دليل البرامج الأساسية لإدارة الموظفين

إدارة الموظفين معقدة وتستغرق وقتاً طويلاً. فتوظيف أفضل المرشحين وتأهيلهم، وتتبع الإنتاجية، وضمان الوفاء بجميع المواعيد النهائية، وتخطيط استراتيجيات تطوير الموظفين وتحفيزهم هي تحديات يتعين على المديرين وأقسام الموارد البشرية التغلب عليها. لحسن الحظ، نحن نعيش في عصر التكنولوجيا المزدهرة التي يمكن أن تخفف كثيراً من صراعاتنا اليومية. هناك حل رقمي لكل شيء. في هذه المقالة، نستكشف أنواع برامج إدارة الموظفين وفوائدها ونصف الحلول الموثوقة في كل فئة.

برنامج مراقبة الموظفين

ربما تكون برامج التتبع هي أشهر أنواع البرامج المعروفة لإدارة الموظفين. وعادة ما تتضمن ميزاتها ما يلي:

• لقطات شاشة
• تسجيل ضغطات المفاتيح
• تتبع المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها
• تسجيل استعلامات البحث التسجيل
• مراقبة عمليات الملفات
• التقاط نشاط الطابعة
• تتبع الوقت، وغير ذلك الكثير.

يتم تلخيص هذه البيانات في درجات وإحصائيات الإنتاجية، مما يسهل عملية تقييم الأداء.

Privacy concerns are on the other side of the coin. Due to its specifics, employee monitoring software can collect vast amounts of data, including sensitive information. That is why getting acquainted with local privacy regulations is necessary before implementing such solutions. If you balance monitoring needs and respect for employee privacy, employee tracking software will become your reliable assistant in boosting your team's productivity.

CleverControl is a powerful software for employee management. It offers all the necessary features for smooth productivity monitoring: screenshots, clipboard monitoring, recording search queries and website visits, tracking activity on social media and messengers, and more. The platform analyzes the employee's usage of apps, chats, and the web, including how much time the employee spends daily and how these trends change over the selected period. CleverControl also highlights the most used apps and websites. These statistics let you quickly see the overview of each employee's day and immediately spot distractions.

CleverControl allows monitoring not only retrospectively but also in real time. Thanks to its Live Viewing feature, you can instantly see what happens on any employee's screen.

CleverControl has a set of time-tracking features that let you automate attendance tracking. The software records each employee's presence in the workplace, the start and end of the workday, and periods of activity/inactivity. You can see the detailed activity log by time and hourly activity statistics with the highlighted most active hours. This feature lets you understand individual work patterns and better plan tasks and meetings.

CleverControl's advanced features include Screen Recording, Webcam Recording, and Call Recording. Using Screen Recording, you can record selected employees' screens throughout the day. Webcam Recording turns the computer's webcam into a simple surveillance system or helps monitor client-employee interactions. With Call Recording, you can record calls from popular messengers such as Zoom, WhatsApp, and Discord. This feature will be invaluable for evaluating customer support agents' work or recapping information from an important meeting.

CleverControl keeps up with the latest technological advancements. The platform recently incorporated AI functionality. AI examines employees' activity in apps, chats, and online, compares it to the industry benchmarks, calculates individual productivity scores, and briefly comments on found inefficiencies.

يتمتع CleverControl بإعدادات مرنة. حيث يمكن تمكين/تعطيل معظم ميزاته، مما يسمح لك بتعديل ممارسات المراقبة الخاصة بك بما يتوافق مع قوانين ولوائح الخصوصية المعمول بها. يمكن أيضًا تثبيت البرنامج في الوضع المرئي، مما يسمح للموظفين ببدء وإيقاف المراقبة أو الوصول إلى لوحة معلومات أنشطتهم الشخصية.

