دليل البرامج الأساسية لإدارة الموظفين

إدارة الموظفين معقدة وتستغرق وقتاً طويلاً. فتوظيف أفضل المرشحين وتأهيلهم، وتتبع الإنتاجية، وضمان الوفاء بجميع المواعيد النهائية، وتخطيط استراتيجيات تطوير الموظفين وتحفيزهم هي تحديات يتعين على المديرين وأقسام الموارد البشرية التغلب عليها. لحسن الحظ، نحن نعيش في عصر التكنولوجيا المزدهرة التي يمكن أن تخفف كثيراً من صراعاتنا اليومية. هناك حل رقمي لكل شيء. في هذه المقالة، نستكشف أنواع برامج إدارة الموظفين وفوائدها ونصف الحلول الموثوقة في كل فئة.

ربما تكون برامج التتبع هي أشهر أنواع البرامج المعروفة لإدارة الموظفين. وعادة ما تتضمن ميزاتها ما يلي:

1. لقطات شاشة
2. تسجيل ضغطات المفاتيح
3. تتبع المواقع الإلكترونية التي تمت زيارتها
4. تسجيل استعلامات البحث التسجيل
5. مراقبة عمليات الملفات
6. التقاط نشاط الطابعة
7. تتبع الوقت، وغير ذلك الكثير.

يتم تلخيص هذه البيانات في درجات وإحصائيات الإنتاجية، مما يسهل عملية تقييم الأداء.

توجد مخاوف تتعلق بالخصوصية على الجانب الآخر من العملة. نظرًا لخصائصها، يمكن لبرامج مراقبة الموظفين جمع كميات هائلة من البيانات، بما في ذلك المعلومات الحساسة. ولهذا السبب من الضروري التعرف على لوائح الخصوصية المحلية قبل تنفيذ مثل هذه الحلول. إذا وازنت بين احتياجات المراقبة واحترام خصوصية الموظفين، ستصبح برامج تتبع الموظفين مساعدك الموثوق في تعزيز إنتاجية فريقك.

CleverControl هو برنامج قوي لإدارة الموظفين. وهو يوفر جميع الميزات اللازمة لمراقبة الإنتاجية بسلاسة: لقطات الشاشة، ومراقبة الحافظة وتسجيل استعلامات البحث وزيارات المواقع الإلكترونية، وتتبع النشاط على وسائل التواصل الاجتماعي والمراسلات، وغير ذلك. تقوم المنصة بتحليل استخدام الموظف للتطبيقات والمحادثات والويب، بما في ذلك مقدار الوقت الذي يقضيه الموظف يومياً وكيف تتغير هذه الاتجاهات خلال الفترة المحددة. كما تسلط CleverControl الضوء على التطبيقات والمواقع الإلكترونية الأكثر استخداماً. تتيح لك هذه الإحصائيات الاطلاع بسرعة على نظرة عامة على يوم كل موظف واكتشاف المشتتات على الفور.

يسمح CleverControl بالمراقبة ليس فقط بأثر رجعي ولكن أيضًا في الوقت الفعلي. بفضل ميزة العرض المباشر، يمكنك أن ترى على الفور ما يحدث على شاشة أي موظف.

يحتوي CleverControl على مجموعة من ميزات تتبع الوقت التي تتيح لك أتمتة تتبع الحضور. يسجل البرنامج حضور كل موظف في مكان العمل، وبداية يوم العمل ونهايته، وفترات النشاط/عدم النشاط. يمكنك الاطلاع على سجل النشاط التفصيلي حسب الوقت وإحصائيات النشاط بالساعة مع إبراز الساعات الأكثر نشاطاً. تتيح لك هذه الميزة فهم أنماط العمل الفردية وتخطيط المهام والاجتماعات بشكل أفضل.

تتضمن ميزات CleverControl المتقدمة تسجيل الشاشة وتسجيل كاميرا الويب وتسجيل المكالمات. باستخدام تسجيل الشاشة، يمكنك تسجيل شاشات موظفين محددين على مدار اليوم. يحول تسجيل كاميرا الويب كاميرا الويب الخاصة بالكمبيوتر إلى نظام مراقبة بسيط أو يساعد في مراقبة تفاعلات العميل والموظف. باستخدام تسجيل المكالمات، يمكنك تسجيل المكالمات من برامج المراسلة الشائعة مثل Zoom وواتساب وديسكورد. ستكون هذه الميزة لا تقدر بثمن لتقييم عمل وكلاء دعم العملاء أو تلخيص المعلومات من اجتماع مهم.

