أخلاقيات مراقبة الموظفين: ما يجب على كل شركة أن تضعه في اعتبارها

إنه يوم الاثنين، الساعة 9 صباحًا. تقوم بتشغيل كمبيوتر عملك، ويفتح مراقب غير مرئي دفتر السجل الافتراضي الخاص به. منذ ذلك الحين، سيتم تسجيل كل ضغطة زر أو رسالة بريد إلكتروني أو زيارة موقع إلكتروني أو استعلام بحث بشكل منهجي وتدقيقها. سيقرر القاضي الإلكتروني النزيه مدى إنتاجية نشاطك اليومي، وسيبلغ مديرك بأنك تأخرت ولو دقيقة واحدة عن استراحة الغداء. تفكر في الأمر وترتجف. ربما لن تأخذ قسطًا من الراحة اليوم وتنجز تلك المهمة الإضافية بدلاً من ذلك. ربما يجعلك هذا الأمر تتأخر في العمل، ولكن الشعور المقلق الذي ينتابك من تلك العيون الإلكترونية التي تتابع كل حركة تقوم بها يدفعك إلى الأمام ولا يدعك تسترخي أبدًا.

مشهد من فيلم رعب للشركات؟ للأسف، إنه واقع ملايين الموظفين في جميع أنحاء العالم الذين لا يكترث أرباب عملهم بأخلاقيات مراقبة الموظفين.

وفقًا لأحدث البحث, 78% من أصحاب العمل يستخدمون برامج التتبع لمراقبة نشاط عمل الموظفين. أدت جائحة كوفيد-19 إلى زيادة شعبية برامج المراقبة. عندما اضطرت الشركات إلى العمل عن بُعد ولم تعد طرق تتبع الأداء المعتادة مطبقة، اكتشف المديرون الفوائد التي لا يمكن إنكارها لبرامج المراقبة.

من الصعب التقليل من مزايا برامج التتبع.

في الأوقات التناظرية، كان على المدير التحقق من جداول الوقت وتقارير العمل المنجز يدويًا واتخاذ قرارات، متحيزة في كثير من الأحيان، حول مدى إنتاجية كل موظف. وكانت هذه المسؤوليات تقتطع جزءًا كبيرًا من وقت عملهم.

كان على الموظفين أيضًا قضاء بعض الوقت في ملء هذه التقارير، واعتمادًا على أسلوب الإدارة في الشركة، يمكن أن تكون هذه التقارير مستفيضة جدًا.

يمكن للبرامج الحديثة القيام بذلك تلقائياً في ثوانٍ معدودة، مع الحد الأدنى من مشاركة الموظفين وأصحاب العمل.

يُعد تعزيز الإنتاجية أحد الأهداف الأساسية لبرنامج مراقبة الموظفين. يقوم البرنامج بجمع وتلخيص بيانات النشاط، مثل الوقت النشط/غير النشط، وبداية يوم العمل ونهايته، والمواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها، واستخدام التطبيقات، وغير ذلك. تكشف هذه المعلومات عن أنماط العمل، وأوجه القصور، والمجالات التي يجب تحسينها، والموظفين الذين قد يحتاجون إلى دعم إضافي.

تدعم مراقبة الموظفين المساءلة والشفافية. عندما يعلم الموظفون أن عملهم يخضع للمراقبة، فإنهم عادةً ما يكونون أكثر ميلاً للتركيز والوفاء بالمواعيد النهائية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد بيانات المراقبة في حل النزاعات وتوضيح التوقعات.

يمكن أن تساعد بعض برامج مراقبة الموظفين في اكتشاف الأنشطة المشبوهة، مثل الوصول غير المصرح به إلى البيانات الحساسة، أو عمليات تثبيت التطبيقات غير المرغوب فيها، أو التنزيلات غير المعتادة. وبفضل التتبع، يمكن للشركات تحديد المخاطر المحتملة في وقت مبكر وحماية أنظمتها ومعلوماتها القيّمة بشكل استباقي.

كما نرى، فإن برامج مراقبة الموظفين تمنح الشركات بالفعل مزايا قيّمة. ومع ذلك، فإن أصحاب العمل المنبهرين بهذه المزايا والتجارب الناجحة للشركات الأخرى، غالبًا ما يتجاهلون أخلاقيات مراقبة الموظفين والجوانب السلبية المحتملة ذات الصلة.

قد يبدو تنفيذ مراقبة الموظفين من الناحية الأخلاقية مثل السير على حبل مشدود. حيث أن الإخلال بالتوازن والجوانب السلبية ستفوق الفوائد التي قد يجلبها برنامج التتبع. عند تنفيذ المراقبة، يجب على الشركات أن تأخذ بعين الاعتبار قضايا مثل الامتثال القانوني، والخصوصية، والتحيزات المحتملة، وزيادة الضغط.

