المقاومة والقبول: كيف يتفاعل الموظفون مع أنظمة المراقبة الجديدة

قد يستغرق دمج البرامج الجديدة في عملك وقتاً وجهداً كبيرين، خاصةً عندما تكون غير مألوفة للموظفين. وقد يكون الأمر أكثر صعوبة في التنفيذ عندما يقاومها الموظفون، والتي قد تشمل أنظمة مراقبة الموظفين.

ليس من المستغرب أن 43% من الأشخاص, أن برامج مراقبة الموظفين تؤثر سلبًا على معنويات الشركة. آخر واحد من كل أربعة أشخاص سيتركون وظائفهم عند تعريفهم ببرمجيات المراقبة، مما قد يبطئ عملية تبنيهم للبرمجيات.

الخبر السار هو أنه ليس من المستحيل تقديم أدوات وتقنيات وأنظمة مراقبة جديدة للقوى العاملة لديك. شريطة أن توفر أساساً آمناً، يمكنك تشجيع موظفيك على التعامل مع التغيير بنجاح.

تشرح هذه المقالة كيف (ولماذا) يتفاعل الموظفون بشكل إيجابي أو سلبي مع أنظمة المراقبة. كما يستكشف أيضًا نصائح عملية لكسب التأييد الحقيقي، بما في ذلك الاستراتيجيات التي يمكنك استخدامها لتقليل مقاومة التغيير.

قبل أن نغوص في الأسباب الكامنة وراء ماذا، دعونا نلقي نظرة فاحصة على أنواع أنظمة مراقبة الموظفين.

• تتبُّع النشاط الرقمي: مصممة لتتبع ضغطات المفاتيح وسجل الويب وحركة المؤشر لتحديد الكفاءة وتعزيز السلامة في مكان العمل.

• المراقبة بالفيديو: قد تسجّل تقنيات الفيديو للموظفين أثناء وجودهم على مدار الساعة، ومن المحتمل أن تلتقط شاشاتهم أو مقاطع الفيديو الخاصة بهم من خلال كاميرات الويب.

• مراقبة الاتصالات: يشرف هذا البرنامج على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية وغيرها من الرسائل داخل الشركة لتقليل مرسلي البريد الإلكتروني غير المرغوب فيه و/أو المخادعين و/أو الجهات الفاعلة السيئة.

أصبحت أنظمة مراقبة الموظفين شائعة بشكل متزايد في الشركات الحديثة، بدءاً من الشركات الناشئة والشركات المتوسعة وصولاً إلى العلامات التجارية للمؤسسات. اليوم، هناك عدد هائل من 96% من الشركات التي تعمل عن بُعد فقط استخدام برمجيات المراقبة للموظفين، و85% آخرين من الموظفين الذين أبلغوا عن استخدامهم لها.

ليس من الصعب معرفة سبب تزايد شعبية أنظمة المراقبة - فهي آمنة ومتوافقة ومفيدة لتقييم الإنتاجية. ومع ذلك، فإنها يمكن أن تخلق أيضًا ضغوطًا ومقاومة بين أعضاء الفريق، مما يشير إلى أهمية تقديم البرامج بشكل صحيح.

هناك ثلاثة أسباب رئيسية تجعل الموظفين يتفاعلون بشكل سلبي مع برامج المراقبة:

• مخاوف تتعلق بالخصوصية: قد يرى بعض الموظفين أنظمة المراقبة على أنها انتهاك لخصوصيتهم الشخصية. وقد يشعرون بالتوتر بسبب المراقبة المستمرة والقلق بشأن تمثيلهم بشكل صحيح أثناء مراجعات الأداء. تُظهر الأبحاث أن الموظفين الذين يرون انتهاكاً للخصوصية في العمل مستويات أعلى من الضغط النفسي ورضا وظيفي أقل.

• قضايا الاستقلالية والثقة: قد تجعل برمجيات المراقبة بعض الموظفين يشعرون بالتهديد بسبب ما يتصورونه من نقص في الاحترام المهني. وقد يشعرون أيضاً بالتقويض من قبل مشرفيهم ومديريهم، وربما يشعرون بالقلق من فقدان الاستقلالية في العمل. يمكن أن يؤدي فقدان الاستقلالية المتصور إلى إرهاق الموظفين

• الاتجاهات الجيلية والتكنولوجية: كلما كان الموظف أصغر سناً، كلما زاد احتمال أن يكون الراحة مع التكنولوجيا. تشير الدراسات إلى أن العمال الأكبر سنًا يشعرون بالتوتر والقلق عندما يُطلب منهم استخدام التكنولوجيا - وهم أكثر عرضة تركوا وظائفهم ومتابعة عمل بديل. في حين أن الموظفين الأصغر سناً قد ينظرون إلى برنامج المراقبة كممارسة معتادة، قد لا يكون الموظفون الأكبر سناً على دراية بهذه الأداة. وقد يشعرون أيضاً أنها تعاقبهم بشكل غير عادل مقارنة بأقرانهم الأصغر سناً.

من الواضح أن البشر لديهم خوف عميق الجذور من التغيير، خاصة عندما يتعلق الأمر بأنظمة المراقبة في مكان العمل. ومع ذلك، هذا لا يعني أنه لا يمكن القضاء عليه في مهده.

