6 طرق لتعزيز الإنتاجية في مكان العمل باستخدام برامج المراقبة

تعد إنتاجية الموظفين عاملاً رئيسيًا في نجاح أي مؤسسة. فالموظفون المتفاعلون والمركزون والفعالون يساهمون بشكل كبير في نمو الشركة وربحيتها. بحث أجرته مؤسسة غالوب أن الموظفين المتفاعلين يُظهرون ربحية أكبر بنسبة 23%، وإنتاجية أعلى في المبيعات بنسبة 18%، وولاء أعلى للعملاء بنسبة 10%. ومع ذلك، فإن 23% فقط من الموظفين في جميع أنحاء العالم يمكن أن يطلق عليهم "متفاعلين"

تبحث الشركات باستمرار عن طرق فعالة لزيادة إنتاجية الموظفين ومشاركتهم، بدءًا من إنشاء حوافز متنوعة إلى تطبيق برامج المراقبة. ستستكشف هذه المقالة طرق استخدام برامج التتبع لتعزيز الإنتاجية.

تُعد برمجيات مراقبة الموظفين واحدة من أكثر الطرق استخداماً لتتبع الإنتاجية، وقد اكتسبت رواجاً خلال جائحة كوفيد-19. وعلى الرغم من شعبيتها، إلا أن هناك نقاشات واسعة النطاق حول كفاءتها وأخلاقياتها. يقول المنتقدون إن المراقبة المستمرة تخلق شعوراً بعدم الثقة والاستياء تجاه صاحب العمل. كما أنها تزيد من مستويات التوتر لدى الموظفين وتقلل من الرضا الوظيفي بشكل عام. ومع ذلك، من المهم أن نفهم أن الآثار السلبية تنتج عن التطبيق غير الصحيح لبرامج المراقبة.

إن التتبع القمعي لخطوات كل موظف أو التوبيخ على دقيقة إضافية في دورة المياه سيثير القلق ويجعل العامل يفكر في تغيير وظيفته.

بل على العكس تمامًا، عندما يتم استخدام التتبع بشكل أخلاقي وشفاف لتحسين إجراءات العمل ومساعدة الموظفين، فإنه يعزز الإنتاجية ويساهم في خلق جو عمل داعم. اطّلع على هذه المقالة لمعرفة المزيد عن الأخلاقيات الرقمية في مراقبة الموظفين.

يمكن أن تصبح برامج المراقبة عنصرًا قويًا في النظام لزيادة إنتاجية مكان العمل بعدة طرق. إليك كيف يمكن أن تساعد في جعل فريقك أكثر كفاءة.

تتبع الحضور عملية مملة للمديرين والموظفين على حد سواء. يستغرق ملء ومراجعة الجداول الزمنية الورقية التي لا نهاية لها وحساب ساعات العمل الإضافية والإجازات المرضية والإجازات وقتاً ثميناً وهو عرضة للأخطاء البشرية.

تعمل رقمنة سجلات الحضور والانصراف على تسريع العملية عدة مرات، كما أنها تلغي الحاجة إلى الجداول الزمنية الورقية، مما يحسن الكفاءة ويقلل من الأثر البيئي. يمكن للموظفين تسجيل الحضور والانصراف بسهولة باستخدام أجهزة الكمبيوتر أو الأجهزة المحمولة الخاصة بهم. وفي بعض الحالات، لا يحتاجون حتى إلى القيام بذلك يدويًا - حيث تقوم برامج المراقبة مثل CleverControl بتسجيل بداية ونهاية نشاط العمل تلقائيًا. تسمح بعض الأنظمة للموظفين بتقديم طلبات الإجازات عبر الإنترنت، ويمكن للمديرين مراجعتها والموافقة عليها بسرعة.

تقوم برامج المراقبة بحساب ساعات عمل كل موظف، وتسجيل حالات التأخير أو المغادرة المبكرة، وتحديد الغياب تلقائيًا. يمكن للمديرين الوصول إلى هذه التقارير عن حضور الموظفين، بما في ذلك ساعات العمل والعمل الإضافي وأرصدة الإجازات، وحتى الحصول على كشوف المرتبات المحسوبة.

