يُعد أداء الموظفين حجر الأساس لأي عمل تجاري يسعى للبقاء في المنافسة. فالموظفون ذوو الأداء العالي يعززون الأرباح ورضا العملاء، مما يخلق صورة إيجابية للشركة.
مراقبة أداء الموظفين أمر ضروري لفهم المساهمات الفردية، وتحديد مجالات التحسين، ومكافأة أصحاب الأداء المتميز. فالإجراءات المناسبة لدعم الإنتاجية هي المفتاح لمساعدة كل موظف والشركة على إظهار إمكاناتهم الحقيقية. ومع ذلك، فإن الأداء مصطلح واسع؛ إذ قد يختلف معناه باختلاف المؤسسة والمجال والمنصب. فما الذي ينبغي على المدير تقييمه بالضبط، وما هي أفضل طريقة للقيام بذلك؟ سنجيب عن هذه الأسئلة في هذا المقال.
كيف يُقاس أداء الموظفين؟
في الفهم التقليدي، يُعرَّف أداء الموظف بأنه جودة العمل المُنتَج وكفاءته وكميته.
الجودة
لتقييم جودة العمل، ينبغي التحقق مما إذا كان عمل الموظف يلبي التوقعات ومعايير الصناعة/الشركة. لاحظ ما إذا كان الموظف قد حقق أهدافه وبذل قصارى جهده أثناء العمل على المهمة. وبحسب المجال والمنصب، يمكن أن تشمل المقاييس النوعية:
- رضا العملاء: مدى رضا العملاء عن عمل الموظف؛ ومدى جودة وسرعة تعامله مع طلباتهم؛ وما إذا كان يلتزم بمدونة السلوك، وما إلى ذلك.
- العمل الجماعي والتعاون: مدى قدرة الموظف على العمل مع الآخرين، والمساهمة في أهداف الفريق، ودعم الزملاء.
- المبادرة: ما إذا كان الموظف قادرًا على تولي مهام جديدة، واقتراح أفكار جديدة، وحل المشكلات بشكل مستقل.
- القدرة على التكيف: مدى مرونة الموظف في التعامل مع المواقف المتغيرة والتحديات الجديدة.
- التواصل: مدى فعالية تواصل الموظف مع الزملاء والعملاء والإدارة.
الكمية
تشير الكمية إلى ناتج الموظف - عدد العناصر المُنتَجة. قد يبدو أن الكمية لا يمكن قياسها إلا في التصنيع، ولكن في الواقع يمكن أن تشير إلى أي عنصر، بما في ذلك غير الملموس: المبيعات المحققة، والمشاريع المُنجزة، والمكالمات التي تم إجراؤها، وما إلى ذلك.
الكفاءة
تقيس الكفاءة مدى سرعة وفعالية إنجاز المهام، مثل الوقت المستغرق لكل وحدة مُنتَجة أو زمن الاستجابة لخدمة العملاء. وتتعلق بالوفاء بالمواعيد النهائية، وإنجاز المهام في الوقت المحدد دون التضحية بالجودة، واستخدام أكثر الأساليب كفاءة لتحقيق أهداف العمل. ويمكن قياس الكفاءة من خلال:
- العناصر المُنتَجة/المهام المُنجزة لكل ساعة/يوم/شهر؛
- وقت تعطل الآلات - الوقت الذي تكون فيه المعدات غير قابلة للتشغيل بسبب الصيانة أو الأعطال أو مشكلات أخرى؛
- استهلاك المواد والهدر - كمية المواد أو اللوازم المستخدمة أو المُتخلَّص منها؛
- زمن الدورة - الوقت المستغرق لإنجاز عملية من البداية إلى النهاية؛
- العيوب لكل وحدة - عدد الأخطاء أو العيوب الموجودة في وحدة الإنتاج.
الاندماج الوظيفي
تُعطي العديد من المؤسسات الحديثة اليوم الأولوية لرفاهية الموظفين واندماجهم الوظيفي جنبًا إلى جنب مع المقاييس التقليدية. وهذا نهج منطقي تمامًا. فالموظفون غير المندمجين يتغيبون عن العمل بشكل أكثر تكرارًا، ويكونون أقل إنتاجية، ويؤثرون سلبًا على زملائهم وعملائهم. إذ تتكبد الشركات خسائر كبيرة بسبب ضعف الإنتاجية وارتفاع معدل دوران الموظفين المرتبط بضعف الاندماج الوظيفي، في حين تُظهر الفرق شديدة الاندماج ربحية أعلى بشكل ملحوظ.
