As Peter Drucker, one of the most influential theorists of management of the XX century once said: "If you can't measure it, you can't manage it." During the period of growth, every company thinks about the introduction of staff performance assessment. We asked professional HR-manager to anonymously share the experiences and tell how to start setting goals for employees and evaluate the quality of their performance.
"I used to work in a small company, where there was neither an evaluation system nor any rules of bonuses review. Wages were increased for those who asked for it or those who, according to the line manager’s opinion, worked well, although every manager had different criteria of "good work". Once a year, all line managers gathered for a meeting and had a heated debate about who is more worthy of a promotion. The budget was not big enough to bring all proposals to life, and so every time there would be someone who believed that his or her team were underestimated. The solution to this problem was right in front of us - to develop a transparent evaluation system that shows to both managers and employees what is actually important in the work and what later can be evaluated by the company."
تحديد الأهداف
كان من الأسهل بالنسبة لي، بصفتي مديراً للموارد البشرية، أن أقوم بتطوير نظام التقييم بنفسي. لكن عندئذ، أولاً، قد تفوتني بعض التفاصيل المهمة حول إجراءات عمل الأقسام المختلفة، وثانياً، قد أواجه مقاومة الزملاء لأداة التقييم الجديدة إذا فشلت في إشراكهم في عملية التطوير. لذا، اقترحت أولاً وقبل كل شيء، اقترحت على زملائي من الأقسام الأخرى أن يجتمعوا معًا ويشكلوا مجموعة عمل لتطوير نظام جديد لقياس الأداء.
تحدثنا عن الأهداف التي أردنا جميعًا تحقيقها: أي مكانة في السوق نريد أن نحظى بها، وما هو مستوى الجودة وخدمة العملاء التي نريد تقديمها، ونوع العلاقة التي نريد أن نراها في شركتنا، وما إلى ذلك. قمنا بتقسيم هذه الأهداف العامة إلى أهداف مستهدفة أصغر لكل مدير وموظف. وهنا يمكننا استخدام مؤشرات مثل معدل الإنتاج والتكاليف والمبيعات ورضا العملاء. في حالتنا، على سبيل المثال، كانت معايير التقييم لرئيس قسم المبيعات هي تنفيذ خطة المبيعات، ومعدل الدوران في القسم، وتطوير الفريق، ومعدل رضا العملاء.
مقياس التصنيف
Each indicator must be evaluated somehow. We chose a five-point rating scale for each indicator: Well Above Expectations – Above Expectations – As Expected – Below Expectations – Well Below Expectations. It is undesirable to use five-point scales such as numbers from zero to four or letters from A to F. Culturally they are associated with the school marks and prevent objective approach to the assessment because any mark that is less than "3" or "B" will seem to be a bad result. For each mark, we have appointed the corresponding indicator scale. For example, the implementation of sales plan of less than 60% was evaluated as "Well Below Expectations", 61-80% - "Below Expectations", 81-100% - "As Expected" 101-120% - "Above Expectations", and more than 120% - "Well Above Expectations." The same went for every other indicator.
لحظة الحقيقة
قررنا إجراء تقييم فعالية الموظفين مرة واحدة في السنة. في المرة الأولى أجريناه في وضع اختباري وحذرنا من أنه لن يتم اتخاذ أي قرار سلبي. وبهذه الطريقة حاولنا تقليل القلق بشأن الحدث الجديد والتحقق أيضًا من صحة المعايير المختارة. يعد الاجتماع مع الموظف لمناقشة نتائج عمله أو عملها تتويجاً للحدث بأكمله. إنه يؤثر على الحالة المزاجية للأشهر القليلة القادمة من العمل ويجب أن يظل إيجابيًا.
بعد اختبار التقييم الأول، اتفق فريق الإدارة لدينا على أنه كان تمريناً مفيداً جداً للفريق بأكمله. بالطبع، كانت هناك أشياء يجب تغييرها، لكننا اخترنا الحفاظ على المبادئ الأساسية. لذلك حددنا عدة توصيات من أجل أن يعود التقييم بمزيد من الفائدة على الجانبين:
الجو الإيجابي. تساعدك الأجواء الإيجابية على أن يكون لديك تواصل أكثر انفتاحًا، والتواصل المفتوح بدوره يتيح لك أن تكون على وفاق مع الموظفين ويلهمهم لتحقيق إنجازات جديدة.
اسمع ابدأ بسؤال الموظف عن كيفية تقييمه لعمله/عملها. استمع وقدم تعليقاتك.
الثناء! لاحظ عندما يعمل الموظف بشكل جيد. ينسى بعض المديرين القيام بذلك ويعتبرون العمل الجيد أمراً مفروغاً منه. وفي الوقت نفسه من خلال ملاحظة نجاح الموظفين، فإنك تعزز نفسياً سلوكهم الجيد. أخبر الموظف كيف أن جهوده تساعدك كمدير على تحقيق أهداف القسم والشركة - أهدافها العامة.
مستقبل رائع. أخبر الموظف أو الموظفة عن آفاق المستقبل الذي ينتظره أو تنتظره إذا أتقن المهارات التي لم يتم تطويرها في الوقت الحالي. أشعل الحماس بالأفكار حول المستقبل!
ماذا تفعل إذا لم تتمكن من تحقيق جميع الأهداف؟
التطوير بدلاً من السوط. عند مناقشة إخفاقات الموظف، خذ وقتًا كافيًا لمناقشة تطوير مهاراته أو مهاراتها. اكتشف سبب فشل الموظف في تحقيق الأهداف. سيساعده ذلك على تحقيقها في المرة القادمة. ناقشوا معًا الخطوات المحددة لتطوير المهارات اللازمة.
“No” to making it personal. When estimating the areas in which the employee was not successful, always discuss specific examples when the employee was wrong, do not say "you cannot do it" or "you are not able to" or any other negative personality characteristics. Explain how his or her bad work affects the overall results.
A year after the first evaluation, I began to notice that during job interviews the managers often mentioned the assessment system as a confirmation of the principles of transparency and equity in the company. Two years later, the staff began to drop by the HR-department to find out the date of the next scheduled assessment, because they wanted to discuss their personal development with their superior as soon as possible. I felt that the assessment has become a natural process in our working lives. In addition, the term "chief’s pet" has disappeared from the vocabulary of our team, because now everybody has an equal chance of success during the productivity assessment.
Before you implement this kind of system in your company, enlist the support of your colleagues. Move from general to personal: the company's goal - the goal of a department - the goal of an employee - specific indicators. Praise, but also do not forget about the development. And help your employees become better!