تقع على عاتق الشركة مسؤولية دراسة قوانين ولوائح الخصوصية المعمول بها والتأكد من امتثال ممارسات المراقبة الخاصة بها. يمكن أن يؤدي التعامل غير السليم مع بيانات الموظفين إلى عواقب قانونية وخيمة.

الخصوصية هي حجر الزاوية في أخلاقيات مراقبة الموظفين. يمكن للبرامج تتبع مجموعة واسعة من الأنشطة، من ضغطات المفاتيح ورسائل البريد الإلكتروني إلى سجل تصفح المواقع الإلكترونية وحتى لقطات كاميرا الويب. حتى لو كانت هذه الممارسات تتوافق مع اللوائح المحلية، فإنها يمكن أن تؤدي إلى تآكل ثقة الموظفين وخلق شعور بالتدقيق المستمر. وفي المستقبل، سيؤدي ذلك إلى انخفاض الرضا الوظيفي وزيادة التوتر.

إذا تم تحليلها دون دراسة متأنية، فقد يُساء تفسير بيانات المراقبة لاستهداف موظفين معينين بسبب هويتهم أو معتقداتهم بشكل غير عادل.

قد يرى المدير الذي لديه أحكام مسبقة ضد أحد الموظفين أن استخدامه المكثف لوسائل التواصل الاجتماعي كسل وعدم إنتاجية. وفي الحقيقة، قد يستخدم الموظف الدردشات لأغراض تتعلق بالعمل.

في بعض الأحيان يسيء أصحاب العمل استخدام بيانات المراقبة من أجل إدارة الموظفين بشكل دقيق أو إصدار أحكام غير عادلة بشأن أدائهم.

على سبيل المثال، قد يستخدم المدير سجل التصفح الخاص بالموظف لاتهامه بالتقصير، دون النظر إلى عوامل مثل البحث أو الحالات الشخصية الطارئة.

يمكن أن يؤدي الشعور بالمراقبة المستمرة إلى زيادة القلق والضغط على الموظفين. سيشعر الموظفون بعدم الارتياح لفكرة أن كل تحركاتهم مراقبة. وقد لا يأخذون فترات الراحة اللازمة أو يرتكبون الأخطاء خوفًا من أن يؤدي ذلك إلى تدهور سجل إنتاجيتهم. بالإضافة إلى ذلك، سيشعر الموظفون بالقلق من أنهم إذا لم يلبوا التوقعات، فقد يتم تأديبهم أو فصلهم من العمل. كل هذه العوامل ستقلل من التأثير الإيجابي للمراقبة. فبدلاً من الحصول على قوة عاملة منتجة وفعالة، ستحصل على موظفين مرهقين ومرهقين وغير راضين عن وظائفهم.

عندما لا يعرف الموظفون ما هي المعلومات التي تجمعها ولأي غرض، أو - والأسوأ من ذلك - عندما لا يتم إبلاغهم بالمراقبة، سيشعرون بأنهم متجسسون. سوف تتدمر ثقتهم وولائهم مما سيؤدي إلى بيئة عمل سامة وزيادة معدل دوران الموظفين.

إن مراقبة هذه القضايا الأخلاقية المحتملة هي مسؤولية الشركة. ولا ينبغي أن تكون المراقبة مرهقة بالضرورة. ويعتمد تأثيرها على عدة عوامل: نوع المراقبة، ومستوى الشفافية، وسياسة التتبع، وثقافة الشركة.

إذن، كيف نوازن بين المراقبة الفعالة والأخلاقيات واحترام الخصوصية؟ نوصي باعتماد أفضل الممارسات التالية.

1. دراسة قوانين ولوائح الخصوصية المعمول بها

   تقع على عاتق الشركة مسؤولية الامتثال لقوانين الخصوصية وقوانين العمل المحلية والولائية. إذا كان فريقك موزعًا جغرافيًا، فيجب عليك الانتباه إلى اللوائح ليس فقط في منطقة مكتبك الرئيسي ولكن أيضًا في المناطق التي يعيش فيها موظفوك. استشر خبيرًا قانونيًا للتأكد من أن ممارسات المراقبة الخاصة بك لا تنتهك قيود جمع البيانات.

2. اجعل المراقبة هادفة

   وضع أهداف واضحة لمراقبة الموظفين، مثل تحسين الإنتاجية أو تعزيز الأمن أو ضمان الامتثال. حدد نطاق المراقبة بالأنشطة الضرورية للغاية التي يجب مراقبتها لتحقيق الهدف المحدد. تجنب جمع بيانات غير ضرورية أو الاحتفاظ بها لفترة أطول مما يتطلبه الهدف.

