Çalışan E-postaları Nasıl İzlenir - Outlook ve Gmail (Eski G Suite) Kılavuzu

E-postalar, şirketin gizli verilerini barındıran önemli bir iletişim ve işbirliği aracıdır. E-postaların iş geliştirmedeki sürekli popülaritesi ile birlikte, hassas verilerin korunmasına yönelik acil soru da artmıştır. Bu artan endişe, Outlook veya Gmail (eski G paketi) e-posta kullanımını izlemek amacıyla çalışan izleme yazılımının oluşturulmasına katkıda bulunmuştur. Bu kılavuz, çalışan e-postalarının nasıl izleneceğine ilişkin gerçek verileri gözden geçirecektir: araçlar, yasal hususlar, hem işverenlerin hem de çalışanların bakış açıları vb.

Çalışanların e-postalarını şeffaf bir şekilde izlemek, çevre dostu, rahat ve etkili bir iş ortamını teşvik etmek için çok önemlidir. Çalışanlar izleme yazılımı kullanmanın arkasındaki nedenleri anladıklarında, kendilerine saygı duyulduğunu hissederler ve bu da yönetici kadroya güven duyulmasını sağlar. Bu strateji sadece çalışanlar arasındaki iş memnuniyeti oranını artırmakla kalmaz, aynı zamanda daha yüksek üretkenliğe, daha iyi işbirliğine, hassas verilerin güvenliğine katkıda bulunur ve daha karlı bir işletmeye yol açar.

Ekibinizle şeffaf ilişkiler kurmak için bazı önerileri bir araya getirdik. Belirlenen hedeflere ulaşmak için kullanmaktan çekinmeyin:

• net politikalar geliştirmek
• çalışan onayı almak
• izlemenin amacını açıklamak
• izlemeyi işle ilgili iletişimlerle sınırlandırın
• izleme araçlarını sorumlu bir şekilde kullanın
• çalışanları düzenli olarak güncelleyin
• yasal gerekliliklere uygunluğun sağlanması
• politikanın etkinliğini izlemek ve gözden geçirmek

Outlook e-postalarının izlenmesine yardımcı olan çeşitli seçenekler mevcuttur. Bunlardan ilki yerleşik Outlook özelliklerini kullanmaktır. E-posta teslimini, okundu bilgisini ve gönderilen e-postaların durumunu izlemek için ileti izlemeyi kullanarak gelen ve giden e-postalarla ilgili kayıtlar elde edebilirsiniz.

Gelen ve giden e-postaların kayıtlarıyla birlikte, aracı posta kutusu denetimi olarak kullanın. Ana işlevi, e-posta gönderme, silme ve başkaları tarafından erişim gibi eylemleri izlemektir. Microsoft Exchange kullanıyorsanız, Exchange Admin Center aracılığıyla posta kutusu denetimini etkinleştirebilirsiniz.

Ancak, Microsoft 365 Uyumluluk Merkezi'nin kullanımı daha gelişmiş izleme için tasarlanmıştır. Veri Kaybını Önleme (DLP) ilkeleri gibi özellikler, hassas bilgilerin e-posta yoluyla paylaşılmasını izlemeye ve önlemeye yardımcı olur.

Çoğu durumda, yerleşik araçlar talepleri karşılamamaktadır. İşverenler belirlenen hedeflere ulaşmak için ekstra yazılım aramaya başlar. Uzun bir arayıştan sonra, üçüncü taraf araçları bulmayı ve uygulamayı başardılar - çalışan izleme yazılımı Outlook ile etkili bir şekilde entegre olur. Bu araç anahtar kelime uyarıları sağlayabilir, ekleri takip edebilir ve e-posta iletişim modellerini analiz edebilir.

Çalışan izleme yazılımı, her çalışanın verimliliğini izlemek için kullanılan çeşitli seçenekler sayesinde şimdiden sağlam bir itibar kazanmıştır. Mevcut özellikler arasında şunlar vardır: e-posta izleme, uygulama izleme, ekran görüntüleri, genel web sitesi etkinliği vb.

