Hangi çalışanlarınız iş kaybı olmadan işten çıkarılabilir?

Otomatik çalışan izleme sistemi, küçük ve orta ölçekli işletmelerde İK yönetimine nasıl yardımcı olabilir ve hangi çalışanlarınızın gereksiz olduğunu belirleyerek paradan tasarruf etmenizi sağlayabilir?

Görünüşe göre çalışanları işten çıkarmanın en zor kısmı, şüphelenmeyen bir kişiye artık hizmetlerine ihtiyaç duyulmadığını bildirmektir. Gerçekte ise işten çıkarma, en az işe alma kadar karmaşık ve maliyetli bir süreçtir.

İş adamı olan bir arkadaşım yeni astıyla anlaşamadı ve altı ay sonra çalışanın "işin yapısını anlamadığını" açıklayarak onu kovdu. Bir ay sonra kovulan çalışan bir rakip tarafından işe alındı ve kısa bir süre sonra yeni şirketinde olağanüstü sonuçlar elde etmeyi başardı. Arkadaşım hatasını kabul etmek yerine (ki bu kesinlikle bir hataydı) başka bir açıklama getirdi: rakipler daha fazla ödüyordu.

Bu tür durumlardan kaçınmak için yöneticiler, çalışanların etkinliğini "işin yapısını anlamak" gibi bazı dolaylı kanıtlara değil, objektif kriterlere dayanarak değerlendirmelidir. Soyut bir iyi çalışanın kişisel algılarına odaklanmak, şirketin dağılmasına giden doğrudan bir yoldur.

Personelinizi uygun şekilde optimize etmek için, her bir görevin yerine getirilmesi için tam olarak hangi eylemlerin yapılması gerektiğini belirlemeniz gerekir. Otomatik zaman ve katılım takibi ile şirketteki herkesin görevlerini yerine getirmek için kullandığı yerleşik bir dizi uygulama ve site olduğunda "çalışan - işlev - araç" paketi kusursuz bir şekilde çalışır. Dolayısıyla, bu paketin dışında kalanları nispeten sorunsuz bir şekilde işten çıkarabilirsiniz.

Otomatik zaman ve devam takip sistemleri kullanan çoğu şirket dört tür "gereksiz çalışan" tanımlamaktadır.

İşten çıkarılma nedeni: hiçbir şey yapmıyorlar

Bilgisayar aktivitesi izleme, her çalışanın iş gününün nasıl geçtiğinin tam bir resmini verir. Çalışan sayısı 40 veya daha fazla olan kullanıcılarımızın deneyimleri, herhangi bir çalışma ekibinde fiziksel olarak işyerinde bulunan ancak herhangi bir yararlı işlev gerçekleştirmeyen en az iki çalışan olduğunu göstermektedir.

Bir çalışanın iş gününe başlamadan önce 15 dakikalığına bir sosyal ağa giriş yapması gayet normaldir. Ancak bunun yerine günde beş saat çevrimiçi oyun oynuyorsa, bu personele ihtiyacınız olup olmadığını yeniden düşünmek için her türlü nedeniniz vardır.

Bir şirkette müzmin aylakların ortaya çıkması, şirket yöneticisinin işgücünü organize etme sorununu "bir kerede ve tamamen çözülmüş" olarak görmesi ve çalışma sürecini belirli bir periyodiklikle kontrol etmemesi halinde mümkündür. En iyilerimiz bile kontrol zayıfladığında biraz gevşeme eğilimi gösterir.

Kullanıcılarımızdan birinin gerçek örneğinin gösterdiği gibi, "tembellerle" yolların ayrılması normalde risk taşımaz: Şirketin departman yöneticilerinden biri, astlarından birinin işten çıkarıldığını, bu kişinin ofise gelmeyi bırakmasından yalnızca iki gün sonra öğrendi.

