برنامج مراقبة الموظفين في كولورادو: تخفيف عبء العمل على قسم الموارد البشرية وإدارة الفرق عن بُعد

تُعقّد ترتيبات العمل عن بُعد أو العمل المختلط العديد من مهام الموارد البشرية الروتينية. كيف تتم متابعة عملية التوظيف إذا كان الموظف الجديد في مدينة أخرى؟ كيف يتم تأكيد الحضور إذا كان الفريق مُوزّعًا في أنحاء الولاية؟ كيف يتم إعداد تقرير للإدارة؟

مشكلة أخرى هي عدم الاتساق. قد يتبع أحد المكاتب إجراءات واضحة ومتكررة، بينما يعتمد مكتب آخر على حلول بديلة. قد يكون أحد المدراء بارعًا في توجيه الموظفين الجدد ومتابعتهم، بينما يفترض مدير آخر أن الموظفين الجدد سيتعلمون ذلك بأنفسهم. لا يعني وجود موظف يعمل عن بُعد بالضرورة أنه غير منتج، ولكن يصعب متابعة عمله دون متابعة مستمرة.

في نهاية المطاف، تقع مسؤولية سد كل هذه الثغرات على عاتق قسم الموارد البشرية. إذ يتعين عليهم جمع التحديثات، وحل الالتباسات، وتقييم عمل الفرق المختلفة، وهو ما يستغرق وقتاً أطول ويكون أكثر تعقيداً في الترتيبات عن بُعد.

تُخفف منصة مراقبة الموظفين الجيدة العبء عن كاهل قسم الموارد البشرية، إذ تُصبح مساحةً تمكّن متخصصي الموارد البشرية وقادة الفرق من معرفة كيفية قضاء كل موظف لوقته، والأدوات التي يستخدمها، والعوامل التي تُعيق سير العمل. كما تُتيح لهم تتبع التغييرات في سير العمل واكتشاف مشكلات الأداء قبل تفاقمها. وبدلاً من مقارنة المكاتب بناءً على آراء غير موثقة، يُمكن للقيادة مقارنتها استنادًا إلى البيانات نفسها.

لكن المراقبة لا تغني عن الإدارة، بل تمنح قسم الموارد البشرية والقادة رؤية كافية لتقليل الوقت المُستغرق في جمع المعلومات وزيادة الوقت المُستغرق في العمل بناءً عليها.

بالنسبة للشركات التي تدير فرق عمل عن بعد أو فرق عمل هجينة، CleverControl يمكن أن تساعد هذه المنصة في مراقبة أنماط الإنتاجية بسهولة أكبر دون الحاجة إلى إضافة عملية إعداد تقارير يدوية أخرى. ويمكنها:

• أتمتة تسجيل الحضور ووقت العمل
• مراقبة عمليات العمل: ما يفعله كل فرد وما هي الأدوات التي يستخدمها
• إنشاء تقارير موجزة
• توحيد الرؤية عبر المكاتب وسير العمل
• وأكثر من ذلك بكثير.

غالباً ما تُتخذ قرارات التوظيف بناءً على معلومات غير مكتملة. يقول الفريق إنه مثقل بالأعباء، ويقول المدير إنه بحاجة إلى شخص آخر، فتتحرك إدارة الموارد البشرية لملء هذا المنصب.

في الواقع، لا تُعزى هذه المشكلة دائمًا إلى نقص الموظفين، بل غالبًا ما تكون إلى خلل في سير العمل، أو ازدواجية في المهام، أو ضعف في عملية تأهيل الموظفين الجدد، أو عدم كفاءة الإجراءات بين المكاتب. إن إضافة موظف جديد لا يحل المشكلة، بل يزيدها تعقيدًا.

إذا كان الفريق يعاني بالفعل من نقص في الموظفين، فإن المهمة تكمن في توظيف المرشح الأنسب تمامًا. إن الاطلاع على كيفية عمل الموظفين المتميزين في مناصب مماثلة، والأدوات التي يعتمدون عليها، ومواطن تراكم المهام، يساعد في صياغة توصيفات وظيفية أفضل. كما يُسهم ذلك في تحسين معايير الفرز وتسهيل عملية تسليم المهام بين مديري التوظيف ومسؤولي التوظيف.

