Hangi çalışanlarınız iş kaybı olmadan işten çıkarılabilir?

Otomatik çalışan izleme sistemi, küçük ve orta ölçekli işletmelerde İK yönetimine nasıl yardımcı olabilir ve hangi çalışanlarınızın gereksiz olduğunu belirleyerek paradan tasarruf etmenizi sağlayabilir?

Görünüşe göre çalışanları işten çıkarmanın en zor kısmı, şüphelenmeyen bir kişiye artık hizmetlerine ihtiyaç duyulmadığını bildirmektir. Gerçekte ise işten çıkarma, en az işe alma kadar karmaşık ve maliyetli bir süreçtir.

A friend of mine who is a businessman could not get on with his new subordinate and six months later fired him explaining that the employee "did not understand the structure of the business." A month later the fired employee got hired by a competitor and after a short time he managed to achieve outstanding results in his new company. So my friend rather than admit his mistake (and it certainly was a mistake) came up with another explanation: competitors pay more.

To avoid such situations managers have to evaluate the effectiveness of employees basing the evaluation on objective criteria and not on some circumstantial evidence like "understanding of the structure of a business". Focusing on personal perceptions of an abstract good employee is a direct path to company's break-up.

To properly optimize your staff you need to establish exactly which actions are required to be taken for each task’s fulfillment. With automated time and attendance tracking when everyone in the company has an established set of applications and sites which he or she uses to perform their duties the "employee - function - tool" bundle works flawlessly. So those who fall out of this bundle you can dismiss relatively trouble-free.

Most companies which use automated time and attendance tracking systems identify four types of "superfluous employees".

İşten çıkarılma nedeni: hiçbir şey yapmıyorlar

Bilgisayar aktivitesi izleme, her çalışanın iş gününün nasıl geçtiğinin tam bir resmini verir. Çalışan sayısı 40 veya daha fazla olan kullanıcılarımızın deneyimleri, herhangi bir çalışma ekibinde fiziksel olarak işyerinde bulunan ancak herhangi bir yararlı işlev gerçekleştirmeyen en az iki çalışan olduğunu göstermektedir.

Bir çalışanın iş gününe başlamadan önce 15 dakikalığına bir sosyal ağa giriş yapması gayet normaldir. Ancak bunun yerine günde beş saat çevrimiçi oyun oynuyorsa, bu personele ihtiyacınız olup olmadığını yeniden düşünmek için her türlü nedeniniz vardır.

The emergence of inveterate idlers in a company is possible if the company manager sees the problem of organizing labor as "resolved once and for all" and does not control the working process with a certain periodicity. Even the best of us tend to loosen up a bit when control is weakened.

Parting with the "slackers" normally does not carry risks as the real example of one of our users shows: one of the company’s department heads found out about the dismissal of one of his subordinates only two days after the latter stopped showing up at the office.

İşten çıkarılma nedeni: başkasının işini yapıyorlar

Eğer bir çalışan kişisel iş sorumluluklarını yerine getirmesine yardımcı olması amaçlanmayan programları veya siteleri sıklıkla kullanıyorsa, bu durum o kişinin başkasının işini yaptığı anlamına gelebilir. Aslında, bu çalışanların kendilerine ait herhangi bir görevi veya projesi olmayabilir ve tüm zamanlarını herhangi bir objektif ölçek kullanılarak doğrulanamayan veya değerlendirilemeyen işlere harcıyor olabilirler.

Hat yöneticilerinin sorumlulukları çalışanlar arasında bağımsız olarak dağıttığı ve departmanlarının çalışmalarını kontrol ettiği şirketlerde, her zaman birini desteklemek veya belirli bir proje alanında bir proje ekibine yardımcı olmak için görevlendirilebilecek birkaç çalışan vardır.

Parting with an "assistant" will be virtually trouble-free for company’s staff as employees who had previously used his or her services will do the work themselves. This promotes even distribution of the workload for all employees and wage fund can be reallocated in favor of more productive workers.

İşten çıkarılma nedeni: işlerini başkalarının üzerine yıkıyorlar

Genellikle tüm çalışanların benzer işlevlere sahip olduğu departmanlarda bulunurlar. Genellikle bir departmana bir bütün olarak bir görev verilir ve personel, görevi tamamlamak için gerekli sorumlulukları ve iş yükünü kendi aralarında dağıtır.

Örneğin, bir lojistik departmanının üç çalışanının bir hafta içinde veri tabanına 1.000 yeni ürün girmesi gerekiyordu. Bu görev doğru bir şekilde ve zamanında yerine getirilebilir, ancak üç çalışanın bu iş için bilgisayarları nasıl kullandıklarına bakarsanız, ikisinin çalışma süresinin %95'ini kurumsal veri tabanlarında ve Excel'de geçirdiğini, ancak üçüncüsünün burada yalnızca %35 oranında zaman harcadığını göreceksiniz. Bu, departmanın tüm işinin aslında üç kişiden ikisi tarafından gerçekleştirildiği anlamına gelir.

Tecrübelere göre, bu durum 10 kadar az çalışanı olan bir şirkette bile ortaya çıkabilir. Her zaman iş yükünün büyük kısmını üstlenen üç veya dört kişi vardır ve bu nedenle geri kalan çalışanlar, bireysel yüklerin kısmen kendilerine de aktarılabileceği gibi yanlış bir hisse kapılırlar.

İşten çıkarılma nedeni: çok iş yapıyorlar ama yardımcı olmaktan çok köstek oluyorlar

Her çalışanın iş sözleşmesinde ve iş tanımında belirtilen bir dizi görevi vardır. Ve bunları yerine getirmek zorundadır. Çalışanların dikkati kişisel meseleler nedeniyle değil de bir iş arkadaşına yardım etme ihtiyacı nedeniyle işlerinden uzaklaşsa bile bu yine de bir sorundur.

İşletme yöneticilerinin her çalışanın bilgisayarına bakma imkanı yoktur, bu nedenle örneğin şirketin satış müdürünün Word'ü gereğinden fazla kullandığını (iş teklifleri yazmak için ve aslında pazarlama departmanının işini yapıyor) veya satış müdürünün tek işlevi satış yapmak olmasına rağmen müşterilere bir ürünün teknik özellikleri hakkında çok fazla danıştığını (bu teknik desteğin işidir) asla öğrenemeyebilirler.

"Jacks of all trades" do a lot of things at once but either never bring any of them to the end or do all of them equally badly because they jump from task to task and are constantly distracted. Even if they are always heavily loaded with work and busy with something all the time it is impossible to measure their contribution into the cost of the product. And this is a reason enough to dismiss such employee.