Çalışan Performansının İzlenmesi: Üretkenliği ve Bağlılığı Artırmak için Kanıtlanmış Stratejiler

Çalışanların izlenmesi modern işletmeler için yaygın bir uygulama haline gelmiştir. Göre Resume Builder , Resume Builder'a göre, ofis içi şirketlerin %79'u çalışanların devamlılığını takip ediyor ve uzak kuruluşların %37'si video gözetimi kullanarak çalışanları günde 4 saatten fazla izliyor. Forbes , çalışanların %43'ünün internet faaliyetlerinin işverenleri tarafından izlendiğini bildirmektedir; Yöneticilerin %73'ü, Gelecekteki performans değerlendirmeleri için mesajları, e-postaları ve çağrıları saklayın.

Çalışanların izlenmesi, en belirgin verimlilik artışından iletişimin geliştirilmesine kadar önemli faydalar sağlar. Çalışan performansının izlenmesi, çalışanların zorlanabileceği alanları ortaya çıkarır, bireysel güçlü ve zayıf yönleri ortaya çıkarır ve geri bildirimi ve veriye dayalı kararları kolaylaştırır. Ancak bundan en iyi şekilde yararlanmak için çalışan performansı nasıl izlenir?

Elbette, çalışanların izlenmesinin müdahaleci niteliği bir tartışma konusudur ve haklı olarak da öyledir. Çalışanlar tüm dünyada neyin izlendiğine dair onay verme hakkına sahip olmalıdır ve şirketler bu beklentiye uymalı, aynı zamanda bu süreçte çalışanların moralinin bozulmamasını sağlamalıdır - tam da bu nedenle

Bu makalede, etkin çalışan performansı izlemenin temel bileşenlerini, en iyi uygulamaları, denetleme rollerini ve araçlarını inceleyeceğiz.

Nasıl yapılacağına geçmeden önce, aynı derecede önemli olan şu soruyu yanıtlamalıyız: Çalışan performansını kim izlemelidir? Şirketin başındaki kişi ilk akla gelen cevap olacaktır, ancak gerçekte bu o kadar da basit değildir. Küçük startup sahipleri tüm ekip üyelerini ve süreçleri yönetebilirken, orta ve büyük ölçekli işletmelerin yöneticileri performansı tek başlarına takip edemezler (tabii ki süper bilgisayar olmadıkları sürece). Bu durumda, çalışan performansını izleme sorumluluğu, şirketin büyüklüğüne ve yapısına bağlı olarak bir kuruluş içindeki çeşitli rollere düşer.

Genellikle, doğrudan amirler ve yöneticiler günlük performans takibinden sorumludur. Yöneticiler görevlerin tamamlanmasını, üretkenliği ve genel iş kalitesini izleyerek şirketin hedefleriyle uyumluluğu sağlar.

İnsan Kaynakları Departmanı uzun vadeli çalışan performansını izlemek için bariz bir seçimdir. İK'lar resmi performans değerlendirmeleri, KPI'ların belirlenmesi ve genel çalışan gelişiminin yönetilmesi yoluyla verimliliği takip edebilir. İK, performans değerlendirmelerinin adil ve şeffaf olmasını sağlar ve profesyonel gelişimi yönlendirmeye yardımcı olur.

Bölüm başkanları Geniş resmi görebilirler ve bu nedenle tek tek çalışanlar yerine tüm ekibin performansını izlemek için idealdirler. Görevleri, departmanın hedeflerine ulaşılmasını sağlamak ve düşük performans gösteren çalışanları desteklemek ve teşvik etmektir.

Son olarak, dahil olmak çalışanlar ilerlemelerinin ve sonuçlarının izlenmesinde son derece etkili bir uygulamadır. Öz değerlendirmeler ve kişisel performans takibi, çalışanların gelişimlerini ve üretkenliklerini sahiplenmelerini sağlar.

