Çalışma süresi takibini otomatikleştirerek nasıl tasarruf edilir?

Çalışma süresinin yaklaşık %5-15'i boşa harcanmaktadır. Ancak değerli dakikaları kimin ve nasıl boşa harcadığını bilmek kayıpları azaltabilir. İzleme yazılımı bunu başarmanıza yardımcı olabilir.

Bu zor ekonomik zamanlarda maddi teşvikler sorusu daha anlaşılır bir soruya dönüşüyor: birine ne kadar ödeme yapmalı? Daha fazla hak eden bireylere ayrıcalık tanımak sosyal sorumluluk açısından önemlidir ve iş dünyası için de aynı derecede önemlidir çünkü aksi takdirde insani ve idari hataların bedeli artar. Kilit profesyonellere az ödeme yapmak tehlikelidir çünkü şirketten ayrılabilirler. Ve elbette, tam zamanlı bir bağlılık olmadan çalışan çalışanlara fazla ödeme yapmak da uygun değildir.

Etkili ücret fonu dağıtımı sorunu, İK yönetiminin ötesine geçen diğer birçok sorunla yakından ilişkilidir. Ancak geniş kapsamlı sonuçlara varmadan önce kapsamlı kıyaslama verilerinin elde edilmesi gerekmektedir.

Most of the working time analysis and tracking systems allow you to assign each employee programs and online resources that he or she should be using for the performance of their work duties (we call them "productive") as well as those programs and websites that distract an employee from his or her work ("unproductive"). The time that an employee spends in different types of programs (and in each of them individually) is calculated automatically. At any time executives can see how much productive and non-productive time was spent by each of their employees in a working day. It is also easy to identify who is late and who walked home early: by recordings of the first and last activity on the computer.

Her çalışanın iş günlerinin tüm departmanlarda ve bir bütün olarak şirkette nasıl geçtiğine dair ayrıntılı resim sayesinde, kimin başkasının görevlerini işlediği ve yerine getirdiği, kimin çalışmakla meşgul olmadığı ve kimin iş süreçlerini sabote ettiği hakkında sonuçlar çıkarmak mümkündür.

Muhasebecilerin araçları genellikle "FreshBooks" veya "QuickBooks" gibi araçlar ve Excel gibi elektronik tablolardır. Dolayısıyla bir muhasebecinin verimli çalışma saatlerini hesaplamak kolaydır. Bu en basit mekanik analizdir ancak bu aşamada bile pek çok ilginç şey bulabilirsiniz. Örneğin, bir şirket günde beş ya da altı saatini (zamanın %75'ini) çevrimiçi oyun oynayarak ya da film izleyerek geçiren bir çalışan bulmuştur.

Boşa harcanan çalışma süresi genellikle tüm çalışma süresinin %5-15'ini oluşturur. İnsanlar robot olmadığından ve bazı durumlarda dikkat ve performansı belirli bir seviyede tutmak için küçük molalar gerekli olduğundan, ayrıntılar her durumda ayrı ayrı değerlendirilmelidir. Ancak çalışma süresinin yalnızca %60'ı verimli ise (ve kullanıcılarımızdan bu tür veriler aldık), bu aslında ücret fonunun %40'ının çalışanların görevlerini yerine getirmemeleri nedeniyle doğrudan kayıp olarak kabul edilebileceği anlamına gelir.

Verilerimize göre, 40 veya daha fazla çalışanı olan her üç şirketten birinde, fiziksel olarak işyerinde bulunan ancak fiilen hiçbir yararlı görev yapmayan en az bir veya iki çalışan olacaktır.

Bir lojistik departmanı, veri tabanına yeni kalemleri hatasız ve zamanında girerken örnek teşkil ediyor gibi görünebilir. Peki ya çalışma süresi takip sistemi veritabanı görevlerinin %70'inin sadece bir kişi tarafından gerçekleştirildiğini gösteriyorsa? Çalışanlar için yönergeleri gözden geçirmeniz veya departmanı küçültmeyi düşünmeniz gerekebilir.

Reklam departmanınız için 10 adet Adobe Photoshop lisansı satın aldıysanız ancak bu lisanslar yalnızca yedi bilgisayarda kullanılıyorsa, fazla olan üç lisansı uzatmayarak yüzlerce dolar tasarruf edebilirsiniz. Satın alma planları ile gerçekte kullanılan donanım ve yazılım arasındaki bu tür farklar şaşırtıcı rakamlara ulaşabilir. Malzeme kaynaklarını basit bir "kişi sayısı" değil, üretken personel iş yükü temelinde optimize etmek çok daha kolay ve mantıklıdır.

Birçok iş disiplini ihlali, otomatik takip dışında başka bir şekilde kaydedilemez. Diyelim ki, bir çalışan ofise sabah 9:00'da geldi ve geç kalmadığı için iyi görünebilir. Ancak ilk bilgisayar aktivitesi sadece 9:35'te gerçekleşmişse, bu çalışanın hemen çalışmaya başlamadığı anlamına gelir.

Kesinti süreleri de seçici olarak kaydedilmemelidir. Belki de talihsiz denetim anı, bir çalışan sinir bozucu bir acil durum görevini bitirdikten sonra ve yeni bir göreve başlamadan önce gerekli bir molayı verirken gerçekleşmiştir. Ya da tam tersine, bir çalışan kazara üretken bir şey yaptığı nadir bir anda yakalanmıştır.

