شركات أوهايو: كيفية تنفيذ برامج مراقبة الموظفين دون مخاطر قانونية

اليوم، أصبحت برامج مراقبة الموظفين أداةً شائعةً في العديد من الشركات. فهي تساعد على حماية المعلومات الحساسة، وتحسين الإنتاجية، وتتبع الحضور، وإدارة فرق العمل عن بُعد، وتنفيذ العديد من المهام الأخرى.

في ممارساتها الرقابية، غالبًا ما تُركز الشركات على كيفية التتبع فقط. ما البرنامج المناسب؟ كيف يُمكن دمجه في أنظمتها الحالية؟ ما التنبيهات التي يجب ضبطها، وكم مرة يجب التحقق من إحصاءات الإنتاجية؟ في هذا المسعى، تتجاهل هذه الشركات الجوانب الأخلاقية والقانونية للمسألة: لماذا تُراقب، وما إذا كانت ممارساتها متوافقة مع القانون.

يختلف المشهد القانوني باختلاف كل بلد، بل وحتى ولاية. سنستكشف اليوم كيفية تطبيق مراقبة الموظفين في أوهايو بطريقة لا تتوافق مع القانون فحسب، بل تحترم فريقك أيضًا.

إخلاء مسؤولية: هذه المقالة لأغراض إعلامية فقط، وليست بديلاً عن الاستشارة القانونية. ننصحك باستشارة خبير قانوني قبل تطبيق نظام مراقبة الموظفين في شركتك.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

يشكل قانونان اتحاديان الأساس لشرعية مراقبة مكان العمل.

يحظر قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية (ECPA) التنصت والمراقبة المتعمدة لاتصالات الموظفين الشفهية والسلكية والإلكترونية. ومع ذلك، هناك استثناءان:

• يجوز لأصحاب العمل مراقبة اتصالات الموظفين التي تتم على الأجهزة المملوكة للشركة لأغراض تجارية مشروعة إذا كانت المراقبة روتينية وتم إخطار الموظفين.

• يمكن لأصحاب العمل مراقبة الموظفين إذا حصلوا على موافقتهم، عادةً من خلال اتفاقيات موقعة أو سياسات يتم الاعتراف بها أثناء التوظيف.

أوهايو ولايةٌ تُطبّق مبدأ الموافقة من طرف واحد. هذا يعني أنه يمكنك قانونيًا تسجيل أي محادثة طالما كنت أحد المشاركين فيها، أو إذا وافق طرف واحد على الأقل على التسجيل. لا حاجة للحصول على موافقة جميع أطراف المحادثة.

يحمي قانون علاقات العمل الوطني (NLRA) حقوق الموظفين في مناقشة الأجور وظروف العمل وتشكيل النقابات. لا يجوز للشركات استخدام المراقبة للتجسس على المناقشات الجماعية المحمية أو تثبيطها. إذا كان برنامجك يُنذر الموظفين بتعاونهم في قضايا العمل، فأنت في موقف قانوني ضعيف.

يُعزز قانون أوهايو خصوصية الموظفين بطرق محددة وفعّالة. وفيما يلي النقاط الرئيسية:

مراقبة الفيديو

يمكن أن تكون الكاميرات مفيدة للأمن، خاصةً في المستودعات، ومحلات البيع بالتجزئة، أو غيرها من المناطق المعرضة لخطر السرقة. يمكنك تركيب كاميرات الفيديو في:

• أرضيات العمل
• المداخل
• مواقف السيارات
• غرف الاستراحة (بحذر!)

مع ذلك، يتوقع الموظفون الخصوصية في بعض المناطق. لذلك، لا يُسمح بوضع كاميرات في:

• دورات المياه
• غرف تبديل الملابس
• تغيير المناطق
• مكاتب خاصة بدون إشعار

حتى في الأماكن المشتركة، كغرف الاستراحة، يُنصح بوضع لافتات مرئية تُشير إلى استخدام نظام المراقبة. وإلا، فقد يدّعي الموظفون أنهم يتوقعون الخصوصية، مما يُعرّضك لخطر رفع دعوى قضائية بتهمة انتهاك الخصوصية.