3. وضع سياسة مراقبة مفصلة وشفافة

   سياسة مراقبة الموظفين هي مجموعة من اللوائح والإرشادات التي تصف ممارسات التتبع في مؤسستك. وينبغي أن تحدد الجوانب التالية:

   • ما هو الغرض من مراقبة الموظفين؟

   • من تتم مراقبته؟

   • ما هي الأنشطة التي سيتم رصدها؟

   • إلى متى سيتم الاحتفاظ بالبيانات؟

   • كيف سيتم استخدام بيانات المراقبة؟ (على سبيل المثال، تقييم الأداء والأمن والتدريب)

   • من سيكون لديه حق الوصول إلى بيانات المراقبة؟

   • كيف ستتم حماية البيانات التي تم جمعها؟

   • ما هي حقوق الموظفين فيما يتعلق بالبيانات التي تم جمعها؟

   • كيف ستتعامل الشركة مع الشكاوى أو المخاوف المتعلقة بالمراقبة؟

   يجب أن تكون السياسة متاحة بسهولة للموظفين. وتتحمل الشركة مسؤولية إبلاغ الموظفين في الوقت المناسب بأي تغييرات تطرأ على هذه الوثيقة.

4. جعل ممارسات المراقبة مفتوحة وشفافة

   أطلع الموظفين على برامج التتبع وسياسات المراقبة. اشرح الغرض من المراقبة، على سبيل المثال، تقييم الأداء أو الأمن أو تعزيز الإنتاجية. الإفصاح عن نطاق المراقبة: ما هي البيانات التي سيتم جمعها، وما هي الأجهزة والأنشطة التي سيتم رصدها، وكيف سيتم استخدام البيانات.

   ضع في اعتبارك أن الموظفين قد لا يحبذون فكرة المراقبة في البداية. تأكد من معالجة مخاوفهم واعتراضاتهم المحتملة.

5. الحصول على موافقة الموظف

   تطلب منك معظم الولايات القضائية الحصول على موافقة صريحة من الموظفين على المراقبة، خاصةً بالنسبة لأشكالها الأكثر تطفلاً، مثل تسجيل ضغطات المفاتيح أو مراقبة كاميرا الويب. التوقيع على اتفاقية مكتوبة للتتبع هو الشكل الأكثر ملاءمة للحصول على الموافقة.

6. ضمان المراقبة العادلة والمتسقة

   تتطلب منك أخلاقيات مراقبة الموظفين تطبيق سياسات المراقبة بشكل متسق على جميع الموظفين، وتجنب الممارسات التمييزية. إذا قمت بمراقبة موظفين محددين أو فريق عمل معين فقط، فقد يشعرون بأنك لا تثق بهم ويحملون ضغينة ضدك أو ضد الموظفين الآخرين غير الخاضعين للمراقبة. بالإضافة إلى ذلك، قد يبدأ زملاؤهم في معاملتهم بشكل مختلف، مما قد يؤدي إلى تفاقم الأجواء في مكان العمل.

   حتى إذا كنت ترغب في تتبع أداء موظفين محددين فقط، فلا يزال من الأفضل المراقبة على نطاق واسع. فالمراقبة الواسعة ستمنحك المزيد من الرؤى حول سير العمل وقد تكشف لك عن أوجه القصور التي لم تكن على علم بها.

   يجب أن يعمل التتبع على تحديد الاتجاهات ومجالات التحسين، وليس للإدارة التفصيلية للموظفين الأفراد. راجع ممارسات المراقبة بانتظام للتأكد من أنها عادلة وفعالة وتخدم الهدف المحدد.

7. حماية الخصوصية وأمن البيانات

   حدّد نطاق جمع البيانات الضروري لتحقيق غرضك وابقَ في حدود هذا النطاق. تجنب بدقة مراقبة الأجهزة الشخصية للموظفين أو نشاطهم خارج ساعات العمل. إذا كان الموظف يستخدم أجهزته الشخصية للعمل، فيجب أن يكون لدى البرنامج إما خيار لإيقاف المراقبة يدويًا، أو التتبع التلقائي فقط خلال ساعات العمل المحددة مسبقًا.

   تجنب جمع المعلومات السرية إن أمكن. خلاف ذلك، استخدم إخفاء هوية البيانات، بحيث لا يمكن ربط البيانات بموظفين محددين.

   تنفيذ تدابير أمنية قوية لبيانات المراقبة المجمعة. استخدام كلمات مرور قوية ومصادقة ثنائية وتشفير البيانات حيثما أمكن. قصر الوصول إلى بيانات المراقبة على الموظفين المصرح لهم على أساس الحاجة إلى المعرفة.

قد يشبه الاستخدام الأخلاقي لبرمجيات مراقبة الموظفين السير على حبل مشدود حيث قد تؤدي خطوة واحدة خاطئة إلى تدمير ثقة الموظفين والتسبب في تداعيات قانونية. ومع ذلك، من خلال اتباع نهج مسؤول ومتوازن، يمكن للشركات التمتع بفوائد المراقبة دون المساس بالمبادئ الأخلاقية. تقع على عاتق الشركة مسؤولية إعطاء الأولوية للشفافية والإنصاف وموافقة الموظفين إذا كانت تسعى جاهدة لخلق بيئة عمل تُستخدم فيها التكنولوجيا لتعزيز الإنتاجية والأداء.