Verimliliğin Bedeli: İşyeri Gözetiminin İnsani Maliyeti

Bir pazarlama ajansında metin yazarı olan Sarah, son beş hafta içinde üçüncüsü yapılan performans değerlendirmesinden yeni döndü. Altı hafta önce yöneticisi, performanslarını takip edebilmek için tüm ekibin çalışan izleme programını yüklemesini zorunlu kılmıştı. Sarah ilk başta endişelenmedi: işini iyi yapıyordu ve metinleri hakkında hiç şikayet almamıştı.

Ancak, yazılımın kurulmasıyla her şey değişti. Sarah'nın iş yükü aniden arttı ve bir hafta sonra performans değerlendirmesi için müdürün ofisine davet edildi. Müdür, Sarah'nın bilgisayarının yoğun "hareketsizlik" sürelerinden hoşnut değildi. Sarah'nın iş yerinde boş duracak zamanı varsa, kendisine ekstra görevler verileceğini söyledi. Sarah, fikirlerini bilgisayarda yazmadan önce kağıt üzerinde taslak haline getirmeyi tercih ettiğini ve hareketsizlik sürelerinin de buradan kaynaklandığını açıkladı. Yönetici ikna olmadı ve sadece fikirlerin bilgisayarda taslak haline getirilmesini tavsiye etti.

Sarah'nın performans değerlendirmeleri daha sık yapılmaya başlandı. Yeni iş yüküyle mücadele etmekte zorlandı ve kendini mikro yönetim altında ve stresli hissetti. İzleme sistemi onu haksız yere hedef alıyor, yaratıcılığını ve özerkliğini bastırıyordu.

Ne yazık ki Sarah'nınki gibi vakalar nadir değildir. Çalışan izleme yazılımını eleştirenler, kullanımının gizlilik endişelerine, artan strese, güven sorunlarına, önyargılara ve şeffaflık sorunlarına yol açmasından korkuyor. Korkularının haklı olup olmadığını ve çalışan izlemeyi sorumlu ve etik bir şekilde uygulamanın yolları olup olmadığını tartışalım.

Birçok işveren izleme yazılımını benimsiyor çünkü çalışanlarını, özellikle de uzaktan çalışanları nasıl yöneteceklerini bilmiyorlar. Bir çalışanın bilgisayarına bir program yüklemenin ve birkaç gün içinde raporu kontrol etmenin yeterli olduğuna inanıyorlar. Gerçekte, çalışan izlemenin uygulanması bazı arka plan çalışmaları gerektirir ve bu olmadan istenmeyen endişeleri ve sorunları gündeme getirme riskiniz vardır.

Birçok yargı alanında gizlilik özel düzenlemelerle korunmaktadır, ancak bu düzenlemeler nadiren çalışanların izlenmesini özel olarak kapsamaktadır. Sonuç olarak, işverenler hangi verileri toplayabileceklerini ve bunları ne kadar süreyle saklayabileceklerini bilemeyebilirler.

Bu arada, izleme sistemleri tuş vuruşları, fare tıklamaları, ziyaret edilen web siteleri ve hatta e-postalar ve mesaj içerikleri dahil olmak üzere çok çeşitli kişisel verileri toplar. Çalışanlar, özellikle toplanan veriler başlangıçtaki amacın dışında kullanıldığında, bunu sürekli bir gizlilik ihlali olarak görmektedir.

Ayrıca, yetkisiz kişilerin toplanan hassas bilgilere şirket içinden veya dış ihlallerle erişme riski her zaman vardır. Bunun sonuçları itibar zedelenmesinden kimlik hırsızlığına kadar korkunç olabilir.

Amerikan Psikoloji Derneği tarafından yapılan Anket, çalışanların izlenmesinin çalışanların stresini önemli ölçüde artırdığını gösteriyor. Yazılımla izlenen çalışanların %56'sı iş günü boyunca gergin ve stresli hissediyor. İzlenmeyen çalışanlar için bu sayı daha düşüktür - %40.

Aynı araştırma, izlenen çalışanların tükenmişlikle ilişkili duyguları daha sık ifade ettiğini ortaya koymaktadır: iş arkadaşlarına veya müşterilere karşı sinirlilik veya öfke (izlenmeyen çalışanların %23'üne karşılık %14), ellerinden gelenin en iyisini yapmak için motive olmadıklarını hissetme (%29'a karşılık %22), duygusal tükenme (%39'a karşılık %22) ve etkisiz olma hissi (%20'ye karşılık %15).

İzlenen çalışanlar işverenlerinin kendilerine güvenmediğini hissedebilir, bu da olumsuz bir çalışma ortamı yaratır, morali düşürür ve hatta işten ayrılmaları artırır.

İzleme, mikro yönetimin istilacı bir yolu olarak kullanıldığında, bir çalışan ile işvereni arasındaki karşılıklı saygıya dair dile getirilmemiş anlaşmayı ihlal eder. Eğer bu güven kırılırsa, bir kişinin kuruma yardımcı olmak için yukarıda ve öteye gitme olasılığı çok daha düşük olacaktır. Temelde asgari olanı yapmaya geri çekilirler, diyor ki Tara Behrend, PhD, John Richard Butler II Michigan Eyalet Üniversitesi'nde insan kaynakları ve çalışma ilişkileri profesörü.

