تشهد أدوات الذكاء الاصطناعي في الوقت الحاضر ازدهارًا كبيرًا، وأصبحت جزءًا من معظم جوانب حياتنا، بدءًا من خدمات بث الموسيقى ووصولًا إلى الخدمات المصرفية. وكان من الطبيعي أن يجد الذكاء الاصطناعي طريقه في نهاية المطاف إلى تحليلات القوى العاملة ومراقبة الموظفين.
يمكن أن تكون مراقبة أداء الموظفين عملية مرهقة وتستغرق وقتًا طويلًا، إذ قد يتطلب تتبع ساعات العمل والأنشطة اليومية وإنجاز المهام ومصادر التشتيت جزءًا كبيرًا من يوم المدير. بالإضافة إلى ذلك، قد يكون تقييم الأداء اليدوي متحيزًا، حيث يمكن للمديرين التمييز بين بعض الموظفين دون أن يدركوا ذلك.
يمكن لحلول مراقبة الموظفين الحديثة أن تساعد جزئيًا في حل هذه المشكلة. فهي تجمع سجلات النشاط وتنظمها تلقائيًا، وتعرض النتائج في شكل ملخصات مريحة لمؤشرات الأداء الرئيسية. وتوفر هذه البيانات للمديرين أساسًا أكثر موضوعية لتقييم الإنتاجية وتحديد المشكلات المحتملة في سير العمل.
ومع ذلك، لا يمكن للإحصاءات وحدها أن توضح دائمًا مدى إنتاجية الموظف الفعلية. فقد يكون قضاء ساعتين على Instagram مؤشرًا واضحًا على التشتيت بالنسبة إلى متخصص في تكنولوجيا المعلومات، بينما قد يشكل جزءًا مهمًا من عمل متخصص في المحتوى أو وسائل التواصل الاجتماعي. لذلك يجب دائمًا مراعاة منصب الموظف ومسؤولياته وعمليات الشركة وخصائص القطاع عند تفسير بيانات المراقبة.
يمكن لتقنيات الذكاء الاصطناعي الحديثة أن تجعل تحليلات القوى العاملة أكثر كفاءة من خلال مساعدة الشركات على معالجة كميات كبيرة من المعلومات، واكتشاف الأنماط، وتسليط الضوء على الأنشطة غير المعتادة. ويوفر برنامج مراقبة الموظفين مثل CleverControl بيانات تفصيلية حول نشاط العمل تساعد المديرين على فهم هذه الأنماط بشكل أفضل واتخاذ قرارات أكثر استنارة بشأن الأداء.
كيف يساعد CleverControl في تقييم الأداء
بصفته حلًا لمراقبة الموظفين، يستطيع CleverControl جمع معلومات تفصيلية حول نشاط الموظفين أثناء العمل. وتساعد هذه البيانات المديرين على فهم كيفية توزيع وقت العمل، وتحديد مصادر التشتيت المحتملة، والتحقيق في التغييرات التي تطرأ على الأداء.
هناك عدة أنواع من المعلومات التي يمكن أن تكون مفيدة بشكل خاص عند تقييم الأداء:
- منصب الموظف: تساعد معرفة منصب الموظف المديرين على تفسير نشاطه ضمن السياق الصحيح. فقد تختلف أنماط استخدام التطبيقات والمواقع الإلكترونية وأساليب العمل المتوقعة بشكل كبير وفقًا لمسؤوليات الموظف.
- استخدام المواقع الإلكترونية والتطبيقات: يتتبع CleverControl استخدام التطبيقات والمواقع الإلكترونية ومدته، ما يساعد المديرين على فهم كيفية توزيع الموظفين لوقت عملهم وتحديد مصادر التشتيت المحتملة.
- أنماط نشاط العمل: توفر ساعات العمل وفترات النشاط وعدم النشاط وغيرها من إحصاءات النشاط سياقًا إضافيًا لفهم الإنتاجية وتحديد المشكلات المحتملة في سير العمل.