برنامج إدارة المشاريع

As much as managers would want to remember and control all project deadlines, assignments, and expenses, very few can boast of a supercomputer brain. Project management is a type of software for employee management designed to take this load off a manager's shoulders. It is a centralized platform for planning, organizing, and managing projects effectively. Its usual features include:

• إنشاء المهام وتعيينها وترتيب أولوياتها
• تحديد المواعيد النهائية
• تتبع التقدم المحرز في المهام
• التعليق والمراسلة والدردشة داخل المنصة
• مشاركة الملفات
• تخطيط الطرق وتتبع المعالم الرئيسية
• تتبع الوقت
• تتبع الميزانية، وإدارة النفقات، وغير ذلك الكثير.

تتيح هذه البرامج الخاصة بإدارة الموظفين للمديرين رؤية المشروع بأكمله، وتقسيمه بسهولة إلى مهام ومهام فرعية، وتعيينها للموظفين. ويمكنهم الحصول على رؤى في الوقت الفعلي للتقدم المحرز، واكتشاف المشكلات المحتملة، وإعادة تخصيص الموارد اللازمة. تزيد هذه الرؤية المحسّنة للمهام من كفاءة الفريق وتحسّن عملية اتخاذ القرار وإدارة الميزانية. إن تعيينات المهام الواضحة وتتبع التقدم المحرز تجعل أعضاء الفريق مسؤولين عن عملهم.

Asana هو أحد أشهر برامج إدارة المشاريع المستندة إلى السحابة. وقد حازت واجهته السهلة الاستخدام وميزاته المتنوعة على إعجاب آلاف الشركات على مستوى العالم. يمكنك تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام ومهام فرعية أصغر يمكن إدارتها، وتحديد التبعيات، وتحديد الأولويات والمواعيد النهائية. يمكن تخصيص طرق عرض المشروع حسب تفضيلاتك. يمكنك تنظيم المهام كقائمة أو تقويم أو جدول زمني أو مخطط جانت أو لوحة كانبان. يمكن إضافة حقول مخصصة إلى المهام لتسهيل الفرز والتصفية وإعداد التقارير.

يمكن لـ Asana تتبع الوقت المستغرق في كل مهمة حتى تتمكن من تقييم النفقات والوقت اللازم بشكل أكثر دقة.

تحتوي المنصة على ميزات تواصل ممتازة مثل المراسلة الجماعية والإشارات ومشاركة الملفات. يسمح صندوق الوارد الذكي بتخصيص الإشعارات لتصفية أهم التحديثات، وإيقاف الإشعارات مؤقتاً لحماية تركيزك، ومتابعة الإشعارات من صندوق الوارد.

تساعد وظيفة الأتمتة القوية في أتمتة المهام المتكررة. على سبيل المثال، يمكنك تعيين المهام بناءً على القواعد أو تشغيل الإشعارات.

يتكامل Asana مع العديد من الأدوات الأخرى، بما في ذلك Google Drive وSlack وMicrosoft Teams.

تُعد المنصة مناسبة للشركات من جميع الأحجام وفي مختلف المجالات بفضل سهولة استخدامها ومجموعة الميزات القوية وقابليتها للتطوير.

نظم إدارة الموارد البشرية

برنامج إدارة الموارد البشرية (HRMS) هو عبارة عن منصة شاملة مصممة لتبسيط وأتمتة وظائف الموارد البشرية طوال دورة حياة الموظف. ميزاته الرئيسية هي:

• تخزين معلومات الموظفين (تفاصيل الاتصال، تاريخ التوظيف، سجلات الأداء، إلخ)
• نظام تتبع طلبات المتقدمين للوظائف (ATS) (إدارة إعلانات الوظائف الشاغرة وطلبات المرشحين)
• مهام سير العمل وقوائم المراجعة الخاصة بالإعداد
• فحوصات الخلفية وفحوصات المخدرات
• معالجة كشوف المرتبات وحسابات الضرائب
• إدارة المزايا (التأمين الصحي، وخطط التقاعد، وما إلى ذلك)
• تتبع الوقت والحضور
• إدارة الأداء
• مبادرات تطوير الموظفين، وغير ذلك الكثير.

تعمل هذه البرامج لإدارة الموظفين على أتمتة المهام المتكررة، وتقلل من الأعباء الإدارية على أخصائيي الموارد البشرية، وتقلل من الأخطاء في إدخال البيانات ومعالجة كشوف المرتبات. وبفضل ذلك، يمكن لفرق الموارد البشرية التركيز على المبادرات الاستراتيجية التي تعزز مشاركة الموظفين.

