التحكم والتحفيز: ما الذي يجعل الموظفين يعملون بشكل جيد
A 2021 study on the impact of COVID-19-induced remote work on motivation revealed that employees find it harder to "focus" and keep their working "routine" intact. This was very much in line with a range of surveys carried out between 2010 and 2015 to draw on the difference in motivation between working remotely and working in-house.
While this was way before the advent of the pandemic, the surveys did show remote work in a bad light - pointing at a stark 17-point gap between motivational factors. In fact, the authors went on to say that this was the "equivalent of moving from one of the best to the most miserable cultures."
ومع ذلك، فإن نماذج العمل المختلفة (الداخلية والهجينة والبعيدة) تفي حالياً باحتياجات مكان العمل في جميع أنحاء العالم. ومن الطبيعي أنه بينما تتكيف الشركات مع أنماط التوظيف الجديدة، يجب عليها أيضًا ابتكار طرق لتحسين تحفيز الموظفين في مكان العمل الحديث.
وبطبيعة الحال، فإن الشركات التي تستطيع إدارة الموظفين بفعالية لديها فرصة أفضل لإبقائهم يعملون بجدية أكبر ولمدة أطول، وبتركيز وتصميم أكبر. وهذا ما يفسر سبب الزيادة المطردة في استخدام أدوات تتبع الأداء على مر السنين، وهي طريقة مؤكدة لمراقبة نتائج الموظفين وتحسينها. كما أصبحت أنظمة المراقبة هذه أكثر تعقيدًا، حيث تقدم المزيد من المعلومات التي يمكن أن تساعد في تحسين نتائج أداء الموظفين.
أنظمة التحكم في التحليق عالياً
أشارت دراسة حديثة أجرتها شركة Top10VPN إلى زيادة بنسبة 54% في الميل نحو حلول مراقبة الموظفين، وكان الوباء هو الدافع الرئيسي وراء هذا الارتفاع. في الواقع، حتى في حقبة ما قبل الجائحة، أكد الاستطلاع الذي أجرته شركة Gartner على 239 شركة كبيرة الطلب على أدوات مراقبة أفضل. وقد أفاد التحليل أن أكثر من 50% من المؤسسات استخدمت أنواعًا مختلفة من أنظمة إدارة الأداء - بزيادة عن نسبة 30% الموثقة في عام 2015.
ربما ليس من المستغرب أن 32% من الموظفين الذين يعملون عن بُعد في المملكة المتحدة في استطلاع رأي أجرته شركة أوبينيوم ذكروا أنهم يخضعون للمراقبة. وفي الآونة الأخيرة، أصدرت شركة Capterra دراسة استقصائية للقوى العاملة الكندية، كشفت عن كيفية مراقبة الوظائف المختلفة (حضور الموظفين، وإدارة الوقت، وإدارة عبء العمل، ونشاط الكمبيوتر، والاتصالات الرقمية) من أجل تحسين الأداء. واستهدفت دراسة مماثلة جنوب شرق آسيا وأبرزت أن 78% من الشركات تستخدم أنظمة تتبع الأداء لتعزيز مكان العمل المختلط.
Along those lines, Mark Turner, CEO of Instant Group, said that the strategic use of "monitoring" can help "identify resourcing issues, streamline processes and identify gaps" while aiding employees in prioritising and managing workloads.
الحد من المشتتات مع أنظمة التحكم
من المرجح أن يتماشى الموظفون الذين يعملون ضمن نظام الرقابة الاستراتيجية مع أهداف المؤسسة وغاياتها وقيمها. فبدلاً من تشتيت انتباههم بالمعلومات أو المؤثرات الخارجية، سيكونون أكثر تركيزًا على عملهم. وعلاوة على ذلك، عندما يعلم الموظفون أنك تهتم بكيفية أدائهم في العمل، فمن المرجح أن يكونوا أكثر تحفيزًا.
ومع ذلك، فإن هذا يطرح السؤال - هل مراقبة النشاط مفيدة حقًا؟ الإجابة في الواقع هي نعم. يمكن أن يساعد في تحديد التأثير الفعلي للاستراتيجيات المختلفة بحيث يمكن توجيه الموارد المحدودة بشكل أكثر دقة لإعطاء أفضل النتائج. ولكن الأهم من ذلك هو أنه أمر أساسي للحد من التشتت في مكان العمل، خاصة في الأوقات التي تتوزع فيها القوى العاملة في جميع أنحاء العالم وتعمل عن بُعد.