İş adamları, hassas verileri ve yenilikçi iş fikirlerini korumak için mevcut her türlü aracı kullanmaya isteklidir. Çoğunlukla mevcut herhangi bir seçeneği uygulamayı düşünürler, bazen de Veri Kaybı Önleme (DLP) dağıtın araçları. Bu tür araçlar, giden e-postaları finansal bilgiler veya fikri mülkiyet gibi hassas veriler açısından otomatik olarak izler ve uygunsuz e-postaları engeller veya işaretler.

G Suite artık Google Workplace, özellikle de Gmail olarak biliniyor. WifiTalents tarafından düzenlenen anket inanılmaz istatistikler gösteriyor:

• Küçük işletmelerin %60'ı birincil e-posta sağlayıcısı olarak Gmail'i kullanıyor
• İşletmelerin %70'i e-posta hizmetleri için Gmail veya G Suite kullanıyor

Bu etkileyici istatistikler göz önüne alındığında, Gmail izleme ile ilgili iki temel soruyu ele almak önemlidir:

1. e-postaları izlemek için yerleşik araçların nasıl kullanılacağı
2. ekstra kaynaklarla çalişan e-posta g suite nasil i̇zleni̇r

Şimdi bunları tek tek yanıtlayalım ve Gmail'in e-posta izleme için yerleşik araçlarının potansiyelini en üst düzeye çıkarıp çıkarmadığınızı öğrenelim.

Bireysel durumunuzda hangi yerleşik seçeneklerin kullanılabileceği gibi sorular sormaya başlayabilirsiniz. Hadi cevabı bulalım. Google'ın kendisi, Google çalışma alanı yönetici konsolunu kullanmanızı önerir. Bu konsol aşağıdaki seçenekleri elde eder:

Google önerilerini incelemeye devam ederek Gmail Saklama ve eKeşif özelliklerini etkinleştirin. İlk kavram olan Saklama ile başlayın. E-postaların saklanması, arşivlenmesi ve eKeşif için Google Vault'u kullanın. Kasa, e-postaları kullanıcılar tarafından silindikten sonra bile belirli bir süre boyunca saklamanıza olanak tanır; bu, yasal uyumluluk ve dahili soruşturmalar için çok önemlidir.

Saklama için Google Vault ile birlikte, soruşturmalar veya denetimler sırasında e-postaları aramak ve dışa aktarmak için eDiscovery'yi etkinleştirin. Bu, ilgili tüm iletişimlere erişebilmenizi sağlar.

İç araçlar işlevsel olsa da, kritik soru şu: kapsamlı e-posta izleme için yeterli mi? Tek bir çözümün sınırlamaları göz önüne alındığında, harici araçlar çeşitli izleme ihtiyaçlarını karşılamak için tasarlanmış geniş bir dizi özellik sunar.

Ayrıca, işletmenize aralarında Web kamerası kaydı, ekran görüntüsü kaydı, sosyal ağ etkinlikleri ve yüz tanıma gibi çok sayıda izleme çözümü sunacaktır. Birçok işletme için en çekici özelliklerden biri yapay zeka entegrasyonudur. Çalışan verimliliği hakkında yapay zeka tarafından kaydedilmiş istatistikler elde edeceksiniz.

Toparlayacak olursak, her iki soruya verilen yanıtlar da tartışmalara katkıda bulunmaya devam ediyor ancak tek bir çözümün olmadığı da aşikar. Şirketinizi, çalışanlarınızın güvenilirliğini ve üretkenliğini korumak için herhangi bir seçeneği kullanın.

E-posta faaliyetlerinin izlenmesi, gelişmiş güvenlik ve şirket politikasına uygunluğu garanti eder. Örneğin ABD mevzuatına göre, bazı eyaletler hariç olmak üzere çalışanların e-posta faaliyetlerini izlemek kesinlikle yasaldır. Örneğin Connecticut, çalışanın izlendiğine dair yazılı onayını gerektirir. New York'taki özel şirketler, izleme hususları hakkında çalışanlara özel bildirimde bulunmalıdır.

İzleme, e-postalar aracılığıyla hassas veri sızıntısı tespit edilebildiğinden, gelişmiş güvenlik seviyesine yol açar.

