العصا والجزرة: 6 مبادئ للتقييم الناجح للموظفين
As Peter Drucker, one of the most influential theorists of management of the XX century once said: "If you can't measure it, you can't manage it." During the period of growth, every company thinks about the introduction of staff performance assessment. We asked professional HR-manager to anonymously share the experiences and tell how to start setting goals for employees and evaluate the quality of their performance.
"I used to work in a small company, where there was neither an evaluation system nor any rules of bonuses review. Wages were increased for those who asked for it or those who, according to the line manager’s opinion, worked well, although every manager had different criteria of "good work". Once a year, all line managers gathered for a meeting and had a heated debate about who is more worthy of a promotion. The budget was not big enough to bring all proposals to life, and so every time there would be someone who believed that his or her team were underestimated. The solution to this problem was right in front of us - to develop a transparent evaluation system that shows to both managers and employees what is actually important in the work and what later can be evaluated by the company."
تحديد الأهداف
كان من الأسهل بالنسبة لي، بصفتي مديراً للموارد البشرية، أن أقوم بتطوير نظام التقييم بنفسي. لكن عندئذ، أولاً، قد تفوتني بعض التفاصيل المهمة حول إجراءات عمل الأقسام المختلفة، وثانياً، قد أواجه مقاومة الزملاء لأداة التقييم الجديدة إذا فشلت في إشراكهم في عملية التطوير. لذا، اقترحت أولاً وقبل كل شيء، اقترحت على زملائي من الأقسام الأخرى أن يجتمعوا معًا ويشكلوا مجموعة عمل لتطوير نظام جديد لقياس الأداء.
تحدثنا عن الأهداف التي أردنا جميعًا تحقيقها: أي مكانة في السوق نريد أن نحظى بها، وما هو مستوى الجودة وخدمة العملاء التي نريد تقديمها، ونوع العلاقة التي نريد أن نراها في شركتنا، وما إلى ذلك. قمنا بتقسيم هذه الأهداف العامة إلى أهداف مستهدفة أصغر لكل مدير وموظف. وهنا يمكننا استخدام مؤشرات مثل معدل الإنتاج والتكاليف والمبيعات ورضا العملاء. في حالتنا، على سبيل المثال، كانت معايير التقييم لرئيس قسم المبيعات هي تنفيذ خطة المبيعات، ومعدل الدوران في القسم، وتطوير الفريق، ومعدل رضا العملاء.
مقياس التصنيف
يجب تقييم كل مؤشر بطريقة ما. اخترنا مقياس تقييم من خمس درجات لكل مؤشر: فوق التوقعات بكثير - فوق التوقعات - فوق التوقعات - كما هو متوقع - أقل من التوقعات - أقل من التوقعات - أقل من التوقعات بكثير. من غير المرغوب فيه استخدام مقاييس من خمس نقاط مثل الأرقام من صفر إلى أربعة أو الحروف من "أ" إلى "و"، فهي ترتبط ثقافيًا بعلامات المدرسة وتمنع اتباع نهج موضوعي في التقييم لأن أي علامة أقل من "3" أو "ب" ستبدو نتيجة سيئة. لكل علامة، قمنا بتعيين مقياس المؤشر المقابل لها. على سبيل المثال، تم تقييم تنفيذ خطة المبيعات بنسبة أقل من 60% على أنها "أقل بكثير من التوقعات"، و61-80% - "أقل من التوقعات"، و81-100% - "كما هو متوقع"، و101-120% - "فوق التوقعات"، وأكثر من 120% - "فوق التوقعات". وينطبق الأمر نفسه على كل مؤشر آخر.
لحظة الحقيقة
قررنا إجراء تقييم فعالية الموظفين مرة واحدة في السنة. في المرة الأولى أجريناه في وضع اختباري وحذرنا من أنه لن يتم اتخاذ أي قرار سلبي. وبهذه الطريقة حاولنا تقليل القلق بشأن الحدث الجديد والتحقق أيضًا من صحة المعايير المختارة. يعد الاجتماع مع الموظف لمناقشة نتائج عمله أو عملها تتويجاً للحدث بأكمله. إنه يؤثر على الحالة المزاجية للأشهر القليلة القادمة من العمل ويجب أن يظل إيجابيًا.