ومع ذلك، إليك خمس طرق يمكن أن تساعد بها حلول مراقبة الموظفين في الحد من تشتيت الانتباه في مكان العمل وتحسين أداء الموظفين.
إدارة استخدام الإنترنت.
يُعد الإنترنت مصدرًا رائعًا للمعلومات، إلا أنه يمكن أن يكون أيضًا مصدرًا كبيرًا للإلهاء. على سبيل المثال، أي شخص سبق له أن علق على فيسبوك أو إنستغرام لساعات يعرف مدى سوء خوارزميات البيع الفوري للإشباع. ويؤدي هذا التشتت الإلكتروني إلى إهدار الوقت والإنتاجية.
الأمر المثير للقلق هو أن حوالي 40% من نشاط الموظفين على الإنترنت لا يتعلق بعملهم. وتتفاقم المشكلة في الأماكن البعيدة عندما يستخدم الموظفون أجهزتهم الشخصية بشكل منتظم. ببساطة، إنه ببساطة إلهاء باهظ الثمن يؤثر على الإنتاجية الأساسية للشركة.
ولتجنب ذلك، من الضروري أن يضع أصحاب العمل سياسة حول استخدام الإنترنت تغطي مجالات رئيسية مثل
ساعات استخدام الإنترنت (يفضل أن تكون خلال فترات الراحة المقررة)
تخصيص أجهزة واتصالات محددة للعمل، بدلاً من الاعتماد على الأجهزة الشخصية.
التغذية الراجعة حول استخدام الإنترنت لفهم الفعالية ومجالات التحسينات
ومن المفضل، يمكن مراقبة جميع هذه المجالات وتنظيمها من خلال أداة مراقبة الإنترنت. على سبيل المثال، يمكن أن تساعد ميزات مثل فلاتر عناوين URL، وحاصرات التطبيقات، وحظر المواقع الإلكترونية، والتقارير التلقائية في تحديد المشكلات في الوقت الفعلي لحلها بشكل استباقي.
كيف يرتبط ذلك بتحفيز الموظفين؟ بدلاً من السماح بتسلل المشتتات، يمكن لأصحاب العمل إفساح المجال للتلاعب، ومنح الموظفين حافزاً للإنتاجية والبقاء على المسار الصحيح لتحقيق أهداف الشركة.
تتبع الوقت وإدارته
A recent study by researchers at the University of North Dakota found a positive correlation between effective time management and the nurturing of self-motivation. The research further elaborated on the fact that time management reinforces the "perceived success."
وعلى نفس المنوال، وثقت دراسة أُجريت في عام 2019 وجود علاقة إيجابية بين إدارة الوقت وتحديد الأهداف، وتحديد الأولويات، وإدارة الانقطاعات، والجدولة. في حين أن هاتين الدراستين تضعان الأوساط الأكاديمية في طليعة البحث، إلا أن الاتجاهات في عالم الأعمال قد أثبتت أيضاً صحة مراقبة النشاط وتتبع الوقت كوسيلة لتحسين تحفيز الموظفين.
كيف تتحقق الممارسة الفعالة لتتبع الوقت وإدارته؟
من خلال الاحتفاظ بعلامات تبويب على أوقات الحضور والانصراف، يمكن لأصحاب العمل توثيق الوقت المستغرق في كل من المهام المحددة مسبقًا والمهام العاجلة. ويمكنهم أيضًا ضمان عدم إرهاق أي شخص في العمل.
By keeping tabs on the inactivity time, employers can identify "downtime" in their employees' day and take necessary steps to curb productivity-sapping distractions.
يمكن أن يضمن التتبع بالساعة ضمان الحضور الأمثل وتلبية الحاجة إلى فترات راحة قصيرة أو طويلة الأجل.
ما علاقة ذلك بتحفيز الموظفين؟ يساعد التتبع والمراقبة في تحديد فترات الذروة والانخفاض في نشاط الموظفين. كما يمكن استخدامها لتحديد الفرص المعززة للإنتاجية مثل تلك التي تنشأ أثناء فترات الراحة وساعات ما بعد العمل. والأهم من ذلك، يمكن أن تساعد هذه المراقبة في الوقت الفعلي:
تحديد أولويات المهام العاجلة
جدولة الاستراحات والمكافآت
تحديد المشتتات وتقديم الحلول المناسبة للحد منها
ضبط عبء العمل بشكل استباقي، إلخ.