إلى جانب ذلك، يكشف برنامج مراقبة الموظفين عن الاحتيال في الوقت - وهو مخطط وضع ساعات عمل غريبة في الجداول الزمنية. سيُظهر النظام ما إذا كان هناك نشاط عمل فعلي على كمبيوتر الموظف عندما يدعي أنه يعمل.

ونتيجة لذلك، توفر برامج التتبع الوقت والجهد في إعداد تقارير الحضور وحساب الرواتب، مما يوفر وقتًا ثمينًا للمهام المهمة للمديرين والموظفين.

في بعض الأحيان، يكون مجرد تثبيت برنامج التتبع كافيًا لزيادة الإنتاجية. عندما يعلم الموظفون أنهم يخضعون للتتبع، فإنهم يميلون إلى تنظيم أدائهم ذاتياً: يصبحون أكثر عرضة للمساءلة وأكثر مسؤولية وأقل عرضة لخرق سياسات العمل.

تحدثنا مع مارك، صاحب متجر إلكتروني للمعدات الرياضية، عن تجربته في استخدام CleverControl. خلال فترة الجائحة، تحول موظفوه إلى العمل عن بُعد، لذلك كان بحاجة إلى أداة لضمان بقاء الموظفين فعالين كما كانوا في المكتب. يقول مارك: "بصراحة، نادراً ما أتحقق من تقارير المراقبة، ربما مرة أو مرتين في الشهر". "يعرف فريقي أنهم مراقبون، مما يجعلهم يحافظون على إنتاجيتهم. عندما أتحقق من لوحة التحكم، أشاهد بشكل أساسي البث المباشر من شاشات أجهزة الكمبيوتر لمعرفة ما إذا كان الموظفون يركزون على العمل أم لا."

التقارير المباشرة هي ميزة قوية يمكنها تحسين سير العمل. إن رؤية ما يقوم به فريقك في الوقت الحقيقي، واكتشاف أوجه القصور، وتقديم الملاحظات في الوقت المناسب، ستجعل عمليات العمل أكثر فعالية، مما يعزز الإنتاجية.

توفر برامج مراقبة الموظفين رؤى قيّمة حول عادات الموظفين وأنماط عملهم، مما يسمح لهم بالكشف عن أوجه القصور وتحسين الإنتاجية.

أولاً، يتتبع البرنامج مستويات النشاط على مدار اليوم، ويكشف عن ساعات ذروة الأداء. وبمعرفة أكثر الأوقات إنتاجية، يمكن للموظفين جدولة الاجتماعات أو المهام التي تتطلب أكبر قدر من التركيز خلال هذه الفترات. ومن ناحية أخرى، يمكن لفترات الخمول أن تكشف عن التشتت المحتمل، مما يسمح للمديرين باتخاذ الإجراءات اللازمة.

تحتوي بعض حلول المراقبة على وظيفة مدمجة لإدارة المهام. وبفضلها، يمكن للمديرين تتبع مقدار الوقت الذي يقضيه الموظفون في المهام المختلفة وتحديد المهام التي تستغرق باستمرار وقتاً أطول من المتوقع. ستسمح لهم هذه المعلومات بتقييم أولويات المهام، وتحديد المجالات التي يمكن تحسين إدارة الوقت فيها، وتقديم الدعم المستهدف.

وأخيراً، تُعد برامج تتبع الموظفين مصدراً قيّماً للرؤى حول نشاط عمل الموظفين عن بُعد. يعد التحكم في العاملين عن بُعد أمرًا صعبًا بالنسبة للعديد من المديرين لأنهم لا يعرفون كيفية القيام بذلك بشكل صحيح. تحل أدوات المراقبة هذه المشكلة - فهي توفر تقارير مفصلة عن نشاط كل موظف دون الحاجة إلى عمليات التحقق المستمرة. ومن خلال تحليل أنماط العمل عن بُعد، يمكن للمديرين تحديد التحديات المحتملة، مثل الصعوبات التقنية أو نقص التواصل، ومعالجتها وفقاً لذلك.

يقوم برنامج المراقبة بجمع بيانات موضوعية عن أداء الموظف، مثل الوقت المستغرق في المهام، ومستويات الأداء، ومصادر التشتيت، والالتزام بالمواعيد النهائية. يمكن استخدام هذه البيانات لتقديم ملاحظات شخصية ومحددة وقابلة للتنفيذ.