İşten çıkarılma nedeni: başkasının işini yapıyorlar

Eğer bir çalışan kişisel iş sorumluluklarını yerine getirmesine yardımcı olması amaçlanmayan programları veya siteleri sıklıkla kullanıyorsa, bu durum o kişinin başkasının işini yaptığı anlamına gelebilir. Aslında, bu çalışanların kendilerine ait herhangi bir görevi veya projesi olmayabilir ve tüm zamanlarını herhangi bir objektif ölçek kullanılarak doğrulanamayan veya değerlendirilemeyen işlere harcıyor olabilirler.

Hat yöneticilerinin sorumlulukları çalışanlar arasında bağımsız olarak dağıttığı ve departmanlarının çalışmalarını kontrol ettiği şirketlerde, her zaman birini desteklemek veya belirli bir proje alanında bir proje ekibine yardımcı olmak için görevlendirilebilecek birkaç çalışan vardır.

Bir "asistan" ile yolların ayrılması, daha önce onun hizmetlerinden yararlanan çalışanlar işi kendileri yapacakları için şirket personeli için neredeyse sorunsuz olacaktır. Bu, tüm çalışanlar için iş yükünün eşit dağılımını teşvik eder ve ücret fonu daha üretken çalışanlar lehine yeniden tahsis edilebilir.

İşten çıkarılma nedeni: işlerini başkalarının üzerine yıkıyorlar

Genellikle tüm çalışanların benzer işlevlere sahip olduğu departmanlarda bulunurlar. Genellikle bir departmana bir bütün olarak bir görev verilir ve personel, görevi tamamlamak için gerekli sorumlulukları ve iş yükünü kendi aralarında dağıtır.

Örneğin, bir lojistik departmanının üç çalışanının bir hafta içinde veri tabanına 1.000 yeni ürün girmesi gerekiyordu. Bu görev doğru bir şekilde ve zamanında yerine getirilebilir, ancak üç çalışanın bu iş için bilgisayarları nasıl kullandıklarına bakarsanız, ikisinin çalışma süresinin %95'ini kurumsal veri tabanlarında ve Excel'de geçirdiğini, ancak üçüncüsünün burada yalnızca %35 oranında zaman harcadığını göreceksiniz. Bu, departmanın tüm işinin aslında üç kişiden ikisi tarafından gerçekleştirildiği anlamına gelir.

Tecrübelere göre, bu durum 10 kadar az çalışanı olan bir şirkette bile ortaya çıkabilir. Her zaman iş yükünün büyük kısmını üstlenen üç veya dört kişi vardır ve bu nedenle geri kalan çalışanlar, bireysel yüklerin kısmen kendilerine de aktarılabileceği gibi yanlış bir hisse kapılırlar.

İşten çıkarılma nedeni: çok iş yapıyorlar ama yardımcı olmaktan çok köstek oluyorlar

Her çalışanın iş sözleşmesinde ve iş tanımında belirtilen bir dizi görevi vardır. Ve bunları yerine getirmek zorundadır. Çalışanların dikkati kişisel meseleler nedeniyle değil de bir iş arkadaşına yardım etme ihtiyacı nedeniyle işlerinden uzaklaşsa bile bu yine de bir sorundur.

İşletme yöneticilerinin her çalışanın bilgisayarına bakma imkanı yoktur, bu nedenle örneğin şirketin satış müdürünün Word'ü gereğinden fazla kullandığını (iş teklifleri yazmak için ve aslında pazarlama departmanının işini yapıyor) veya satış müdürünün tek işlevi satış yapmak olmasına rağmen müşterilere bir ürünün teknik özellikleri hakkında çok fazla danıştığını (bu teknik desteğin işidir) asla öğrenemeyebilirler.

"Her işin ustası" aynı anda pek çok iş yapar ama ya hiçbirinin sonunu getiremez ya da görevden göreve atladıkları ve sürekli dikkatleri dağıldığı için hepsini eşit derecede kötü yaparlar. Her zaman ağır iş yükü altında olsalar ve her zaman bir şeylerle meşgul olsalar bile, ürünün maliyetine katkılarını ölçmek imkansızdır. Bu da böyle bir çalışanın işten çıkarılması için yeterli bir nedendir.