Özetle, çalışan performansının izlenmesini amirler, İK'lar ve departman yöneticileri arasında paylaştırmak ve çalışanların kendi kendini izlemesini teşvik etmek, izlemeyle ilgili iş yükünü azaltabilir ve hesap verebilirliği, büyümeyi ve katılımı teşvik eden dengeli bir yaklaşım oluşturabilir.

Buna göre Folks RH , yöneticiler performans yönetimi için yaklaşık 210 saat veya 26 iş gününden biraz daha fazla zaman harcamaktadır. Bu kadar çok zaman harcanmasına rağmen, verimlilik değerlendirmelerinin %90'ı etkisizdir. Böyle bir verimsizlik şirketin ilerlemesine zarar verir ve elde tutmayı güçlü bir şekilde etkiler: Çalışanların %24'ü verimsiz performans değerlendirmeleri ve takdir eksikliği nedeniyle işten ayrılmaya hazırdır. Peki, çalışan performansını şirkete maksimum fayda sağlayacak şekilde nasıl izlersiniz? İşte temel stratejiler.

Folks RH, çalışanların %65'inin iş hedeflerinde, görevlerinde ve sorumluluklarında daha fazla netlik istediğini bildiriyor. Sorumluluklarının kapsamını veya kendisinden ne beklendiğini bilmeyen bir çalışandan yüksek verimlilik bekleyemezsiniz. Net hedefler, çalışanların kurumsal hedeflerle uyumlu görevlere odaklanmasına yardımcı olur. Ayrıca, çalışanları hedef belirleme sürecine dahil etmek, işgücünüzün motive olma olasılığını 3,6 kat artırır.

Çalışanlar sorumluluklarından emin olmadıklarında tereddüt edebilir, eylemlerini ikinci kez değerlendirebilir veya sürekli açıklama ve onay isteyebilirler. Kesin beklentiler belirlemek belirsizliği ortadan kaldırır, ileri geri iletişimde zaman kazandırır, özerkliği teşvik eder ve güveni artırır.

Görevleri, hedefleri ve beklentileri iletirken spesifik ve doğrudan olun. İstenen sonuçların ayrıntılı açıklamalarını yapın ve her bir rolle ilişkili sorumlulukları ve görevleri net bir şekilde özetleyin.

Bu SMART hedefler yaklaşımı belirlenen hedeflerin açık, ulaşılabilir ve şirkete değer katan hedefler olup olmadığını kontrol etmek için etkili bir yöntemdir. SMART, şu anlama gelen bir kısaltmadır:

• Belirli: Hedef, nelerin başarılması gerektiğini, gerekli adımları ve sorumlu kişileri açıkça belirtmelidir;

• Ölçülebilir: ilerleme ve başarıyı ölçmek için kriterleriniz olmalıdır;

• Ulaşılabilir: hedef gerçekçi ve yapılabilir olmalı, çok kolay veya aşırı hırslı olmamalıdır;

• Alakalı: hedef daha geniş iş hedefleri ile uyumlu olmalıdır;

• Zamana bağlı: Hedefin tamamlanması için bir son tarih veya tanımlanmış bir zaman dilimi olmalıdır.

SMART hedefler çalışanlar ve yöneticiler için net bir yol haritası sunarak herkesin başarının neye benzediğini ve ona nasıl ulaşılacağını bilmesini sağlar. Ayrıca hesap verebilirliği artırır ve ilerleme ile sonuçların ölçülmesini kolaylaştırır.

SMART hedefler yaklaşımındaki adımlardan biri, bir çalışanın performansını izlerken başvuracağınız bir dizi açık ve ölçülebilir performans ölçütü oluşturmaktır. Temel ölçütler genellikle şunları içerir:

• görev tamamlama

• son teslim tarihlerini karşılamak

• iş kalitesi

• etkinlik ve üretkenlik: harcanan zamana karşılık üretilen çıktı

• KATILIM

Açık ve ölçülebilir performans ölçütleri, çalışan verimliliğinin izlenmesini kolaylaştırır ve değerlendirme sürecinde öznelliğin önlenmesine yardımcı olur.

