أي من موظفيك يمكن فصله دون أي خسارة للعمل؟

كيف يمكن لنظام المراقبة الآلي للموظفين المساعدة في إدارة الموارد البشرية في الشركات الصغيرة والمتوسطة وتوفير أموالك من خلال تحديد الموظفين الزائدين عن الحاجة.

يبدو أن أصعب جزء في عملية فصل الموظفين هو إبلاغ الشخص الذي لم يعد هناك حاجة لخدماته. والواقع أن الفصل عملية معقدة ومكلفة مثلها مثل عملية التوظيف.

A friend of mine who is a businessman could not get on with his new subordinate and six months later fired him explaining that the employee "did not understand the structure of the business." A month later the fired employee got hired by a competitor and after a short time he managed to achieve outstanding results in his new company. So my friend rather than admit his mistake (and it certainly was a mistake) came up with another explanation: competitors pay more.

To avoid such situations managers have to evaluate the effectiveness of employees basing the evaluation on objective criteria and not on some circumstantial evidence like "understanding of the structure of a business". Focusing on personal perceptions of an abstract good employee is a direct path to company's break-up.

To properly optimize your staff you need to establish exactly which actions are required to be taken for each task’s fulfillment. With automated time and attendance tracking when everyone in the company has an established set of applications and sites which he or she uses to perform their duties the "employee - function - tool" bundle works flawlessly. So those who fall out of this bundle you can dismiss relatively trouble-free.

Most companies which use automated time and attendance tracking systems identify four types of "superfluous employees".

سبب الفصل: لا يفعلون شيئًا

تعطي مراقبة نشاط الكمبيوتر صورة كاملة عن كيفية سير يوم عمل كل موظف. تُظهر تجربة مستخدمينا الذين لديهم 40 موظفًا أو أكثر أنه في أي فريق عمل يوجد على الأقل موظفان موجودان فعليًا في مكان العمل ولكنهما لا يؤديان أي وظائف مفيدة.

لا بأس تمامًا إذا قام الموظف بتسجيل الدخول إلى شبكة اجتماعية لمدة 15 دقيقة قبل بدء يوم العمل. ولكن إذا كان الأمر بدلاً من ذلك خمس ساعات يومياً من اللعب على الإنترنت فلديك كل الأسباب لإعادة النظر فيما إذا كنت بحاجة إلى هذا الموظف على الإطلاق.

The emergence of inveterate idlers in a company is possible if the company manager sees the problem of organizing labor as "resolved once and for all" and does not control the working process with a certain periodicity. Even the best of us tend to loosen up a bit when control is weakened.

Parting with the "slackers" normally does not carry risks as the real example of one of our users shows: one of the company’s department heads found out about the dismissal of one of his subordinates only two days after the latter stopped showing up at the office.

سبب الطرد: قيامهم بعمل شخص آخر

إذا كان أحد الموظفين يستخدم بشكل متكرر برامج أو مواقع لا تهدف إلى مساعدته أو مساعدتها على القيام بمسؤوليات الوظيفة الشخصية فقد يعني ذلك أن هذا الشخص يقوم بعمل شخص آخر. وفي الواقع، قد لا يكون لدى هؤلاء الموظفين أي مهام أو مشاريع خاصة بهم على الإطلاق، ويقضون وقتهم كله في عمل لا يمكن التحقق منه أو تقييمه باستخدام أي مقياس موضوعي.

في الشركات التي يقوم فيها المديرون التنفيذيون بتوزيع المسؤوليات بشكل مستقل بين الموظفين والتحكم في عمل أقسامهم، هناك دائمًا العديد من الموظفين الذين يمكن أن يعهد إليهم بمساندة شخص ما أو مساعدة فريق المشروع في بعض مجالات المشروع المحددة.

Parting with an "assistant" will be virtually trouble-free for company’s staff as employees who had previously used his or her services will do the work themselves. This promotes even distribution of the workload for all employees and wage fund can be reallocated in favor of more productive workers.

سبب الفصل: يحولون عملهم على الآخرين

وغالباً ما يسكنون في أقسام يكون لجميع الموظفين فيها وظائف متشابهة. وعادة ما تُسند مهمة ما إلى قسم ما ككل ويوزع الموظفون فيما بينهم المسؤوليات وعبء العمل اللازم لإنجاز المهمة.

على سبيل المثال، كان على ثلاثة موظفين في قسم الخدمات اللوجستية إدخال 1000 عنصر جديد في قاعدة البيانات خلال أسبوع. يمكن تنفيذ المهمة بدقة وفي الوقت المحدد، ولكن إذا نظرت إلى كيفية استخدام الموظفين الثلاثة لأجهزة الكمبيوتر في هذه المهمة ستجد أن اثنين منهم قضيا 95% من وقت العمل في قواعد بيانات الشركة وبرنامج Excel، بينما قضى الثالث 35% فقط من الوقت في ذلك. وهذا يعني أن عمل القسم بأكمله تم إنجازه فعليًا بواسطة شخصين من أصل ثلاثة.

وبالحكم من خلال التجربة، يمكن أن تنشأ هذه الحالة حتى في شركة لا يتجاوز عدد موظفيها 10 موظفين. فهناك دائمًا ثلاثة أو أربعة أشخاص يتحملون الجزء الأكبر من عبء العمل وبسبب ذلك يتولد لدى بقية الموظفين إحساس خاطئ بأن الأعباء الفردية يمكن أن تُلقى عليهم جزئيًا أيضًا.

سبب الفصل: يقومون بالكثير من العمل ولكنهم يعوقون أكثر مما يساعدون

كل موظف لديه مجموعة من الواجبات التي تنعكس في عقد العمل والوصف الوظيفي. وعليه أو عليها أن يؤديها. وحتى إذا انصرف الموظفون عن عملهم ليس بسبب شؤون شخصية بل بسبب الحاجة إلى مساعدة زميل لهم فإن ذلك يظل مشكلة.

ليس لدى المديرين التنفيذيين في الشركة القدرة على البحث في كمبيوتر كل موظف، لذلك من الممكن ألا يعلموا أبدًا أن مدير المبيعات في الشركة على سبيل المثال يستخدم برنامج Word أكثر من اللازم (لكتابة عروض الأعمال ويقوم أساسًا بعمل قسم التسويق) أو يستشير العملاء حول القدرات التقنية للمنتج كثيرًا (وهو عمل الدعم الفني) على الرغم من أن وظيفة مدير المبيعات الوحيدة هي البيع.

"Jacks of all trades" do a lot of things at once but either never bring any of them to the end or do all of them equally badly because they jump from task to task and are constantly distracted. Even if they are always heavily loaded with work and busy with something all the time it is impossible to measure their contribution into the cost of the product. And this is a reason enough to dismiss such employee.