Delegasyon: Görevlerin %100'ünü Yapın

Delegasyon nedir?

Delegasyon, bir üst tarafından yapılması gereken görevlerin gerekli takdir yetkisi ile birlikte bir asta verilmesi sürecidir.

Evet, bu birçok yöneticinin makul bir şekilde başarının sırrı olduğuna inandığı bir yönetim eylemidir. Yetki devretmeyi bilen insanlar iş hayatında daha hızlı zirveye ulaşır ve çalışanları daha verimli olur. Delegasyonu nasıl kullanacağını bilen yöneticiler, iyi organizatörler olarak adlandırılmak için her türlü nedene sahiptir: onlar pozisyon istemezler - onlar istenir.

Delegasyon, liderin belirli görevleri astları arasında dağıttığı iş organizasyonudur. Farklı bir şekilde de adlandırabilirsiniz: Delegasyon, bir üst tarafından yapılması gereken görevlerin gerekli takdir yetkisiyle birlikte bir asta verilmesi sürecidir.

Kendiniz yapmanın 10 kez yeniden yapmaktan daha iyi olduğunu düşünmeden, görevleri isteyerek devretmeyi nasıl öğrenebilirsiniz? Sonuçta, tüm parayı kazanamazsınız ve tüm görevleri bitiremezsiniz.

Hangi görevleri delege etmeli?

Neredeyse her zaman başkalarına devretmeniz gereken 3 tür görev vardır:

  1. Rutin vakalar. Benim görüşüm, etkili bir iş geliştirme için yöneticilerin detaylara girmeden projelerin ana bölümlerine odaklanmaları gerektiğidir. Kontrole bilgiççe yaklaşım, her şeyi kontrol etme ve her şeyi bilme arzusu aşırı zaman kaybına yol açar. Her şeyi takip etmek imkansızdır. Hiçbir yönetici tüm işleri tek başına yapamaz.

  2. Özel işler. Her zaman sadece profesyoneller tarafından iyi bir şekilde yapılabilecek görevler vardır. Evet, bırakın programcı programlasın, bırakın teknik yönetici yeni iş süreçlerini yönetsin ve bırakın ofis yöneticisi belge ve e-posta akışını kontrol etsin. İş akışını, her çalışanın görevlerini iyi anlayıp yerine getireceği şekilde oluşturun, böylece onları kontrol etmek zorunda kalmazsınız.

  3. Sevmediğiniz şeyler. Evet, bu doğru. Şu anda yaptığınız işi sevmiyorsanız, iki seçeneğiniz var: yapmaya devam edin ya da muhtemelen yapmaktan hoşlanacak bir kişiye devredin. Eğer bu mümkün değilse, o zaman bu kişiye para ya da "sen bana yardım et, ben de sana yardım edeyim" gibi bir alternatif sunun.

Delegasyonla ilgili yaygın sorunlar

Delegasyon birkaç parçadan oluşur: Delegasyon = Görevlendirme + Yetki + Güven.

Belki de şu gibi düşünceleriniz olmuştur: "İşi iyi yapmak istiyorsan, kendin yap." ya da "Bunu yapmak için gerçekten güvenilebilecek tek kişi benim." ya da "Kimse benden daha iyi çalışamaz." ya da "Ben vazgeçilmezim."

Ancak genel olarak bunlar, kısa tanımlarla ifade edilebilecek klasik yanılgılardır:

  • "Egomania" (kimse bu işi benden daha iyi yapamaz),

  • "Sapkınlık" (işi kendim yapmak, başkalarına nasıl yapılacağını açıklamaktan daha kolaydır)

  • "Kendini kandırma" (O kadar uzun süredir ve o kadar iyi çalışıyorum ki hata yapmıyorum),

  • "Küçümsenme korkusu" (eğer birisi işi benden daha iyi yaparsa, kötü görüneceğim),

  • "Basitlik" (Tüm işleri kendim yapabilirim, yardıma ihtiyacım yok),

  • "Karakter" (başkalarıyla çalışmak benim için çok zor).