Bir program sürekli olarak takip eder. Herhangi bir spekülasyon ve varsayım olmaksızın güvenilir bir sayısal tahmin sağlar. Diyelim ki çalışma süresinin etkin kullanımı ve kaybına ilişkin eksiksiz bir resme sahipsiniz. Sırada ne var?

Birçok şirket, tüm süreçlerin toplam zamanlaması temelinde izleme sistemini uzun süre (bir yıldan fazla) kullandıktan sonra, bir anahtar performans göstergeleri sistemi içeren kendi zaman yönetimi sistemlerini oluşturur. Daha sonra, bu standartlara ve KPI'a dayalı olarak, görev dağılımı, performans değerlendirmesi ve nihayetinde ücret fonu dağıtımı, işe alım ve rotasyon veya personel azaltımı ile ilgili tüm kararlar alınır.

Herhangi bir şirkette çalışma saatleri takibinin otomasyonunun ilk sonucu genellikle izin verilen üretken olmayan zaman yüzdesinin onaylanmasıdır. Çoğu yönetici %10'un bu gösterge için maksimum değer olduğuna inanır, ancak bazıları zaman kaybını mutlak sıfıra indirmeye çalışır.

Çalışanların "fazla mesaileri", izin günleri, tatilleri, geç gelmeleri ve devamsızlıkları artık sadece bir düğmeye basılarak incelenebiliyor: CEO'lar çalışanların gerçek çalışma saatlerini görüyor. Tembellik için ödeme yapmaya artık gerek yok.

Ek olarak, bazı çalışma süresi izleme sistemleri çalışanlara kendi kendini ayarlama fırsatı verir. Bunu başarmak için, her çalışanın tipik görevlerinin bir listesi oluşturulur ve bunlardan herhangi biri, bilgisayarlarında hangi işlemlerin çalıştığını sisteme bildirebilir. Bu bilgiler, bir çalışanın sistemdeki görevleri doğru bir şekilde listeleyip listelemediğini görmek için bilgisayar kullanım istatistiklerine kolayca uygulanır. Bu özet raporlar sadece personelin iş yükü hakkında değil, aynı zamanda ne zaman, hangi ve kimin eylemlerinin şirkete en büyük karı getirdiği hakkında da bir fikir verir. Bu şekilde, bir ofisteki yazılım kullanımının basit zaman kaydı İK politikası için bir araç haline gelir ve dikkatle ele alındığında pazarlama ve mali politikalara da yardımcı olabilir.

Otomatik bir çalışma süresi takip sistemi benimsendikten sonra, çalışma saatlerinin yanlış kullanımından kaynaklanan mali kayıplar ortalama olarak yarı yarıya azaltılabilir. Bir yıl içinde personel ve ofis altyapısı maliyetlerini azaltarak (örneğin, bazı çalışanların uzaktan çalışmaya geçmesi nedeniyle), vergileri optimize ederek ve kar kaybını azaltarak ek kar elde etmek mümkündür.

Benim deneyimlerime göre böyle bir sisteme yatırım yapmanın geri ödeme süresi yaklaşık altı aydır. İki ana değişken var:

1. Sistemin fiyatı. Şu anda en ucuz çözümler, herhangi bir masraf yapmadan 9 çalışana kadar izlemenize olanak tanıyan CleverControl Çalışan İzleme gibi ücretsiz sistemlerdir. Bu, küçük bir şirket veya birkaç kilit oyuncusu olan orta ölçekli bir şirket için oldukça yeterlidir. Daha fazla çalışanı olan şirketler için Spyrix Employee Monitoring gibi ücretli ancak yine de makul fiyatlı seçenekler vardır. En pahalı olanları bir kullanıcı için 90-100$'a kadar çıkabilir. Hem ucuz hem de pahalı olanlar aşağı yukarı aynı özelliklere sahip olsa da.

2. Uygulama metodolojisi. İzlemeyi basit çalışma süresi takibi ile sınırlandırırsanız, geri ödeme süresi artar. Karmaşık analiz ve elde edilen verilerin çok yönlü kullanımı durumunda yatırım geri dönüş süreci büyük ölçüde hızlanabilir ve basit tasarruflardan ziyade iş süreçlerinin optimizasyonundan bahsetmek daha uygun olur.

"Acaba çalışanlarım işte ne yapıyor?" bulmacasından her bir çalışanın detaylı ilerleme bilgisine geçişin algoritması şu şekildedir:

1. Yeterince esnek işlevselliğe sahip bir çalışma süresi izleme sistemi seçin.

2. Kurun, personeli oyunun yeni kuralları hakkında bilgilendirdiğinizden emin olun (gizli gözetim yok, verimlilik artışı yerine yüzleşmeye giden doğrudan bir yoldur).

3. Çalışma zamanının boşa harcanması için ödeme yapmayı bırakın.

4. Devamsızlık ve geç kalma için ödeme yapmayı bırakın.

5. Yazılım giderlerini azaltın.

6. Gereksiz çalışanlar için gereksiz harcamaları hariç tutun.

7. Basit görevlerin "pahalı" çalışanlar tarafından yerine getirilmesinin maliyetini hariç tutun.

8. Departmanlar ve çalışanlar arasında kurumsal KPI yarışmaları düzenlemek.

9. Kazananları tebrik edin ve ödüllendirin.