عند قياس الاندماج الوظيفي، يمكن للمديرين النظر في:
- مستوى الرضا الوظيفي العام؛
- رضا الموظف عن التوازن بين العمل والحياة الشخصية؛
- تصور الموظف لفرص النمو والتطور الوظيفي داخل الشركة؛
- الرضا عن ثقافة الشركة؛
- معدل دوران الموظفين الطوعي/غير الطوعي؛
- التغيب عن العمل.
مقاييس أداء أخرى
بالإضافة إلى الكمية والجودة والكفاءة والاندماج الوظيفي، قد يكون من المفيد النظر في المقاييس السلوكية التي قد تؤثر أيضًا على الأداء:
- أخلاقيات العمل: تفاني الموظف والتزامه واحترافيته.
- الحضور والالتزام بالمواعيد: موثوقية الموظف والتزامه بجداول العمل.
- الامتثال: التزام الموظف بسياسات الشركة وإجراءاتها ولوائحها.
6 طرق لمراقبة أداء الموظفين
مراجعات الأداء الدورية
مراجعة الأداء هي عملية منهجية لتقييم أداء الموظف مقابل الأهداف والتوقعات المحددة مسبقًا. إنها طريقة رائعة لمناقشة الإنجازات، والكشف عن مجالات التحسين، ووضع أهداف جديدة.
تتطلب مراجعات الأداء استعدادًا واسعًا. ابدأ بوضع توقعات واضحة: حدد المسؤوليات وتوقعات الأداء، وضع أهدافًا واضحة وقابلة للقياس. راقب أداء الموظف خلال فترة زمنية معينة واجمع المقاييس الكمية والنوعية. وستكون ملاحظات المديرين والزملاء والعملاء إسهامًا قيّمًا في الصورة العامة للأداء.
أثناء المراجعة، حاول تهيئة بيئة مريحة ومنفتحة للنقاش. قدّم كلًا من التعزيز الإيجابي والملاحظات البنّاءة حول مجالات التحسين. كن محددًا - قدّم أمثلة تدعم ملاحظاتك. شجّع الموظف على مشاركة وجهة نظره ومخاوفه. وفي نهاية المراجعة، ضع خطة لمعالجة مشكلات الأداء ومجالات التحسين.
تكون مراجعات الأداء فعّالة عندما تُجرى بانتظام. ومع ذلك، لا تزال العديد من الشركات تكتفي بإجرائها مرة أو مرتين سنويًا فقط، وهو أمر نادرًا ما يكون كافيًا.
اللقاءات الفردية
يفضّل كثير من الموظفين الحصول على ملاحظات منتظمة بدلاً من المراجعات السنوية فقط. واللقاءات الفردية طريقة رائعة لسد الفجوة بين مراجعات الأداء والبقاء على اطلاع بسير العمل. فبينما تركز مراجعات الأداء بشكل أساسي على الأداء السابق وتغطي فترات زمنية أطول، تُستخدم اللقاءات الفردية للحفاظ على التواصل المنتظم والتأكد من أن كل شيء يسير على المسار الصحيح. وعادةً ما تحدث بشكل أكثر تكرارًا، غالبًا أسبوعيًا أو كل أسبوعين، وتكون أقل رسمية. وتركز هذه اللقاءات على مشاريع محددة، ومعالجة المهام اليومية، وتقديم الدعم في الوقت المناسب.
برامج مراقبة الموظفين
تُعد برامج مراقبة الموظفين أداة قيّمة لمراقبة الأداء. فهي تجمع بيانات واسعة حول استخدام الموظف للحاسوب، مما يتيح معرفة أين يذهب وقت العمل وكيف تُستخدم موارد الشركة، لضمان الامتثال لسياسات الشركة وتعزيز الأمان.
تجمع برامج مراقبة الموظفين بيانات النشاط وتحللها، وتعرضها في صورة رسوم بيانية توضح اتجاهات الإنتاجية والحضور واستخدام البرامج والإنترنت. وتوفر الأدوات المتقدمة ميزات إضافية، مثل البث المباشر لشاشات الموظفين، مما يتيح لك رؤية ما يعملون عليه. كما يوفر CleverControl، البرنامج الرائد لمراقبة أداء الموظفين، ميزة تسجيل الشاشة التي تتيح لك مراجعة نشاط الموظف بالتفصيل في أي وقت تحتاج إليه - على سبيل المثال، لتوضيح نشاط غير معتاد أو لإلقاء نظرة أقرب على سير عمل محدد.
