Uzaktan Çalışanları Nasıl İzliyoruz

Birçok şirket kontrolü kaybetmekten korktuğu için uzaktan istihdamdan kaçınıyor. Uzmanın gerçekten günde sekiz saat çalıştığından ve zamanını sosyal medyada harcamadığından nasıl emin olunacağı belirsizdir. Zaman takibi, devam kontrolü, web kamerası anlık görüntüleri vb. gibi çalışan izleme araçları iyi bir çözüm gibi görünüyor. Technipe'te bu araçları özel bir yönetim yaklaşımı ile birlikte kullanıyoruz.

Şirketteki iş akışını nasıl verimli bir şekilde radar altında tuttuğumuzu ve bunun neden işe yaradığını öğrenmek için okumaya devam edin.

We trust our employees. It is quite a trivial statement for a story about control, but it is indeed so. At the same time, I agree with the well-known proverb: "Trust but verify". And we trust, but we control. However, before we delve deeper into the details of this control, I should explain some initial agreements and work that we do.

When we hire a new employee, we discuss all the conditions with them - we stick to the maximal transparency policy. There can be no "I meant" - we must discuss everything.

Her konuda esnek olmaya çalışıyoruz - farklı eyaletlerde yaşamanın özelliklerini ve çalışanların kişisel tercihlerini göz önünde bulunduruyoruz. Örneğin, iş günlerinde bir saatlik öğle yemeği molası da dahil olmak üzere sabah 8-9'dan akşam 5-6'ya kadar standart bir programımız var. Ancak bazen, kişisel koşullar nedeniyle, bir çalışan örneğin iki saatlik bir öğle yemeği molası veya alışılmadık bir zamanda mola vermek isteyebilir. Uzmanların üzerinde çalıştığı projelerin de kendine has özellikleri olabilir (örneğin, çalışanın iletişim halinde olması gereken müşteri farklı bir zaman dilimindedir). Tüm bunları başlangıçta tartışıyoruz.

Sadece çalışma saatlerini değil, işbirliğimizin diğer yönlerini de konuşuyoruz. Bunlar arasında izinlerle ilgili sorumluluklar (tüm ekibin belirlenen zamanda hazır olması gerektiği gerçeği), yılda bir veya iki kez iş gezisi olasılıkları vb. yer alıyor. Aslında, işbirliği yapacağımız çerçeveler üzerinde mutabık kalırız.

Bizde Çalışanın bu çerçeveleri bozması halinde uyması gereken şartlar. If the employee needs to start the work later, leave earlier or have a day off due to some circumstances, they must do it openly and notify their team. In theory, the employee must make up the missed period. However, our corporate policy provides a time clearance that will cause no consequences. An employee has a right to get two extra day-offs a year without explaining the reasons. If "allowed no-shows" are over, the employee can always take a day off their paid leave or an unpaid day-off or make up the missed time after agreeing with the team. The main point is to notify beforehand. We try to minimize paltering and breaking the agreements with the help of flexible conditions.

Çevrimiçi devam kontrol araçları veya web kamerası gözetimi gibi kontrol çağrısı uygulamalarını veya mikro yönetim araçlarını uygulamak için çabaları boşa harcamayın. Benim bakış açıma göre, bunlar entelektüel emek için faydasızdır. Önce araçları satın almak için yatırım yapmanız, ardından raporları incelemek için zaman ve çaba harcamanız gerekiyor. Yine de, çalışanın görevi tamamlayıp tamamlamadığı konusunda size bir cevap vermiyorlar.

Ancak CleverControl'ü keşfettikten sonra fikrimi değiştirdim. Bu araç diğerlerine göre daha uygun fiyatlı ve bilgisayarın açıldığı ve kapandığı zamanı sabitlemekten çalışan uygulamaları izlemeye kadar etkileyici işlevlere sahip.

Başlangıçta, kendi kendini organize eden çalışanların bu tür araçlara olumsuz yaklaşacağından endişe ettim. Sonucu sürecin önüne koyan insanlar izlendiklerinde rahatsızlık hissederler. Motivasyonları azalır ve buna izin veremeyiz. Neyse ki, CleverControl gizli ve rahatsız edici olmayan bir şekilde çalışır: çalışanın bilgisayarında bir arayüze sahip değildir ve çalışan için açık değildir. Kişinin programı tamamen unuttuğu noktaya kadar izleme stresini hafifletmeye yardımcı olur.

Sürece değil, sonuca öncelik veriyoruz!

Bu nedenle programı ihtiyaçlarımıza göre yapılandırdık: web sitesi izleme, keylogging, sosyal medya izleme ve ilgilenmediğimiz verileri toplayan diğer birkaç özelliği kapattık. Bunu yapmak oldukça kolay çünkü CleverControl neredeyse tüm izleme seçeneklerini devre dışı bırakabileceğiniz kadar esnek. Esas olarak odaklandığımız şey, aktif zaman istatistikleri, çalışanların çalıştığı uygulamalar ve zaman zaman katılımı kontrol etmek için Canlı Görüntüleme.