Delegasyon sadece acil ve nahoş görevlerin başkalarının üzerine yıkılması veya yükümlülüklerin reddedilmesi değildir. Yükümlülüklerinizden vazgeçmek, sorumluluktan da vazgeçtiğiniz anlamına gelmez. Sorumluluk devredilebilir ancak devredilemez, çünkü kontrol hala sizdedir.

Nasıl delege edeceğimizi bulmak için 5N1K ya da Kipling yöntemi olarak adlandırılan formülü ele alalım. Şiirlerinden birinde, "Altı Dürüst Hizmetkâr Tutuyorum..." 6 basit sorunun ana hatlarını çizmiştir: Ne, Ne zaman, Neden, Kim, Nerede ve Nasıl.

5N1K tekniği kullanılarak nasıl delege edilir?

5N1K tekniği, bir dizi sondalama sorusunu yanıtlayarak yeni bilgilerin çıkarılmasını içerir. Delegasyondan önce tüm soruları yanıtlamanız gerekir. Bu sorular şunlardır: Ne yapılması gerekiyor? Bu görev neden önemli? Nerede yapılmalıdır? Bu görev ne zaman bitirilmeli? Sonuçtan kim sorumludur? Nasıl yapılmalı?

Nasıl delege edeceğimizi bulmak için 5N1K ya da Kipling yöntemi olarak adlandırılan formülü ele alalım. Şiirlerinden birinde, "Altı Dürüst Hizmetkâr Tutuyorum..." 6 basit sorunun ana hatlarını çizmiştir: Ne, Ne zaman, Neden, Kim, Nerede ve Nasıl.

Basitleştirmek gerekirse, yetki vermeden önce üç ana soruyu yanıtlamanız gerekir:

  1. Bu görevin amacı nedir? En önemlisi, lider olarak açıkça bir hedef belirlemeli ve belirli bir nihai sonuç belirlemelisiniz.

  2. Görevi çalışanla tartışın ve onun bu görev karşısındaki tutumunu öğrenin. Çalışanın bu görevi yerine getirenin rolünü ve çözüm yolunu nasıl gördüğünü anlatmasına izin verin. Deneyimlerime dayanarak, yetki devrinin patron-ast ilişkisi yerine bir ortaklık olması halinde daha etkili olacağını söyleyebilirim.

  3. Neden siz veya güvendiğiniz kişi yapmalı? Her çalışan görevi sizin istediğiniz şekilde yerine getiremeyebilir. Bu nedenle, yetki vereceğiniz kişinin seçimine özellikle dikkat etmenizi öneririm. Yeni başlayanlar için, nitelik ve deneyim düzeyini göz önünde bulundurmalısınız. Çalışanın iş yüküne dikkat edin. Aşırı görevlerin kaçınılmaz olarak iş kalitesini düşürdüğünü unutmamalısınız. Ve son olarak, çalışanın kişisel niteliklerini göz önünde bulundurun. Çünkü sadece görevi yapmak isteyen çalışan bunu iyi yapar. Görev, çalışanı stres altına sokmamalıdır; aksi takdirde sorun verimli bir şekilde çözülemeyecektir.

  4. Sorunu nasıl çözebilirim? Çalışanın eylemlerdeki özgürlük derecesini belirtin. Örneğin, listedeki katı gerekliliklerin yerine getirilmesi veya çalışanın eylemlerinde ve kararlarında yeterli özgürlük veya tam özgürlük olacaktır, asıl önemli olan sonucun beklentilerinize ve gereksinimlerinize uygun olması gerektiğidir.

Ayrıca, çalışana görevi tamamlaması için gereken kadar yetki vermeniz gerektiğini de unutmamalısınız. Çok fazla yetki verirseniz bunu kötüye kullanabilir, çok az verirseniz de hedefe ulaşamayabilir.

Böylece yetki devri basit bir formülle gerçekleştirilebilir. Unutmayın, her başarılı işin temeli uygun yetki devridir. Bir dahi ve yorulmak bilmeyen bir işkolik olabilirsiniz, ancak astlarınıza görev atamazsanız, üzerinde çok çalıştığınız her şeyi kaybedebilirsiniz. Yetki devrederek zaman kazanmış olursunuz.