Çalışan izleme yasalarını ihlal etmekten kaçınmak için çalışan izleme politikası

Kuruluşların etkin işleyişi için işverenlerin çalışan bilgilerini toplamasına ve kullanmasına izin verilmektedir. Bununla birlikte, kanunda çok açık bir şekilde belirtildiği üzere, herhangi bir taciz vakası veya kindarlık unsuru olmamalıdır. İşverenin yalnızca durumla ilgili verileri toplamasına izin verilmektedir. Uygun kullanım ile gerekçelendirilmelidir. İşverenin, üçüncü taraflardan toplanan bilgiler de dahil olmak üzere, verilerin toplanması ve kullanılması ile ilgili olarak kanun tarafından kendisine yüklenen belirli sorumlulukları vardır.

Çalışan davranışlarının izlenebileceği çeşitli yollar vardır. Normalde her kuruluş suç tespiti için CCTV kurar ve kullanır. Bu aynı zamanda çalışanlar tarafından işlenen suçları tespit etmek için de kullanılabilir. Kuruluşlardaki güvenlik ihlallerinin en yaygın şekli, e-postalar yoluyla veri sızıntısı yoluyla gerçekleşir. İşveren, bu sızıntı alanının tıkanması için e-posta taramaları kurma hakkına sahiptir. Kuruluşun kendi varlıklarını korumak için aldığı bazı önlemlere ülke yasaları çerçevesinde her zaman izin verilebilir.

İzleme ve izinsiz giriş genellikle el ele gider. İşveren sadece dengenin korunduğundan ve gizlilik haklarının ihlal edilmediğinden emin olmalıdır. Her çalışanın mahremiyet hakkı vardır ve bu hak ona yasalar tarafından tanınmıştır. İşverenin yasaların üstünde olması mümkün değildir. Çalışanın yasal gizlilik hakkı hiç kimse tarafından ihlal edilemez. Bu tür özel bilgileri talep etme hakkına sahip olanlar yalnızca kanun koyuculardır ve işveren ancak onların direktifleri doğrultusunda bu bilgileri toplayabilir ve ifşa edebilir.

Çalışana, işvereni tarafından izlendiğini bilme hakkı tanıyan yasal bir hüküm vardır. İşveren, (istisnai durumlar hariç) çalışana yeterli bildirimde bulunmak ve onu bu konuda bilgilendirmekle yükümlüdür. İşverenden her zaman CCTV kameralarının kapsadığı alanlarda CCTV izlemesinin yapıldığına dair panoların dikilmesini sağlaması beklenir. İşveren ayrıca ara sıra çalışana bilgisayar faaliyetleri hakkında e-posta gönderebilir. Bu, çalışanın bu faaliyetlerin izlendiğini ve dolayısıyla dikkatli olması gerektiğini fark etmesini sağlayabilir.

İzleme politikasının çerçevesi çizilirken uygun dokümantasyonun yapılmasını sağlamak işverenin görevidir. Belgelerde çalışanın neleri yapabileceği ve neleri yapmaması gerektiği açıkça belirtilmelidir. İşveren de çalışandan kendi tarafını korumasını beklemeden önce sözleşmenin kendi tarafını koruduğundan emin olmalıdır. İşveren ayrıca kendi tarafında hiçbir aşırılık yapılmadığından da emin olmalıdır. Bunun belgelenmiş bir şekilde ortaya konması her iki taraf için de faydalı olabilir.

Kanun kapsamında rastgele örnekleme yapılmasına izin verilmektedir. Rastgele örnekleme ile işverenin, varsa hırsızlık vakalarını kontrol etmek için e-postalar veya CCTV kayıtları gibi verilerden rastgele örnekler toplama hakkına sahip olduğu kastedilmektedir. İşveren ayrıca, şüpheli karakterde olduğuna inandığı bir çalışanın verilerini kontrol etme hakkına da sahiptir.

Sadece belirli bir vaka için gerekli olan uygun bilgilerin toplanmasını sağlamak işverenin sınırsız sorumluluğudur. Bununla birlikte, soruşturmanın ilerlemesi durumunda, bazı yeni şeyler ortaya çıkarsa, işveren daha fazla bilgi toplama hakkına sahiptir. Bu şekilde toplanan bilgilerin güvenli bir yerde saklanması da kanunen zorunludur. Ayrıca verilerin artık muhafaza edilemeyeceği bir zaman dilimi de bulunmaktadır. Bu hususlar işveren tarafından ayrıntılı olarak takip edilmelidir.

Çoğu zaman, işverenin çalışanının sağlığı hakkında kişisel bilgi toplamak zorunda kalabileceği bir durum ortaya çıkabilir. Bu durum, özellikle işin doğası gereği tehlikeli ortamlarda çalışılan yerlerde güvenlik normlarının takip edilmesinden kaynaklanabilir. Ancak çalışan bu durumdan haberdar edilmeli ve bu tür bilgilerin toplandığını bilmelidir. İşveren de bu tür bilgilerin istenmesini gerekçelendirebilmelidir. Kurallar ve düzenlemeler çalışana net bir şekilde açıklanmalıdır. Bu tür bilgilerin güvenli bir yerde saklanması gerektiğini söylemeye gerek yoktur.

Bazen çalışanın dürüstlüğünden şüphe duyulabilir. Bu gibi durumlarda işverene ilgili çalışanın bilgisi olmadan gizli soruşturma yapma hakkı verilmiştir. Böyle durumlarda çalışanın bilgilendirilmesi, soruşturmanın yapılma amacını ortadan kaldıracaktır. Ancak yasa, bu tür gizli izleme yetkisinin üst yönetimden alınmasını ve soruşturma işini yapan kişi sayısında bir sınırlama olmasını şart koşmaktadır.

İzlemenin tamamlanması gereken belirli bir süre vardır. Ayrıca, konu polis soruşturmasını içermediği sürece, tuvaletler gibi mutlak özel yerlerin izleme sürecinin bir parçasını oluşturmaması gerektiği çok açık bir şekilde belgelenmiştir. İşverenin çalışanın suç işleme niyetinde olduğuna ikna olması durumunda, polis yetkilileri de bilgilendirilmelidir.

İşveren, kurumun kuralları uyarınca çalışana karşı dava açma hakkına sahiptir. Ancak çalışana söz konusu davayı savunması için tam bir fırsat verilmelidir. Kendisine bulgular hakkında yorum yapma ve hatalı bulması halinde bunlara itiraz etme hakkı verilmelidir. İşveren çalışandan herhangi bir bilgi saklayamaz çünkü çalışana bu haklar kanun tarafından verilmiştir.

Çalışanların izlenmesi gereklidir ancak bu, kanun hükümleri dahilinde yapılmalıdır.