تسجيل صوتي

كما ذكرنا سابقًا، لا يمكن لأصحاب العمل تسجيل المحادثات دون موافقة طرف واحد على الأقل (على سبيل المثال، يمكن للمدير تسجيل اجتماع تأديبي مع موظف أو مكالمة هاتفية بين موظف وعميل بموافقة الموظف).

النشاط الرقمي

يتمتع أصحاب العمل في أوهايو بحقوق واسعة فيما يتعلق بأجهزة وشبكات الشركة. ولا يتوقع الموظفون عمومًا أي ضمان معقول للخصوصية عند استخدام:

• البريد الإلكتروني للشركة
• أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الهواتف الصادرة عن العمل
• منصات المراسلة الداخلية

وهذا يعني أنه يمكنك مراقبة ما يلي على هذه الأجهزة:

• سجل تصفح الإنترنت
• محتوى البريد الإلكتروني
• استخدام التطبيق
• أوقات تسجيل الدخول/الخروج
• الوصول إلى الملفات

مع ذلك، يجب أن تخدم مراقبة هذه الأنشطة غرضًا تجاريًا مشروعًا. كما يُحظر مراقبة الحسابات الشخصية للموظف أو أنشطته خارج العمل.

باختصار، بموجب قانون ولاية أوهايو، يُسمح بمراقبة الموظفين، لكن على أصحاب العمل احترام خصوصية الموظف. ينبغي على الشركات عدم استخدام المراقبة في الأماكن الخاصة، والحصول على موافقة مناسبة لتسجيل الصوت.

حتى لو لم ينص القانون صراحة على ضرورة الإفصاح، فإن عدم إبلاغ الموظفين بشأن المراقبة قد يفتح الباب أمام مزاعم انتهاك الخصوصية، خاصة إذا كانت المراقبة تبدو سرية أو مفرطة.

إن السياسة الواضحة والمكتوبة ليست مجرد ممارسة جيدة، بل هي درعك القانوني. فالسياسة الفعّالة لا تقتصر على الالتزام بمتطلبات الامتثال، بل تشمل:

• يحدد توقعات واضحة

• يزيل الغموض حول الخصوصية

• مستندات إقرار الموظف

• يحمي عملك في حالة النزاعات

• بناء ثقافة العدالة

يجب أن تكون سياسة مراقبة موظفيك واضحة وسهلة الفهم وشاملة. إليك ما يجب تغطيته:

نطاق الرصد

وضّح بوضوح أن جميع الأجهزة والشبكات والأنظمة المملوكة للشركة تخضع للمراقبة. اذكر أمثلةً: رسائل البريد الإلكتروني، واستخدام الإنترنت، ونقل الملفات، وتتبع نظام تحديد المواقع العالمي (GPS) (إن وجد)، ونشاط تسجيل الدخول.

ما الذي يتم تعقبه

كن دقيقًا. هل تسجل ضغطات المفاتيح؟ تراقب نشاط الشاشة؟ تتابع زيارات المواقع الإلكترونية؟ اذكرها. الغموض يُولّد التوتر والافتراضات.

غرض العمل

ينبغي أن توضح السياسة أسباب مراقبتك. على سبيل المثال:

• حماية بيانات العملاء الحساسة
• منع التهديدات الداخلية
• ضمان الامتثال للوائح الصناعة
• تقييم الإنتاجية
• الكشف عن الموظفين الذين يحتاجون إلى تدريب ودعم إضافي
• دعم إنتاجية الفريق عن بعد، وما إلى ذلك.

ستساعد هذه التوضيحات الموظفين على تخفيف التوتر وإدراك أن المراقبة هي مقياس للدعم وليس للعقاب.

لا يوجد توقع للخصوصية

وضّح بوضوح أن استخدام تكنولوجيا الشركة لا يضمن الخصوصية. إذا قام موظفٌ بفحص بريده الإلكتروني الشخصي أو زيارة موقع إلكتروني غير متعلق بالعمل، فقد يخضع هذا النشاط للمراقبة أيضًا.

حدود المراقبة

طمأنة الموظفين من خلال توضيح ما لن تفعله، على سبيل المثال:

• لا يجوز تسجيل الصوت بدون موافقة
• لا توجد كاميرات في المناطق الخاصة
• لا تتبع للأجهزة الشخصية أو السلوك خارج أوقات العمل

معالجة البيانات والوصول إليها

يجب إبلاغ الموظفين بمن يمكنه الوصول إلى بيانات المراقبة (على سبيل المثال، الموارد البشرية، وتكنولوجيا المعلومات، والمشرفين المباشرين) ومدة الاحتفاظ بها.

