10 أسئلة يجب على المدراء طرحها على أنفسهم في وقت الأزمات

يمكن بث روح جديدة في الشركة، والارتقاء فوق الروتين إذا طرحت على نفسك الأسئلة الصحيحة. تنصح كريستين كاستيلو، مستشارة إدارة الأداء، الشريكة في شركة "سترايد" المديرين بكيفية التصرف، خلال أوقات الأزمات.

قبل عام تقريبًا شهدت موقفًا مثيرًا للاهتمام. خلال ذلك الوقت بدأت أزمة اقتصادية جديدة وهرع رئيس إحدى الشركات المحلية التي تنتج المعدات الميكانيكية إلى مدير الموارد البشرية صارخًا "أريد خطة تسريح العمال على مكتبي في أسرع وقت ممكن! سنقوم بتسريح 200 عامل من أصل 500 عامل". حدث كل ذلك في بلدة صغيرة حيث يعتبر مائتي شخص عددًا كبيرًا. وبالطبع، جميعهم لديهم عائلات وأطفال وفرصهم في العثور على وظيفة جديدة تكاد تكون معدومة. اتصلت مديرة الموارد البشرية بالمكتب الرئيسي في حالة من الذعر تسأل عما يجب فعله. وتلقت إجابة معقولة: "سترتفع أسعار المنتجات المستوردة بالتأكيد. أولاً، نحتاج أولاً إلى تقدير ما إذا كنا نحتاج بالفعل إلى فصل أي شخص على الإطلاق؟ "

حاول مدير الموارد البشرية بصدق إقناع الرئيس بالانتظار. لكنه طالب بالبدء في تسريح الموظفين. لذا انتهى بها الأمر إلى التظاهر بفصل الموظفين وإخفاء المستندات ليبدو الأمر وكأنهم فصلوا بالفعل. وبعد شهرين، جاءها الرئيس نفسه مهرولاً إليها صارخاً "نحن بحاجة إلى توظيف موظفين على وجه السرعة!" حيث تلقت الشركة العديد من الطلبات الجديدة لأن المنتجات المستوردة المماثلة أصبحت باهظة الثمن كما هو متوقع، مما خلق طلبًا كبيرًا على المنتج المحلي.

لذا قبل أن تصاب بالذعر بسبب البدء في طرد الموظفين، عليك أن تجلس وتفكر فيما إذا كان هذا هو ما تحتاجه شركتك بالفعل. وقت الأزمة هو الوقت المناسب لمراجعة استراتيجيتك.

يوجد في أي مؤسسة أصحاب مصلحة؛ وهم مجموعة من الأفراد الذين يؤثرون على الشركة ويعتمدون عليها. أولاً، هم المساهمون والعملاء والموردون والموظفون والمشرفون. ولكن هناك أيضًا فئة أخرى أقل شيوعًا. على سبيل المثال، التقيت في جامعة كرانفيلد بزميل مستقبلي من برنامج الأغذية العالمي. وهي وكالة تابعة للأمم المتحدة تعمل في مجال توصيل مياه الشرب والغذاء إلى مناطق الكوارث الطبيعية أو النزاعات المسلحة. وأخبرتني أنهم في التخطيط لكل حملة يقومون بتحليل شامل لجميع الأطراف المعنية. وفي كل مرة يأخذون بعين الاعتبار ليس فقط المساهمين والضحايا والسلطات المحلية وشركات النقل، بل أيضاً الجماعات المسلحة والناهبين واللصوص. لتقييم هؤلاء أصحاب المصلحة هؤلاء، لديهم حتى مقياس أمني خاص: إذا كان الوضع محفوفًا بالمخاطر، فعليهم إنهاء الحملة. ومن أجل السيطرة على أصحاب المصلحة هؤلاء، من الضروري التفاوض مع القوات أو استئجار وكالات أمنية.

لذلك، فإن الخطوة الأولى في مراجعة الاستراتيجية هي تحليل احتياجات أهم أصحاب المصلحة. وقد تؤدي الأزمة إلى تعديل رغباتهم، كما في القصة المذكورة أعلاه: فقد تغير الوضع في السوق، وفجأة احتاج العملاء إلى المنتج المحلي.