Çalışanların izlenmesi, işyerinde zamanın nasıl harcandığına dair içgörüler sağladığından üretkenlik ve verimlilikte önemli gelişmelere katkıda bulunabilir. Yöneticiler faaliyetleri izleyerek verimsiz davranış kalıplarını belirleyebilir ve bunları derhal ele alabilir. Bu, çalışanların görevlerine odaklanmalarını sağlayarak zaman israfını azaltır ve daha etkili çalışmalarını sağlar. Ek olarak, izleme araçları iş akışlarının optimize edilebileceği alanları vurgulayabilir, böylece daha modern süreçler ve daha iyi genel performans sağlar. Sonuç olarak, kuruluş hedeflerine daha hızlı ve daha az kaynakla ulaşabilir.

Çalışanların izlenmesi, siber suçların risklerini ve tehditlerini azaltmaya yardımcı olur. Çalışanların faaliyetlerini sürekli takip ettiğiniz için suç işlemek oldukça zorlaşır. Suçları önlemek için daha fazla veri mevcuttur.

Çalışan izleme, kuruluşların veri odaklı kararlar almasına yardımcı olabilecek değerli bilgiler ve analizler sağlar. İşletmeler, görevler için harcanan zaman, yazılım kullanımı ve iletişim kalıpları gibi çalışan faaliyetlerine ilişkin verileri toplayıp analiz ederek, işgücü davranışı ve üretkenlik eğilimleri hakkında daha derin bir anlayış kazanabilir.

Yukarıdaki tüm faydaların yanı sıra, daha iyi müşteri yönetiminden bahsetmeden duramayız. Çalışanlarınız yüksek verimlilik gösterdiğinde, müşteri yönetimi de artar. Daha iyi müşteri yönetimi, geliri artırmanın yoludur.

Bu tür bir yazılımı kurmadan önce, her işveren izleme uygulamasının meşruiyeti hakkında doğru bir şekilde düşünmelidir. Her ülkenin bu alanı yönetmek için getirdiği kendi düzenlemeleri vardır. Başlıca davalar, birçok ülkenin izleme yazılımı uygulamasına izin verdiğini göstermektedir, ancak bir notla: çalışanların bu uygulamanın uygulandığını bilmesi.

Çalışanların kişisel bilgilerinin gizliliği haklarına saygı göstermeyi unutmayın. Yönetici kadrosu, yaşamın yalnızca işle ilgili yönlerini izlemek için yasal izne sahiptir. Dolayısıyla, kimse sınırları aşmamalıdır - bir çalışan bu uygulamanın farkındaysa, saygı duyulduğunu hissetme olasılığı daha yüksektir, bu da motivasyon ve üretkenliğin artmasına neden olabilir.

Çalışan izlemeyi uygularken, işyeri kültürü üzerindeki etkisini göz önünde bulundurun ve veri güvenliğini sağlarken özel ihtiyaçlarınıza uygun araçları seçin. Güven ve morali desteklemek için kontrolü çalışan özerkliği ile dengeleyin. Uyumlu ve şeffaf kalmak için uygulamalarınızı düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin. Çalışanlara açık iletişimin yanı sıra yönetim için yasal ve etik eğitim sağlamak, saygılı ve üretken bir çalışma ortamının teşvik edilmesine yardımcı olacaktır.

Sağlanan bilgiler, işverenlerin çalışan e-postalarını nasıl etkili bir şekilde izleyebileceklerini anlamalarına yardımcı olur. Yerleşik ya da harici hangi araçlar uygulanabilir. Meşruiyet konusuna da değinerek, birçok ülkede çalışanın bilgisine dair yazılı bir kanıt alınması gerektiğini belirtiyoruz.

Çalışma ilişkilerinin her iki tarafı için de izleme uygulamasının değerini vurguluyoruz. Güvenlik ve gizlilik ile birlikte çalışan verimliliği nasıl artırılır? Şirketin tüm hassas verileriyle iletişim halinde olmaya yardımcı olan çalışan izleme yazılımını denemelisiniz.