تواكب CleverControl أحدث التطورات التكنولوجية. وقد أدرجت المنصة مؤخراً وظيفة الذكاء الاصطناعي. حيث يفحص الذكاء الاصطناعي نشاط الموظفين في التطبيقات والمحادثات وعبر الإنترنت، ويقارنه بمعايير الصناعة، ويحسب درجات الإنتاجية الفردية، ويعلق بإيجاز على أوجه القصور التي تم العثور عليها.

يتمتع CleverControl بإعدادات مرنة. حيث يمكن تمكين/تعطيل معظم ميزاته، مما يسمح لك بتعديل ممارسات المراقبة الخاصة بك بما يتوافق مع قوانين ولوائح الخصوصية المعمول بها. يمكن أيضًا تثبيت البرنامج في الوضع المرئي، مما يسمح للموظفين ببدء وإيقاف المراقبة أو الوصول إلى لوحة معلومات أنشطتهم الشخصية.

بقدر ما يرغب المديرون في تذكّر جميع المواعيد النهائية للمشاريع والمهام والنفقات والتحكم فيها، فإن القليل منهم يستطيعون التباهي بعقل حاسوبي خارق. إدارة المشاريع هو نوع من البرامج لإدارة الموظفين مصمم لإزالة هذا العبء عن كاهل المدير. وهو عبارة عن منصة مركزية لتخطيط المشاريع وتنظيمها وإدارتها بفعالية. وتشمل ميزاته المعتادة ما يلي:

1. إنشاء المهام وتعيينها وترتيب أولوياتها
2. تحديد المواعيد النهائية
3. تتبع التقدم المحرز في المهام
4. التعليق والمراسلة والدردشة داخل المنصة
5. مشاركة الملفات
6. تخطيط الطرق وتتبع المعالم الرئيسية
7. تتبع الوقت
8. تتبع الميزانية، وإدارة النفقات، وغير ذلك الكثير.

تتيح هذه البرامج الخاصة بإدارة الموظفين للمديرين رؤية المشروع بأكمله، وتقسيمه بسهولة إلى مهام ومهام فرعية، وتعيينها للموظفين. ويمكنهم الحصول على رؤى في الوقت الفعلي للتقدم المحرز، واكتشاف المشكلات المحتملة، وإعادة تخصيص الموارد اللازمة. تزيد هذه الرؤية المحسّنة للمهام من كفاءة الفريق وتحسّن عملية اتخاذ القرار وإدارة الميزانية. إن تعيينات المهام الواضحة وتتبع التقدم المحرز تجعل أعضاء الفريق مسؤولين عن عملهم.

Asana هو أحد أشهر برامج إدارة المشاريع المستندة إلى السحابة. وقد حازت واجهته السهلة الاستخدام وميزاته المتنوعة على إعجاب آلاف الشركات على مستوى العالم. يمكنك تقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام ومهام فرعية أصغر يمكن إدارتها، وتحديد التبعيات، وتحديد الأولويات والمواعيد النهائية. يمكن تخصيص طرق عرض المشروع حسب تفضيلاتك. يمكنك تنظيم المهام كقائمة أو تقويم أو جدول زمني أو مخطط جانت أو لوحة كانبان. يمكن إضافة حقول مخصصة إلى المهام لتسهيل الفرز والتصفية وإعداد التقارير.

يمكن لـ Asana تتبع الوقت المستغرق في كل مهمة حتى تتمكن من تقييم النفقات والوقت اللازم بشكل أكثر دقة.

تحتوي المنصة على ميزات تواصل ممتازة مثل المراسلة الجماعية والإشارات ومشاركة الملفات. يسمح صندوق الوارد الذكي بتخصيص الإشعارات لتصفية أهم التحديثات، وإيقاف الإشعارات مؤقتاً لحماية تركيزك، ومتابعة الإشعارات من صندوق الوارد.

تساعد وظيفة الأتمتة القوية في أتمتة المهام المتكررة. على سبيل المثال، يمكنك تعيين المهام بناءً على القواعد أو تشغيل الإشعارات.