توفر برامج مراقبة الموظفين على المديرين قدرًا كبيرًا من الوقت والجهد. فبدلًا من مراجعة تقارير الأداء والحضور يدويًا، يمكنهم الحصول على الإحصاءات بنقرة واحدة. وبفضل وظائفها الشاملة وتحليلها المتعمق، يمكن استخدام هذه البرامج كوسيلة لمراقبة أداء الموظفين بمفردها أو بالاشتراك مع طرق أخرى. فعلى سبيل المثال، يمكن استخدام المعلومات المجمعة في مراجعات الأداء السنوية. كما يمكن استخدام برامج مراقبة الموظفين لجمع المقاييس النوعية ومقاييس الكفاءة وتقييم اندماج الموظفين.
يتطلب تطبيق برامج مراقبة الموظفين الشفافية واحترام الخصوصية. استخدمها لقياس الإنتاجية وتحديد مجالات التحسين. اجمع فقط البيانات الضرورية بشكل صارم، وتأكد من الامتثال للقوانين واللوائح المعمول بها. ويُنصح بإبلاغ الموظفين بالمراقبة وشرح أغراضها لتجنب خلق ضغط غير ضروري ومشكلات ثقة.
برامج إدارة المهام
تُعد برامج إدارة المهام أداة قيّمة أخرى لتتبع الأداء. فبينما تتتبع برامج مراقبة الموظفين النشاط العام للموظف، ووقت الخمول/النشاط، ومصادر التشتيت، تركز برامج إدارة المهام على مشاريع ومهام محددة. ويمكن لهذه الأنظمة مراقبة تقدم مهام الموظف، مما يتيح لك تحديد المشكلات المحتملة مبكرًا وتقديم الدعم في الوقت المناسب. ستتمكن من رؤية المدة التي يستغرقها الموظف لإنهاء المهمة، وتتبع تقدمه، ومساءلته عن الوفاء بالمواعيد النهائية. ويمكنك مراقبة عبء العمل لكل موظف، وإعادة توزيعه بالتساوي عبر الفريق، والكشف عن أصحاب الأداء المتميز والموظفين الذين يواجهون صعوبات.
تعمل برامج إدارة المهام بشكل جيد لجمع مقاييس الأداء الكمية والنوعية ومقاييس الكفاءة. وللاستفادة القصوى من هذه الأدوات، ضع أهدافًا واضحة وقابلة للتحقيق لكل موظف، وتتبّع التقدم، وقدّم ملاحظات في الوقت المناسب.
تقييمات الأقران
تقييمات الأقران هي الحصول على ملاحظات حول أداء الموظف من زملائه. وتكمّل هذه التقييمات ملاحظات المديرين والمرؤوسين، وتقدم منظورًا قيّمًا مختلفًا. علاوة على ذلك، قد يشعر الموظفون بمزيد من الاندماج والتقدير عندما يشارك زملاؤهم في تقييم أدائهم.
لتشجيع الملاحظات الصادقة، تأكد من أن التقييمات مجهولة الهوية وتركز على مهارات وسلوكيات محددة ذات صلة بدور الموظف.
التقييم الذاتي
إشراك الموظفين في تقييم أدائهم طريقة قيّمة للمراقبة. فهي تعزز المساءلة، وتحسّن الاندماج الوظيفي، وتُظهر منظورًا فريدًا. ويحصل الموظفون على فرصة للتعبير عن أفكارهم حول أدائهم ومهامهم وزملائهم، ومخاوفهم واقتراحاتهم المحتملة.
يمكن أن يساعد التقييم الذاتي الموظفين على تطوير فهم أفضل لنقاط قوتهم وضعفهم. بل يمكنه حتى تعزيز الإنتاجية: إذ يكون العاملون أكثر عرضة لتحقيق أهدافهم عندما يتتبعون تقدمهم بنشاط ويعدّلون مسارهم حسب الحاجة.
إذًا، ما هي أفضل طريقة لمراقبة أداء الموظفين؟
يُعد تصميم استراتيجية مراقبة أداء الموظفين لتناسب الاحتياجات الخاصة بشركتك أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق أفضل النتائج. وتتوفر طرق متنوعة، إلا أن النهج الأكثر فعالية غالبًا ما يتضمن مزيجًا من التقنيات.
من خلال الاستفادة من قوة مراجعات الأداء الدورية، واللقاءات الفردية، وبرامج مراقبة الموظفين، وأدوات إدارة المهام، وتقييمات الأقران، والتقييم الذاتي، يمكنك إنشاء نظام شامل يدعم تطور الموظفين، ويعزز بيئة عمل إيجابية، ويدفع نجاح الأعمال بشكل عام.
