Profesyonel Kültür: Geç Kalma ile Nasıl Başa Çıkılır?

"Geç kalanlarla" ne yapmalı? Elektronik giriş kartları çıkarmak ve geç kalınan dakikaları maaşlardan kesmek ya da geç kalan her çalışanın bir kavanoza 5 dolar koyması kuralını getirmek ne kadar etkilidir? Bu tür çalışanları disipline etmek için başka ne kullanabilirsiniz: yöneticiyle konuşmak, azarlamak, karikatürize etmek ya da belki de dikkat etmemek? "Yönetimde İnovasyon" MBA programının direktörü Emily Reid, CleverControl'e çalışanların geç kaldıkları için nasıl ve ne zaman cezalandırılacağını anlattı.

Her şeyden önce, elbette, durumun bağlamını incelemeniz gerekir, bu olmadan doğru kararı vermek imkansızdır. Her faaliyet türü, her piyasa durumu ve her profesyonel kültür kendine özgüdür. Bu nedenle, farklı durumlarda gecikmelerle nasıl başa çıkılacağını tartışmamız gerekir...

Bir ofis sabah 10'da açılıyorsa, sekreterin 9:59'da çağrıları yanıtlamaya hazır olması gerektiği gerçeğine katılamayız.

Bir mağazadaki tek satış görevlisi, bilgi tabelasında belirtildiği takdirde sabah 9'dan akşam 21'e kadar işinin başında olmalıdır.

Bir pilot uçuşa geç kalamaz.

Kural olarak, sağduyu nedeniyle böyle bir disiplin gerekliliğinin kontrolü kolaydır, çünkü açık, pratiktir ve herhangi bir şüpheye neden olmaz. Uygulaması net zaman sınırları içinde gerçekleşecek olan bir işe girerken, gelecekteki çalışan dakikliğin temel Anahtar Performans Göstergesi olduğunu anlar.

Bu durumda disiplin, mal ve hizmetlerin kalitesiyle (ve dolayısıyla müşteri sadakati ve şirketin ekonomik canlılığıyla) doğrudan bağlantılı olduğundan, karikatürler, para cezaları ve diğer "hilelerle" zaman kaybetmenin bir anlamı yoktur. Bir çalışanın bir ya da iki kez geç kalmasına mücbir sebep ya da bazı beklenmedik durumları bahane ederek izin verebilirsiniz, ancak üçüncü seferde onu işten çıkarabilirsiniz.

Her terbiyeli insan, birini bekletmenin kabalık olduğunu bilir.

Müşterilerle veya iş arkadaşlarıyla yapılan bir toplantıya, doktor randevusuna veya güzellik salonuna geç kalmak da aynı derecede kabalıktır.

Tüm şirketlerin kendi kültürel kodları vardır: bazılarında kapıyı önünüzde tutarlar ve gülümserler, bazılarında ise "Teşekkürler, hoşça kalın!" sözünüze karşılık bir şeyler mırıldanırlar. Daha kibar insanların etrafta daha iyi olduğu düşünülürse, kültürel kod bilinçli bir eylemle değiştirilebilir ve değiştirilmelidir.

Bu tür insanlarla gayri resmi olarak konuşmak, arkadaş olmak, birbirinizi daha iyi tanımak ve meslektaşsanız birbirinize daha fazla güvenmek daha güzeldir.

Eğer onların müşterisiyseniz, onlardan alışveriş yapmak ve promosyon tekliflerini dinlemek daha keyiflidir. Bu, müşterilerin ve ortakların "kralların nezaketine" sahip biriyle çalışmaktan daha memnun olacakları anlamına gelir.

Nezaket karşılığını verir ve başkalarının zamanına saygı göstermek nezaketin bir göstergesidir. Bu nedenle, çalışanlardan zaman düzenlemelerine uymalarını istemek gereklidir ve bariz nedenlerden dolayı da rasyoneldir.

Bu görgü kuralını tanımayan meslektaşlarınızı cezalandırmalı mısınız? Büyük olasılıkla para cezaları ve kınamalar işe yaramayacaktır. Ancak, toplantılara geç kalmanın kabul edilemez olduğu ve çalışanın şirketin "kültürel kodunu" tanımamasının şirketteki geleceğini sorgulamasına neden olduğu gerçeğini doğrudan konuşmak elbette gereklidir. Dakik bir çoğunluk, dakik olmayan azınlığı eğitmede en iyi yardımcıdır: nezaket genel kabul gören bir sosyal norm haline geldiğinde, insanlar "iyi olmak" için buna uymaya çalışacaktır.

