كل شيء تحت السيطرة: كيفية تنفيذ برنامج المراقبة وعدم خسارة الفريق
في عام 2021، أجرت ExpressVPN الدراسة لفهم الآثار المترتبة على المراقبة على القوى العاملة عن بُعد.
About 83% of the employees outlined "ethical concerns" associated with employee monitoring.
56% من الموظفين أفادوا بأنهم شعروا بالتوتر والقلق بسبب مراقبة صاحب العمل
في الواقع، وافق 48% من الموظفين على تخفيض رواتبهم إذا كان ذلك يعني عدم خضوعهم للمراقبة
ولكن لماذا هذا الشعور بعدم الارتياح؟ حسناً، بعض الموظفين يشعرون بالفزع من انعدام الخصوصية في بيئة عملهم، وهذا في الغالب بسبب سياسات المراقبة الاقتحامية التي يتبناها بعض أصحاب العمل.
من حيث الجوهر، فإن مراقبة الموظفين مجدية للغاية - خاصة عندما يتعلق الأمر بتحديد العوائق التي تعيق الإنتاجية، وضمان الالتزام بالبروتوكولات الأمنية، وتعزيز الأداء العام. ومع ذلك، في كثير من الأحيان، يمكن أن يؤدي عدم وجود برنامج مراقبة موحد وقوي إلى عواقب وخيمة - مثل انخفاض معنويات الموظفين.
قضية المراقبة التطفلية - كيف تؤثر على فريقك
منذ فترة، تم إلزام شركة بيع بالتجزئة ألمانية بدفع غرامة قدرها 12.6 مليون دولار ردًا على استخدامها لكاميرات المراقبة بالفيديو لمراقبة النشاط في مكان العمل - وهو أمر ينتهك لوائح الخصوصية التي حددتها الدولة والاتحاد الأوروبي. وبالمثل، تم تغريم شركة أجهزة كمبيوتر في النرويج بمبلغ 24,000 دولار من قبل السلطات لأنها نقلت عناوين البريد الإلكتروني الشخصية إلى خوادمها.
فلا عجب إذن من تردد الموظفين في الخضوع للمراقبة. Tech.co recently interviewed some employees who were subjected to obtrusive monitoring activities. The responses were pretty revealing - with employees saying that they "felt violated." One employee even said, "At one point, I asked if I needed to put in toilet breaks."
والآن، هذا أمر يوضح الكثير عن مدى صعوبة التوفيق بين المراقبة في مكان العمل والمخاوف المتعلقة بالخصوصية عندما تنتشر ممارسات المراقبة التطفلية والاقتحامية.
آخر شيء تريد القيام به هو إضعاف الثقة التي يشعر بها الموظفون تجاه شركتك. فهذا يقلل من الإنتاجية ويمكن أن يكون له بالتأكيد تأثير سلبي على الاحتفاظ بالموظفين، ناهيك عن المخاوف التنظيمية التي قد تظهر. في عام 2021، قامت شركة SA الإيطالية تغريم البلدية (المراقب المالي) 80,000 يورو بسبب انتهاك قوانين حماية البيانات على خلفية الشكوى التي تقدم بها أحد الموظفين بشأن جمع معلومات حساسة خاصة به.
من أجل تجنب رد الفعل التنظيمي العنيف الذي غالبًا ما يعيق نشر برنامج مراقبة متطفل، من الأهمية بمكان بناء الثقة داخل فريقك. لمساعدتك في وضع الأساس لبرنامج مراقبة فعال للموظفين، قمنا بتجميع بعض النصائح الأساسية التي يمكنك اتباعها.
كيفية تنفيذ برنامج المراقبة وعدم خسارة الفريق
في أحد استطلاعات الرأي التي أجريناها مؤخراً، وجدنا أن يوم العطلة الإضافي زيادة إنتاجية الموظفين بأكثر من 5%. في استبيان آخر، تمكنا من تحديد كيف أن الأوقات النشطة وغير النشطة الزيادة/النقصان قبل عطلة عيد الميلاد وبعدها. كيف فعلنا ذلك؟ من خلال تحليل بيانات المراقبة عبر الإنترنت التي جمعها عملاؤنا على مدار الفترة. وكيف ساعدنا ذلك؟ لقد تمكنا من تحديد التدابير الاستباقية التي يجب على عملائنا اتخاذها لمساعدة موظفيهم على الشعور بالتحسن والعمل بشكل أفضل.
