Çalışan İzleme Etiği: Her İşletmenin Dikkate Alması Gerekenler

Günlerden Pazartesi, sabah 9. İş bilgisayarınızı açıyorsunuz ve görünmeyen bir gözlemci sanal kayıt defterini açıyor. O andan itibaren her tuş vuruşunuz, e-postanız, web sitesi ziyaretiniz veya arama sorgunuz metodik olarak kaydedilecek ve incelenecek. Tarafsız bir elektronik yargıç günlük faaliyetlerinizin ne kadar verimli olduğuna karar verecek ve öğle yemeği molanıza bir dakika bile geç kaldığınızı yöneticinize rapor edecek. Bunu düşünür ve ürperirsiniz. Belki de bugün mola vermeyecek ve bunun yerine o ekstra görevi yapacaksınız. Muhtemelen işe geç kalmanıza neden olacak, ancak her hareketinizi takip eden o elektronik gözlerin tedirgin edici hissi sizi ileriye itiyor ve asla rahatlamanıza izin vermiyor.

Kurumsal bir korku filminden bir sahne mi? Ne yazık ki, işverenleri çalışan izleme etiğiyle uğraşmayan dünya çapındaki milyonlarca çalışan için gerçek budur.

Yakın tarihli bir rapora göre araştırma, İşverenlerin %78'i çalışanların iş faaliyetlerini izlemek için takip yazılımı kullanıyor. COVID-19 salgını, izleme programlarının popülaritesini hızla artırdı. İşletmeler uzaktan çalışmak zorunda kaldığında ve olağan performans izleme yöntemleri artık geçerli olmadığında, yöneticiler izleme yazılımının inkar edilemez faydalarını keşfetti.

Takip yazılımının avantajlarını küçümsemek zordur.

Analog zamanlarda, bir yönetici zaman çizelgelerini ve yapılan iş raporlarını manuel olarak kontrol etmek ve her çalışanın ne kadar üretken olduğu konusunda genellikle önyargılı kararlar vermek zorundaydı. Bu sorumluluklar, çalışma sürelerinin önemli bir bölümünü kesiyordu.

Çalışanlar da bu raporları doldurmak için zaman harcamak zorundaydı ve şirketteki yönetim tarzına bağlı olarak bu raporlar oldukça kapsamlı olabiliyordu.

Modern yazılımlar bunu minimum çalışan ve işveren katılımıyla saniyeler içinde otomatik olarak yapabilir.

Verimliliği artırmak, çalışan izleme yazılımının birincil hedeflerinden biridir. Program, aktif/aktif olmayan süre, iş gününün başlangıcı ve bitişi, ziyaret edilen web siteleri, uygulama kullanımı ve daha fazlası gibi etkinlik verilerini toplar ve özetler. Bu bilgiler çalışma düzenlerini, verimsizlikleri, iyileştirilmesi gereken alanları ve ekstra desteğe ihtiyaç duyabilecek çalışanları ortaya çıkarır.

Çalışanların izlenmesi hesap verebilirliği ve şeffaflığı destekler. Çalışanlar işlerinin izlendiğini bildiklerinde, genellikle odaklanmaya ve teslim tarihlerine uymaya daha meyilli olurlar. Ayrıca, izleme verileri anlaşmazlıkların çözülmesine ve beklentilerin netleştirilmesine yardımcı olabilir.

Bazı çalışan izleme yazılımları, hassas verilere yetkisiz erişim, istenmeyen uygulama yüklemeleri veya olağandışı indirmeler gibi şüpheli etkinliklerin tespit edilmesine yardımcı olabilir. İzleme sayesinde şirketler potansiyel riskleri erkenden belirleyebilir ve sistemlerini ve değerli bilgilerini proaktif olarak koruyabilir.

Gördüğümüz gibi, çalışan izleme yazılımı gerçekten de işletmelere değerli faydalar sağlamaktadır. Ancak, bu faydalar ve diğer şirketlerin başarılı deneyimleri karşısında gözleri kamaşan işverenler, genellikle çalışan izlemenin etik kurallarını ve ilgili potansiyel olumsuzlukları göz ardı etmektedir.

Çalışan takibini etik bir şekilde uygulamak ip üzerinde yürümek gibi görünebilir. Dengeyi bozmak, izleme yazılımının getirebileceği faydalardan daha ağır basacaktır. İşletmeler izlemeyi uygularken yasal uyumluluk, gizlilik, potansiyel önyargılar ve artan stres gibi konuları göz önünde bulundurmalıdır.