Eğer çalışanlarınızın performansı güne saat 10:00 ya da 10:30'da başlamalarına doğrudan bağlı değilse, o zaman neden dakiklik talep ediyorsunuz? Belki de bunun nedeni çalışanların işlerinin nitelik ve niceliğinden ve tutumlarından genel olarak memnun olmamanızdır?

Müşteri sayısı olabileceğinden daha az, satışlar düştü. Ancak satış müdürlerinin umurunda değil gibi görünüyor: hiçbir şey olmamış gibi ofiste dolaşmaya devam ediyorlar, hafta sonlarını nasıl geçireceklerini konuşuyorlar. Şirketin ticari ve diğer hedeflerine yakın bile değilsiniz... ama tam olarak hangilerine?!

Ne yazık ki, dijitalleştirilmiş amaç ve hedefleri olmayan şirketlerde disiplin mücadelesi genellikle yöneticilerin "Kötü çalışıyorsun!" deme şekline dönüşüyor.

Kural olarak, çalışanlar aynı fikirde değildir: kendileri "iyi" hatta "iyi" çalıştıklarına inanırlar. Ancak iş hakkında öznel değerlendirme düzeyinde konuşmak etkisizdir, örneğin her iki tarafça da tanınan açık, bariz ölçütler getirmek gerekir:

Eğer iyi çalışırsak:

• Her çeyrekte satışlarımız "x"% değerinde artıyor;

• Satış personelinin cirosu "y" değerini aşmaz;

• Her ay, programa uyup uymadığımızı görmek için yıllık görev planını kontrol ediyoruz: kurumsal projeleri önceden belirlenmiş bir oranda uygulamak, iş süreçleri oluşturmak, yeni ürünleri test etmek vb.

Örnekte sadece ekonomik göstergelerin değil, aynı zamanda şirketin önceden planlanmış kalite gelişiminin göstergelerinin de bulunduğuna dikkat edin!

Bu durumda astlarınızla "Neden geç kaldınız?" şeklinde değil, "İddialı planımız doğrultusunda ilerlemek için ne yapabiliriz?" şeklinde konuşmalısınız.

Planın uygulanmasının otuz dakikalık bir çalışmaya bağlı olması pek olası değil, değil mi? Bu daha ziyade bilgi, beceri ve tabii ki motivasyona bağlıdır.

Mesele de bu zaten: Şirketlerin "disiplinli" çalışanlara değil, verimli çalışanlara ihtiyacı var. Ve yöneticiler, çalışanların ofise 15 dakika geç gelmesinden çok, yeterince çalışmamalarından endişe duyarlar. Kendilerini tamamen işe vermiyorlar. Ama kim yapar ki? Belki bir avluda eğlenceli bir oyun oynayan çocuklar? Belki de. Oyuna daha erken gelmeleri için ikna edilmelerine gerek yoktur, sorun büyük olasılıkla tam tersidir - ebeveynler onları eve sürükleyemez.

Ya da örneğin bir startup şirketinde kimsenin anlamadığı ama yakında dünyayı değiştirecek bir şey yaratmaya çalışan genç "inekleri" ele alalım. Bu çocuklar sabahın erken saatlerinde garajlarına gelirler ve geç kalma cezasından kaçınma arzusuyla motive olmazlar.

Sinemaya, önemli bir derse ya da ilginç bir mesleki konferansa geç kalmamız pek olası değildir çünkü oraya eğlenmek ve biraz bilgi edinmek için gelmek isteriz!

Her birimiz hayatımızda en az bir kez sevdiğimiz bir işi yaptık ve hepimiz biliyoruz ki ihtiyaç duyduğunuzda işten zevk almak için erken geleceksiniz. Bu nedenle, şirketler geç kalmayla mücadeleye değil, iş koşullarını rahat ve verimli hale getirmeye ve mesleklerini gerçekten seven, çok çalışmak için derin psikolojik ihtiyaç duyan insanları bulmaya odaklanmalıdır.

