Çalışanlar Yasal ve Etkili Bir Şekilde Nasıl İzlenir?

Pandemi döneminde çalışan izleme araçlarına yönelik talep %60'ın üzerinde artış gösterdi. Hatta "çalışan izleme yazılımı" arama motorlarında anahtar bir terim haline gelerek 35% trafikte daha fazla artış. Siber saldırı tehdidi (özellikle kimlik hırsızlığı suçları) arttığı için aciliyet duygusu devam edecek gibi görünüyor. Yakın tarihli bir raporda, içeriden gelen tehditlerin de artmakta olduğu bildirildi. Nitekim, Toplam ihlallerin %43'ü kurum içindeki kuruluşlardan gelir.

Tabii bir de üretkenliği artırmak, büyümeyi teşvik etmek ve inovasyon kültürünü beslemek için etkili bir araç olabilecek performans yönetimi kavramı var. Çalışan izleme uygulamalarını kullanmanın bu kadar çok faydası varken, işletmelerin neden artık bu uygulamalara yatırım yapma eğiliminde oldukları anlaşılabilir. Ancak, satın alma işlemini gerçekleştirmeden önce işletmelerin genel çalışan izleme ortamını analiz etmeleri çok önemlidir.

Aşağıdaki gibi sorular - İş modelime en uygun izleme aracı hangisi? Çalışan verimliliğini ve bağlılığını artırmak için etkili bir yol olacak mı? Nasıl kurulur? Kullanmanın yasallığı işimi nasıl etkileyecek? Çalışanları izlemek etik olur mu? Çalışanların gizliliği ve veri koruması ne olacak? Belirlenmiş bir politika olmalı mı? - Çalışan izleme yazılımı kullanma kararı verilmeden önce bu soruların yanıtlanması gerekir.

Bu konuda size yardımcı olması için, çalışanları etkili ve yasal olarak nasıl izleyebileceğinize dair bazı yönergeler içeren bir kontrol listesi sunuyoruz.

Çalışan izleme yazılımını kurmadan önce şirketinizin uyumluluk politikalarını gözden geçirin. Tüm çalışanların veri koruma ve gizlilik politikalarının yanı sıra bu politikaları ihlal etmenin olası sonuçlarından haberdar olduğundan emin olun. Örneğin, bir çalışan izleme politikası, işletmenin müşteriler ve satıcılarla olan iletişimini veya çalışanlarının çevrimiçi faaliyetlerini izleyebileceğini belirtebilir. Şirkete ait cihazların kullanımını izleyebileceğinizi politikanıza dahil etmek de iyi bir fikirdir. Bu politikaların yürürlükte olması, gelecekte çalışan izleme yazılımının kullanımıyla ilgili olası yasal sorunların azaltılmasına yardımcı olacaktır.

Yasal ortam zor bir ortam olabilir. Gizlilik ve veri koruma yasaları bir ülkeden diğerine değişir. Nihai bir karar vermeden önce yasal yükümlülüklerinizi ve çalışan izleme yazılımını düzenleyen yerel yönetmelikleri bilmeniz çok önemlidir.

Örneğin, Avrupa'da GDPR veya Genel Veri Koruma Yönetmeliği, Avrupa Birliği (AB) içindeki tüm şirketlerin uyması gereken kişisel bilgi toplama yönergelerini özetlemektedir. ABD'de ECPA ya da Elektronik İletişim Gizliliği Yasası, işverenlerin şirkete ait cihazlardaki faaliyetleri izlemelerine izin vererek biraz daha esneklik sağlıyor. Ancak yasa aynı zamanda sözlü ya da elektronik iletişimin kasıtlı olarak dinlenmesine de bir sınırlama getirmektedir.

Hindistan gibi dünyanın başka yerlerinde bu durum biraz daha rahattır. Çalışan izleme yazılımının kullanımını düzenleyen belirli kurallar yoktur. Bu şimdilik gri bir alan. Ancak genel olarak, mahremiyetin ihlaline yol açmadığı sürece bu tür yazılımların kullanımına izin verilmektedir. Ve işverenlere, çalışanları izlemek ile mahremiyetlerine saygı göstermek arasında bir denge kurmaları tavsiye edilir. (Bu konuda daha fazla bilgi bir sonraki bölümde)

Bu nedenle, yasal açıdan sorunsuz bir seyir sağlamak için, ülkenizdeki veya bölgenizdeki veri koruma ve gizlilik yasalarıyla uyumlu bir çalışan izleme aracı seçmek önemlidir. Hukuk danışmanlığı almanızı veya gizlilik ve veri koruma hukuku konusunda uzmanlaşmış şirketlere danışmanızı öneririz. Bu şirketler, çalışan izleme yazılımı kullanmanın yasallığı konusunda size tavsiyelerde bulunabilecektir. Bu konuyu seçtiğiniz yazılım satıcısıyla da doğrudan görüşebilirsiniz.