فكّر في الأمر مليًا واكتب جميع أصحاب المصلحة لديك، وفكر في احتياجاتهم وحدد أولوياتهم: أيهم الأكثر أهمية بالنسبة لك. لأن السيدة سميث، التي تسكن بجوار مصنعك والتي ستفسد نافذتها الجميلة من نافذة غرفة المعيشة بسبب مصنعك، هي أيضًا من أصحاب المصلحة ولكن ليس من أصحاب المصلحة المهمين بالنسبة لك.

الخطوة التالية هي تحديد الأهداف: ما الذي تريد تحقيقه كشركة؟ هذه نقطة مهمة للغاية. عندما لا تعرف إلى أين أنت ذاهب يبدأ الذعر: فصل مائتي عامل ثم إعادة توظيفهم. يمكن أن تكون أهدافك مختلفة: أن تصبح واحدًا من أفضل ثلاثة رواد في السوق المحلية أو أن تنمو أسرع من السوق. "كان هدف مايكروسوفت في الثمانينيات: "جهاز كمبيوتر مع برامجنا على كل سطح مكتب وفي كل مكتب". "إرسال رجل إلى القمر وإعادته سالمًا إلى الأرض قبل نهاية العقد" - هذا مثال على هدف أعلى مستوى من أهداف تحدي القمر الذي أطلقه جون كينيدي. الأزمة هي سبب لقول أو إعادة صياغة هدفك الرئيسي مرة أخرى.

بمجرد تحديد المكان الذي يجب أن تتحرك فيه، يجب تحليل البيئة الخارجية: ما هي القوى المؤثرة في السوق الخارجي، وما هي احتياجات العملاء وقدرات الموردين، وما هي قوة منافسيك، وما هي احتمالية ظهور منتجات بديلة جديدة، وما هو المجال القانوني، وهكذا. إنه علم عظيم كرّس له مايكل بورتر وهنري مينتزبرج وغيرهما من أعمدة التخطيط الاستراتيجي أعمالهم.

في أي شركة من وقت لآخر، تحدث في أي شركة من وقت لآخر، هناك تداخلات وإخفاقات ونكسات. هذه هي أهم اللحظات للتعلم. فالرئيس قادر على معرفة تسلسل الأحداث التي أدت إلى الفشل وما الذي يجب تغييره في المؤسسة حتى لا يتكرر ذلك مرة أخرى.

من الضروري أن تستعرض بعناية المواضع التي لديك فيها عمليات تجارية راسخة ومواضع أخرى غير صحيحة تماماً.

الخطوة التالية تسمى خريطة النجاح. لنفترض أنك حددت هدفك في أن تكون الرائد في السوق المحلية. ثم يأتي وقت التقييم والتفكير في جميع الخطوات بالتفصيل.

من المفيد جداً إحصاء جميع أصول الشركة ومقدار تكلفة كل منها، وما هي ربحية كل منتج على حدة، وتكلفة كل نشاط على حدة. في بعض الأحيان يتبين أن المنتج المفضل لديك منخفض الهامش جداً والمنتج الأقل تفضيلاً مربح جداً. أيضًا كنتيجة لإنشاء خريطة النجاح، يمكن أن يتبين لك أنك تحتاج بالفعل إلى تعيين موظفين جدد وليس فصلهم.

خذ مايكروسوفت على سبيل المثال، في الثمانينات بدأوا في الثمانينات ببرمجيات لأجهزة الكمبيوتر الشخصية. ولكن فيما بعد أعادوا التفكير في خريطة النجاح. واليوم، لديهم وحدات منفصلة للخدمات الترفيهية وأجهزة ألعاب الفيديو والهواتف الذكية والحلول البرمجية للشركات. أما الآن فهم يدرسون مجالات جديدة: التفاعل بين الإنسان والحاسوب، وتقنيات تقليل استهلاك الطاقة، والتعرف على الأنماط. وللحفاظ على الريادة قاموا بتنويع خط إنتاجهم على نطاق واسع.