Bu nedenle dünyada, geç kalmanın hiçbir cezasının olmadığı ve dahası geç kalma kavramının var olmadığı giderek daha fazla şirket var. Bu şirketler kendilerine çalışma saatlerini kontrol etme görevini vermemişlerdir. Bunun yerine, insanların olmak, kalmak, oynamak, icat etmek ve hareket etmek istedikleri bir ortam yaratmaya çalışıyorlar!

Kültürlerine hayranlık duyuyoruz ve bazen bu bizi şaşırtıyor: bir arkadaşım yakın zamanda çok uluslu bir şirketin Amerika ofisinde işe girdi. Çalışma saatleriyle ilgili sorusuna "Sekiz ile on arasında bir yere gelirseniz harika olur..." dışında bir cevap alamadığını komik bir şekilde anlatıyor.

İyi bir iş yapmak için çok çalışıyor. Bunu seviyor.

Menajeri sadece onu nasıl daha fazla izin almaya ikna edeceğini düşünüyor.

Şirket, dünyanın her yerinden arkadaşım gibi çalışanları seçmek ve onlar için cazip olmak için azami çaba sarf ediyor.

Bu tür şirketler genellikle gecikmelerle ilgili sorun yaşamazlar. Ancak bazı durumlar vardır ki...

Öyle ki, kontrol işlevi "yönetici" kimliğinin özünü oluşturmaktadır.

Bu tür bir yönetici katı bir hiyerarşik - yukarıdan aşağıya - şirket modelini destekler ve temel yönetim araçlarının kaş çatma ve emir verme sesi olduğunu bilir.

Bazen bunun nedeni bir şeylerin ters gitmesi bile değildir. Yönetici sadece rahatladığı anda kaos olacağına inanır.

Böyle bir yöneticiyi otoriter yönetim tarzının özelliklerinden mahrum bırakın, astlarıyla eşitler olarak iletişim kurmasını sağlayın ve anında kendini zayıf hissedecektir.

Ne yazık ki, bu yöneticiler genellikle "gözetleme" dışında başka hiçbir yönetim becerisine sahip değildir. Bir iş sisteminin tasarımıyla, bir iş stratejisinin geliştirilmesiyle meşgul olmazlar, müşterileri veya sektörü incelemezler ve orta düzey yöneticiler için koç olarak başarılı olamazlar ... Ne yazık ki, geç kalma mücadelesinin en üzücü ve neredeyse çözümsüz bağlamı budur: yönetici disiplinle meşgul olduğunda... peki, başka neyi kontrol etmelidir?

"Gecikme yönetimi" evrensel bir doğru araç setine sahip değildir. Bazı durumlarda yumuşaklık müsamahaya dönüşür ve bu da şirketin kârına, müşterilerine ve itibarına zarar verir.

Farklı bir durumda kemer sıkma, gizli sabotajlara, bilginin gizlenmesine ve küçük intikamlara yol açar, özellikle de bu tür bir kemer sıkma için nesnel nedenler yoksa.

Aynı zamanda, programın "yetişkinler" tarafından belirlendiği ve "çocukların" buna tabi tutulduğu "anaokulu kültüründen" daha az üretken bir kültür bulmak zordur.

Ne yapmalı? Sorunu, kurum kültürü, iş süreçleri, hiyerarşi ve yönetim becerileri de dahil olmak üzere tüm karmaşıklığıyla analiz edin. Ancak bu durumda şirketiniz için etkili olacak çözümü tasarlayabileceksiniz!

Disiplini korumanın ve geç kalmayı kontrol etmenin iyi bir yolu çalışanların izlenmesidir. İzleme yazılımı, çalışanın ne zaman gelip ayrıldığını ve ne kadar zaman çalıştığını izleyecektir. Çalışanların programlarının esnek olduğu ofisler için özellikle uygun olacaktır, çünkü yöneticinin katılımı kontrol etmek için çok fazla zaman kazandıracaktır. Aynı zamanda yazılım, çalışanlar için yöneticinin doğrudan kontrolünden çok daha az stresli bir izleme yöntemi olacaktır. Günümüz piyasası her zevke ve bütçeye uygun çok sayıda çalışan takip çözümü sunmaktadır. Şirketiniz için en iyisini nasıl seçeceğinizi öğrenmek istiyorsanız Rehberimiz.