The point is - data doesn't lie. But to have that data at your disposal, you need to make sure that you have a handle on your employees, your teams, and their work requirements. And that's exactly what an "unobtrusive monitoring program" aims to do. From streamlining workflows to identifying problems and bottlenecks, an unobtrusive monitoring program can optimise processes, prioritise tasks that need attention, increase operational efficiency, augment employee productivity, and bolster the bottom line.
إليك كيفية تنفيذ برنامج المراقبة هذا وعدم خسارة الفريق:
ابدأ بتحديد أهداف التحكم
لتنفيذ برنامج المراقبة الخاص بك، من الضروري أولاً تحديد أهداف المراقبة. وهذا يعني:
تحديد الأهداف التي تريد تحقيقها من خلال برنامج المراقبة الخاص بك
تحديد مسؤوليات كل عضو من أعضاء الفريق
وضع مبادئ توجيهية لما هو مقبول وما هو غير مقبول
إعداد خارطة طريق للطريقة التي تريد أن يعمل بها برنامج المراقبة
By doing this, you will have a clear idea of what your team needs and the corresponding requirements that you need to have in place. The "roadmap," in particular, sets the foundation for further considerations like surveillance limits, data protection standards, consensual control, etc.
تقييم معايير المراقبة
بعد ذلك، عليك التأكد من تقييم معايير المراقبة. وقد يستلزم ذلك شيئاً من قبيل:
تحديد نوع القناة التي ستتم مراقبتها (على سبيل المثال، البريد الإلكتروني، الإنترنت، المكالمات الهاتفية)
تحديد الأوقات التي تكون فيها وظيفة المراقبة نشطة
تقييم مستوى المراقبة التي تحتاج إلى تطبيقها
تقييم ما إذا كان هذا المستوى يندرج ضمن نطاق القوانين (المزيد عن ذلك لاحقًا)
إعلام الموظفين بوظيفة المراقبة المحتملة
إن الحصول على موافقة الموظفين وإبقائهم على علم بمهام المراقبة أمر بالغ الأهمية. إن الحصول على الموافقة المستنيرة أمر ضروري لوضع برنامج مراقبة فعال، لأنه يضمن أن تكون مسؤولاً عن البرنامج وأنك لا تتجاوز الحدود. ولتحقيق هذه الغاية، سيشمل ذلك بفعالية
إخبار الموظفين بالسبب وكيفية مراقبتهم
شرح أهداف التحكم (سرد الأهداف التي تريد تحقيقها)
بيان فوائد/عواقب الالتزام/عدم الالتزام بالمبادئ التوجيهية (مثل الإجراءات التأديبية أو الغرامات)
الإجابة على أسئلة ومخاوف موظفيك
إليك أمرًا جديرًا بالملاحظة: على الرغم من أن اللائحة العامة لحماية البيانات تركز على السعي للحصول على موافقة الموظفين بحرية، إلا أن هذا لا يعني أنه يمكن متابعة أي مراقبة أو ممارسة لجمع البيانات الشخصية بناءً على هذه الموافقة. على سبيل المثال، إذا أعطى أحد الموظفين موافقته على تركيب كاميرا كاميرا مراقبة تلفزيونية للمراقبة، فهذا لا يعني أنه يمكن لصاحب العمل القيام بذلك. ماذا لو كانت المراقبة بالفيديو غير مسموح بها بموجب القانون أو لا تقع في نطاق السلطة القضائية المحلية؟ قد يكون هذا سيناريو صعب - من الأفضل تجنبه.