يتكامل Asana مع العديد من الأدوات الأخرى، بما في ذلك Google Drive وSlack وMicrosoft Teams.

تُعد المنصة مناسبة للشركات من جميع الأحجام وفي مختلف المجالات بفضل سهولة استخدامها ومجموعة الميزات القوية وقابليتها للتطوير.

برنامج إدارة الموارد البشرية (HRMS) هو عبارة عن منصة شاملة مصممة لتبسيط وأتمتة وظائف الموارد البشرية طوال دورة حياة الموظف. ميزاته الرئيسية هي:

1. تخزين معلومات الموظفين (تفاصيل الاتصال، تاريخ التوظيف، سجلات الأداء، إلخ)
2. نظام تتبع طلبات المتقدمين للوظائف (ATS) (إدارة إعلانات الوظائف الشاغرة وطلبات المرشحين)
3. مهام سير العمل وقوائم المراجعة الخاصة بالإعداد
4. فحوصات الخلفية وفحوصات المخدرات
5. معالجة كشوف المرتبات وحسابات الضرائب
6. إدارة المزايا (التأمين الصحي، وخطط التقاعد، وما إلى ذلك)
7. تتبع الوقت والحضور
8. إدارة الأداء
9. مبادرات تطوير الموظفين، وغير ذلك الكثير.

تعمل هذه البرامج لإدارة الموظفين على أتمتة المهام المتكررة، وتقلل من الأعباء الإدارية على أخصائيي الموارد البشرية، وتقلل من الأخطاء في إدخال البيانات ومعالجة كشوف المرتبات. وبفضل ذلك، يمكن لفرق الموارد البشرية التركيز على المبادرات الاستراتيجية التي تعزز مشاركة الموظفين.

باستخدام نظام إدارة الموارد البشرية، يمكن للمؤسسات الاحتفاظ بسجلات دقيقة وضمان الامتثال لقوانين العمل. بالإضافة إلى ذلك، يوفر نظام إدارة الموارد البشرية بيانات ورؤى قيمة تتيح اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الموارد البشرية.

يوفر نظام إدارة الموارد البشرية وظائف للموظفين أيضاً. وتتيح ميزات الخدمة الذاتية للموظفين إدارة معلوماتهم والوصول إلى خدمات الموارد البشرية بسهولة.

Workday هو برنامج متقدم قائم على الحوسبة السحابية لإدارة الموظفين. فهو يوحد جميع وظائف الموارد البشرية، مثل كشوف المرتبات والمزايا وإدارة المواهب وإدارة بيانات الموظفين في نظام واحد.

توفر المنصة لوحات معلومات وتقارير قابلة للتخصيص. هناك، يمكنك الحصول على رؤى حول معدلات الدوران واتجاهات الأداء والتركيبة السكانية للقوى العاملة. تنعكس جميع التغييرات على الفور، حتى تتمكن دائماً من الوصول إلى أحدث المعلومات واتخاذ القرارات الاستراتيجية.

يدعم Workday دورة حياة الموظف بأكملها، بدءاً من الإعلان عن الوظائف الشاغرة إلى تتبع المرشحين وإعدادهم إلى إدارة الأداء والمزايا. كما أنه يسهل تخطيط التعاقب الوظيفي لأنه يمكن أن يساعد في تحديد الموظفين ذوي الإمكانات العالية. وفي وقت لاحق، يمكنك إعدادهم لتولي أدوار قيادية في المستقبل.

تعمل مجموعة أخرى من الميزات العملية على أتمتة عمليات كشوف المرتبات: الرواتب والضرائب والمزايا والخصومات. تقلل الأتمتة من الأخطاء والأعباء الإدارية وتضمن دفع الرواتب في الوقت المناسب وبدقة.

يفيد Workday الموظفين أيضاً. حيث تتيح لهم وظيفة الخدمة الذاتية القوية إدارة معلوماتهم الشخصية، والوصول إلى قسائم الرواتب، وطلب الإجازات، والتسجيل في المزايا.

إجمالاً، يُعد Workday حلاً فعالاً يحسن إدارة الموارد البشرية بشكل كبير. ويمكنه التكيف مع الاحتياجات المحددة للمؤسسات في مختلف الصناعات ودعم الشركات الصغيرة والكبيرة على حد سواء.

