كيفية جعل المراقبة أقل إجهادًا للموظفين
في 30 مايو 2023، نشرت صحيفة الغارديان البريطانية المقال citing how employees feel stressed at work due to the presence of employee monitoring solutions that regularly scrutinise their workflows. "Tracking doesn't allow for thinking time or stepping away and coming back to work – it's very intense," said one of the sources quoted in the piece. The article then went on to mention some employee monitoring tools (including CleverControl) and correlated them with the growing presence of stress among employees.
وبالطبع، فإن تجاهل آثار مراقبة الموظفين على الموظفين بشكل صريح سيكون أمراً مخادعاً، ولهذا السبب قررنا أن نبحث في أعماق صناعة مراقبة الموظفين لفهم التأثيرات والضغوطات المضمنة في وظائف المراقبة في المؤسسات. وبصفتنا شركة رائدة في مجال حلول مراقبة الموظفين، فإننا نعلم عن كثب أن المراقبة المستمرة على سير العمل الدقيق ليست الطريقة المثلى لبناء مكان عمل صحي.
من المؤكد أن أدوات مراقبة الموظفين هي ترس حيوي في مكان العمل في الوقت الحالي. يعتمد جميع من نعرفهم تقريبًا على شكل من أشكال حلول مراقبة الموظفين، وكما أشرنا في مقالاتنا السابقة، أدى هذا الاعتماد أيضًا إلى زيادة إنتاجية الموظفين. اقرأ من خلال المقال عن كيفية دعم CleverControl للشركات في زيادة إنتاجية الموظفين بنسبة تزيد عن 5% أثناء تجربة العمل لمدة 4 أيام في الأسبوع.
ولكن لغرض هذا المقال، نريد أن نركز على التأثير النفسي للمراقبة المستمرة وكيف يمكن للمؤسسات الاستفادة من حلول المراقبة لخلق بيئة عمل أكثر إنتاجية وصحية.
ما الذي يجعل المراقبة مناورة مرهقة؟
على سبيل المثال لا الحصر، ربما تكون العوامل النفسية الأكثر شيوعًا المرتبطة بأنظمة المراقبة والمعروفة بأنها تسبب التوتر هي التالية
الشعور بأنك تحت المراقبة طوال الوقت - عدم القدرة على التنفيس عن نفسك
المنافسة بين الموظفين على أساس نتائج الرصد وليس الأداء
الخوف من التطفل غير الضروري - أي دخول أصحاب العمل إلى الحيز الشخصي
ساعات الإنتاجية ومستويات الإنتاجية المختلفة
الشعور بانعدام الثقة وعدم الاحترام، مما يؤدي إلى عدم الشعور بالملكية والالتزام بالعمل
الضغط غير الضروري المرتبط بالتسرع في العمل، مما يولد الخوف من ارتكاب خطأ أو تفويت المواعيد النهائية، خاصة عند المراقبة المستمرة
من المعروف أن المشاكل المذكورة أعلاه تجعل الموظفين يشعرون بالتوتر وعدم الرضا عن بيئة العمل، وهذا أمر مفهوم. ففي نهاية المطاف، من يرغب في أن يكون تحت المراقبة المستمرة من زملائه ورؤسائه، بينما يشعر بأنه لا يستحق مثل هذا التدقيق؟
ولكن هل هذه المشاكل ناتجة حقًا عن استخدام أدوات المراقبة؟ أم أنها شيء أعمق من ذلك - شيء يمكن معالجته من خلال تطبيق نهج صحي للمراقبة؟
تشير الإجابة على هذا السؤال إلى "من" يستخدم الأداة و"كيف" يستخدمونها. في الواقع، تشير جميع العوامل المذكورة أعلاه إلى أن الموظفين لا يخشون بالضرورة من استخدام أداة المراقبة، لكنهم يخشون من مدى استخدامها وإمكانية استخدام بيانات المراقبة ضدهم دون مراعاة كافية. وهذا بالتأكيد شيء يجب على الشركات أن تشعر بالقلق بشأنه.