Yukarıda açıklandığı üzere, bir izleme aracını uygulamaya koymadan önce çalışanlarınızın görüşlerini almanız önemlidir. Çalışanlar bir izleme aracı hakkında bilgi sahibi olurlarsa, buna uyma olasılıkları daha yüksektir. İzleme aracının şeffaflığı, çalışanlar ve işverenleri arasındaki ilişkiyi geliştirmeye, gerilimi düşürmeye ve üretkenliği artırmaya yardımcı olacaktır. Bunun da ötesinde, çalışanlar işverenlerinin haklarına saygı gösterdiğine ve onları koruduğuna güvenirlerse şirketlerine daha sadık olacaklardır.

Şeffaflığı, etik pusulanız haline getirmek kesinlikle işinize zarar vermez. Bilinmeyen geleceğe doğru bir inanç sıçraması yapmaya istekli olduğunuzu gösterir. İletişimde bu düzeyde bir samimiyet, kalıcı ilişkiler, güven ve sadakat kurmanıza olanak tanıyacaktır - ki bunların tümü marka imajının iyileşmesine, müşteri kaybının azalmasına ve bağlılığın artmasına katkıda bulunabilir.

Çalışan izleme aracının verimliliğine geri dönersek, işletmenizin gerçekte hangi özelliklere ihtiyaç duyduğunu anlamak önemlidir. Bunun da ötesinde, yazılımın nasıl etkili bir şekilde çalışacağını anlamalısınız. Bazı işletme sahipleri, ancak düşük verimlilik veya yüksek ciro gibi bir sorunla karşılaştıktan sonra çalışan takibine yönelir. Bu hem reaktif hem de optimal olmayan bir stratejidir. Çalışan izlemenin doğru ve etkili bir şekilde kullanılmasını sağlamanın en etkili yolu, bunu sürecin erken aşamalarında uygulamaktır.

Bunu yaparken aklınızda bulundurmanız gerekenler şunlardır:

• Araç, internet kullanımını izleyebilmesi, ekranları kaydedebilmesi, tuş vuruşlarını günlüğe kaydedebilmesi, çalışanların zamanını ve konumunu izleyebilmesi vb. açısından kapsamlıdır.

• Yapılandırması kolaydır ve işiniz büyüdükçe ölçeklenebilir.

• Araç, bilgilendirici ve kolayca anlaşılabilir gösterge tablosu görselleştirmelerini kolaylaştırır.

• Araç, kolay yönetim ve bakım sağlar.

• Kurulumu kolaydır ve herhangi bir ek ekipman gerektirmez.

• Araç, iş stratejinizi ve hedeflerinizi tamamlar.

• Araç tüm büyük işletim sistemlerinde çalışır: Windows, MacOS.

• Birden fazla konumda kurulumu ve dağıtımı kolaydır.

• Yazılımın yasal durumu kullanım politikasında tanımlanmış ve açıkça belirtilmiştir.

Çalışanların izlenmesi genellikle çalışanlar üzerinde kontrol uygulamanın bir yolu olarak algılanır. Durum her zaman böyle değildir. Aslında, özerkliği teşvik etmek ve çalışanların işlerini daha etkili bir şekilde yapmalarını sağlamak için güçlü bir araç olarak da kullanılabilir. Örneğin, çalışanların internet kullanımını izleyen bir yazılım, çalışanlar ve yöneticileri arasındaki gidip gelmeleri azaltarak işi daha verimli hale getirebilir. Bu da işyerinin psikolojik iklimini önemli ölçüde etkileyebilir.

Bunun ışığında, işte size önerimiz: İş modelinize bağlı olarak 'esneyebilen' bir izleme aracı seçin. Örneğin, çalışan verimliliğini uygulamak ve izlemek için basit, self-servis bir yol, çalışanları güçlendirirken denetçilerin bilişsel yükünü azaltacaktır.

Bir çalışan izleme aracı uygularken hedeflerinizi gözden kaçırmadığınızdan emin olun. Yazılımın iş hedeflerinize ulaşmadaki etkinliğini sürekli olarak ölçmek çok önemlidir.

Şunu düşünün; Clever Control, yasadışı veri erişimi ve gizli bilgi sızıntılarının ardından bir kuruluş tarafından uygulandı. Kısa süre içinde gizli bilgilere kimin eriştiğini tespit edebildiler ve böylece sızıntıları engellediler. Aslında, uygulama onları kurtardı BT yöneticilerinin 500 saatlik zamanı - Gizli bilgilere erişimi en aza indirmek için uygulamaya konulan otomatik erişim yönetimi sayesinde.

Bu tür faydalar her zaman garanti edilmez; ancak çoğu durumda üretkenlik artışı, çalışanlar arasında daha yüksek düzeyde bağlılık ve performansı daha doğru bir şekilde ölçme yeteneği görmeyi bekleyebilirsiniz - hepsi daha düşük bir maliyetle.

Çalışanların izlenmesi üstesinden gelinmesi kolay bir konu değildir. Ancak, yapılandırılmış, etik bir yaklaşım yasal sorumluluğu azaltacak ve şirketinizin çıkarları ile değerlerinin uyumlu olmasını sağlayacaktır - sonuçta tüm süreci herkes için bir kazan-kazan haline getirecektir.

Kuruluşunuzda çalışan izleme sistemi mi kurmak istiyorsunuz? Seçeneklerinizi görüşmek için bizimle iletişime geçin.