كما يوحي الاسم، تعمل منصات تجربة الموظف (EX) على تحسين تجربة الموظف بشكل عام بدءاً من مرحلة الإعداد وحتى لحظة مغادرة الشركة. ويضيف هذا النوع من البرامج إلى وظائف الموارد البشرية التقليدية. والغرض الأساسي منه هو تحسين رفاهية الموظفين وتحفيزهم، وتعزيز الإنتاجية، وخلق بيئة عمل ودية وجذابة.

يوفر EX عادةً الوظائف التالية:

1. employee surveys, pulse checks, and feedback tools)
2. أدوات التقدير (على سبيل المثال، الأنظمة القائمة على النقاط، وجوائز الأقران، إلخ)
3. الشبكات الاجتماعية الداخلية أو المنتديات
4. الدردشات ومشاركة الملفات
5. مركز مركزي لأخبار الشركة وإعلاناتها
6. البيانات والتحليلات المتعلقة بمشاركة الموظفين ومشاعرهم واتجاهات الأداء
7. الوصول إلى المواد والدورات التدريبية
8. برامج الرفاهية، وغير ذلك الكثير.

بفضل منصات تجربة الموظفين، يشعر الموظفون بمزيد من التواصل والتقدير. ووفقاً للدراسات، فإن الموظفين الذين يتلقون تقديراً منتظماً هم أكثر تقديراً، وأكثر انخراطاً بنسبة 43%، وأكثر ولاءً لمؤسساتهم بثلاث مرات. وبالتالي، فإن الاستثمار في EX يعني الاستثمار في انخفاض معدل دوران الموظفين وزيادة الإنتاجية.

يوفر برنامج EX إمكانية الوصول إلى جميع الموارد الضرورية في مكان واحد، بدءاً من الإعلانات على مستوى الشركة إلى برامج الرفاهية. وبفضل ذلك، يقضي الموظفون وقتاً أقل في البحث عن المعلومات ويبقون على اطلاع على الفرص المتاحة.

وأخيراً، تساعد برامج تجربة الموظفين على تقليل الإرهاق والتوتر في مكان العمل، مما يحسن الإنتاجية والمشاركة مرة أخرى.

Culture Amp هي إحدى المنصات الرائدة في مجال تجربة الموظفين. فهي تقدم نماذج وأدوات استبيانات متعددة لجمع آراء الموظفين حول مختلف جوانب تجربتهم. على سبيل المثال، يمكنك إجراء استبيانات المشاركة، وتقييمات التنوع والشمول، والتقييمات الشاملة 360 درجة. يمكنك جمع نتائج الملاحظات وتنظيمها بسهولة في مركز مركزي على مدار العام. يجعل مركز البيانات هذا التحضير لمراجعات الأداء أسهل بكثير.

برنامج Culture Amp مدعوم بأحدث النتائج في علم النفس وعلم البيانات. وسوف يساعدك ليس فقط في جمع الملاحظات بل أيضاً في ترجمتها إلى خطط تحسين قابلة للتنفيذ.

باستخدام Culture Amp، يمكنك إنشاء توصيفات الأدوار والكفاءات المطلوبة لكل دور ومشاركتها. لا توضح هذه المعلومات المسؤوليات الفردية فحسب، بل تتيح للموظفين أيضاً تقييم مهاراتهم الحالية وتحديد الثغرات المحتملة. يمكن أيضاً استخدام المنصة لإنشاء خطط تطوير شخصية لزيادة الأداء والمشاركة.

تقدم Culture Amp مجتمعاً داعماً من خلال فعاليات افتراضية ومجموعة Slack. وتوفر فرص التعليم والتواصل المستمر للعاملين في مجال الموارد البشرية.

خلاصة القول، إن تقييم Culture Amp الفعال لتجارب الموظفين مقترناً بالرؤى العلمية يجعل منه أداة قيّمة لأي مؤسسة ترغب في إنشاء مساحة عمل جذابة وجذابة.

في عصر التكنولوجيا الذي نعيشه، نحن محظوظون بوجود تطبيق لكل مهمة روتينية. هذه الأنواع الأربعة من البرامج لإدارة الموظفين ستخفف من العبء الإداري، وتحسّن المهام المعقدة التي تستغرق وقتاً طويلاً مثل تقييم الأداء واستطلاعات مشاركة الموظفين، وتتيح إدارة المشاريع بفعالية.