من خلال مراجعة المعلومات التي تم جمعها، يمكن للمديرين مقارنة نشاط الموظفين بأنماط العمل المتوقعة وتحديد الأنشطة المنتجة ومصادر التشتيت المحتملة أو التغيرات غير المعتادة في السلوك.
يمكن أيضًا استخدام البيانات التي يتم جمعها إلى جانب أدوات التحليل الحديثة وأدوات الذكاء الاصطناعي لاكتشاف الاتجاهات وتلخيص كميات كبيرة من المعلومات. ومع ذلك، يجب دائمًا مراجعة الاستنتاجات الآلية ضمن سياق منصب الموظف ومسؤولياته الفعلية.
ونتيجة لذلك، يحصل المديرون على أكثر من مجرد إحصاءات أساسية حول وقت العمل. فهم يحصلون على معلومات تفصيلية تساعدهم على فهم أنماط عمل الموظفين والتحقيق في الأسباب الكامنة وراء مشكلات الإنتاجية.
يوفر استخدام نهج قائم على البيانات في تقييم الأداء مجموعة من المزايا للشركات:
- توفر بيانات النشاط أساسًا أكثر موضوعية لتقييم أداء الموظفين.
- تساعد التقارير التفصيلية المديرين على تحديد المجالات التي قد يحتاج فيها الموظفون إلى دعم أو تدريب إضافي.
- تساعد الرؤى المستندة إلى البيانات المديرين على اتخاذ قرارات أكثر استنارة بشأن المكافآت والترقيات وخطط تحسين الأداء.
- يمكن لبيانات المراقبة تحديد أوجه القصور والأنشطة التي تهدر الوقت، ومساعدة الموظفين على تحسين إدارة وقتهم وإنتاجيتهم.
ومن أهم المزايا أن المديرين لا يحتاجون إلى خبرة تقنية للاستفادة من تحليلات بيئة العمل. يقوم CleverControl تلقائيًا بجمع بيانات نشاط الموظفين وتنظيمها وعرضها في لوحة تحكم سهلة الاستخدام، مما يسمح للمديرين بالتركيز على تفسير المعلومات واتخاذ القرارات.
يمكن لأدوات الذكاء الاصطناعي الحديثة أن تساعد الشركات بشكل إضافي في معالجة هذه البيانات والتعرف على الأنماط واكتشاف الرؤى المهمة. ويمكن للجمع بين بيانات المراقبة والتحليلات الذكية والحكم البشري أن يوفر رؤية أكثر شمولًا لأداء الموظفين.
لنرَ كيف يمكن لهذا النهج أن يعمل في الواقع العملي.
كيف تستخدم الشركات CleverControl: حالات عملية
تواصلنا مع ممثلين عن ثلاث شركات تستخدم CleverControl منذ عدة أشهر. وسألناهم عن التحديات التي يواجهونها عند مراقبة أداء الموظفين وكيف تساعدهم بيانات نشاط العمل على التعامل مع هذه التحديات.
الحالة الأولى: تعزيز إنتاجية فريق المبيعات
كانت الشركة الأولى شركة تقنية متخصصة في تطوير البرمجيات المخصصة، وكانت ترغب في معرفة أسباب انخفاض أداء فريق المبيعات لديها. وعلى الرغم من أن الفريق كان يتمتع بخبرة كبيرة ومستوى جيد من المشاركة، فإنه كان يفشل باستمرار في تحقيق خطط المبيعات الفصلية.
طبقت الشركة CleverControl للحصول على رؤية أكثر تفصيلًا لأنشطة الفريق. وافترضت الإدارة في البداية أن أعضاء الفريق لم يكونوا منخرطين بدرجة كافية وأنهم يقضون جزءًا من ساعات العمل في أنشطة غير مرتبطة بالعمل.
لكن بيانات المراقبة لم تؤكد هذه الفرضية.
كشف التحليل عن أوجه قصور كبيرة في عملية المبيعات. فقد تبين أن العديد من موظفي المبيعات كانوا يقضون وقتًا غير متناسب في المهام الإدارية، مثل إدخال البيانات وإعداد التقارير، بدلًا من التركيز على بناء العلاقات مع العملاء المحتملين.
