الشبكات الاجتماعية، والتعرف على الوجوه. إحدى أكثر الميزات جاذبية للعديد من الشركات هي دمج الذكاء الاصطناعي. ستحصل على إحصائيات مسجلة بالذكاء الاصطناعي حول إنتاجية الموظفين.

وختامًا، لا تزال الإجابات على كلا السؤالين تساهم في المناقشات ولكن من الواضح أنه لا يوجد حل واحد. استخدم أي خيار لحماية شركتك ومصداقية موظفيك وإنتاجيتهم.

لا تقتصر مراقبة بريد الموظفين الإلكتروني على مجرد الإشراف، بل هي أداة استراتيجية تُحسّن الأمن والإنتاجية والامتثال. إليكم أهم خمسة أسباب لتطبيقها:

يُعدّ البريد الإلكتروني قناةً رئيسيةً لنقل المعلومات الحساسة. تُمكّنك المراقبة من اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على بيانات سرية - مثل التقارير المالية، وقوائم العملاء، أو معلومات المنتجات - ومنع إرسالها إلى حسابات شخصية أو خارجية غير مصرح لها. يُشكّل هذا النهج الاستباقي خط دفاعك الأول ضدّ اختراقات البيانات، سواءً كانت متعمدة أو غير متعمدة.

قد يؤدي النقر على رابط واحد في رسالة بريد إلكتروني مُصممة ببراعة للتصيد الاحتيالي إلى اختراق شبكتك بالكامل. من خلال مراقبة عناوين المرسلين والروابط والمرفقات المشبوهة، يمكنك تحديد هجمات التصيد الاحتيالي المحتملة أو الحسابات المخترقة قبل أن تتسبب في أي ضرر، مما يسمح لفريق تكنولوجيا المعلومات لديك بالاستجابة الفورية.

الحفاظ على أعلى معايير المهنية والامتثال من خلال ضمان ملاءمة جميع الاتصالات الخارجية وتوافقها مع هوية العلامة التجارية. تساعد المراقبة على تطبيق سياسة الشركة، ومنع إرسال محتوى مسيء أو غير مهني، وتوفير سجل تدقيق للقطاعات الخاضعة للتنظيم والتي يجب عليها أرشفة الاتصالات ومراجعتها.

حلّل تدفق البريد الإلكتروني لفهم أنماط التواصل الداخلي والخارجي. هل تبقى استفسارات العملاء دون رد لفترة طويلة؟ هل تعاني الفرق الداخلية من بطء الاستجابة؟ توفر مراقبة البريد الإلكتروني البيانات اللازمة لتحديد هذه المعوقات، مما يساعدك على تحسين سير العمل ورفع كفاءة العمليات التشغيلية بشكل عام.

عند نشوء نزاعات داخلية أو مشكلات تتعلق بالموارد البشرية، يوفر البريد الإلكتروني سجلاً موضوعياً للأحداث. وتُنشئ المراقبة (بموافقة قانونية سليمة) سجلاً موثقاً للاتصالات، وهو أمر بالغ الأهمية لإجراء تحقيقات عادلة ودقيقة في النزاعات أو ادعاءات التحرش أو انتهاكات السياسات.

قبل إعداد مثل هذه البرامج، يجب على كل صاحب عمل التفكير بشكل صحيح في شرعية ممارسة المراقبة. فلكل بلد لوائحه الخاصة التي تم وضعها لتنظيم هذا المجال. تُظهر الحالات الرئيسية أن العديد من البلدان تسمح بتطبيق برمجيات المراقبة ولكن مع ملاحظة واحدة: معرفة الموظفين بتطبيق هذه الممارسة.

تذكر أن تحترم حقوق الموظفين في خصوصية المعلومات الشخصية. يتمتع الموظفون التنفيذيون بإذن قانوني لمراقبة الجوانب المتعلقة بالعمل فقط. لذا، لا ينبغي لأحد أن يتجاوز الحدود، فإذا كان الموظف على دراية بهذه الممارسة، فمن المرجح أن يشعر بالاحترام، مما قد يؤدي إلى زيادة الحافز والإنتاجية.

عند تنفيذ مراقبة الموظفين، ضع في اعتبارك تأثيرها على ثقافة مكان العمل واختر الأدوات التي تتماشى مع احتياجاتك الخاصة مع ضمان أمن البيانات. وازن بين التحكم واستقلالية الموظفين لدعم الثقة والروح المعنوية. قم بمراجعة وتحديث ممارساتك بانتظام للحفاظ على الامتثال والشفافية. سيساعد توفير التدريب القانوني والأخلاقي للإدارة، إلى جانب التواصل الواضح مع الموظفين، على تعزيز بيئة عمل محترمة ومنتجة.

يُعدّ تأمين بريد الشركة الإلكتروني أمراً بالغ الأهمية في بيئة العمل الحالية. فبينما يوفر Outlook وGmail مراقبة أساسية، توفر برامج متخصصة مثل CleverControl مستوى أمان أعلى، ومنعاً استباقياً لتسريب البيانات، ورؤى قيّمة حول الإنتاجية.

يتطلب النجاح اتباع نهج شفاف: وضع سياسات واضحة، والحصول على موافقة الموظفين، واستخدام البيانات لدعم فريقك، وليس لمعاقبتهم.

احمِ اتصالات عملك اليوم. جرّب CleverControl مجاناً and experience the benefits yourself.