Çalışan verimliliğinin izlenmesi, çalışanların zamanlarını ve kaynaklarını ne kadar etkili kullandıklarına dair içgörü sağlayan araçlar, ölçümler ve tekniklerin bir kombinasyonu yoluyla yapılabilir. Belirlediğiniz hedeflere ve seçtiğiniz ölçütlere bağlı olarak, zaman izleme, görev yönetimi ve çalışan izleme yazılımlarını kullanarak çalışan performansını takip edebilirsiniz.

Proje yönetimi Trello, Asana ve Jira gibi platformlar görevlerin atanmasına, iş yükünün dağıtılmasına, son tarihlerin belirlenmesine ve görevlerin tamamlanması ile proje ilerlemesinin gerçek zamanlı olarak izlenmesine olanak tanır. Proje yönetim araçları, projenin büyük resmini ve ekip üyelerinin zaman içinde ne kadar üretken olduğunu görmenin uygun bir yoludur.

Zaman takip uygulamaları, Toggl, Time Doctor ve Hubstaff gibi uygulamalar, bir çalışanın her bir görev için ne kadar zaman harcadığını izlemek için tasarlanmıştır. Uygulamanın işlevselliğine bağlı olarak, zaman izleyiciler bir kişinin bir görev veya proje üzerinde ne kadar zaman harcadığını, belirli bir uygulamayı veya web sitesini ne kadar süre kullandığını, devamsızlıkları vb. kaydedebilir. Bu bilgilere dayanarak, program maaş bordrolarını, proje maliyetlerini ve bütçeleri hesaplayabilir ve yüksek performans gösteren ve mücadele eden çalışanların belirlenmesine yardımcı olabilir.

Çalışan izleme çözümleri, örneğin CleverControl , , ActivTrak ve Insightful, çalışan verimliliğini ve bir kişinin çalışma zamanını ne kadar verimli bir şekilde tahsis ettiğini izler. Bu programlar bir çalışanın iş bilgisayarındaki faaliyetlerini, örneğin kullanılan uygulamaları ve web sitelerini, arama sorgularını, boşta ve aktif kalma sürelerini, işe başlama ve bitiş saatlerini ve çok daha fazlasını takip eder. Çözüm daha sonra toplanan verileri analiz eder ve bunları performans değerlendirmesi için değerli istatistikler ve günlükler olarak sunar.

Hangi çözümü seçerseniz seçin, gereksiz stres ve baskı yaratmaktan kaçınmak için bunu açıkça uygulayın ve amacını personele açıklayın. İzleme politikalarınızın gizlilik düzenlemeleriyle uyumlu olduğundan emin olmak için eyalet ve yerel yasaları inceleyin.

Folks RH tarafından yayınlanan makale, işletmelerin %69'unun yalnızca yıllık veya iki yıllık performans değerlendirmeleri yaptığını ortaya koyuyor. Çalışanların %19'u geri bildirimlerini yılda sadece bir kez alıyor. Aynı zamanda, çalışanların %80'i yıllık performans değerlendirmeleri yerine düzenli geri bildirimleri tercih ediyor. Yıllık performans değerlendirmeleri, ne bekleyeceklerini bilemedikleri için çalışanlar için sıklıkla bir stres kaynağı haline gelmektedir. Aksine, düzenli geri bildirim, bire bir toplantılar, akran değerlendirmeleri ve diğer geri bildirim yöntemleri çalışanların yaptıkları iş üzerinde düşünmelerine, gelişim alanlarını belirlemelerine ve iş arkadaşlarından ve yöneticilerinden değerli değerlendirmeler almalarına yardımcı olur.