بالنسبة لأصحاب العمل في كولورادو الذين يتنافسون على استقطاب المواهب، فإن هذا الأمر بالغ الأهمية. فمع وجود ملايين الوظائف الشاغرة في سوق العمل الأمريكي، يحتاج أصحاب العمل إلى التوظيف بعناية ودمج الموظفين الجدد بشكل جيد، وليس مجرد التوظيف السريع.

تُعدّ عملية التوظيف من أوضح المجالات التي يمكن لبرامج مراقبة الموظفين أن تقلل فيها من عبء العمل على قسم الموارد البشرية.

عندما تتم عملية التوظيف في مكاتب متعددة أو مواقع عمل عن بُعد، عادةً ما تتأثر عملية التناسق أولاً. قد يتلقى الموظفون الجدد نفس قائمة المهام على الورق، لكن تجربتهم الفعلية قد تختلف اختلافًا كبيرًا. شخص ما يتلقى إرشادات حول الأدوات التي يحتاجها، بينما يقضي آخر أسبوعًا كاملاً في التنقل بين التطبيقات، وانتظار الوصول، ومحاولة عدم الظهور بمظهر التائه على منصة زووم.

تساعد برامج المراقبة قسم الموارد البشرية على رؤية هذا الفرق في وقت مبكر جدًا.

إذا لم يستخدم الموظف الجديد الأنظمة المطلوبة، يمكن لقسم الموارد البشرية اكتشاف ذلك. وإذا تم تخصيص مواد تدريبية له ولم يتم فتحها، فسيتضح ذلك. وإذا كان الموظف الجديد عاطلاً عن العمل باستمرار، ويتنقل بين التطبيقات، أو يقضي وقتاً طويلاً في استخدام أدوات غير مناسبة، فقد يكون ذلك مؤشراً على حاجته للدعم بدلاً من النقد.

يُحدث نجاح عملية تأهيل الموظفين الجدد أثراً ملموساً على الأعمال، ولذلك يُعدّ اكتشاف المشكلات مبكراً أمراً بالغ الأهمية. توصي جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) بتتبع عملية التأهيل باستخدام مؤشرات مثل الوقت اللازم للوصول إلى الإنتاجية، ومعدل دوران الموظفين، ومعدل الاحتفاظ بهم، والأداء، وتقييمات الموظفين الجدد. كما تُشير الجمعية إلى أن عملية التأهيل الفعّالة تُرسّخ الأساس لإنتاجية وولاء طويل الأمد.

عملياً، يعني هذا أن بإمكان قسم الموارد البشرية التوقف عن التعامل مع عملية التوظيف كإجراء إداري روتيني، والبدء في اعتبارها عملية قابلة للملاحظة. وهذا أمر بالغ الأهمية، خاصةً عندما تكون الفرق موزعة جغرافياً، ولا يستطيع المديرون دائماً ملاحظة الصعوبات التي يواجهها الموظف الجديد دون أن يشعر بها.

ليست المشكلة في العمل عن بعد، بل في ضعف الرؤية.

في غياب الشفافية، يلجأ العديد من المدراء إلى خيارين سيئين: إما التدخل في أدق التفاصيل، أو ترك الأمور تسير بشكل شبه كامل دون تدخل حتى يحدث خطأ ما. وكلا الخيارين غير فعال.

يُوفّر برنامج مراقبة الموظفين حلاً وسطاً. إذ يُتيح للمديرين الاطلاع على توزيع عبء العمل، وأنماط الإنتاجية، ومعوقات سير العمل دون الحاجة إلى عقد اجتماعات مطوّلة لمتابعة سير العمل. كما يُمكنهم تقديم التوجيه بناءً على الأداء الفعلي، لا على التخمينات. ويُمكنهم أيضاً مقارنة أداء الفريق بين المكاتب بشكل أكثر عدلاً. بالإضافة إلى ذلك، يُمكنهم رصد علامات الإرهاق قبل أن يصبح الاحتراق الوظيفي أو تأخر المواعيد النهائية واضحاً.

هذا أحد أهم الأسباب العملية التي تدفع أصحاب العمل في كولورادو إلى البحث عن برامج مراقبة لفرق العمل عن بُعد. فالهدف ليس مراقبة كل نقرة، بل إدارة العمل بأقل قدر من الثغرات.