دراسة القوانين ذات الصلة الخاصة بالمنطقة
لقد أثبتنا الآن أنه من الضروري أن تكون على دراية تامة بالقوانين في منطقتك التي تحكم نوع أنشطة المراقبة التي يمكنك المشاركة فيها.
كيف يمكن أن تقترح هذه القوانين توجيهات لوظيفة المراقبة؟ دعونا نلقي نظرة على بعض الأمثلة:
في الاتحاد الأوروبي، فإن اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) يضمن حصول أصحاب العمل على موافقة الموظفين على جمع البيانات الشخصية. مراقبة الموظفين مسموح بها، ولكن يجب ألا يتدخل برنامج المراقبة في المعلومات الشخصية والحساسة للموظفين.
في الولايات المتحدة، فإن قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية لعام 1986 يضمن أن يكون لدى أصحاب العمل سبب محدد ومبرر لمراقبة الاتصالات الإلكترونية والشفوية في مكان العمل.
اختيار نظام مراقبة الموظفين
والآن بعد أن أصبحت لديك فكرة جيدة عن الالتزامات التي تحتاج إلى الوفاء بها، فقد حان الوقت لاختيار النظام الأساسي المناسب لمراقبة الموظفين. ولكن كيف تفعل ذلك، خاصةً عندما يبدو السوق مشبعاً ببحر من الحلول المختلفة؟ لمساعدتك في ذلك، إليك بعض الأسئلة للإجابة عليها:
هل يمكن أن يعمل برنامج مراقبة الموظفين بشكل غير ملحوظ؟ هل هو مصمم بطريقة لا تتطفل على خصوصية الموظف؟
هل هو سهل التنفيذ؟ هل يمكنك البدء في العمل فور التسجيل في البرنامج؟
كيف تعمل وحدات إعداد التقارير؟ هل يمكنك بسهولة إنشاء تقارير عن الإنتاجية والحضور والتواصل والتكليفات؟
هل يقع في نطاق القوانين ذات الصلة؟ هل يفي بمعايير السلطة القضائية المحلية؟
هل يقلل من العمل اليدوي للموظفين لمساعدتهم على التركيز على مهام أكثر إبداعًا؟ على سبيل المثال، هل يقلل نظام المراقبة من الأعمال الورقية اليدوية فيما يتعلق بإنشاء الجداول الزمنية والتقارير؟
في نهاية المطاف، سيكون الحل المثالي هو:
غير مزعجة: توفير رؤية شاملة في مكان العمل دون تعطيل الموظفين
بديهية: سهل الاستخدام والتسخير
مرنة: قابلة للتوسيع والتطور مع نمو الأعمال التجارية
قابل للتخصيص: يسمح لك بإعداد سياسات محددة
متوافق: دعم التشريعات والقوانين المحلية
قابلة للتطوير: يمكن أن تدعم مجموعة من تدفقات العمل والعمليات
فعالة من حيث التكلفة: يسمح لك بتحسين الكفاءة التشغيلية والتخلص من الاختناقات
استشر محامياً محلياً
على الرغم من أن القواعد العامة مبينة بشكل عام في اللوائح، إلا أنه لا تزال هناك فروق دقيقة تحتاج إلى استكشافها. على سبيل المثال، لنفترض أن الموظفين تم تعيينهم في الاتحاد الأوروبي، بينما يقع مقر الشركة في سنغافورة. ما هي أنواع المبادئ التي تنطبق على كلا البلدين؟ لالتقاط هذه الفروق الدقيقة، تحتاج إلى الاستعانة بخدمات خبير قانوني. كما أنهم سيرشدونك بنجاح حول جدوى برنامج المراقبة المحدد الذي اخترته.
لا تقم بالتقييم في الأسابيع أو الأشهر القليلة الأولى
مثل أي مشروع جديد آخر، تحتاج إلى إعطاء هذا الأمر وقتًا للاستقرار. لن تحصل على لمحة عن الفعالية على الفور. بقدر الإمكان، اسمح للموظفين بالتكيف مع وجود نظام المراقبة لبضعة أسابيع أو أشهر. لا تقفز إلى التقييمات على الفور، وإلا فإنك تخاطر بأن تكون قاسيًا للغاية.