Şimdiye kadar sadece çalışanlarla yaptığımız anlaşmalardan bahsettik. Bu anlaşmalara uyumu nasıl kontrol edeceğimiz projenin özelliklerine bağlıdır.

Technipe esas olarak karmaşık görevlerin anahtar teslimi olarak tamamlanmasına odaklanır. Bu durumda, proje üzerinde nasıl çalışılacağına karar verir ve görevleri basit alt görevlere böleriz. Bundan sonra, proje yöneticisi veya ekip lideri (veya bazı projelerde her ikisi de) her zamanki gibi çevik metodolojiye göre çalışır. Tüm ekipler gibi bizim de haftalık sprintlerimiz ve iş akışını koordine etmemizi sağlayan günlük görüşmelerimiz var.

Çalışanın her zaman pratik faaliyetler içinde olduğunu varsayıyoruz. Buna göre, görevler atarız, video konferanslar ayarlarız, vb. İş akışı sadece haftalık ödevleri almak ve bunları tek başına tamamlamak değildir. Ekipler sürekli etkileşim halindedir - bu, uzaktan çalışma formatında ofistekinden daha da önemlidir. Bu etkileşimden fark edilmeden kaybolmak mümkün değildir.

İş bir ekip içinde yapıldığından, uzaktaki çalışanları kontrol etmek, örneğin ekibin bir kısmı başkentte ve diğeri başka bir eyalette olduğunda, dağıtılmış şirketlerin ofislerini takip etmekten çok farklı değildir. Potansiyel olarak kaçırılan son tarihler, bireysel çalışanların eksik çalışmaları veya diğer sorunlar meydana gelirse, bunlar yaklaşık bir hafta içinde ortaya çıkar. Bu da duruma hızlı bir şekilde müdahale edilmesini sağlıyor. Başka bir deyişle, burada çok önemli zorluklar yok.

In most projects, we have time control for internal purposes. It is conducted both via CleverControl and manual reports ("I have been doing that task for X hours and that one for Y hours").

Çalışanları ve katılımlarını değerlendirmek için 360 anketi gibi popüler yöntemleri kullanmıyoruz. İhtiyacımız olan bilgiyi bize vermedikleri için çalışanlarımızın çalışmalarını İK ölçütleriyle ölçmek gibi bir hedef belirlemiyoruz. Tüm proje iletişimi gayri resmi ve basit bir dilde gerçekleşiyor. Ancak durumu az çok objektif olarak görebilmek için, her çalışan için birkaç ay sonrasına yönelik bir planımız var. Bu plan tamamlamaları gereken görevleri ve yeni araçlar, teknolojiler, programlama dilleri öğrenmek gibi kişisel hedefleri içerir. Çalışan bu planı amiriyle birlikte oluşturur.

Teknik uzmanları tükenmişlikten korumak için, örneğin teknoloji yığınından sıkıldıklarında onlara proje değiştirme fırsatı veriyoruz. Şirket başlangıçta bunun yaygın bir uygulama olduğunu ve hiçbir ekonomik ya da başka yaptırıma yol açmadığını belirtiyor. Bu nedenle bir çalışan herhangi bir sorunu bize erken aşamalarda özgürce bildiriyor ve biz de bunları tartıştıktan ve yeni bir uzman yetiştirmek için zaman tanıdıktan sonra projede minimum kayıpla değişiklikler yapabiliyoruz.

Technipe ekibinin bir kısmının müşterinin uzmanlarıyla birlikte çalıştığı bazı projeler vardır. Kontrol açısından bu tür projeler çok daha fazla soruna neden olur. Aradaki fark çok önemlidir. İlk durumda, olağan bir dahili ekibimiz var, ancak ikincisinde ekibin bir kısmına erişimimiz yok ve proje üzerindeki etkimiz başlangıçta belirlediğimiz çerçevelerle sınırlı. Bu durumda, müşteriyle ortak çabayla kurulan ilişkiler kilit önem taşıyor.

CleverControl'ün yanı sıra, ana performans kontrol aracımız, çalışanların projelerinde çalıştığı müşterilerden geri bildirim toplamaktır. Hesap yöneticileri, her bir çalışanın ve tüm ekibin belirlenen görevi tamamlayıp tamamlamadığını görüşmek üzere müşteriyle ayda en az iki kez iletişime geçer:

• Eğer çalışma kalite standartlarını karşılıyorsa;

• eğer iş zamanında yapılırsa;

• Eğer birikmiş iş varsa;

• Son zamanlarda işle ilgili neyi beğendiklerini veya beğenmediklerini;

• Bireysel bir uzmanın çalışmalarında neleri geliştirebileceği.

Ekibimize de aynı soruları soruyoruz ama çok daha sık. Bu sorular, yöneticilerin projenin hangi aşamada olduğunu sanki dahili bir ekipmiş gibi anlamalarını sağlıyor. Yukarıda bahsettiğim gibi, düzenli görüşmelerde sadece projeyi değil, çalışanın kişisel gelişimini de tartışıyoruz. Çalışan müşterinin uzmanlarıyla çalıştığında, müşteri çalışanın bazı teknik yetkinliklerden yoksun olduğunu düşünüyorsa, gelişim planına katkıda bulunabilir.