إدارة الأداء
أكدت دراسة قيّمت 800,000 موظف لمدة عامين بعد ظهور الجائحة أن العمل عن بُعد يساهم في زيادة الإنتاجية. في الواقع، في تقرير نشرته شركة Prodoscore، تم الكشف عن زيادة الإنتاجية على أساس سنوي بنسبة 47% منذ عام 2020.
ومع ذلك، يزعم أحدث الأبحاث أيضًا أن أولئك الذين يعملون من المنزل أقل إنتاجية بنسبة 70% من نظرائهم. حسنًا، ماذا نصدق؟ من الطبيعي أن نفترض أن العمل عن بُعد أو في إعدادات هجينة من شأنه أن يزيد من الراحة ويزيد من الإنتاجية، ولكن في النهاية، إنه سلاح ذو حدين. ولكي نكون أكثر تحديدًا، بقدر ما يعزز العمل عن بُعد الإنتاجية، فهو أيضًا أرض خصبة للتشتيت والمماطلة.
وهنا يأتي دور أنظمة التحكم - حيث يمكن أن تساعد في الحفاظ على مقاييس الأداء سليمة من خلال تطبيق برنامج تسجيل لوحة المفاتيح، والتقاط لقطات شاشة للنشاط في الوقت الفعلي، وفرض السيطرة على الطباعة، وتعزيز تسجيل الفيديو والصوت بكاميرا الويب والميكروفونات، وما إلى ذلك. يمكن استخدام الرؤى المستقاة من هذه البيانات لإدارة عبء العمل، وإعادة تعيين المهام، وتقديم ملاحظات فورية للموظفين.
والأهم من ذلك، يمكن أن تساعد مثل هذه البيانات:
مراجعة أنماط نشاط الموظفين وتحديد الاضطرابات في الإنتاجية
وضع أهداف ومعايير مرجعية ذات مغزى لتحسين الأداء
توفير منصة تفاعلية للتدريب والتغذية الراجعة في الوقت الفعلي
اتخذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بتخطيط التعاقب الوظيفي والتوظيف.
للحصول على مزيد من المعلومات التفصيلية حول أدوات المراقبة المختلفة، نوصي بقراءة المقال حول أكثر 20 برنامج مراقبة شعبية في عام 2022.
تحليل السلوك والإدارة
لقد كانت قضايا مثل التنمر الإلكتروني، والتهديدات الداخلية، والتحرش الجنسي في الأخبار باستمرار في الآونة الأخيرة. وهذه هي بالضبط أنواع المشاكل التي يجب على مديري الموارد البشرية النظر فيها.
وفقًا لتقرير معهد بونيمون لعام 2022 الصادر عن معهد بونيمون عن تكلفة التهديدات الداخلية العالمية، اضطرت مؤسسات الخدمات المالية إلى التعامل مع زيادة بنسبة 47% في تكلفة إدارة التهديدات الداخلية. لا يعني ذلك أن الحالات أكثر خطورة أو حدة، ولكن المخاطر أعلى بالتأكيد.
علاوة على ذلك، يمكن أن تساعد المراقبة بالفيديو في تحديد التهديدات الداخلية والقبض عليها. على سبيل المثال، يمكن لأجهزة المراقبة المثبتة عن بُعد أن تراقب التحركات عبر الإنترنت التي قد تشير إلى اختراق أو سرقة وشيكة.
كيف يرتبط ذلك بتحفيز الموظفين؟ يمكن أن تساعد مراقبة سلوكيات الموظفين وتحديد التهديدات المحتملة في بناء نظام فعال لإدارة السلوكيات والذي بدوره يساعد في حماية الشركة من عدد من المصائب والمشاكل.
بصرف النظر عن جميع النماذج الموضحة أعلاه، يمكن أيضًا ربط جوانب مثل إدارة الرواتب وإدارة الوصول وما إلى ذلك، جنبًا إلى جنب مع تحفيز الموظفين. ويتم تحقيق ذلك على أفضل وجه باستخدام برنامج شامل لمراقبة الموظفين.