وفي الوقت نفسه، استمر في جمع البيانات. وبحلول الوقت الذي تقوم فيه بالتقييم، سيكون لديك رؤى عميقة مرتبطة بـ:
إنتاجية مكان العمل فيما يتعلق بالوقت النشط وغير النشط
ما إذا كانت هناك أي مشاكل تطفو على السطح على أساس يومي
أداء المشروع فيما يتعلق بالقيود الزمنية وقيود الميزانية
إذا كانت هناك أي ثغرات أمنية تظهر في كثير من الأحيان
ما إذا كان هناك أي سوء استخدام واسع النطاق لموارد الشركة
ما إذا كان نظام المراقبة غير المزعج يعمل وفقًا لتوقعاتك
ما إذا كان نظام المراقبة نفسه يقدم ما هو متوقع
ستؤدي هذه الرؤى إلى أنماط تساعدك على تحديد كيفية تحسين سير العمل. كما ستساعدك على ربط التنفيذ بمتغيرات مثل إجمالي الإنتاجية ووقت التعطل وعوامل أخرى.
إعادة تحديد السياسات والمكافآت
والآن، حان الوقت لإعادة التواصل مع الموظفين وإشراكهم في فكرة المراقبة. هنا تحتاج إلى إعادة تعريف السياسات وتشجيع الناس على التفكير في
الفوائد المحتملة لنظام المراقبة المعمول به (على الأقل كأداة تحفيزية)
المكافآت المرتبطة بالأداء وفق معيار معين
عواقب الانخفاض عن مستوى معين
الحوافز المبنية على مستويات الإنجاز
من خلال اتخاذ هذه الخطوات، فإنك تشجع الموظفين على تحمل مسؤولية أدائهم. سيكونون أكثر انفتاحًا للمساهمة في نجاح العمل. ومن وجهة نظر صاحب العمل، فإن هذا الأمر قابل للتطبيق بشكل كبير لصياغة سير عمل ملموس.
على سبيل المثال، إذا كان لديك قوة عاملة تعمل عن بُعد وتحتاج إلى تتبع التزامهم بالعمل من المنزل عن كثب، يمكنك مشاركة تقويم عبر الإنترنت وتشجيعهم على تسجيل الوصول بتواتر مناسب. يمكنك حثهم على تحديد أهداف الأداء وتقديم تحديثات منتظمة. كما يمكنك أيضاً تقديم تقارير عن التقدم المحرز حتى تتمكن من معرفة ما إذا كانت هناك أي مشاكل متفشية تتعلق بسوء الاستخدام.
التنقيح والتحسين
أثناء قيامك بإعداد برنامج مراقبة في شركتك، هناك دائمًا مجال للتحسين. تحتاج إلى مراجعة النظام باستمرار لمواصلة المضي قدمًا. قد تلاحظ أن الموظفين لا ينجزون ما يكفي من العمل. أو أن بعضهم يتراخى في العمل. ربما لا تتلقى تقارير التقدم في الوقت المناسب. ربما لا يأخذ الموظفون ملكية الملاحظات. ربما يفتقد البرنامج بعض الميزات الأساسية لاحتياجاتك.
تشير كل هذه الملاحظات إلى شيء واحد: أنت بحاجة إلى تحسين النهج. استمر في التحدث مع الموظفين لإدارة توقعاتهم. اجعلها نقطة لإعداد نقاط تفتيش وتقييم التقدم المحرز. قم بإعادة النظر في السياسات وتأكد من أنها ملائمة كما كانت دائماً.
خلاصة القول
سيُعتبر برنامج المراقبة ناجحًا إذا ساعدك على تحسين ثقافة العمل وسير العمل. لذلك، من الضروري أن تقوم بتثبيت برنامج مراقبة قوي وشامل و برنامج مراقبة الموظفين غير المزعجة قم بضبط العمليات التشغيلية بعد التعرف على الاختناقات وأوجه القصور، ووضع رؤية واضحة مع فريقك.