إليك بعض الطرق لمساعدة الموظفين على سد الفجوة:

تشير الدراسات إلى أن "خالية من الاتهامات يمكن للثقافة أن تقلل بشكل كبير من القلق والخوف بين الموظفين. يمكن للتفسيرات الواضحة والعروض التوضيحية والندوات التدريبية أن تقطع شوطاً طويلاً نحو تخفيف الخوف.

"الثقة تكسب الثقة"، كما يقول المثل - ولا يتجلى ذلك في أي مكان كما هو الحال مع إدخال برامج جديدة. تُظهر المعايير الحالية أن 75% من الموظفين لا يثقون برؤسائهم التنفيذيين، بينما لا يثق 57% آخرون بمديريهم المباشرين. ومع ذلك، فإن إعادة الثقة في الموظفين يمكن أن يولد المزيد من التأييد والثقة.

ترتبط المستويات الأعلى من الثقة بشكل مباشر بتجربة أشياء جديدة (المخاطرة) والذهاب إلى ما هو أبعد من ذلك. يمكن أن يقلل أيضًا من السلوكيات التي تؤدي إلى نتائج عكسية مثل الإقلاع عن العمل أو الغش أو التخريب.

يشير علم الأعصاب إلى ثلاثة "Cs" التي ينطوي عليها التغيير: الكفاءة والحالة والراحة. أولاً، يجب أن يعتقد الناس أن لديهم الكفاءة اللازمة للتعامل مع التغيير بنجاح. كما يجب أن يكون لديهم أساس منطقي واضح لهذا التغيير، وأن يؤمنوا بأنه يفيدهم ويفيد الآخرين. وأخيرًا، يجب أن يتبنوا عامل "الراحة" - والذي يبدأ بعد أن يكونوا قد اختبروا شيئًا جديدًا (وبالتالي تقبلوه بنجاح).

مع وضع هذه العوامل في الاعتبار، دعونا نلقي نظرة على كيفية تشجيع القبول أثناء تقديم برامج المراقبة الجديدة.

يتطلب إدخال نظام جديد لمراقبة الموظفين تخطيطًا وبراعة ومستوى عميقًا من التعاطف. ومع ذلك، من الممكن أكثر أن يتم وضع برامج جديدة بأمان إلى جانب تحديث التوقعات والتوثيق وسياسات التواصل.

إليك بعض النصائح من خبراء الصناعة:

1. وضع سياسة مراقبة شاملة. يجب أن يتضمن ذلك حدوداً واضحة للموظفين، بالإضافة إلى إرشادات أخلاقية لكلا الطرفين. قد يكون من المفيد أيضًا تدوين آليات الموافقة والانسحاب (إذا كان هذا أمر يدعمه عملك).

2. بناء الثقة من خلال الشفافية. ستحتاج إلى إبقاء الموظفين على اطلاع جيد، ونأمل أن يكون ذلك قبل عدة أشهر من التنفيذ. سيكون التواصل المنتظم حول الخطوات التالية أمراً أساسياً، حتى لا يشعر الموظفون بالضياع وسط الدخان. يجب عليك أيضاً أن تفكر في إصدار نشرات إخبارية أسبوعية مع تحديثات أو تسجيل فيديو يشرح سياساتك وإجراءاتك الدقيقة. وبهذه الطريقة، يمكن للموظفين أن يقل توترهم بشأن التغييرات القادمة ويشعرون بأنهم أعضاء مهمون في فريقك.

3. تحقيق التوازن بين المراقبة ورفاهية الموظفين. قد يخشى أي شخص من التغييرات في سير عمله، وقد تكون المراحل الأولى من تطبيق البرامج الجديدة صعبة بالنسبة للموظفين الأقل دراية بالتكنولوجيا. ولهذا السبب، قد يكون من الحكمة التركيز على التحسين الجماعي بدلاً من اتخاذ إجراءات عقابية باستخدام برمجيات مراقبة الموظفين.

4. Train managers in ethical monitoring practices. Considering believe showing empathy improves employee retention, you should prioritize training for supervisory crew. You can do this by presenting internal resources or partnering with a third-party provider for support. Of course, it may be easier to do this with a professional onboarding session (depending on the employee monitoring system you choose). 96% من الموظفين اعتقادك بأن إظهار التعاطف يحسّن من الاحتفاظ بالموظفين، يجب عليك إعطاء الأولوية لتدريب الطاقم الإشرافي. يمكنك القيام بذلك من خلال تقديم الموارد الداخلية أو الشراكة مع مزود خارجي للدعم. وبالطبع، قد يكون من الأسهل القيام بذلك من خلال جلسة تأهيل احترافية (اعتماداً على نظام مراقبة الموظفين الذي تختاره).

5. ركز على الفوائد وليس على السلبيات. يبدأ اقتناع الموظفين باحتياجاتهم المتصورة - وليس احتياجات الشركة. من المؤكد أن تحسين الأمن المؤسسي قد يكون من فوائد برمجيات مراقبة الموظفين، ولكن من غير المرجح أن يكون لها صدى لدى الموظفين اليوميين. لهذا السبب، قد يكون من الحكمة التركيز على المزايا التي تركز على الموظفين وتذكير فريقك بكيفية تحسين سير عملهم. ويمكن أن يشمل ذلك التركيز على تقييمات الأداء العادلة، ورؤى الإنتاجية الشخصية، وحتى المكافآت المالية.