Bazı yargı bölgelerinde işverenlerin çalışanları izleme konusunda bilgilendirmesi zorunlu değildir ve şirketler bunu kendi lehlerine kullanabilirler. Çalışanlar izlendiklerini bilmeyebilir veya izlemenin kapsamından habersiz olabilirler. Bununla birlikte, yükümlülükler yürürlükte olsa bile, şirketler çalışanlarına gerekli politikaları sağlamada başarısız olabilirler. Çalışanların izlenmesine ilişkin açık ve şeffaf politikaların olmaması, çalışanlar arasında güvensizlik ve güvensizliğe yol açar.

Bir diğer potansiyel sorun ise ayrımcılıktır. İzleme sistemleri, marjinal gruplardan gelenler veya daha az üretken olarak algılananlar gibi belirli çalışanları haksız yere hedef almak için kullanılabilir. Dahası, teknoloji istemeden de olsa bu ayrımcılığı kolaylaştırabilir. Hiçbir algoritma mükemmel değildir; önyargılar içerebilir veya Sarah'nın durumunda olduğu gibi bireysel çalışma tarzlarını göz ardı edebilir.

Peki, eleştirenler haklı mı ve çalışanların izlenmesi kötü bir şey mi? Hiç de değil. Doğru ve etik bir şekilde kullanılırsa, hem çalışanlar hem de işverenler değerli içgörülerinden faydalanabilir. Çalışan izlemeyi uygulamak için yapılması gereken bazı şeyleri açıklayalım.

Şirketler, çalışan izleme teknolojisinden maksimum faydayı elde etmek istiyorlarsa bu yönergelere uymalıdır:

• Bölgenizdeki ilgili gizlilik düzenlemelerini inceleyin. Bu yönetmeliklere uygunluğu sağlayın. Bu yönetmeliklerdeki değişikliklerden haberdar olun.

• İzleme hedeflerinizi tanımlayın. Bu hedefler, gizlilik düzenlemeleriyle birlikte veri toplamanın kapsamını belirleyecektir.

• Net politikalar geliştirin. Bu politikalar hedefleri, izlemenin kapsamını ve toplanan verilerin nasıl kullanılacağını ana hatlarıyla belirtmelidir. Çalışanların bu politikalara erişimi olmalıdır.

• Çalışanların onayını alın. Yetki alanınız gerektirse de gerektirmese de, personeli izleme hakkında bilgilendirmek ve onaylarını almak her zaman daha iyidir. Bu şekilde çalışanlarınızla aranızda güven sorunu oluşmasını önlersiniz.

• Çalışanları dahil edin izleme politikalarının geliştirilmesi ve uygulanmasında güven inşa etmek ve endişelerini gidermek.

• Personel ile açık iletişimi sürdürün. Çalışanların endişe ve şikayetlerini dile getirmelerine izin verin ve bunları ele alın.

• Toplanan verilerin kapsamını en aza indirin. Yalnızca hedeflenen amaç için gerekli olan bilgileri toplayın.

• Veri saklama koşullarını sınırlandırın. Artık izleme hedeflerine hizmet etmeyen verileri silin.

• Güçlü güvenlik önlemleri uygulayın. Verilere yalnızca yetkili personelin erişebildiğinden emin olun.

• Düzenli denetimler gerçekleştirin İzleme sistemlerinin kullanımının etik kurallara ve yasal gerekliliklere uygun olmasını sağlamak.

• Çalışanların toplanan verilere erişimini sağlayın.

  CleverControl, gibi çalışan izleme çözümleri ile bunu yapmak kolaydır. CleverControl, çalışanlara toplanan tüm verileri ve üretkenlik istatistiklerini görebilecekleri kişisel üretkenlik panoları sağlar. Bu özellik yalnızca gizlilik sorunlarını çözmeye yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda kişisel hesap verebilirliği ve üretkenliği artırmaya da katkıda bulunur.

• İzleme raporlarını çalışanları desteklemek için kullanın ve performanslarını geliştirmelerine yardımcı olmaktır, ayrımcılık yapmak veya cezalandırmak değil.

• Çalışan izleme yazılımını birlikte kullanın önyargılardan kaçınmak için diğer performans izleme yöntemleriyle.

Eleştirmenler çalışanların izlenmesinin mahremiyet sorunlarına, güven erozyonuna, stres artışına ve önyargılara yol açacağından korkmaktadır. Ancak kuruluşlar çalışan izlemeyi etik ve açık bir şekilde uygular ve personeli sürece dahil ederlerse bu sorunlardan kaçınabilirler. Çalışanların izlenmesi, doğru ellerde hesap verebilirliği ve performansı önemli ölçüde artırabilecek ve hem çalışanlara hem de işverenlere fayda sağlayabilecek bir araçtır.