باستخدام نظام إدارة الموارد البشرية، يمكن للمؤسسات الاحتفاظ بسجلات دقيقة وضمان الامتثال لقوانين العمل. بالإضافة إلى ذلك، يوفر نظام إدارة الموارد البشرية بيانات ورؤى قيمة تتيح اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الموارد البشرية.

يوفر نظام إدارة الموارد البشرية وظائف للموظفين أيضاً. وتتيح ميزات الخدمة الذاتية للموظفين إدارة معلوماتهم والوصول إلى خدمات الموارد البشرية بسهولة.

Workday هو برنامج متقدم قائم على الحوسبة السحابية لإدارة الموظفين. فهو يوحد جميع وظائف الموارد البشرية، مثل كشوف المرتبات والمزايا وإدارة المواهب وإدارة بيانات الموظفين في نظام واحد.

توفر المنصة لوحات معلومات وتقارير قابلة للتخصيص. هناك، يمكنك الحصول على رؤى حول معدلات الدوران واتجاهات الأداء والتركيبة السكانية للقوى العاملة. تنعكس جميع التغييرات على الفور، حتى تتمكن دائماً من الوصول إلى أحدث المعلومات واتخاذ القرارات الاستراتيجية.

يدعم Workday دورة حياة الموظف بأكملها، بدءاً من الإعلان عن الوظائف الشاغرة إلى تتبع المرشحين وإعدادهم إلى إدارة الأداء والمزايا. كما أنه يسهل تخطيط التعاقب الوظيفي لأنه يمكن أن يساعد في تحديد الموظفين ذوي الإمكانات العالية. وفي وقت لاحق، يمكنك إعدادهم لتولي أدوار قيادية في المستقبل.

تعمل مجموعة أخرى من الميزات العملية على أتمتة عمليات كشوف المرتبات: الرواتب والضرائب والمزايا والخصومات. تقلل الأتمتة من الأخطاء والأعباء الإدارية وتضمن دفع الرواتب في الوقت المناسب وبدقة.

يفيد Workday الموظفين أيضاً. حيث تتيح لهم وظيفة الخدمة الذاتية القوية إدارة معلوماتهم الشخصية، والوصول إلى قسائم الرواتب، وطلب الإجازات، والتسجيل في المزايا.

إجمالاً، يُعد Workday حلاً فعالاً يحسن إدارة الموارد البشرية بشكل كبير. ويمكنه التكيف مع الاحتياجات المحددة للمؤسسات في مختلف الصناعات ودعم الشركات الصغيرة والكبيرة على حد سواء.

منصات تجربة الموظفين

كما يوحي الاسم، تعمل منصات تجربة الموظف (EX) على تحسين تجربة الموظف بشكل عام بدءاً من مرحلة الإعداد وحتى لحظة مغادرة الشركة. ويضيف هذا النوع من البرامج إلى وظائف الموارد البشرية التقليدية. والغرض الأساسي منه هو تحسين رفاهية الموظفين وتحفيزهم، وتعزيز الإنتاجية، وخلق بيئة عمل ودية وجذابة.

يوفر EX عادةً الوظائف التالية:

• employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
• أدوات التقدير (على سبيل المثال، الأنظمة القائمة على النقاط، وجوائز الأقران، إلخ)
• الشبكات الاجتماعية الداخلية أو المنتديات
• الدردشات ومشاركة الملفات
• مركز مركزي لأخبار الشركة وإعلاناتها
• البيانات والتحليلات المتعلقة بمشاركة الموظفين ومشاعرهم واتجاهات الأداء
• الوصول إلى المواد والدورات التدريبية
• برامج الرفاهية، وغير ذلك الكثير.

Thanks to employee experience platforms, employees feel more connected and valued. According to studies, employees who receive regular recognition are , 43% more engaged, and three times more loyal to their organizations. Thus investing in EX means investing in lower turnover and higher productivity.