Yürürlükteki gizlilik yasalarını ve yönetmeliklerini incelemek ve izleme uygulamalarının bunlara uygun olmasını sağlamak bir işletmenin sorumluluğundadır. Çalışan verilerinin uygunsuz kullanımı ciddi yasal sonuçlara yol açabilir.

Gizlilik, çalışan izleme etiğinin temel taşıdır. Yazılım, tuş vuruşları ve e-postalardan web sitesi tarama geçmişine ve hatta web kamerası görüntülerine kadar çok çeşitli etkinlikleri izleyebilir. Bu tür uygulamalar yerel düzenlemelere uygun olsa bile, çalışanların güvenini sarsabilir ve sürekli bir inceleme hissi yaratabilir. Gelecekte, iş memnuniyetinin azalmasına ve stresin artmasına yol açacaktır.

Dikkatli bir değerlendirme yapılmadan analiz edilirse, izleme verileri yanlış yorumlanarak belirli çalışanları kimlikleri veya inançları nedeniyle haksız yere hedef alabilir.

Bir çalışana karşı önyargıları olan bir yönetici, çalışanın sosyal medyayı yoğun bir şekilde kullanmasını tembellik ve verimsizlik olarak görebilir. Gerçekte, çalışan sohbetleri işle ilgili amaçlar için kullanıyor olabilir.

Bazen işverenler izleme verilerini çalışanları mikro yönetmek veya performansları hakkında haksız yargılarda bulunmak için kötüye kullanırlar.

Örneğin, bir yönetici, araştırma veya kişisel acil durumlar gibi faktörleri göz önünde bulundurmadan, çalışanın tarama geçmişini onu kaytarmakla suçlamak için kullanabilir.

Sürekli izlendiğini hissetmek çalışanlar üzerindeki kaygı ve baskıyı artırabilir. Çalışanlar her hareketlerinin takip edildiği fikrinden rahatsızlık duyacaktır. Verimlilik kayıtlarının düşeceği korkusuyla gerekli molaları vermeyebilir veya hata yapabilirler. Ayrıca, çalışanlar beklentileri karşılayamadıkları takdirde disiplin cezası alabileceklerinden veya işten çıkarılabileceklerinden endişe edeceklerdir. Tüm bu faktörler izlemenin olumlu etkisini en aza indirecektir. Üretken ve verimli bir işgücü yerine, işlerinden memnun olmayan, stresli ve tükenmiş çalışanlar elde edeceksiniz.

Çalışanlar hangi bilgileri ne amaçla topladığınızı bilmediklerinde ya da daha da kötüsü izleme konusunda bilgilendirilmediklerinde, kendilerini gözetleniyor hissedeceklerdir. Güvenleri ve sadakatleri zedelenecek, bu da zehirli bir çalışma ortamına ve işten ayrılmaların artmasına yol açacaktır.

Bu potansiyel etik sorunlara dikkat etmek bir işletmenin sorumluluğudur. İzleme mutlaka stresli olmamalıdır. Etkisi çeşitli faktörlere bağlıdır: izleme türü, şeffaflık düzeyi, izleme politikası ve şirket kültürü.

Peki, etkili izleme ile etik ve mahremiyete saygı arasında nasıl denge kuracağız? Aşağıdaki en iyi uygulamaları benimsemenizi öneririz.

1. Yürürlükteki gizlilik yasa ve yönetmeliklerini inceleyin

   Eyalet ve yerel gizlilik ve çalışma yasalarına uymak işletmenin sorumluluğundadır. Ekibiniz coğrafi olarak dağılmışsa, yalnızca merkez ofis alanınızdaki değil, çalışanlarınızın yaşadığı bölgelerdeki düzenlemelere de dikkat etmelisiniz. İzleme uygulamalarınızın veri toplama sınırlamalarını ihlal etmediğinden emin olmak için bir hukuk uzmanına danışın.

2. İzlemeyi amaca yönelik hale getirin

   Çalışanların izlenmesi için verimliliğin artırılması, güvenliğin geliştirilmesi veya uyumluluğun sağlanması gibi net hedefler belirleyin. İzleme kapsamını, belirlenen hedefe ulaşmak için izlenmesi kesinlikle gerekli olan faaliyetlerle sınırlandırın. Gereksiz veri toplamaktan veya amacınızın gerektirdiğinden daha uzun süre saklamaktan kaçının.

3. Ayrıntılı ve şeffaf bir izleme politikası geliştirmek

   Çalışan izleme politikası, kuruluşunuzdaki izleme uygulamalarını tanımlayan bir dizi düzenleme ve kılavuzdur. Aşağıdaki hususları tanımlamalıdır:

   • Çalışan izlemenin amacı nedir?

   • Kimler izleniyor?