استنادًا إلى هذه الرؤى، غيرت الإدارة عدة عمليات تشغيلية وقامت بأتمتة بعض الإجراءات لتقليل حجم الأعمال الورقية التي يتحملها فريق المبيعات. وأصبح بإمكان ممثلي المبيعات تخصيص المزيد من الوقت للأنشطة ذات القيمة العالية، مثل البحث عن العملاء المحتملين، وتقديم العروض، والتفاوض، وإتمام الصفقات.
ونتيجة لهذه التحسينات، ارتفعت إنتاجية فريق المبيعات بنسبة 17٪.
الحالة الثانية: تحسين دعم العملاء
تبيع الشركة الثانية التي تحدثنا إليها أنظمة مراقبة بالفيديو لقطاع النقل وتقدم دعمًا للعملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. ويتوزع عملاؤها عبر عدة مناطق زمنية، وكذلك فريق دعم العملاء الذي يعمل عن بُعد.
كانت الشركة تواجه صعوبة في الحفاظ على مستوى ثابت من جودة الخدمة. فبعض موظفي الدعم كانوا يتمتعون بكفاءة عالية ويعالجون المشكلات بسرعة، بينما كان آخرون أبطأ وغالبًا ما يتركون استفسارات العملاء دون إجابة. وأدى هذا التفاوت إلى استياء العملاء وزيادة معدل فقدانهم.
قررت الإدارة تحليل أداء موظفي الدعم عن بُعد باستخدام برنامج لمراقبة الموظفين، واختارت CleverControl للحصول على رؤية أكثر تفصيلًا لأنماط عملهم.
ساعدت بيانات النشاط الإدارة على تحديد الموظفين الأعلى أداءً، الذين كانوا يتجاوزون باستمرار التوقعات من حيث الكفاءة ورضا العملاء.
وكما كان متوقعًا، تركز نشاط هؤلاء الموظفين بشكل أساسي على تطبيقات المراسلة والأدوات المخصصة للتواصل مع العملاء، مع وجود قدر ضئيل جدًا أو معدوم من التشتيت.
وعلى العكس من ذلك، كان الموظفون الأقل أداءً يقضون معظم وقتهم في تطبيقات المراسلة المستخدمة للتواصل الداخلي أو في محركات البحث بدلًا من التواصل مع العملاء.
وبعد مراجعة السجلات التفصيلية لساعات عملهم، توصلت الإدارة إلى أن هؤلاء الموظفين يفتقرون بدرجة كبيرة إلى المعرفة التقنية اللازمة لتقديم دعم فعال للعملاء.
نظمت الشركة تدريبًا موجهًا لمعالجة هذه الفجوات المعرفية، مما أدى إلى تحسين الأداء. كما قامت الإدارة بتقدير ومكافأة أفضل الموظفين أداءً، الأمر الذي ساعد على رفع الروح المعنوية وتشجيع الأداء المرتفع.
الحالة الثالثة: التحقيق في انخفاض الإنتاجية
واجه عميلنا الثالث، وهو وكالة تسويق تضم فريقًا يعمل عن بُعد، انخفاضًا في أداء بعض الموظفين. وكان المديرون قلقين بشأن تراجع الإنتاجية ولم يكونوا متأكدين من الأسباب الكامنة وراءه.
طبقت الشركة CleverControl لتحليل أنماط عمل الفريق. وراجع المديرون استخدام الموظفين لأدوات التسويق ومنصات التواصل والمواقع الإلكترونية والبرامج الأخرى.
أظهرت بيانات النشاط أن بعض الموظفين كانوا يقضون أجزاء كبيرة من يوم العمل على وسائل التواصل الاجتماعي وخدمات بث الفيديو ومواقع أخرى غير مرتبطة بالعمل. وأثرت هذه المشتتات سلبًا على أدائهم.
اضطرت الشركة إلى الحد من الوصول إلى هذه المواقع غير المرتبطة بالعمل خلال ساعات العمل بهدف توفير بيئة أكثر تركيزًا.
