Çalışan izleme: Yasal tuzaklardan nasıl kaçınılır?

Son zamanlarda teknoloji büyük bir hızla gelişti. Günümüzde sosyal medya platformlarında giderek daha fazla insan aktif hale geliyor. Aynı zamanda yasal çerçeve aynı hızda ilerlemedi ve böylece her geçen gün genişlemeye devam eden büyük bir boşluk yarattı. Cep telefonları, tabletler ve dizüstü bilgisayarlar gibi elektronik araçların yanı sıra internete kolay erişim, resmi yazışmalar ile sosyal medya arasındaki alanın daralmasına neden olmuştur. Bu durum doğal olarak işverenler için bir endişe kaynağıdır çünkü resmi verilerin güvenliğinin tehlikeye girebileceği endişesini taşımaktadırlar.

Bu, işverenlerin ele alması gereken bir risktir. Bu sorunu ele almanın bir yolu, sınırlar koymak ve çalışanlar tarafından uyulması gereken kuralları formüle etmektir. İşveren ayrıca çalışanlarının BT sistemlerini kullanımını izleme seçeneğine de sahiptir. Ancak çalışanların sahip olduğu ve işverenlerin farkında olması gereken bazı haklar vardır. Bu hakların ihlali işveren için yasal sonuçlar doğurabilir.

Neyin uygun olup neyin uygun olmadığı net bir şekilde belirlenmelidir. İşveren bu faktör hakkındaki düşüncesinde net olmalıdır. Ayrıca, bu konudaki çalışan davranışının izlenip izlenmemesi gerektiğine de karar vermelidir. Ayrıca bu süreci nasıl yürütmesi gerektiği konusunda da net olmalıdır. Bu kontrolleri yapmanın birçok yöntemi vardır.

İşveren ayrıca çalışanın tüm BT kullanımının izlenmesinin gerekli olup olmadığını da değerlendirmelidir. Ayrıca bunun çalışan üzerinde ne gibi etkileri olabileceğini de tartmalıdır. İşveren bu konuda herhangi bir kılavuz oluşturmadan önce daha az müdahaleci yöntemleri de araştırmalıdır. Bu hususlar görüşmeler sırasında kendileri tarafından belgelenmelidir.

Kurallar belirlendikten sonra, bunları çalışanlara iletmek işverenin görevidir. Çalışanların ne yapmaları gerektiğini ve ne yapamayacaklarını bilmeleri her zaman daha iyidir. Bu aynı zamanda işverenin de yararınadır çünkü çalışan daha sonra kurallardan habersiz olduğunu iddia edemez. Bu politika belgesi çalışanlarla ayrıntılı olarak paylaşılmalıdır.

Bunun yapılmaması işveren için yasal sorunlara yol açabilir. Çalışanın izlenebileceği gerçeği çalışan tarafından bilinmelidir. Hatta kendisine politika belgesinin bir kopyası verilmeli ve eğitim de sağlanmalıdır.

Artık politika yürürlükte olduğuna göre, işveren iş için özel kişileri belirleme sorumluluğuna sahiptir. Çalışanlardan bu şekilde toplanan bilgiler kanun hükümleri uyarınca saklanmalıdır. İşverenin bu tür özel personelin gücünü asgari düzeyde tutması mantıklıdır. Herhangi bir yasadışı gözetleme vakasından kaçınmak için bu tür çalışanların izleme yetkileri de kısıtlanmalıdır.

İşverenlerin her zaman akılda tutması gereken bir husus, her çalışanın mahremiyet hakkına sahip olduğudur. Günümüzde çalışanların kendi cihazlarını iş yerine getirmelerine izin verildiği gözlemlenmiştir. İşveren, neyin çalışanın mahremiyet hakkını teşkil edip neyin etmediği konusunda net bir fikre sahip olmalıdır. Bu hakkın hiçbir koşul altında ihlal edilmemesini sağlamalıdır. Mahkemelerin bu tür ihlaller konusunda ciddi bir bakış açısına sahip olduğu gözlemlenmiştir. Neyin özel olarak kabul edilip neyin edilmemesi gerektiğini ayıran çok ince bir çizgi vardır.

İşveren bu noktalar arasında nasıl denge kuracağını bilmeli ve katı ancak etkili ve yasal olarak mükemmel bir şekilde kabul edilmiş bir izleme politikası oluşturmalıdır. İşveren, çalışanın mahremiyetinin ihlal edilmediğinden emin olmalı ve aynı zamanda resmi verilerin güvenliğinin tehlikeye atılmamasını sağlamalıdır. Bu, yapılması gereken zorlu bir dengeleme işidir.

E-postalar, gizli verilerin sızdırılabileceği başlıca iletişim yollarıdır. Ancak işverenler açısından e-postaları kısıtlamak pratik olmayacaktır. Ayrıca her bir e-posta iletişiminin izlenmesi de sorun yaratabilir. Kanun hükümleri uyarınca bilgi talep etme hakkına sahip olan belirli düzenleyici kurumlar vardır. Bu gibi durumlarda işveren gerekli bilgileri vermekle yükümlüdür.

İşveren, poliçeleri oluştururken bu hükümlere karşı dikkatli olmalıdır. İşveren, bu özel ifşa hükmünün poliçe belgesinde yer almasına dikkat etmelidir, aksi takdirde bu bir ihlal olarak yorumlanabilir.

Çalışanın eğitilmesi büyük önem taşır

İzleme politikalarının çerçevesinin çizilmesi ve bunlara uyulması gerektiğini söylemeye gerek yoktur. Bununla birlikte, çalışanın politikanın sonuçları hakkında eğitilmesi büyük önem taşımalıdır. İzleme politikası şüphesiz yürürlükte olmalıdır ancak son koz olarak kullanılmalıdır. Bu politika ile kurumun diğer politikaları arasında mükemmel bir koordinasyon olmalıdır. Aslında izleme politikasının maddelerinin iş sözleşmesinin bir parçasını oluşturması daha iyidir.

Bir kurumun başarılı bir şekilde işleyebilmesi için politikalar oluşturulmalı ve bunlara uyulmalıdır. Bu politikalara sıkı sıkıya bağlı kalındığını görmek çalışanın görevidir. Aynı zamanda, çalışanın haklarının hiçbir zaman ihlal edilmemesini sağlamak da işverenin görevidir. Çalışan da belirli bir nezaketin korunması gerektiğini ve hiçbir koşulda resmi verilerin güvenliğini tehlikeye atacak hiçbir şey yapmaması gerektiğini anlamalıdır. Kurumun bir bütün olarak etkin işleyişi için mükemmel bir dengenin korunması gerekmektedir.