   • Hangi faaliyetler izlenecek?

   • Veriler ne kadar süreyle saklanacak?

   • İzleme verileri nasıl kullanılacak? (örn. performans değerlendirmesi, güvenlik, eğitim)

   • İzleme verilerine kimler erişebilecek?

   • Toplanan veriler nasıl korunacak?

   • Çalışanların toplanan verilerle ilgili hakları nelerdir?

   • Şirket izleme ile ilgili şikayetleri veya endişeleri nasıl ele alacak?

   Politika çalışanların erişimine hazır olmalıdır. Şirket, çalışanları bu belgede yapılan değişiklikler konusunda zamanında bilgilendirmekten sorumludur.

4. İzleme uygulamalarını açık ve şeffaf hale getirin

   Personeli izleme yazılımı ve izleme politikaları hakkında bilgilendirin. İzlemenin amacını açıklayın; örneğin, performans değerlendirmesi, güvenlik veya verimliliğin artırılması. İzlemenin kapsamını açıklayın: hangi verilerin toplanacağı, hangi cihazların ve faaliyetlerin izleneceği ve verilerin nasıl kullanılacağı.

   Çalışanların ilk başta izleme fikrinden hoşlanmayabileceğini unutmayın. Endişelerini ve olası itirazlarını ele aldığınızdan emin olun.

5. Çalışan onayı alın

   Çoğu yargı alanı, özellikle tuş vuruşu kaydı veya web kamerası gözetimi gibi daha müdahaleci biçimleri için izleme için çalışanların açık rızasını almanızı gerektirir. İzleme için yazılı bir anlaşma imzalamak, onay almanın en uygun şeklidir.

6. Adil ve tutarlı izlemenin sağlanması

   Çalışan izleme etiği, ayrımcı uygulamalardan kaçınarak izleme politikalarını tüm çalışanlara tutarlı bir şekilde uygulamanızı gerektirir. Yalnızca belirli çalışanları veya bir ekibi izlerseniz, onlara güvenmediğinizi düşünebilir ve size veya izlenmeyen diğer çalışanlara karşı kin besleyebilirler. Ayrıca, iş arkadaşları onlara farklı davranmaya başlayabilir ve bu da işyerindeki atmosferi kötüleştirebilir.

   Yalnızca seçilmiş çalışanların performansını izlemek isteseniz bile, geniş kapsamlı izleme yapmak daha iyidir. Geniş çaplı izleme size iş akışı hakkında daha fazla bilgi verir ve farkında olmadığınız verimsizlikleri ortaya çıkarabilir.

   İzleme, bireysel çalışanları mikro yönetime tabi tutmaya değil, eğilimleri ve iyileştirme alanlarını belirlemeye hizmet etmelidir. Adil ve etkili olduklarından ve belirlenen hedefe hizmet ettiklerinden emin olmak için izleme uygulamalarınızı düzenli olarak gözden geçirin.

7. Gizliliği ve veri güvenliğini koruyun

   Amacınıza ulaşmak için gerekli olan veri toplama kapsamını tanımlayın ve bu sınırlama içinde kalın. Çalışanların kişisel cihazlarını veya mesai saatleri dışındaki faaliyetlerini izlemekten kesinlikle kaçının. Bir çalışan kişisel cihazını iş için kullanıyorsa, yazılımın manuel olarak izlemeyi durdurma seçeneği olmalı veya yalnızca önceden belirlenmiş çalışma saatleri içinde otomatik olarak izlemelidir.

   Mümkünse gizli bilgileri toplamaktan kaçının. Aksi takdirde, verilerin belirli çalışanlarla ilişkilendirilememesi için veri anonimleştirme yöntemini kullanın.

   Toplanan izleme verileri için güçlü güvenlik önlemleri uygulayın. Mümkün olan yerlerde güçlü parolalar, iki faktörlü kimlik doğrulama ve veri şifreleme kullanın. İzleme verilerine erişimi, bilmesi gerekenler temelinde yetkili personelle sınırlandırın.

Çalışan izleme yazılımının etik kullanımı, yanlış bir adımın çalışanların güvenini zedeleyebileceği ve yasal yansımalara neden olabileceği bir ipte yürümeye benzeyebilir. Ancak, sorumlu ve dengeli bir yaklaşımla, işletmeler etik ilkelerden ödün vermeden izlemenin faydalarından yararlanabilirler. Teknolojinin üretkenliği ve performansı artırmak için kullanıldığı bir çalışma ortamı yaratmaya çalışan bir işletmenin sorumluluğu şeffaflığa, adalete ve çalışanların rızasına öncelik vermektir.