Ohio İşletmeleri: Yasal Riskler Olmadan Çalışan İzleme Yazılımı Nasıl Uygulanır?

Günümüzde çalışan takip yazılımları birçok şirketin araç setinde yaygın olarak kullanılmaktadır. Hassas bilgileri korumaya, üretkenliği artırmaya, katılımı takip etmeye, uzaktaki ekipleri yönetmeye ve daha birçok görevi yerine getirmeye yardımcı olur.

Şirketler, izleme uygulamalarında genellikle yalnızca izlemenin nasıl yapılacağına odaklanır. Hangi yazılımı seçmeli? Mevcut sistemlerine nasıl entegre etmeli? Hangi uyarıları yapılandırmalı ve üretkenlik istatistiklerini ne sıklıkla kontrol etmeli? Bu arayışta, şirketler konunun etik ve yasal yönlerini göz ardı ederler: Neden izleme yaptıklarını ve uygulamalarının yasalara uygun olup olmadığını.

Yasal çerçeve her ülke ve hatta eyalet için farklıdır. Bugün, Ohio'da çalışan takibini yalnızca yasalara uygun değil, aynı zamanda ekibinize de saygılı bir şekilde nasıl uygulayabileceğinizi inceleyeceğiz.

Yasal Uyarı: Bu makale yalnızca bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki tavsiye yerine geçmez. Şirketinizde çalışan takibini uygulamadan önce bir uzmandan hukuki tavsiye almanızı öneririz.

Before you click "Purchase" on the chosen monitoring software and start tracking keystrokes, it is essential to learn what types of monitoring the Ohio law allows and where the limits are.

İşyeri izleme yasallığının temelini iki federal yasa oluşturur.

Elektronik İletişim Gizliliği Yasası (ECPA), çalışanların sözlü, kablolu ve elektronik iletişimlerinin kasıtlı olarak dinlenmesini ve izlenmesini yasaklamaktadır. Ancak iki istisna bulunmaktadır:

• İşverenler, izleme rutin olarak yapılıyorsa ve çalışanlar bilgilendiriliyorsa, meşru iş amaçları doğrultusunda şirkete ait cihazlarda gerçekleştirilen çalışan iletişimlerini izleyebilir.

• İşverenler, genellikle işe alım ve işe alım sırasında onaylanan imzalı sözleşmeler veya politikalar aracılığıyla çalışanların onayını alarak onları izleyebilirler.

Ohio, tek taraflı rızaya dayalı bir eyalettir. Bu, katılımcılardan biri olduğunuz veya görüşmedeki en az bir tarafın kayda izin verdiği sürece bir görüşmeyi yasal olarak kaydedebileceğiniz anlamına gelir. Görüşmeye katılan tüm tarafların onayını almanız gerekmez.

Ulusal Çalışma İlişkileri Yasası (NLRA), çalışanların ücretler, çalışma koşulları ve sendika kurma haklarını korur. Şirketler, korumalı grup tartışmalarını gözetlemek veya engellemek için izleme özelliğini kullanamaz. Yazılımınız, çalışanların iş gücü konularında iş birliği yaptığını tespit ederse, hukuki açıdan sorunlu bir zemindesiniz demektir.

Ohio yasaları, çalışan gizliliğini belirli ve anlamlı yollarla güçlendirir. İşte temel noktalar:

Video Gözetimi

Kameralar, özellikle depolar, perakende satış alanları veya hırsızlık riskinin yüksek olduğu diğer alanlarda güvenlik açısından faydalı olabilir. Video kameraları şuraya kurabilirsiniz:

• Çalışma katları
• Giriş yolları
• Otoparklar
• Mola odaları (dikkatli olun!)

Ancak, çalışanların belirli alanlarda makul gizlilik beklentileri vardır. Bu nedenle aşağıdaki alanlara kamera yerleştiremezsiniz:

• Tuvaletler
• Soyunma odaları
• Değişen alanlar
• Bildirim yapılmaksızın özel ofisler

Mola odaları gibi ortak alanlarda bile, gözetimin aktif olduğunu gösteren görünür tabelalar asmak akıllıca olacaktır. Aksi takdirde, çalışanlar mahremiyet beklediklerini iddia edebilir ve bu da mahremiyet ihlali nedeniyle haksız fiil davası riskiyle karşı karşıya kalmanıza neden olabilir.