CleverControl - إضافة العضلات إلى مساعي مراقبة الموظفين
لقد قمنا في CleverControl ببناء مجموعة من الأدوات التي تهدف إلى جعل مراقبة الموظفين سهلة قدر الإمكان. والنتيجة النهائية هي منصة قوية لإعداد التقارير والتحليلات التي يمكن استخدامها لمتابعة أهداف المراقبة - تعزيز الإنتاجية، وتحسين وقت التشغيل، وتحسين الروح المعنوية، وقبل كل شيء، تحفيز القوى العاملة.
فيما يلي دراستا حالة توضحان كيف يمكن استخدام حلولنا لمعالجة أهداف العمل المختلفة.
دراسة الحالة 1: التعامل مع التهديدات الداخلية
واجهت إحدى المؤسسات مشكلة غريبة تتمثل في تحديد هوية الموظف الذي كان يصل إلى البيانات بشكل غير قانوني ويسرق معلومات سرية للغاية من الشركة. وكان هذا الأمر مصدر قلق بالغ لأن المنظمة كانت تعمل على بعض المشاريع الحساسة. حاولت الشركة وضع وإنفاذ مدونة قواعد سلوك؛ إلا أنها كانت ذات طبيعة تفاعلية للغاية.
على نحو مواتٍ، باستخدام CleverControl المنصة، تمكنوا من تحديد الجاني بسرعة كبيرة. كان الجاني موظفاً معروفاً يعمل بدوام جزئي يعمل أيضاً في عدة مشاريع أخرى في الشركة. تم تسجيل تصرفات الموظف وتحميلها كدليل لدعم ادعاءاته. إضافةً إلى ذلك، ساعد الحل، على خلفية لقطات الشاشة، في الكشف عن حقيقة أن نصف المكتب كان يستخدم أجهزة كمبيوتر الشركة للتعدين.
النتيجة:
وتمكنت الشركة من التخفيف من مخاطر وقوع حادث مماثل آخر، وفرضت عدداً من التدابير الأمنية. وشملت التدابير الجديدة عمليات تدقيق إلزامية، وجلسات توعية منتظمة مع الموظفين، والتحقق من خلفيات الموظفين، وما إلى ذلك. كما تمكنوا أيضاً من توفير ما يقرب من 500 ساعة من وقت مسؤول تكنولوجيا المعلومات من خلال إدارة الوصول الآلي وآلاف الدولارات سنوياً.
دراسة حالة 2: الحد من استنزاف الموظفين
كانت هذه الشركة تكافح لإيجاد حل لمشكلة استنزاف الموظفين. ففي كل عام، كان القسم المعني ينهي العديد من الموظفين خدماتهم ويغادرون المؤسسة. وكان معظم المتخصصين في تكنولوجيا المعلومات يأخذون معهم كل ما لديهم من صلاحية الدخول، مما ضاعف من المشكلة.
كانت الشركة بحاجة إلى تحديد سبب الاستنزاف ومنع حدوثه مرة أخرى. قامت الشركة بتثبيت برنامج CleverControl لمراقبة جميع الموظفين والحفاظ على التحكم في الوصول. بدأوا في تتبع المقاييس للعثور على بعض القواسم المشتركة في بيانات الموظفين.
النتيجة:
وتمكنت الشركة من تحديد المشاكل المحتملة واستكشافها قبل وقوعها. وشملت بعض المشكلات التي تم الكشف عنها: الراتب، والمزايا، وثقافة العمل، والتحكم في الوصول، وما إلى ذلك. في الواقع، من خلال أداة البحث على شبكة الإنترنت، تمكنوا من تحديد محاسب كان يبحث عن وظيفة جديدة. عرضت عليه الشركة راتباً أفضل ومزايا ذات صلة، فقبلها بسرور.
خلاصة القول
"سواء كان الأمر يتعلق باكتشاف تهديد من الداخل أو مراقبة إنتاجية الموظفين، فإن دراسات الحالة المذكورة أعلاه تُظهر بوضوح أن مراقبة الموظفين أداة قوية يمكن الاستفادة منها لحل مشاكل العمل المعقدة."
"على هذا المنوال، من الضروري أن نفهم أن تحفيز الموظفين هو عامل رئيسي في ضمان استمرارية المؤسسة. في CleverControl، نحرص في شركة CleverControl على ألا تخلو أي شركة من المراقبة الفعالة للموظفين، وهو عنصر أساسي في تحسين معنويات الموظفين."
لمعرفة المزيد عن حلولنا وكيف يمكنها المساعدة في تعزيز تحفيز الموظفين، تواصل معنا اليوم!