5 أخطاء في المراسلات التجارية

أصبح التواصل عبر البريد الإلكتروني جزءًا أساسيًا من عملنا ولهذا السبب يجب كتابة رسائل البريد الإلكتروني بشكل صحيح. تحدث موقع Business Insider عن أخطاء الموظفين في مراسلات العمل.

لا شيء يمكن أن يكون أكثر وضوحاً من ذلك. ومع ذلك لا يزال الناس يرتكبون مثل هذا الخطأ. من الممكن دائمًا أن تعتذر للشخص الذي أرسلت إليه رسالة إلكترونية خاطئة، لكنه سيشعر بشعور سيء على أي حال.

لذا، قبل إرسال رسالة بريد إلكتروني، يرجى التحقق من العنوان واسم المستلم: "عزيزتي ديبرا كيلي، ...". اقرأ الاسم بصوت عالٍ - سيساعدك ذلك على التركيز وعدم الوقوع في الخطأ.

يعني المصطلح المعروف بين الصحفيين "دفن الرصاص" إخفاء النقطة الرئيسية في عمق الرسالة. عميقاً بحيث يصعب العثور عليه. وهو خطأ شائع في المراسلات التجارية. لتجنبه، اسأل نفسك "ماذا أريد أن أقول؟ وأجب عليه بسرعة كبيرة. مثل هذه الرسالة - الواضحة والقصيرة والمباشرة - يتوقع منك زملاؤك أن تكون واضحة وقصيرة ومباشرة.

"أنا أكتب إليكم لمناقشة التعاون بين شركتينا قبل بداية الربع الرابع من العام."

إذا لم تذكر النقطة الرئيسية في بداية الرسالة، ولكنك لم تذكر النقطة الأساسية في بداية الرسالة، ولكنك أتيت إلى جوهر الرسالة بشكل مطول ومزخرف، فلن يفهم المتلقي الغرض من الرسالة. اكتب ببساطة وتجنب التشدق غير الضروري في النصوص.

هذا فشل كلاسيكي في المراسلات التجارية. اللغة العامية في العمل، الواضحة لك ولزملائك، قد تحير شركاءك وزملاءك من الأقسام الأخرى.

"دعونا نلتقي في CO في الغرفة 200 في الساعة 6:30 مساءً. نعم، ولا تنسوا إحضار المهمة، فلدينا "الرمز الأخضر" بعد الساعة 5 مساءً."

ما هو موضوع الرسالة؟ انظر إلى قائمة المستلمين لرسالتك واسأل نفسك: هل جميعهم يعرفون ما هو "الرمز الأخضر"؟ هل هم جميعاً على دراية بـ "الرمز الأخضر"؟ إذا لم يكن الأمر كذلك، فقم بتوضيح هذه المصطلحات.

"لنلتقي في المكتب المركزي، في الغرفة 200 في الساعة 6:30 مساءً. نعم، ولا تنسوا المهمة، لدينا "الرمز الأخضر" بعد الساعة 5 مساءً. بالنسبة لأولئك الذين قد لا يعرفون، فإن "الرمز الأخضر" يعني أنه يجب أن تكونوا مستعدين تمامًا في الاجتماع".

أترى؟ الرسالة أفضل بكثير الآن.

في كثير من الأحيان في زحمة العمل اليومي، نقرأ رسالة شخص ما بسرعة، ونرد عليها في أذهاننا وننسى نشر الرد فعليًا. وهذا أمر غير مقبول. يجب عليك الرد على رسائل زملائك. يمكن أن يؤثر ردك على سير العمل بأكمله.

تذكّر أنه في عصر تويتر وفيسبوك لا أحد يحب قراءة الرسائل التي تزيد مدتها عن جملتين. هذا هو السبب في أن الفقرات الطويلة في المراسلات التجارية يتم النظر إليها فقط دون قراءتها بعناية. قم بفصل الفقرات الطويلة واجعلها ملائمة للقراءة.