Yılda en az iki kez resmi performans değerlendirmeleri yapın. Bu değerlendirmeler sadece geçmiş performansı eleştirmek yerine spesifik, eyleme geçirilebilir geri bildirimlere ve gelişim fırsatlarına odaklanmalıdır. Düzenli ve yapıcı geri bildirimler verimliliği artırabilir, iş gücü devrini %14,9'a kadar azaltabilir ve çalışan bağlılığını artırabilir: Şirketler sürekli geri bildirim ve diğer modern uygulamaları kullandığında çalışanların %65'i bağlılık göstermektedir.

Bağlılık, çalışanların üretkenliği için hayati önem taşır: bağlı çalışanların üretken, motive ve işlerine bağlı olma olasılığı daha yüksektir. Göre Gallup , Yüksek bağlılık kültürüne sahip işletmeler daha iyi performans gösterir: daha yüksek müşteri bağlılığı, %17 daha yüksek üretkenlik, daha düşük iş gücü devri, daha az kaza ve %21 daha yüksek karlılık elde ederler. Personeliniz düşük performans gösteriyorsa, bağlılık düzeylerini kontrol etmeye değer - düşük olması muhtemeldir. Peki çalışan bağlılığını nasıl izleyeceğiz? İşte birkaç etkili yöntem.

Çalışan Anketleri ve Nabız Kontrolleri

Düzenli anketler (çalışan bağlılığı anketleri veya nabız anketleri gibi) çalışanların rolleri, yönetim ve genel çalışma ortamı hakkında nasıl hissettiklerine dair geri bildirim toplayabilir.

Geri Bildirim Araçları ve Platformları

Officevibe veya CultureAmp gibi çalışanların düzenli olarak geri bildirim vermesine olanak tanıyan araçlar kullanın. Bu araçlar bağlılık ölçümlerini takip edebilir ve yöneticilerin bağlılığın azaldığını gösteren eğilimleri tespit etmesine yardımcı olabilir.

Toplantılara ve Girişimlere Katılımın İzlenmesi

Çalışanların toplantılara, eğitim oturumlarına veya şirket girişimlerine ne sıklıkla aktif olarak katıldıklarını izlemek, katılım düzeylerini gösterebilir. Katılım gösteren çalışanların fikirleriyle katkıda bulunma ve işbirliği yapma olasılıkları daha yüksektir.

Çalışma Alışkanlıklarının ve Üretkenliğin İzlenmesi

Çalışan izleme ve proje yönetimi araçları bağlılık seviyelerini ortaya çıkarabilir. Bağlılığı olmayan çalışanlar genellikle daha düşük üretkenlik, daha fazla devamsızlık ve işbirliğine dayalı çabalara daha az katılım gösterir.

Bire Bir Toplantılar

Düzenli bire bir toplantılar, yöneticilerin çalışanların refahını, kariyer hedeflerini ve karşılaşabilecekleri zorlukları kontrol etmelerini sağlar. Kişiselleştirilmiş ilgi ilişkileri güçlendirir ve yöneticilerin bağlılığı gerçek zamanlı olarak ölçmesine yardımcı olur.

Çalışan performansının izlenmesi, başarılı modern iş operasyonlarının kritik bir bileşenidir. Verimliliği artırmaya, iletişimi geliştirmeye ve çalışanların çalışmalarının şirket hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamaya yardımcı olan değerli bilgiler sağlar.

Etkili çalışan takibi, faaliyet takibinden daha fazlasıdır. Net hedefler, ölçülebilir performans metrikleri, üretkenliği izlemek için araçlar ve yöntemler ve geçmişteki düşük performansı eleştirmek yerine iyileştirmeye odaklanan eyleme geçirilebilir geri bildirimlerle başarıya giden bir yol haritası oluşturmakla ilgilidir. Bu uygulamalar, şeffaf bir şekilde ve doğru niyetlerle yapıldığında, hesap verebilirliği, katılımı ve büyümeyi teşvik ederek sonuçta bireysel ve kurumsal performansın artmasını sağlar.