ما الذي يمكن أن تفعله المؤسسات لجعل المراقبة أقل إجهادًا للموظفين؟
Cuing back to the Guardian article, a source says, "If I'm on a Zoom call that counts as 0% [activity], even though I'm in a meeting." This perfectly sums up the problem. Monitoring tools may be used effectively to gauge the working bandwidth of employees or to find new ways to boost employee productivity. However, using them in a way that discounts productivity and is detrimental to employee well-being is not something that bodes well for the organisation.
وتحقيقًا لهذه الغاية، إليك بعض التدابير الفورية التي يمكن للشركات اتخاذها لمعالجة المشكلة:
وضع أهداف إنتاجية قابلة للتحقيق
لا يمكن للبشر أن يكونوا منتجين طوال الوقت؛ يجب أن يحصلوا على وقت للتفكير والاسترخاء وإشغال أنفسهم. وإلا فإنهم يخاطرون بالإرهاق. أثناء تحديد أهداف الإنتاجية، ضع في اعتبارك أخذ فترات راحة والتفكير في النشاط الوظيفي. علاوة على ذلك، عند تحليل بيانات المراقبة، ضع في الاعتبار السمات الخاصة بالقوى العاملة. فبعض الأشخاص يفضلون تخطيط أفكارهم على الورق بدلاً من الكمبيوتر؛ وقد يعتبر البرنامج هذا الوقت وقتاً خاملاً.
إنشاء سياق واضح
يجب أن يتحلى أصحاب العمل بالشفافية حول سبب إجراء المراقبة وكيف ستساعد الشركة والعاملين فيها. من المهم وضع قواعد ولوائح واضحة تحدد ما تتم مراقبته وكيفية استخدام المعلومات وما هو متوقع من الموظفين من حيث الخصوصية.
إنشاء الثقة
بناء الثقة أمر بالغ الأهمية. يجب على أرباب العمل أن يضعوا في اعتبارهم أن المراقبة لا تتعلق بالإدارة التفصيلية أو التشكيك في كفاءة العاملين، بل تتعلق بتحسين الإنتاجية وتعزيز الأمن والحفاظ على الامتثال. إن إظهار الثقة في قدرات الموظفين وأخلاقيات العمل يمكن أن يخفف من التوتر.
وضع سياسات وأهداف واضحة للمراقبة
وضع سياسات رصد واضحة المعالم ويسهل الوصول إليها تحدد الغرض من أنشطة الرصد ونطاقها وحدودها. يجب أن يكون لدى الموظفين فهم واضح لما سيتم رصده وكيفية توافقه مع الأهداف المؤسسية.
يجب أن يعرف كل موظف أيضًا هدف إنتاجيته والحدود المسموح بها (الانحرافات المسموح بها). ويجب إبلاغهم بأن البيانات المتعلقة بإنتاجيتهم ليست متاحة للجمهور ولا تُستخدم إلا في سياق إدارة الأداء.
يجب أن تكون الفكرة الشاملة هي إبلاغ الموظفين بنوع نظام المراقبة المعمول به والسبب في ذلك. في الواقع، للحد من التوتر، ابدأ بمراقبة موظفيك تدريجياً.
تحقيق التعايش بين الخصوصية والمساءلة
السعي لتحقيق التوازن بين حماية خصوصية الموظفين والتأكد من خضوعهم للمساءلة. يجب استخدام استراتيجيات المراقبة بأقل قدر من التطفل، مع التركيز على الأنشطة المتعلقة بالعمل. وينبغي تجنب المراقبة المفرطة التي تتجاوز ما هو مطلوب لأسباب حقيقية تتعلق بالعمل، وهو أمر تسهله CleverControl بسلاسة.