بعد اختبار التقييم الأول، اتفق فريق الإدارة لدينا على أنه كان تمريناً مفيداً جداً للفريق بأكمله. بالطبع، كانت هناك أشياء يجب تغييرها، لكننا اخترنا الحفاظ على المبادئ الأساسية. لذلك حددنا عدة توصيات من أجل أن يعود التقييم بمزيد من الفائدة على الجانبين:
الجو الإيجابي. تساعدك الأجواء الإيجابية على أن يكون لديك تواصل أكثر انفتاحًا، والتواصل المفتوح بدوره يتيح لك أن تكون على وفاق مع الموظفين ويلهمهم لتحقيق إنجازات جديدة.
اسمع ابدأ بسؤال الموظف عن كيفية تقييمه لعمله/عملها. استمع وقدم تعليقاتك.
الثناء! لاحظ عندما يعمل الموظف بشكل جيد. ينسى بعض المديرين القيام بذلك ويعتبرون العمل الجيد أمراً مفروغاً منه. وفي الوقت نفسه من خلال ملاحظة نجاح الموظفين، فإنك تعزز نفسياً سلوكهم الجيد. أخبر الموظف كيف أن جهوده تساعدك كمدير على تحقيق أهداف القسم والشركة - أهدافها العامة.
مستقبل رائع. أخبر الموظف أو الموظفة عن آفاق المستقبل الذي ينتظره أو تنتظره إذا أتقن المهارات التي لم يتم تطويرها في الوقت الحالي. أشعل الحماس بالأفكار حول المستقبل!
ماذا تفعل إذا لم تتمكن من تحقيق جميع الأهداف؟
التطوير بدلاً من السوط. عند مناقشة إخفاقات الموظف، خذ وقتًا كافيًا لمناقشة تطوير مهاراته أو مهاراتها. اكتشف سبب فشل الموظف في تحقيق الأهداف. سيساعده ذلك على تحقيقها في المرة القادمة. ناقشوا معًا الخطوات المحددة لتطوير المهارات اللازمة.
"لا" لجعل الأمر شخصيًا. عند تقدير المجالات التي لم يكن الموظف ناجحًا فيها، ناقش دائمًا أمثلة محددة عندما كان الموظف مخطئًا، ولا تقل "لا يمكنك القيام بذلك" أو "أنت غير قادر على ذلك" أو أي سمات شخصية سلبية أخرى. اشرح كيف يؤثر عمله أو عملها السيئ على النتائج الإجمالية.
بعد عام من التقييم الأول، بدأت ألاحظ أنه خلال المقابلات الوظيفية كان المديرون يذكرون نظام التقييم في كثير من الأحيان كتأكيد لمبادئ الشفافية والإنصاف في الشركة. وبعد ذلك بعامين، بدأ الموظفون يتوجهون إلى قسم الموارد البشرية لمعرفة موعد التقييم التالي المقرر، لأنهم أرادوا مناقشة تطورهم الشخصي مع رؤسائهم في أقرب وقت ممكن. شعرت أن التقييم أصبح عملية طبيعية في حياتنا العملية. بالإضافة إلى ذلك، اختفى مصطلح "حيوان الرئيس الأليف" من مفردات فريقنا، لأن الجميع الآن لديهم فرصة متساوية في النجاح أثناء تقييم الإنتاجية.
قبل أن تطبق هذا النوع من النظام في شركتك، احصل على دعم زملائك. انتقل من العام إلى الشخصي: هدف الشركة - هدف القسم - هدف الموظف - هدف الموظف - مؤشرات محددة. امدح، ولكن لا تنسى أيضًا التطوير. وساعد موظفيك على أن يصبحوا أفضل!