من خلال الاعتماد على البيانات بدلاً من الانطباعات الذاتية، يمكن للمديرين تقليل التحيز في تقييمات أدائهم، مما يؤدي إلى الحصول على ملاحظات أكثر عدلاً ودقة. بالإضافة إلى ذلك، يمكنهم اقتراح خطط تطوير شخصية تلبي احتياجات محددة وتساعد الموظفين على تحقيق كامل إمكاناتهم.

لا ينبغي أن تقتصر الملاحظات على اكتشاف أوجه القصور لدى الموظف فحسب، بل يجب أن تعترف الإدارة بإنجازاته أيضًا. هناك علاقة واضحة بين التقدير والإنتاجية. ويعترف 37% من الموظفين بأنهم سيتشجعون أكثر على تحسين أدائهم إذا حصلوا على المزيد من التقدير. تساعد برامج مراقبة الموظفين على اكتشاف الموظفين ذوي الأداء العالي والاعتراف بإنجازاتهم - وهذا بدوره يعزز من دوافعهم لتحقيق المزيد من النمو.

إن المشتتات في العمل ليست نادرة، ولكن الانغماس المفرط في تصفح وسائل التواصل الاجتماعي أو التسوق عبر الإنترنت لا يساهم في الإنتاجية أو التطور المهني.

من خلال برامج المراقبة، يمكن للمديرين والموظفين تتبع الوقت الذي يقضونه على التطبيقات والمواقع الإلكترونية المختلفة وتحديد أكبر مضيعات الوقت. كما يمكن أيضاً تهيئة برامج المراقبة لحظر مواقع أو تطبيقات محددة، مما يمنع الموظفين من الانشغال عن العمل ويعزز بيئة عمل أكثر تركيزاً وإنتاجية.

أصبح الإنهاك في مكان العمل اتجاهًا شائعًا ومثيرًا للقلق، والوضع يزداد سوءًا. فقد وجد استطلاع الصحة النفسية للموظفين في SHRM 2024 أن 44% من الموظفين يعانون من الإنهاك و45% منهم يشعرون بالاستنزاف العاطفي في العمل. وللإنهاك آثار جسدية وعاطفية عميقة على الموظفين، بما في ذلك انخفاض الأداء.

والخبر السار هو أنه يمكن اكتشافه مبكرًا بمساعدة برنامج المراقبة. ويمكنه اكتشاف الموظفين الذين يعملون باستمرار لوقت إضافي أو يبدأون يوم عملهم في وقت مبكر جدًا، وهو ما يمكن أن يكون علامات على الإفراط في العمل والإرهاق. يمكن أن تشير فترات الاستراحة النادرة والقصيرة إلى أن الموظفين يهملون الرعاية الذاتية ويضغطون على أنفسهم أكثر من اللازم.

قد تكون علامة أخرى من علامات الإنهاك هي الخمول الطويل وانخفاض الإنتاجية، مثل قلة المهام المنجزة أو انخفاض جودة العمل.

يمكن لبرامج التتبع أن تلتقط الانحرافات في أنماط عمل الموظف في وقت مبكر. من خلال تحليل تقارير الرصد، يمكن للمديرين تحديد الموظفين المعرضين لخطر الإنهاك واتخاذ خطوات استباقية لمعالجة المشكلة، مثل الدعم الإضافي أو تعديل أعباء العمل أو تقديم فرص الإجازات.

على الرغم من الجدل الدائر حول برامج مراقبة الموظفين، إلا أنها يمكن أن تصبح أداة قوية لتعزيز الإنتاجية في مكان العمل. فهو يجعل روتين الإدارة - تتبع الحضور، وتحليل أنماط العمل، وتقديم ملاحظات مخصصة، وحجب المشتتات - أسهل وأكثر كفاءة وتخصيصاً. فهو يوفر وقتًا ثمينًا ويساعد على خلق بيئة عمل أكثر كفاءة وإنتاجية. ومع ذلك، من الضروري تحقيق التوازن بين المراقبة والثقة، وضمان استخدام التكنولوجيا لدعم الموظفين وليس لمراقبتهم.