İzleme Verileri Kullanılarak Yapıcı Geri Bildirim Nasıl Sağlanır?

Çalışan izleme araçları tarafından toplanan veriler genellikle elektronik tablolar ve üç aylık raporlar için bir çalışanın çabalarının nicel bir ölçüsü olarak algılanır. X tamamlanan görevler, Y kaçırılan son tarihler ve ortalama %Z verimlilik. Ancak, izleme verileri yapıcı ve eyleme geçirilebilir geri bildirim sağlamak için değerli bir materyal olabilir. Nasıl yapılacağını bilmek ister misiniz? Bazı pratik ipuçları hazırladık.

Gelişmiş çalışan izleme yazılımı, kullanılan uygulamalar, ziyaret edilen web siteleri, etkin olmayan süre ve çok daha fazlası dahil olmak üzere bir çalışanın iş günü hakkında kapsamlı veriler toplayabilir. Ancak mevcut her metriği almakla yetinmeyin. Bunun yerine, bireysel ve ekip performansı için önemli olanlara odaklanmalısınız. Müşteri memnuniyetini artırmak mı istiyorsunuz? Müşteri hizmetleri derecelendirmeleri ve yanıt süreleri çok önemlidir. Proje verimliliğini artırmak mı istiyorsunuz? Proje tamamlama oranları, kilometre taşı uyumu ve hatta yazılım kullanım günlükleri (iş akışıyla ilgiliyse) değerli bilgiler sağlayabilir. Burada amaç nicelikten ziyade niteliktir - performans hedefleriyle doğrudan uyumlu olan ve herhangi bir mikro yönetim algısını önleyen verileri seçin.

Metriklerin yer aldığı bir elektronik tablo tek başına çok fazla fayda sağlamaz. Yarar sağlayan şey, dikkatli bir şekilde yorumlanması ve eğilimlerin ve kalıpların keşfedilmesidir. Bu metrik her zaman düşük müydü, yoksa tek seferlik bir düşüş mü? Bu çalışan belirli bir görev türünde sürekli olarak zorlanıyor mu? Günün belirli bir saatinde odaklanmaları her zaman dalgalanıyor mu? Bu kalıpları fark ettiğinizde, tek seferlik olaylarla süregelen sorunları birbirinden ayırt edebileceksiniz. Çalışanların üretkenliğini etkilemiş olabilecek bağlamı da göz önünde bulundurmayı unutmayın, örneğin artan talep veya teknik sorunlar gibi.

Verilerle bir geri bildirim görüşmesine yaklaşmak düşünceli bir dokunuş gerektirir. Her zaman olumlu bir yaklaşımla başlayın. Verilerin güçlü performans veya gelişim gösterdiği alanları onaylayın. Bu, işbirlikçi bir ton oluşturur. Ardından, tartışmanın amacını açıkça belirtin: bu büyüme ve gelişimle ilgilidir, yargılamayla değil.

Yapıcı geri bildirim, objektif olmak ve kişilikten ziyade davranışa odaklanmak anlamına gelir. "Teslim tarihlerini hep kaçırıyorsun" demek yerine, "Raporlar, görevlerin bu çeyrekte sürekli olarak geciktiğini gösteriyor" demeyi deneyin.

"Neden, Ne, Nasıl" yaklaşımını göz önünde bulundurun:

1. Bu veriler neden önemli? (Ekip hedefleri, müşteri etkisi vb. ile ilişkilendirin)
2. Veriler özellikle neyi ortaya koyuyor? (Metrikleri ve gözlemlenen eğilimleri sunun.)
3. İleriye dönük olarak bu içgörüyü nasıl geliştirebilir veya ondan nasıl yararlanabiliriz? (Bu, işbirliğine dayalı sorun çözmenin yolunu açar.)

Yapıcı geri bildirim iki yönlü bir yoldur. Değerlendirmenizi yaptıktan sonra, çalışana durumla ilgili görüşlerini açıklaması için söz verin. "Sonuçlarınız hakkında ne düşünüyorsunuz?" veya "Sizce performanstaki bu düşüşe ne katkıda bulunmuş olabilir?" gibi açık sorular sorarak onları yönlendirebilirsiniz. Bu sorular, çalışanı işi üzerinde düşünmeye ve yaşadığı sorunları paylaşmaya teşvik edecektir. Çoğu zaman, sizin farkında olmadığınız değerli bağlamlara sahip olacaklar ve hatta kendileri çözüm önereceklerdir. Aktif bir şekilde dinleyin ve içgörülerini not alın.

Yapıcı geri bildirim, iyileştirme yolundaki yalnızca ilk adımdır. Bir sonraki adım ise bir eylem planı geliştirmektir. SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) hedef sistemini ya da başka bir sistemi kullanabilirsiniz, ancak belirlediğiniz hedefler ölçülebilir, net ve ulaşılabilir olmalıdır. "Üretkenliğinizi artırmak" kulağa belirsiz geliyor ve "Ne gelişme olarak kabul edilir?", "Geliştirmek için ne yapmalıyım?", "Sonuçları ne zaman göstermem bekleniyor?" gibi soruları gündeme getiriyor. Ancak siz ve çalışan "Yeni proje yönetim aracını kullanarak önümüzdeki ay ortalama görev tamamlama süremi %15 azaltmayı hedefleyeceğim" konusunda anlaşırsanız, çalışan tam olarak ne için çabalaması gerektiğini bilecektir. Bu hedeflere ulaşmak için sizden veya kurumdan ihtiyaç duyabilecekleri kaynakları, eğitimleri veya desteği belirleyin. Böylesi işbirlikçi bir yaklaşımla, çalışan sizi katı bir amirden ziyade destekleyici bir ortak olarak görecek ve bu da moralini yükseltecektir!

Geri bildirim tek seferlik bir olay değil, devam eden bir süreçtir. Kişinin ilerlemesini izlemek için çalışan izleme aracını kullanın ve bir süre sonra ilerlemeyi kontrol etmek ve izleme verilerini yeniden incelemek için takip görüşmeleri planlayın. Gelişmeleri görmek çalışanlar için inanılmaz bir motivasyondur! Ancak ilerleme asgari düzeyde veya çok yavaşsa, bu eylem planını ayarlamak ve geliştirmek için bir işarettir.

İzleme verilerine dayalı yapıcı geri bildirimler oluşturmak, sadece bireysel performans değerlendirmelerini objektif bilgilerle zenginleştirmekle kalmaz ve yöneticinin işini kolaylaştırır. Aynı zamanda şeffaf ve güçlü bir büyüme odaklı kültür yaratılmasına da yardımcı olur. Nesnel bilgilere dayanan geri bildirim, çalışanların işlerini ve gelişimlerini sahiplenmelerini sağlar. Sübjektif eleştirilerden uzaklaşarak performans ve potansiyele ilişkin ortak bir anlayışa doğru ilerler.