إن تطبيق نظام مراقبة الموظفين أكثر تعقيداً من مجرد تثبيت البرنامج على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بالفريق. وهناك أيضاً السياق القانوني الذي ينبغي على أصحاب العمل في كولورادو فهمه.

على المستوى الفيدرالي، قانون خصوصية الاتصالات الإلكترونية يحمي هذا النظام الاتصالات السلكية والشفوية والإلكترونية. في بيئات العمل، غالبًا ما يتمتع أصحاب العمل بصلاحيات أوسع لمراقبة الاتصالات على أنظمة الشركة لأسباب تجارية مشروعة، لكن هذا لا يمنحهم سلطة مطلقة.

لكن NLRB وقد حذرت من أن المراقبة الإلكترونية المتطفلة يمكن أن تتدخل في حقوق الموظفين المنصوص عليها في المادة 7، بما في ذلك حقهم في مناقشة الأجور وظروف العمل أو الانخراط في أنشطة جماعية محمية أخرى.

تُضيف ولاية كولورادو بعض النقاط التي ينبغي على أصحاب العمل معرفتها. أولاً، تُعتبر كولورادو عموماً ولاية تتطلب موافقة طرف واحد لتسجيل المحادثات، وهو أمر أقل تقييداً من الولايات التي تتطلب موافقة جميع الأطراف، مع ذلك، لا ينبغي لأصحاب العمل أن يفترضوا أن جميع ممارسات التسجيل خالية من المخاطر.

ثانياً، موظفو كولورادو في القطاع الخاص لهم الحق يحق للموظفين الاطلاع على ملفاتهم الشخصية والحصول على نسخ منها سنوياً على الأقل عند الطلب، كما يحق للموظفين السابقين الاطلاع عليها مرة واحدة بعد انتهاء خدمتهم. وهذا ما يجعل توثيق المعلومات وحفظ السجلات بشكل منتظم أمراً بالغ الأهمية.

لا ينبغي أن يحل هذا القسم محل المشورة القانونية، ولكنه يشرح لماذا يجب على أصحاب العمل أن يكونوا متعمدين بشأن سياسات المراقبة وإخطار الموظفين والغرض التجاري من وراء أي أدوات تتبع يستخدمونها.

إلى جانب السياق القانوني، يوجد سياق أخلاقي. إذا كنت ترغب في معرفة كيفية جعل المراقبة متوافقة ليس فقط مع القانون بل وأخلاقية أيضًا، فراجع هذه المقالة.

لا تُعدّ جميع أدوات المراقبة مفيدة بنفس القدر للموارد البشرية، خاصةً في الشركات التي لديها فرق عمل عن بُعد أو موزعة جغرافيًا. يجب أن يكون الحل الأمثل كما يلي:

• يجمع بين الوضوح والبساطة
• يسمح برؤية الأنماط بسرعة
• يتيح ذلك مقارنة الفرق دون الحاجة إلى إنشاء التقارير يدويًا
• ينبغي أن تكون البيانات والتقارير مفهومة دون الحاجة إلى تدريب خاص.

ميزات مفيدة يجب البحث عنها في برامج مراقبة الموظفين:

• لوحات معلومات مركزية
• مراقبة الحضور
• تتبع ساعات العمل
• رؤى حول استخدام التطبيق والنشاط

بالنسبة لشركات كولورادو، لا يقتصر دور برامج مراقبة الموظفين على الإشراف فحسب، بل إنها في أفضل حالاتها وسيلة لجعل إدارة الموارد البشرية أكثر كفاءة وإدارة الفريق أكثر اتساقاً.

عند استخدامها بشكل مدروس، يمكن لمنصة مثل CleverControl أن تساعد قسم الموارد البشرية على قضاء وقت أقل في جمع المعلومات ووقت أطول في تحسين تجربة الموظفين، ودعم المديرين، وبناء فرق موزعة تعمل بشكل جيد معًا.

تعرف على كيف تساعد CleverControl فرق الموارد البشرية والمديرين على مراقبة سير العمل، وتبسيط عملية التوظيف، وإدارة الموظفين عن بعد عبر مكاتب متعددة.