وينبغي للسياسة أيضًا أن تنص على التدابير الأمنية التي سيتم اتخاذها فيما يتعلق بالبيانات المجمعة والأغراض المشروعة التي سيتم استخدام المعلومات من أجلها.

الإقرار والموافقة

على كل موظف التوقيع على نموذج يؤكد قراءته وفهمه وموافقته على السياسة. احتفظ بهذه السجلات في ملف.

لا ينبغي أن يكون إطلاق برامج المراقبة عملية مراقبة. باتباع النهج الصحيح، يمكن أن يُحدث تغييرًا واضحًا وإيجابيًا.

إليك كيفية القيام بذلك بشكل صحيح:

الخطوة 1: تحدث إلى محامي العمل

قبل شراء برنامج أو صياغة سياسة، استشر محاميًا متخصصًا في قضايا العمل في ولاية أوهايو. سيساعدك هذا المحامي على فهم فروق قانون الولاية، وخاصةً فيما يتعلق بالتسجيل الصوتي ومتطلبات الخصوصية. هذا الاستثمار البسيط قد يجنّبك معارك قانونية مكلفة في المستقبل.

Step 2: Define Your "Why"

ما هي المشكلة التي تحاول حلها؟

• هل تتعامل مع مخاطر أمن البيانات؟

• هل تحاول تحسين الإنتاجية في فريق بعيد؟

• الاستجابة لمتطلبات الامتثال؟

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

الخطوة 3: صياغة سياسة واضحة تركز على الإنسان

اكتب سياستك بلغة بسيطة ومفهومة. تجنب المصطلحات القانونية. أضف أمثلة واقعية لتجنب الالتباس.

هذه السياسة ليست وثيقةً ساريةً لمرةٍ واحدة. يُرجى تحديثها مع تطور أعمالك أو تقنياتك أو اللوائح المعمول بها.

الخطوة 4: التواصل - لا تعلن

لا تُسقط السياسة فجأةً. اعقد اجتماعًا للفريق. اشرح أسباب التغيير. أجب عن الأسئلة. استمع إلى المخاوف.

لا تنظر إلى الأمر باعتباره سيطرة، بل باعتباره وضوحًا وحماية للشركة، وللعملاء، والموظفين.

ومن ثم، احصل على إقرار مكتوب من كل موظف.

الخطوة 5: اختر البرنامج الذي يحترم الحدود

قد لا تناسب جميع الأدوات أهدافك وبيئة عملك القانونية. ابحث عن برنامج مراقبة يتميز بما يلي:

• يسمح لك بتخصيص ما تتم مراقبته

• يوفر عناصر تحكم في الوصول تعتمد على الأدوار

• يقوم بتشفير البيانات ويدعم الاحتفاظ الآمن بها

• يتيح لك تعطيل الميزات التدخلية (مثل تسجيل الشاشة أو تسجيل ضغطات المفاتيح) ما لم يكن ذلك ضروريًا للغاية

ليس الخيار الأمثل دائمًا هو الأداة الأقوى. اختر ما يتوافق مع قيمك والتزاماتك القانونية.

الخطوة 6: تطبيق السياسة بشكل عادل ومتسق

التحيز قاتلٌ صامتٌ للثقة. إذا خضع موظفون مُحددون فقط للمراقبة، خاصةً إذا كانوا يتشاركون سمةً محميةً، فأنتَ تُعرِّض نفسك لدعاوى تمييز.

راقب باستمرار وشفافية، ولأسباب تجارية مشروعة فقط. تجنّب الإدارة التفصيلية.

من خلال فهم المشهد القانوني في ولاية أوهايو، والشفافية مع موظفيك، وتطبيق المراقبة بشكل عادل، يمكنك بناء مكان عمل حيث تسير المساءلة والثقة جنبًا إلى جنب.

لأن أفضل أنواع المراقبة ليس النوع الذي يراقب ما يفعله الناس - بل هو النوع الذي يساعدهم على القيام بعملهم على أفضل وجه.