كيفية مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين - دليل إلى Outlook و Gmail (G Suite السابق)

تُعد رسائل البريد الإلكتروني أداة مهمة للتواصل والتعاون، حيث تحتوي على ثروة من البيانات السرية الخاصة بالشركة. وإلى جانب الشعبية المستمرة لرسائل البريد الإلكتروني في تطوير الأعمال، ازدادت الحاجة الملحة لحماية البيانات الحساسة. وقد ساهم هذا القلق المتزايد في إنشاء برامج مراقبة الموظفين بهدف تتبع استخدام البريد الإلكتروني سواءً في Outlook أو Gmail (مجموعة G سابقًا). سيستعرض هذا الدليل البيانات الواقعية فيما يتعلق بكيفية مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين: الأدوات، والاعتبارات القانونية، ووجهات نظر كل من أصحاب العمل والموظفين، إلخ.

إن مراقبة البريد الإلكتروني للموظفين بشفافية أمر ضروري لتعزيز بيئة عمل صديقة للبيئة ومريحة وفعالة. عندما يتفهم الموظفون الأسباب الكامنة وراء استخدام برنامج المراقبة، فإنهم يشعرون بالاحترام، وهذا بدوره يبني الثقة في الموظفين التنفيذيين. لا تعزز هذه الاستراتيجية معدل الرضا الوظيفي بين الموظفين فحسب، بل تساهم أيضًا في زيادة الإنتاجية وتحسين التعاون وأمن البيانات الحساسة، مما يؤدي إلى زيادة ربحية الأعمال.

لقد جمعنا بعض التوصيات لبناء علاقات شفافة مع فريقك. لا تتردد في استخدامها من أجل الوصول إلى الأهداف المحددة:

• وضع سياسات واضحة
• الحصول على موافقة الموظف
• شرح الغرض من المراقبة
• قصر المراقبة على الاتصالات المتعلقة بالعمل
• استخدام أدوات المراقبة بمسؤولية
• تحديث الموظفين بانتظام
• ضمان الامتثال للمتطلبات القانونية
• مراقبة فعالية السياسة ومراجعتها

توجد خيارات متنوعة تساعد في مراقبة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook. أولها استخدام ميزات Outlook المدمجة. استخدم تتبع الرسائل لمراقبة تسليم البريد الإلكتروني، وإيصالات القراءة وحالة رسائل البريد الإلكتروني المرسلة، مما يؤدي إلى سجلات برسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة.

إلى جانب سجلات رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة، استخدم الأداة كتدقيق لصندوق البريد. وتتمثل وظيفتها الرئيسية في تتبع الإجراءات مثل إرسال البريد الإلكتروني وحذفه ووصول الآخرين إليه. إذا كنت تستخدم Microsoft Exchange، يمكنك تمكين تدقيق صندوق البريد من خلال مركز مسؤول Exchange.

ومع ذلك، فإن استخدام Microsoft 365 Compliance Center مصمم لمراقبة أكثر تقدماً. تساعد ميزات مثل سياسات منع فقدان البيانات (DLP) في مراقبة ومنع مشاركة المعلومات الحساسة عبر البريد الإلكتروني.

في كثير من الحالات، لا تعالج الأدوات المدمجة الاستفسارات. يبدأ أصحاب العمل في البحث عن برامج إضافية للوصول إلى الأهداف المحددة. ومنذ فترة طويلة من البحث، تمكنوا من العثور على أدوات الطرف الثالث وتنفيذها - برنامج مراقبة الموظفين التي تتكامل بفعالية مع Outlook. يمكن لهذه الأداة توفير تنبيهات بالكلمات الرئيسية، وتتبع المرفقات، وتحليل أنماط التواصل عبر البريد الإلكتروني.

اكتسب برنامج مراقبة الموظفين بالفعل سمعة قوية بفضل الخيارات المتنوعة المستخدمة لتتبع إنتاجية كل موظف. من بين الميزات المتاحة، هناك: مراقبة البريد الإلكتروني، وتتبع التطبيقات، ولقطات الشاشة، ونشاط الموقع الإلكتروني بشكل عام، وما إلى ذلك.