Sonuç olarak, İzleme yazılımından yalnızca en değerli verileri alarak temel metrikler düzeyinde kontrol ediyoruz - kalite (yazılım geliştirme açısından - kod stili, zaman çizelgeleri vb. Herkes mutlu olur. Müşterinin taleplerini dikkate alıyoruz; iş devam ediyor. Çalışanın projeye belirli bir düzeyde katılımı vardır. Sadece kodu yazmazlar, proje ekibinin bir parçası olurlar ve gerekli geri bildirimleri alırlar.

Açıkçası, her çalışanın katkısı diğer katılımcılar tarafından değerlendirilemez. Çalışanlar iyi organize olmalı ve bazı sosyal becerilere sahip olmalıdır. Bir sorun yaşadıklarında, sorun ortadan kalkana kadar bekleyemezler. Bunun yerine, sorunu çözmeye çalışmalıdırlar. Diğer ekip üyelerinin yardımını gerektiriyorsa, çalışan sorunu açıkça dile getirmelidir. Herkes bunu yapamaz - bu nedenle işe alım sürecinde gerekli sosyal becerileri göz önünde bulunduruyoruz. Bu da kontrol sistemimizin bir başka bileşenidir: adayın iş akışına uymayacağına inanırsak, onu işe almayız.

Şunu söylemeliyim ki, çalışan hangi sosyal becerilere sahip olursa olsun, herkesin bir hastalık, ailevi sorunlar vb. nedeniyle beyninin çalışmadığı anlar vardır. Bizim için bu bir işten çıkarma nedeni değildir. Ancak çalışanın sorunu bize bildirmesini bekleriz ve birlikte bir çözüm buluruz, örneğin ona plansız bir izin veririz. Çalışan bu konuda konuşmasa bile, kişisel iletişimdeki değişiklikleri görüyor ve yardımcı olmaya çalışıyoruz. Bu da çalışanlarla iletişimin neden önemli olduğunun bir başka nedenidir.

Herkes hata yapar. Bizim kontrol sistemimizde de bazı hatalar vardı. Ancak, İş süreçlerimizi, bir hatanın bedelini en aza indirecek şekilde düzenliyoruz.

Her bir görevi, tamamlanması 32 saatten fazla sürmeyen alt görevlere bölüyoruz. Bir yandan da değerlendirme aşamasında çok çalışma gerektiriyor. Bunu göz önünde bulundurarak, ön satışın bir projeye yol açmayacağı yarışmalara, ihalelere veya diğer değerlendirmelere katılmıyoruz. Ancak, müzakereler maliyetlerin hesaplanmasına gelirse, mümkün olduğunca çok ayrıntı elde etmeye çalışıyoruz. Ayrıntılar için harcanan ilave sekiz saat, proje bütçesini azaltmamıza ve başlangıçta belirlenen son teslim tarihlerine uymamıza olanak tanır. Bu, bahsedilen her iki türdeki projelerle ilgilidir.

Çalışan herhangi bir nedenle başarısız olursa, bunu birkaç gün, en kötü ihtimalle birkaç hafta içinde öğreniriz, altı ay içinde değil. Çalışanın nesnel sorunları olabilir veya görevi tamamlamak için en iyi yaklaşımı kullanmayabilir - bu durumda biz de katılır ve yardımcı oluruz.

Teslim tarihlerinin geciktiği durumlar yaşadık. Çalışanın tamamladığı benzer görevlerin sayısına ve müşterinin geri bildirimine göre değişiyordu. Sorunlar, müşterinin uzmanlarıyla çalıştığımız projelerde ortaya çıktı. Bu, erken aşamadaki tüm kontrol mekanizmalarımızın en iyi çalıştığı zamandı. Müşteri bize sorunları açıkça söylemeden önce bile ekip içinde uyarı işaretlerini fark etmiştik. Vakalardan birinde, çalışana kendini geliştirme şansı vermek için biraz daha fazla zamanımız vardı. Bu şansı kullanmadı, ancak yine de sorunu çözmeyi başardık, böylece proje üzerinde neredeyse hiçbir etkisi olmadı. Çalışanla yollarımızı ayırmak zorunda kaldık. Dürüst olmak gerekirse, bir süredir şirkette çalışan ve daha önce tatmin edici sonuçlar gösteren çalışanlar için işten çıkarma aşırı bir önlemdir. Bu tür çalışanlarla bazı anlaşma noktaları bulmaya ve durumu farklı şekilde çözmeye çalışıyoruz.

Sonuç yerine, deneyimlerimizin herhangi bir şirkette uygulanmasının zor olduğunu belirtmek isterim. Odak noktasını süreçten sonuca doğru değiştirerek sözde kurumsal kültürün tamamını yeniden gözden geçirmek gerekir. Technipe için bu nispeten kolay oldu çünkü şirket başlangıçta bu ilke üzerine inşa edilmişti. Yine de kendi deneyimlerimizden pek çok şey öğrenmemiz gerekti. Ve edindiğimiz bilgilerle süreçleri iyileştirerek yolumuza devam ediyoruz.