وأثبتت هذه الإجراءات فعاليتها، حيث بدأ أداء الموظفين يتحسن تدريجيًا.
دور الذكاء الاصطناعي في مراقبة الموظفين
يمتلك الذكاء الاصطناعي إمكانات كبيرة يمكنها أن تكمل مراقبة الموظفين وتحليلات القوى العاملة.
يمكن للمؤسسات الكبيرة إنشاء كميات هائلة من بيانات النشاط في بيئة العمل. وقد تصبح المراجعة اليدوية لكل تقرير أو تطبيق أو موقع إلكتروني أو اتجاه في النشاط مهمة صعبة بالنسبة إلى المديرين.
يمكن لتقنيات الذكاء الاصطناعي المساعدة في معالجة هذه المعلومات بسرعة أكبر من خلال:
- تلخيص مجموعات البيانات الكبيرة؛
- التعرف على أنماط النشاط المتكررة؛
- تسليط الضوء على التغيرات غير المعتادة؛
- مقارنة النشاط بين فترات زمنية مختلفة؛
- تحديد أوجه القصور المحتملة في سير العمل؛
- مساعدة المديرين على التركيز على المعلومات التي قد تتطلب اهتمامًا إضافيًا.
وفي الوقت نفسه، لا ينبغي للذكاء الاصطناعي أن يحل محل الحكم البشري.
فقد يكون للنشاط نفسه معانٍ مختلفة تمامًا اعتمادًا على منصب الموظف ومسؤولياته والمشروع الحالي وظروف العمل.
على سبيل المثال، قد يبدو الاستخدام المتكرر لمحركات البحث غير فعال للوهلة الأولى. ومع ذلك، قد يكون أمرًا طبيعيًا تمامًا بالنسبة إلى موظف يبحث في مشكلة تقنية أو يعمل على مهمة غير مألوفة.
ولهذا السبب، يجب استخدام بيانات المراقبة والرؤى التي يتم إنشاؤها بواسطة الذكاء الاصطناعي كمعلومات داعمة، وليس كأساس وحيد لاتخاذ القرارات الإدارية المهمة.
الخلاصة
يعد التقييم الدقيق للأداء عنصرًا أساسيًا في نمو أي شركة وتطورها. وغالبًا ما تستغرق الأساليب التقليدية وقتًا طويلًا وقد تعتمد بدرجة كبيرة على التقييمات الذاتية والمعلومات المحدودة.
توفر برامج مراقبة الموظفين الحديثة نهجًا يعتمد بشكل أكبر على البيانات.
من خلال جمع المعلومات حول ساعات العمل واستخدام التطبيقات والمواقع الإلكترونية وأنماط النشاط وغيرها من بيانات بيئة العمل، يساعد CleverControl المديرين على فهم كيفية تنظيم الموظفين ليوم عملهم بصورة أفضل، وتحديد أوجه القصور المحتملة أو المجالات التي تحتاج إلى تحسين.
يمكن لتقنيات الذكاء الاصطناعي أن تكمل هذه العملية من خلال مساعدة الشركات على تحليل كميات أكبر من بيانات القوى العاملة والتعرف على الأنماط واكتشاف الاتجاهات بكفاءة أكبر.
توضح الحالات العملية كيف يمكن لبيانات نشاط العمل أن تساعد الشركات في تحديد العمليات غير الفعالة والاحتياجات التدريبية وأفضل الموظفين أداءً ومصادر التشتيت المحتملة. ومن خلال معالجة هذه المشكلات، تستطيع الشركات تحسين الإنتاجية ورضا العملاء والكفاءة التشغيلية بشكل عام.
يجمع النهج الأكثر فعالية بين بيانات المراقبة الموضوعية وتقنيات التحليل الحديثة والحكم البشري.
وبدلًا من الاعتماد على درجة واحدة للإنتاجية أو استنتاج آلي، يمكن للمؤسسات استخدام هذه الرؤى لفهم كيفية إنجاز العمل بشكل أفضل واتخاذ قرارات أكثر استنارة بشأن كيفية تحسينه.