رجال الأعمال على استعداد لاستخدام أي وسيلة متاحة لحماية البيانات المعقولة والأفكار التجارية المبتكرة. فهم يفكرون في الغالب في تنفيذ أي خيار متاح، وأحيانًا باستخدام نشر نظام منع فقدان البيانات (DLP) الأدوات. تراقب هذه الأدوات تلقائيًا رسائل البريد الإلكتروني الصادرة بحثًا عن البيانات الحساسة، مثل المعلومات المالية أو الملكية الفكرية، وتحظر أو تُشير إلى رسائل البريد الإلكتروني غير المناسبة.

يُعرف G Suite الآن باسم Google Workplace، وتحديدًا Gmail. استبيان WifiTalents الذي تم إجراؤه بواسطة WifiTalents تُظهر إحصائيات مذهلة:

• 60% من الشركات الصغيرة تستخدم Gmail كمزود رئيسي للبريد الإلكتروني
• 70٪ من الشركات تستخدم Gmail أو G Suite لخدمات البريد الإلكتروني الخاصة بها

بالنظر إلى هذه الإحصائيات المثيرة للإعجاب، من المهم معالجة سؤالين رئيسيين حول مراقبة Gmail:

1. كيفية استخدام الأدوات المدمجة في مراقبة رسائل البريد الإلكتروني
2. كيفية مراقبة البريد الإلكتروني للموظف g suite g مع موارد إضافية

دعنا نجيب عن هذه الأسئلة واحدًا تلو الآخر ونكتشف ما إذا كنت تستفيد إلى أقصى حد من أدوات Gmail المدمجة لمراقبة البريد الإلكتروني.

قد تبدأ بطرح أسئلة مثل ما هي الخيارات المدمجة القابلة للاستخدام في حالتك الفردية. لنجد الإجابة. توصي Google نفسها باستخدام وحدة تحكم مسؤول مساحة عمل Google. تحصل وحدة التحكم هذه على الخيارات التالية:

استمرارًا في استعراض توصيات جوجل، قم بتمكين الاحتفاظ بـ Gmail الاحتفاظ والاكتشاف الإلكتروني. ابدأ بالفكرة الأولى - الاحتفاظ. استخدم Google Vault للاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني وأرشفتها واكتشافها إلكترونيًا. يسمح لك Vault بالاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني لفترة محددة، حتى بعد حذفها من قبل المستخدمين، وهو أمر ضروري للامتثال القانوني والتحقيقات الداخلية.

إلى جانب Google Vault للاحتفاظ، يمكنك تمكين eDiscovery من البحث عن رسائل البريد الإلكتروني وتصديرها أثناء التحقيقات أو عمليات التدقيق. وهذا يضمن لك الوصول إلى جميع المراسلات ذات الصلة.

في حين أن الأدوات الداخلية وظيفية، يبقى السؤال المهم هو: هل هي كافية للمراقبة الشاملة للبريد الإلكتروني؟ نظرًا للقيود المفروضة على حل واحد، تقدم الأدوات الخارجية مجموعة واسعة من الميزات المصممة لتلبية احتياجات المراقبة المختلفة.

بالإضافة إلى ذلك، سيمنح عملك مجموعة كبيرة من حلول المراقبة، من بينها تسجيل كاميرا الويب، وتسجيل لقطات الشاشة، وأنشطة الشبكات الاجتماعية، والتعرف على الوجوه. إحدى أكثر الميزات جاذبية للعديد من الشركات هي دمج الذكاء الاصطناعي. ستحصل على إحصائيات مسجلة بالذكاء الاصطناعي حول إنتاجية الموظفين.

وختامًا، لا تزال الإجابات على كلا السؤالين تساهم في المناقشات ولكن من الواضح أنه لا يوجد حل واحد. استخدم أي خيار لحماية شركتك ومصداقية موظفيك وإنتاجيتهم.

تضمن مراقبة أنشطة البريد الإلكتروني تعزيز الأمن والامتثال لسياسة الشركة. وفقًا للتشريعات الأمريكية، على سبيل المثال، من القانوني تمامًا مراقبة نشاط البريد الإلكتروني للموظفين باستثناء بعض الولايات. فولاية كونيتيكت، على سبيل المثال، تتطلب تأكيدًا خطيًا من الموظف بأنه يخضع للمراقبة. يجب على الشركات الخاصة في نيويورك تقديم إشعار محدد للموظفين حول جوانب المراقبة.

تؤدي المراقبة إلى تحسين مستوى الأمان حيث يمكن اكتشاف تسرب البيانات الحساسة من خلال رسائل البريد الإلكتروني.

