The demand for employee monitoring tools grew by over 60% amid the pandemic. In fact, "employee monitoring software" became a key search engine term, recording a 35% more surge in traffic. The sense of urgency is set to continue as the threat of cyberattacks (especially identity theft crimes) is on the rise. In a recent report, it was reported that insider threats, too, are on the rise. As a matter of fact, 占全部违规事件的43%。 来自于组织内部的实体。

然后，当然还有绩效管理的概念，它可以成为提高生产力、推动增长和培育创新文化的有效工具。使用员工监控应用程序有这么多好处，可以理解为什么企业现在倾向于投资实施这些应用程序。然而，在承诺购买之前，企业首先要分析整个员工监控的情况，这是至关重要的。

诸如以下问题--哪种监控工具最适合我的商业模式？它是否会成为提高员工生产力和参与度的有效途径？如何安装它？使用它的法律问题将如何影响我的业务？监控员工是否符合道德规范？员工的隐私和数据保护如何？是否应该有一个固定的政策？- 在实际决定使用员工监控软件之前，必须回答这些问题。

为了帮助你，这里有一份检查清单，其中有一些关于如何有效和合法地监督雇员的准则。

1.确保你有一个明确和具有法律约束力的政策。

在安装员工监控软件之前，审查你公司的合规政策。要确保所有员工都了解数据保护和隐私政策，以及违反这些政策的可能后果。例如，员工监控政策可以规定，企业可以监控与客户和供应商的沟通或其员工的在线活动。在政策中包括你可以监控公司拥有的设备的使用，也是一个好主意。制定这些政策将有助于减少将来可能出现的有关使用员工监控软件的法律问题。

2.注意你的法律选择

The legal landscape can be a tricky one. Privacy and data protection laws vary from one country to another. It's crucial that you know your legal obligations and the local regulations governing employee monitoring software before making a final decision.

例如，在欧洲，GDPR或《通用数据保护条例》概述了欧盟（EU）内所有公司都需要坚持的个人信息收集准则。在美国，ECPA或《电子通信隐私法》通过允许雇主监控公司拥有的设备上的活动，编织了更多灵活性。但与此同时，该法对故意截获口头或电子通信的行为作出了限制。

在世界其他地方，如印度，情况就比较宽松了。没有关于使用员工监控软件的具体规则。目前，这是一个灰色地带。不过，一般来说，只要不导致侵犯隐私，使用此类软件是允许的。我们建议雇主在监控员工和尊重他们的隐私之间取得一个平衡。(在下一节中会有更多相关内容）。

因此，为了确保法律上的顺利进行，选择一个符合你所在国家或地区的数据保护和隐私法的员工监控工具是很重要的。我们建议寻求法律顾问或咨询专门从事隐私和数据保护法的公司。他们将能够就使用员工监控软件的合法性向你提供建议。你也可以直接与你选择的软件供应商讨论。

3.达成共识是关键

如上所述，在实施监控工具之前，确保员工的意见很重要。如果员工知道监控工具，他们就更有可能遵守。监测工具的透明度将有助于改善员工和雇主之间的关系，降低紧张程度，并提高生产力。不仅如此，如果员工相信他们的雇主尊重他们的权利并保护他们，他们可能会对他们的公司更加忠诚。

使透明度成为你的道德指南针，当然不会损害你的业务。它表明你愿意对未知的未来采取信心的飞跃。这种坦率的沟通方式将使你能够建立持久的关系、信任和忠诚度--这都有助于改善品牌形象，减少流失，并提高参与度。

4.在穷尽性和有效性之间取得平衡

回到员工监控工具的效率上，重要的是要理解你的企业到底需要什么功能。不仅如此，你应该了解如何使软件有效地工作。一些企业主只是在遇到问题后才求助于员工监控，如低生产率或高营业额。这既是一种被动的，也是一种次优的策略。确保正确有效地使用员工监控的最有效方法是在流程的早期就实施它。

在这样做的时候，以下是需要注意的地方。

  • 该工具内容详尽，可以监控互联网使用情况，记录屏幕，记录击键，跟踪员工的时间和位置等。

  • 它很容易配置，并可随着你的业务增长而扩展。

  • 该工具促进了信息量大且容易理解的仪表盘可视化。

  • 该工具可以方便地进行管理和维护。

  • 它很容易安装，不需要任何额外的设备。

  • 该工具是对你的业务战略和目标的补充。

  • 该工具适用于所有主要的操作系统。Windows、MacOS。

  • 它很容易设置和部署在多个地点。

  • 该软件的法律地位在其使用政策中得到界定和明确说明。

5.力求在自主和控制之间取得平衡

员工监控通常被认为是对员工施加控制的一种方式。这并不总是这样的。事实上，它也可以作为一种强大的工具来鼓励自主性，让员工更有效地完成他们的工作。例如，监控员工互联网使用情况的软件可以通过减少员工和他们的经理之间的来回奔波而使工作更有效率。这可以大大影响工作场所的心理氛围。

有鉴于此，我们的建议是这样的。选择一个可以根据你的商业模式而 "灵活 "的监控工具。例如，一个简单的、自我服务的方式来实施和监测员工的生产力，将赋予员工权力--同时减少主管的认知负担。

6.衡量有效性

确保你在实施员工监控工具时不要忽视你的目标。不断衡量该软件在实现你的业务目标方面的有效性是至关重要的。

考虑到这一点；Clever Control是由一个组织在发生非法数据访问和机密信息泄露后实施的。很快，他们就能确定谁在访问机密信息，从而遏制了信息的泄露。事实上，这个项目为他们节省了 IT管理员的500个小时的时间 - 这要归功于为尽量减少对机密信息的访问而实施的自动化访问管理。

这种好处并不总是有保证的；然而，在大多数情况下，你可以期望看到生产力的提高，员工之间更高层次的参与，以及你能够更准确地衡量业绩--所有这些都是以较低的成本进行的。

结束语

员工监督不是一个容易解决的问题。然而，一个结构化的、合乎道德的方法将减少法律责任，并确保你的公司的利益和价值观是一致的 - 最终使整个过程成为一个双赢的过程。

想在你的组织中建立员工监控？请与我们联系，讨论您的选择。