لقد شهدت ذات مرة موقفًا صعبًا للغاية: فقد اجتمعت الإدارة في المكتب وبدأت في وضع "أفضل استراتيجية". وعقدت الاجتماعات لمدة ستة أشهر. وطوال هذا الوقت، كانت الشركة تخسر دخلها بسبب عدم اتخاذ قرارات فعلية، وكان الموظفون في حالة من القلق. غادر أشجعهم وأفضلهم الشركة؛ أما البقية فقد أصيبوا بحالة من الاكتئاب. من الصعب حساب تأثير هذا الإحباط، لكنه تأثير وحشي - بدأ الجميع في العمل بشكل سيئ.

نعم، أنت بحاجة إلى خطة، ولكن عليك التفكير بسرعة. بمجرد إيجاد الحل، يجب عليك التحدث مع موظفيك. لا تحتاج إلى مناقشة كل التفاصيل معهم: نحن الآن نفكر في أصحاب المصلحة، والآن نرسم خريطة النجاح ...

ولكن امنح الناس بعض اليقين على الأقل: نحن نتحرك في اتجاه معين، وسنستمر في تطوير هذه المنتجات، وهذه المنتجات سنتوقف عن بيعها. ولا تخافوا: خطة سيئة أفضل من عدم وجود خطة.

لسوء الحظ، تكون هذه الخطوة حتمية في بعض الأحيان. إذا كنت ستستغني عن الموظفين، فافعل ذلك بسرعة ودقة وشفافية، مع إدراكك أنك بحاجة إلى الحفاظ على الروح المعنوية للموظفين المتبقين.

وبمجرد أن يسمع الموظفون كلمات عن التحسين، يقرر كل واحد منهم أنه إما أن يكون هو من سيتم تسريحه أو أنه سيحصل على ثلاثة أضعاف العمل.

يبدأون على الفور بالركض إلى مقابلات العمل والبحث عن فرص أخرى. أولئك الذين لا يرون أي طريقة للخروج من هذا الوضع يضاعفون من حالة الذعر. لمنع كل ذلك فقط قل "لدينا قائمة المسرحين، أما البقية فلا داعي للذعر." ومن المهم بنفس القدر أن تقول للموظفين المفصولين: "يا رفاق، نحن أيضًا نقدركم ونفصلكم بحزن ودموع. وإذا تغير الوضع، سنكون سعداء بالتعاون معكم مرة أخرى."

إن فكرة العمل في شركة إنسانية هي شعور قيم للغاية لدى الموظفين. كن صادقاً مع موظفيك، فثقتهم وولاءهم أثناء إعادة الهيكلة يستحقان العناء.

يجب على المدير التنفيذي أن يتحلى بالنضج والوعي إذا كان العمل التجاري مبنيًا من قبل مجموعة من الأصدقاء. فالعمل التجاري بمعنى ما هو شيء بسيط للغاية وجميل في بساطته. في الأعمال التجارية، يجب أن تكون قادرًا على فصل نفسك عن العمل. في حياتنا الخاصة يمكن أن نكون متورطين عاطفياً. لكن العمل والصداقة نوعان مختلفان يصعب المزج بينهما.

ومع ذلك، يمكن لفريق من الأصدقاء أن يكون رصيداً قيماً. والشرط الوحيد هو أن تكون صادقًا وتضع هدفًا مناسبًا: "أريد أن أكون مع أشخاص رائعين وفي نفس الوقت يمكننا جميعًا أن نكسب بعض المال مدى الحياة".

بشكل صحيح، يجب أن تكون مراجعة استراتيجيتك عملية مستمرة. ولكن عادة، مع نمو الشركة تتراكم عليها الكثير من الأعمال الإدارية الروتينية الروتينية مع نمو الشركة، وبالتالي يكون لدى الإدارة الوقت الكافي للتعامل مع العمليات الحالية فقط. لذلك، في أوقات الأزمات، غالبًا ما يكون هناك هذا الذعر الناجم عن عدم القدرة على تحديد ما يجب القيام به وأين تذهب على الفور.

لا تيأس. فخلال أي أزمة يتم خلط الأوراق في السوق وغالباً ما يتم فتح مجالات جديدة، لذلك يمكنك دائماً العثور على فرص جديدة إذا طرحت الأسئلة الصحيحة.