مراقبة الموظفين: كيفية تجنب المزالق القانونية

لقد تحسنت التكنولوجيا في الآونة الأخيرة على قدم وساق. ويتزايد عدد الأشخاص النشطين على منصات التواصل الاجتماعي اليوم. وفي الوقت نفسه، لم يتحرك الإطار القانوني بنفس الوتيرة مما خلق فجوة كبيرة تتسع يومًا بعد يوم. وقد أدت سهولة الوصول إلى الأدوات الإلكترونية مثل الهواتف المحمولة والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة بالإضافة إلى الإنترنت إلى تقلص المسافة بين المراسلات الرسمية ووسائل التواصل الاجتماعي. ومن الطبيعي أن يكون هذا سببًا للقلق بالنسبة لأصحاب العمل حيث أن لديهم تخوفًا من إمكانية اختراق أمن البيانات الرسمية.

وهذا خطر يجب أن يسعى أصحاب العمل إلى معالجته. تتمثل إحدى طرق معالجة هذه المشكلة في وضع حدود وصياغة قواعد يجب على الموظفين اتباعها. ولصاحب العمل أيضًا خيار مراقبة استخدام موظفيهم لأنظمة تكنولوجيا المعلومات. ومع ذلك، هناك بعض الحقوق المتاحة للموظفين والتي يجب أن يكون أصحاب العمل على دراية بها. قد يكون لانتهاك هذه الحقوق تداعيات قانونية على صاحب العمل.

وينبغي تحديد ما هو مناسب وما هو غير مناسب بوضوح. يجب أن يكون صاحب العمل واضحًا في تفكيره حول هذا العامل. يجب عليه أيضًا أن يقرر ما إذا كان ينبغي مراقبة سلوك الموظف في هذا الأمر أم لا. يجب أن يكون واضحًا أيضًا فيما يتعلق بالكيفية التي يجب أن يتبعها في هذه العملية. هناك العديد من الطرق للقيام بهذه الفحوصات.

يجب على صاحب العمل أيضًا النظر فيما إذا كانت مراقبة استخدام الموظف لتكنولوجيا المعلومات بالكامل ضرورية أم لا. كما يجب عليه أيضًا أن يقيّم الآثار التي قد تترتب على الموظف. يجب على صاحب العمل استكشاف الطرق الأقل تطفلاً أيضًا قبل تشكيل أي مبادئ توجيهية في هذا الشأن. يجب توثيق هذه النقاط من قبلهم أثناء مناقشاتهم.

بمجرد وضع القواعد، يكون من واجب صاحب العمل توصيلها إلى الموظفين. من الأفضل دائمًا أن يعرف الموظفون ما يفترض أن يفعلوه وما لا يمكنهم فعله. وهذا أيضًا في صالح صاحب العمل حيث لا يمكن للموظف أن يتذرع لاحقًا بجهله بالقواعد. يجب مشاركة وثيقة السياسة هذه بالتفصيل مع الموظفين.

يمكن أن يؤدي عدم القيام بذلك إلى تعقيدات قانونية لصاحب العمل. يجب أن يكون الموظف على علم بحقيقة إمكانية مراقبة الموظف. في الواقع ينبغي تزويده بنسخة من وثيقة السياسة وتزويده بالتدريب أيضاً.

والآن بعد وضع السياسة، تقع على عاتق صاحب العمل مسؤولية تحديد الأشخاص المميزين للوظيفة. يجب أن يتم تخزين المعلومات التي يتم جمعها من الموظفين على هذا النحو وفقًا لأحكام القانون. من المنطقي أن يحافظ صاحب العمل على الحد الأدنى من قوة هؤلاء الموظفين الخاصين. كما ينبغي تقييد صلاحيات مراقبة هؤلاء الموظفين من أجل تجنب أي حالة من حالات التطفل غير القانوني.

الشيء الوحيد الذي يجب على أصحاب العمل أن يضعوه في الاعتبار دائمًا هو أن لكل موظف الحق في خصوصيته. وقد لوحظ اليوم أنه يُسمح للموظفين بإحضار أجهزتهم الخاصة إلى مكان العمل. يجب أن يكون لدى صاحب العمل فكرة واضحة حول ما يشكل حق الموظف في الخصوصية وما لا يشكل حقًا في الخصوصية. وينبغي أن يضمن عدم التعدي على هذا الحق تحت أي ظرف من الظروف. وقد لوحظ أن المحاكم تنظر بجدية إلى مثل هذه التعديات. وهناك خط رفيع للغاية يفصل بين ما ينبغي أن يُعامل على أنه خصوصية وما لا ينبغي أن يُعامل على أنه خصوصية.

يجب على صاحب العمل أن يعرف كيفية التوفيق بين هذه النقاط والتوصل إلى سياسة مراقبة صارمة ولكن فعالة ومقبولة قانونيًا تمامًا. يجب على صاحب العمل التأكد من عدم التعدي على خصوصية الموظف وفي نفس الوقت ضمان عدم المساس بأمن البيانات الرسمية. هذه مهمة موازنة صعبة يجب القيام بها.

رسائل البريد الإلكتروني هي وسائل الاتصال الرئيسية التي يمكن من خلالها تسريب البيانات السرية. ومع ذلك سيكون من غير العملي من جانب أصحاب العمل تقييد رسائل البريد الإلكتروني. قد تكون هناك أيضًا مشكلة في مراقبة كل اتصال عبر البريد الإلكتروني. هناك هيئات تنظيمية معينة لها الحق في طلب المعلومات وفقًا لأحكام القانون. وفي ظل هذه الظروف، يلتزم صاحب العمل بتقديم المعلومات المطلوبة.

يجب على صاحب العمل أن يكون حذراً من هذه الأحكام عند صياغة السياسات. وينبغي أن يحرص صاحب العمل على تضمين شرط الإفصاح هذا في وثيقة البوليصة وإلا فقد يُعتبر ذلك انتهاكاً.

تثقيف الموظف له أهمية قصوى

وغني عن البيان أنه ينبغي وضع سياسات المراقبة والالتزام بها. ومع ذلك، ينبغي أن يكون تثقيف الموظف بشأن الآثار المترتبة على هذه السياسة ذا أهمية قصوى. وينبغي أن تكون سياسة المراقبة سارية المفعول، ولا شك في ذلك، ولكن ينبغي استخدامها كورقة رابحة أخيرة. يجب أن يكون هناك تنسيق تام بين هذه السياسة والسياسات الأخرى للمنظمة. وفي الواقع، من الأفضل أن تكون بنود سياسة المراقبة جزءًا من عقد العمل نفسه.

يجب وضع السياسات واتباعها من أجل نجاح عمل المنظمة. ومن واجب الموظف التأكد من الالتزام الصارم بهذه السياسات. وفي الوقت نفسه، من واجب صاحب العمل ضمان عدم التعدي على حقوق الموظف في أي وقت من الأوقات. كما يجب على الموظف أيضًا أن يفهم أنه يجب الحفاظ على بعض اللياقة وعدم القيام بأي شيء يعرض أمن البيانات الرسمية للخطر تحت أي ظرف من الظروف. يجب الحفاظ على التوازن المثالي من أجل الأداء الفعال للمنظمة ككل.