على سبيل المثال, مراقبة كاميرا الويب ووظائف التسجيل الصوتي اختيارية ولا يتم تشغيلها افتراضيًا. لأسباب أمنية، قد تكون ضرورية لبعض الشركات أو الوظائف الوظيفية مثل منصات التدريس عبر الإنترنت، ولكن إذا لم يكن صاحب العمل بحاجة إليها أو يعتقد أنها تطفلية، فقد يتركها مغلقة.
فرض التغذية الراجعة والتقدير المنتظم
إرساء ثقافة التغذية الراجعة البناءة والتقدير. استخدم بيانات المراقبة لمساعدة الموظفين على التحسن، وليس لمعاقبتهم والتجسس عليهم. وتواصل بانتظام مع الموظفين حول أدائهم وتقدمهم وإنجازاتهم. يمكن أن يساعد الاعتراف بجهودهم على تخفيف التوتر المرتبط بالمراقبة وخلق بيئة عمل إيجابية.
حماية البيانات والخصوصية
اتخذ خطوات لحماية خصوصية وبيانات موظفيك. تأكد من الاحتفاظ بالبيانات التي تم الحصول عليها بشكل آمن (عبر كل من الأنظمة المحلية والسحابية)، ولا يمكن الوصول إليها إلا من قبل الأفراد المصرح لهم فقط، واستخدامها فقط للغرض المقصود منها من خلال وضع تدابير أمنية قوية. التواصل بوضوح مع تدابير حماية البيانات المعمول بها لطمأنة الموظفين.
وجود هيئة لمعالجة التظلمات
احرص على أن يكون لدى الموظفين دائمًا مستمع لمشاكلهم المتعلقة بأنظمة المراقبة. ولتحقيق هذه الغاية، ضع مساعدة بشرية لمعالجة المشاكل التي تطرحها أنظمة المراقبة وتتجاهلها. إن راحة الموظفين ورفاهيتهم لا تقل أهمية عن إنتاجيتهم، وبالتالي يجب إعطاء الأولوية لها. يجب على أصحاب العمل عدم الاكتفاء بافتراض أن موظفيهم على علم بنظام المراقبة والموافقة على استخدامه.
ابدأ ببطء
قد يكون الحصول على رؤى واضحة حول تفاصيل الإنتاجية أمرًا مغريًا بما يكفي للنظر فيها بسرعة أثناء التقييمات. ومع ذلك، يوصى بأن تقوم المؤسسات بإدخال أدوات المراقبة تدريجيًا، مع الأخذ في الاعتبار دائمًا ما اعتاد عليه الموظفون فيما يتعلق بعملهم، وما يعنيه ذلك بالنسبة لهم. يجب أن تكون الفكرة هي خلق تحول إيجابي في العقلية يجعل الموظفين يشعرون براحة أكبر.
احترام الحدود
يجب احترام المساحة الشخصية للموظفين وساعات العمل خارج أوقات العمل. لذا، تجنب ممارسات المراقبة الجائرة التي تتطفل على حياة الموظفين الخاصة خارج العمل. وهذا أمر بالغ الأهمية لأنه قد يؤدي إلى ضغوط نفسية - وهو أمر قد يؤدي إلى زيادة تخبط الموظفين ويمهد الطريق لمشاكل مثل الاستقالة الهادئة.
ما التالي؟
تعتبر مراقبة الموظفين ممارسة متكررة، لذلك من الضروري أن يكون هناك هدف محدد بوضوح من أجلها والتأكيد على رفاهية الموظفين. وإذا تمت المراقبة بشكل مدروس مع إيلاء الاهتمام اللازم لنقاط الألم التي يشعر الموظفون بحساسيتها فإنها ستؤدي إلى نتائج إيجابية.
هل تفكر في إنشاء وظيفة مراقبة؟ يمكننا مساعدتك في اكتشاف طرق لجعلها أكثر فائدة في سياق عملك الفريد مع احترام خصوصية الموظفين. اتصل بنا اليوم!