كيفية مراقبة الموظفين بشكل قانوني وفعال

The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% المزيد من الزيادة في حركة المرور. ومن المتوقع أن يستمر الشعور بالإلحاح مع تزايد خطر الهجمات الإلكترونية (خاصةً جرائم سرقة الهوية). وفي تقرير صدر مؤخرًا، أفيد بأن التهديدات الداخلية أيضًا في ازدياد. في واقع الأمر 43% من إجمالي الخروقات تأتي من الكيانات داخل المنظمة.

ثم، بالطبع، هناك بالطبع فكرة إدارة الأداء التي يمكن أن تكون أداة فعالة لتحسين الإنتاجية ودفع عجلة النمو وتعزيز ثقافة الابتكار. مع وجود العديد من الفوائد لاستخدام تطبيقات مراقبة الموظفين، من المفهوم لماذا تميل الشركات الآن إلى الاستثمار في تنفيذها. ومع ذلك، قبل الالتزام بالشراء، من المهم أن تقوم الشركات أولاً بتحليل المشهد العام لمراقبة الموظفين.

أسئلة مثل - ما هي أداة المراقبة الأفضل لنموذج عملي؟ هل ستكون وسيلة فعالة لزيادة إنتاجية الموظفين ومشاركتهم؟ كيفية تثبيته؟ كيف ستؤثر الجوانب القانونية لاستخدامها على عملي؟ هل سيكون من الأخلاقي مراقبة الموظفين؟ ماذا عن خصوصية الموظفين وحماية البيانات؟ هل يجب وضع سياسة محددة؟ - يجب الإجابة عليها قبل اتخاذ القرار الفعلي لاستخدام برنامج مراقبة الموظفين.

لمساعدتك في ذلك، إليك قائمة مرجعية تحتوي على بعض الإرشادات حول كيفية مراقبة الموظفين بشكل فعال وقانوني.

قبل تثبيت برنامج مراقبة الموظفين، راجع سياسات الامتثال الخاصة بشركتك. تأكد من أن جميع الموظفين على دراية بسياسات حماية البيانات والخصوصية بالإضافة إلى التداعيات المحتملة لانتهاك تلك السياسات. يمكن أن تنص سياسة مراقبة الموظفين، على سبيل المثال، على أنه يجوز للشركة مراقبة الاتصالات مع العملاء والبائعين أو أنشطة موظفيها عبر الإنترنت. من الجيد أيضاً أن تدرج في سياستك أنه يمكنك مراقبة استخدام الأجهزة المملوكة للشركة. سيساعد وجود هذه السياسات في الحد من أي مشاكل قانونية محتملة في المستقبل فيما يتعلق باستخدام برامج مراقبة الموظفين.

يمكن أن يكون المشهد القانوني صعباً. تختلف قوانين الخصوصية وحماية البيانات من بلد إلى آخر. من المهم أن تعرف التزاماتك القانونية واللوائح المحلية التي تحكم برامج مراقبة الموظفين قبل اتخاذ قرار نهائي.

على سبيل المثال، في أوروبا، يحدد النظام الأوروبي العام لحماية البيانات أو اللائحة العامة لحماية البيانات المبادئ التوجيهية لجمع المعلومات الشخصية التي يتعين على جميع الشركات داخل الاتحاد الأوروبي (EU) الالتزام بها. في الولايات المتحدة، يُضفي قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA) أو قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA) مرونة أكبر قليلاً من خلال السماح لأصحاب العمل بمراقبة الأنشطة على الأجهزة المملوكة للشركة. ولكن في الوقت نفسه، يضع القانون حداً للاعتراض المتعمد للاتصالات الشفوية أو الإلكترونية.

أما في أماكن أخرى من العالم، مثل الهند، فالأمر أكثر استرخاءً بعض الشيء. لا توجد قواعد محددة تحكم استخدام برامج مراقبة الموظفين. إنها منطقة رمادية في الوقت الحالي. ولكن بشكل عام، يُسمح باستخدام مثل هذه البرامج بشكل عام طالما أنها لا تؤدي إلى انتهاك الخصوصية. ويُنصح أصحاب العمل بتحقيق التوازن بين مراقبة الموظفين واحترام خصوصيتهم. (المزيد عن هذا في القسم التالي)

لذا، لضمان سلاسة الإبحار القانوني، من المهم اختيار أداة مراقبة الموظفين المتوافقة مع قوانين حماية البيانات والخصوصية في بلدك أو منطقتك. نوصي بالبحث عن مستشار قانوني أو التشاور مع الشركات المتخصصة في قانون الخصوصية وحماية البيانات. سيكونون قادرين على تقديم المشورة لك بشأن قانونية استخدام برنامج مراقبة الموظفين. يمكنك أيضًا مناقشة الأمر مباشرةً مع بائع البرمجيات الذي اخترته.

كما تم توضيحه أعلاه، من المهم الحصول على مدخلات الموظفين قبل تنفيذ أداة المراقبة. إذا كان الموظفون على علم بأداة المراقبة، فمن المرجح أن يلتزموا بها. ستساعد شفافية أداة المراقبة على تحسين العلاقة بين الموظفين وصاحب العمل، وتقليل التوتر، وزيادة الإنتاجية. والأكثر من ذلك، من المرجح أن يكون الموظفون أكثر ولاءً لشركتهم إذا كانوا يثقون في أن صاحب العمل يحترم حقوقهم ويحميهم.