يمكن أن تساهم مراقبة الموظفين في تحسينات كبيرة في الإنتاجية والكفاءة لأنها توفر رؤى حول كيفية قضاء الوقت في مكان العمل. من خلال تتبع الأنشطة، يمكن للمديرين تحديد أنماط السلوك غير المنتج ومعالجتها على الفور. ويساعد ذلك على ضمان تركيز الموظفين على مهامهم، مما يقلل من هدر الوقت ويمكّنهم من العمل بفعالية أكبر. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لأدوات المراقبة أن تسلط الضوء على المجالات التي يمكن فيها تحسين سير العمل، وبالتالي يؤدي ذلك إلى عمليات أكثر انسيابية وأداء أفضل بشكل عام. ونتيجة لذلك، يمكن للمؤسسة تحقيق أهدافها بسرعة أكبر وبموارد أقل.

تساعد مراقبة الموظفين على التخفيف من مخاطر وتهديدات الجرائم الإلكترونية. نظرًا لأنك في تتبع مستمر لأنشطة الموظفين، يصبح من الصعب إلى حد ما ارتكاب جريمة. يتوفر المزيد من البيانات لمنع الجرائم.

توفر مراقبة الموظفين رؤىً وتحليلات قيّمة يمكن أن تساعد المؤسسات على اتخاذ قرارات قائمة على البيانات. من خلال جمع وتحليل البيانات المتعلقة بأنشطة الموظفين، مثل الوقت المستغرق في المهام واستخدام البرامج وأنماط التواصل، يمكن للشركات اكتساب فهم أعمق لسلوك القوى العاملة واتجاهات الإنتاجية.

إلى جانب جميع الفوائد المذكورة أعلاه، لا يسعنا إلا أن نذكر - إدارة أفضل للعملاء. عندما يُظهر موظفوك إنتاجية عالية، فإن إدارة العملاء ترتفع أيضاً. إدارة أفضل للعملاء هي السبيل لزيادة الإيرادات.

قبل إعداد مثل هذه البرامج، يجب على كل صاحب عمل التفكير بشكل صحيح في شرعية ممارسة المراقبة. فلكل بلد لوائحه الخاصة التي تم وضعها لتنظيم هذا المجال. تُظهر الحالات الرئيسية أن العديد من البلدان تسمح بتطبيق برمجيات المراقبة ولكن مع ملاحظة واحدة: معرفة الموظفين بتطبيق هذه الممارسة.

تذكر أن تحترم حقوق الموظفين في خصوصية المعلومات الشخصية. يتمتع الموظفون التنفيذيون بإذن قانوني لمراقبة الجوانب المتعلقة بالعمل فقط. لذا، لا ينبغي لأحد أن يتجاوز الحدود، فإذا كان الموظف على دراية بهذه الممارسة، فمن المرجح أن يشعر بالاحترام، مما قد يؤدي إلى زيادة الحافز والإنتاجية.

عند تنفيذ مراقبة الموظفين، ضع في اعتبارك تأثيرها على ثقافة مكان العمل واختر الأدوات التي تتماشى مع احتياجاتك الخاصة مع ضمان أمن البيانات. وازن بين التحكم واستقلالية الموظفين لدعم الثقة والروح المعنوية. قم بمراجعة وتحديث ممارساتك بانتظام للحفاظ على الامتثال والشفافية. سيساعد توفير التدريب القانوني والأخلاقي للإدارة، إلى جانب التواصل الواضح مع الموظفين، على تعزيز بيئة عمل محترمة ومنتجة.

تساعد المعلومات المقدمة أصحاب العمل على فهم كيفية مراقبة رسائل البريد الإلكتروني للموظفين بفعالية. ما هي الأدوات القابلة للتطبيق سواء كانت مدمجة أو خارجية. نذكر أيضًا الجانب الشرعي الذي يخبرنا أنه في عدد كبير من البلدان يجب الحصول على دليل مكتوب على معرفة الموظف.

نسلط الضوء على قيمة ممارسة المراقبة لكلا طرفي علاقات العمل. كيف يمكن تعزيز إنتاجية الموظفين مع الأمان والخصوصية؟ يجب عليك تجربة برامج مراقبة الموظفين التي تساعد على التواصل مع جميع بيانات الشركة المعقولة.