Ses Kaydı

Daha önce de belirtildiği gibi, işverenler en az bir tarafın izni olmadan görüşmeleri kaydedemezler (örneğin, bir yönetici bir çalışanla yaptığı disiplin toplantısını veya bir çalışanın bir müşteriyle yaptığı telefon görüşmesini çalışanın izniyle kaydedebilir).

Dijital Etkinlik

Ohio'daki işverenlerin şirket cihazları ve ağları üzerinde geniş hakları vardır. Çalışanların genellikle şunları kullanırken makul bir gizlilik beklentisi yoktur:

• Şirket e-postası
• İşyerinde verilen dizüstü bilgisayarlar veya telefonlar
• Dahili mesajlaşma platformları

Bu, bu cihazlarda şunları izleyebileceğiniz anlamına gelir:

• İnternet tarama geçmişi
• E-posta içeriği
• Uygulama kullanımı
• Giriş/çıkış saatleri
• Dosya erişimi

Ancak, bu faaliyetlerin izlenmesinin meşru bir ticari amaca hizmet etmesi gerekmektedir. Ayrıca, bir çalışanın kişisel hesaplarının veya iş dışındaki faaliyetlerinin izlenmesi yasaktır.

Özetle, Ohio yasalarına göre çalışanların izlenmesine izin verilmektedir, ancak işverenler çalışanların gizlilik beklentilerine saygı duymaktadır. Şirketler özel alanlarda gözetleme yapmamalı ve ses kaydı için gerekli onayı almalıdır.

Bir yasa açıkça açıklama yapılmasını zorunlu kılmasa bile, çalışanları izleme konusunda bilgilendirmemek, özellikle de izleme gizli veya aşırıysa, gizliliğin ihlali iddialarına yol açabilir.

Açık ve yazılı bir politika sadece iyi bir uygulama değil, aynı zamanda yasal bir kalkandır. Sağlam bir politika, uyumluluk şartlarını yerine getirmekten çok daha fazlasını yapar:

• Net beklentiler belirler

• Gizlilikle ilgili belirsizliği ortadan kaldırır

• Belgeler çalışan onayı

• Anlaşmazlıklar durumunda işletmenizi korur

• Adalet kültürünü oluşturur

Çalışan izleme politikanız basit, anlaşılır ve kapsamlı olmalıdır. İşte kapsanması gerekenler:

İzleme Kapsamı

Şirkete ait tüm cihazların, ağların ve sistemlerin izlenmeye tabi olduğunu açıkça belirtin. Örnek olarak şunları ekleyin: e-postalar, internet kullanımı, dosya transferleri, GPS takibi (varsa) ve oturum açma etkinliği.

Ne İzleniyor?

Spesifik olun. Tuş vuruşlarını kaydediyor musunuz? Ekran hareketlerini izliyor musunuz? Web sitesi ziyaretlerini takip ediyor musunuz? Listeleyin. Belirsizlik, stres ve varsayımlara yol açar.

İş Amacı

Politika, izleme nedenlerinizi açıklamalıdır. Örneğin:

• Hassas müşteri verilerinin korunması
• İçeriden kaynaklanan tehditlerin önlenmesi
• Sektör düzenlemelerine uyumun sağlanması
• Üretkenliği değerlendirme
• Ek eğitim ve desteğe ihtiyaç duyan çalışanları ortaya çıkarmak
• Uzaktan çalışan ekiplerin üretkenliğini desteklemek vb.

Bu açıklamalar, çalışanların stresi azaltmalarına ve izlemenin bir ceza değil, destek ölçüsü olduğunu görmelerine yardımcı olacaktır.

Gizlilik Beklentisi Yok

Şirket teknolojisini kullanmanın gizliliği garanti etmediğini açıkça belirtin. Bir çalışan kişisel e-postasını kontrol ederse veya bu teknolojiyi kullanarak iş dışı bir siteyi ziyaret ederse, bu etkinlik de izlenebilir.

İzleme Sınırlamaları

Çalışanlarınıza ne yapmayacağınızı söyleyerek güven verin, örneğin:

• İzin alınmadan ses kaydı yapılamaz
• Özel alanlarda kamera yok
• Kişisel cihazların veya görev dışı davranışların izlenmesi yok

Veri İşleme ve Erişim

Çalışanlara, izleme verilerine kimlerin erişebileceği (örneğin İK, BT, doğrudan yöneticiler) ve bu verilerin ne kadar süreyle saklanacağı konusunda bilgi verilmelidir.