جعل الشفافية، بوصلتك الأخلاقية لا تضر بالتأكيد بعملك. فهي تُظهر أنك على استعداد للقيام بقفزة ثقة في المستقبل المجهول. إن هذا المستوى من الصراحة في التواصل سيسمح لك ببناء علاقات دائمة وثقة وولاء - والتي يمكن أن تساهم جميعها في تحسين صورة العلامة التجارية، وتقليل التذبذب، وزيادة المشاركة.

بالعودة إلى كفاءة أداة مراقبة الموظفين، من المهم فهم الميزات التي يحتاجها عملك بالفعل. أكثر من ذلك، يجب أن تفهم كيفية جعل البرنامج يعمل بفعالية. لا يلجأ بعض أصحاب الأعمال إلى مراقبة الموظفين إلا بعد أن يواجهوا مشكلة، مثل انخفاض الإنتاجية أو ارتفاع معدل دوران الموظفين. هذه استراتيجية تفاعلية ودون المستوى الأمثل. إن الطريقة الأكثر فعالية لضمان استخدام مراقبة الموظفين بشكل صحيح وفعال هي تنفيذها في وقت مبكر من العملية.

عند القيام بذلك، إليك ما يجب أن تضعه في اعتبارك:

• هذه الأداة شاملة من حيث قدرتها على مراقبة استخدام الإنترنت، وتسجيل الشاشات، وتسجيل ضغطات المفاتيح، وتتبع وقت الموظفين ومواقعهم، وما إلى ذلك.

• من السهل تهيئتها وتوسيع نطاقها مع نمو أعمالك.

• تعمل الأداة على تسهيل الحصول على عروض مرئية مفيدة وسهلة الفهم للوحة المعلومات.

• تتيح الأداة سهولة الإدارة والصيانة.

• إنه سهل التركيب ولا يتطلب أي معدات إضافية.

• تتكامل الأداة مع استراتيجية عملك وأهدافه.

• تعمل الأداة عبر جميع أنظمة التشغيل الرئيسية: ويندوز، ماك أو إس.

• من السهل إعداده ونشره عبر مواقع متعددة.

• الوضع القانوني للبرنامج محدد ومذكور صراحةً في سياسة الاستخدام الخاصة به.

غالبًا ما يُنظر إلى مراقبة الموظفين على أنها وسيلة لممارسة السيطرة على الموظفين. لكن الأمر ليس كذلك دائمًا. في الواقع، يمكن استخدامها أيضًا كأداة قوية لتشجيع الاستقلالية والسماح للموظفين بالقيام بعملهم بشكل أكثر فعالية. على سبيل المثال، يمكن للبرمجيات التي تراقب استخدام الموظفين للإنترنت أن تجعل العمل أكثر كفاءة من خلال تقليل التراشق بين الموظفين ومديريهم. ويمكن أن يؤثر ذلك بشكل كبير على المناخ النفسي لمكان العمل.

في ضوء ذلك، إليك ما نوصي به: اختر أداة مراقبة يمكنها "المرونة" وفقًا لنموذج عملك. على سبيل المثال، ستعمل طريقة الخدمة الذاتية البسيطة لتنفيذ ومراقبة إنتاجية الموظفين، على سبيل المثال، على تمكين الموظفين - مع تقليل العبء المعرفي للمشرفين.

تأكد من عدم إغفال أهدافك أثناء تطبيق أداة مراقبة الموظفين. من المهم قياس فعالية البرنامج باستمرار في تحقيق أهداف عملك.

تأمل هذا؛ تم تنفيذ نظام التحكم الذكي من قبل إحدى المؤسسات في أعقاب الوصول غير القانوني إلى البيانات وتسريب المعلومات السرية. وسرعان ما تمكنوا من تحديد من كان يصل إلى المعلومات السرية، وبالتالي الحد من التسريبات. في الواقع، أنقذهم هذا التطبيق 500 ساعة من وقت مسؤولي تكنولوجيا المعلومات - بفضل إدارة الوصول الآلي التي تم وضعها للحد من الوصول إلى المعلومات السرية.

هذه الفوائد ليست مضمونة دائماً؛ ومع ذلك، في معظم الحالات، يمكنك أن تتوقع أن ترى زيادة في الإنتاجية، ومستوى أعلى من المشاركة بين الموظفين، وقدرة على قياس الأداء بشكل أكثر دقة - كل ذلك بتكلفة أقل.

مراقبة الموظفين ليس موضوعاً يسهل معالجته. ومع ذلك، فإن اتباع نهج منظم وأخلاقي سيقلل من المسؤولية القانونية ويضمن توافق مصالح شركتك وقيمها - مما يجعل العملية برمتها في نهاية المطاف عملية مربحة للجميع.

هل تتطلع إلى إعداد مراقبة الموظفين في مؤسستك؟ تواصل معنا لمناقشة خياراتك.