Politikada ayrıca toplanan verilerle ilgili olarak hangi güvenlik önlemlerinin alınacağı ve bilgilerin hangi meşru amaçlar için kullanılacağı da belirtilmelidir.

Kabul ve Onay

Her çalışan, politikayı okuduğunu, anladığını ve kabul ettiğini onaylayan bir formu imzalamalıdır. Bu kayıtları dosyalayın.

İzleme yazılımlarını kullanıma sunmak, bir gözetleme operasyonu gibi hissettirmek zorunda değil. Doğru yaklaşımla, şeffaf ve hatta olumlu bir değişime dönüşebilir.

İşte bunu doğru yapmanın yolu:

Adım 1: Bir İş Hukuku Avukatıyla Görüşün

Yazılım satın almadan veya bir poliçe taslağı hazırlamadan önce, Ohio merkezli bir iş hukuku avukatına danışın. Özellikle ses kaydı ve gizlilik beklentileri gibi eyalet yasalarının inceliklerini anlamanıza yardımcı olacaklardır. Bu küçük yatırım, ileride masraflı hukuki mücadelelerin önüne geçebilir.

Step 2: Define Your "Why"

Hangi sorunu çözmeye çalışıyorsunuz?

• Veri güvenliği riskleriyle mi karşı karşıyasınız?

• Uzaktaki bir ekipte üretkenliği artırmaya mı çalışıyorsunuz?

• Bir uyumluluk gereksinimine mi yanıt veriyorsunuz?

Your goal should drive your tools - not vice versa. Avoid "monitoring for monitoring's sake" - this will only lead to legal problems and decreased employee morale.

3. Adım: Net, İnsan Odaklı Bir Politika Taslağı Hazırlayın

Politikanızı basit ve anlaşılır bir dille yazın. Hukuki terimlerden kaçının. Kafa karışıklığını önlemek için gerçek dünyadan örnekler ekleyin.

Bu politika tek seferlik bir belge değildir. İşletmeniz, teknolojiniz veya geçerli yönetmelikleriniz geliştikçe güncelleyin.

4. Adım: İletişim Kurun - Duyurmayın

Politikayı bomba gibi düşürmeyin. Bir ekip toplantısı düzenleyin. Değişikliğin arkasındaki nedenleri açıklayın. Soruları yanıtlayın. Endişeleri dinleyin.

Bunu bir kontrol olarak değil, şirket, müşteriler ve çalışanlar için bir netlik ve koruma olarak çerçeveleyin.

Daha sonra her çalışandan yazılı onay alın.

Adım 5: Sınırları Saygı Duyan Bir Yazılım Seçin

Tüm araçlar hedeflerinize ve yasal ortamınıza uygun olmayabilir. Şu özelliklere sahip izleme yazılımlarını arayın:

• İzlenenleri özelleştirmenize olanak tanır

• Rol tabanlı erişim kontrolleri sunar

• Verileri şifreler ve güvenli saklamayı destekler

• Kesinlikle gerekli olmadığı sürece müdahaleci özellikleri (ekran kaydı veya tuş vuruşu kaydı gibi) devre dışı bırakmanıza olanak tanır

En iyi seçim her zaman en güçlü araç olmayabilir. Değerlerinize ve yasal yükümlülüklerinize uygun olanı seçin.

6. Adım: Politikayı Adil ve Tutarlı Bir Şekilde Uygulayın

Önyargı, güvenin sessiz katilidir. Yalnızca belirli çalışanlar izleniyorsa, özellikle de bu çalışanlar korunan bir özelliği paylaşıyorsa, ayrımcılık iddialarıyla karşı karşıya kalma riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Tutarlı, şeffaf ve yalnızca meşru iş amaçları doğrultusunda izleme yapın. Mikro yönetimden kaçının.

Ohio'nun yasal yapısını anlayarak, çalışanlarınıza karşı şeffaf davranarak ve adil bir izleme uygulayarak hesap verebilirlik ve güvenin el ele gittiği bir iş yeri inşa edebilirsiniz.

Çünkü en iyi izleme türü insanların ne yaptığını izlemek değil, onların en iyi işlerini yapmalarına yardımcı olmaktır.