Kontrol ve Motivasyon: Çalışanların İyi Çalışmasını Sağlayan Şeyler

A 2021 study on the impact of COVID-19-induced remote work on motivation revealed that employees find it harder to "focus" and keep their working "routine" intact. This was very much in line with a range of surveys carried out between 2010 and 2015 to draw on the difference in motivation between working remotely and working in-house.

While this was way before the advent of the pandemic, the surveys did show remote work in a bad light - pointing at a stark 17-point gap between motivational factors. In fact, the authors went on to say that this was the "equivalent of moving from one of the best to the most miserable cultures."

Ancak şu anda, farklı çalışma modelleri (kurum içi, hibrit, uzaktan) dünya çapında işyeri ihtiyaçlarını karşılıyor. İşletmelerin yeni işe alım modellerine adapte olurken, modern işyerinde çalışan motivasyonunu artırmanın yollarını bulmaları da son derece doğal.

Doğal olarak, çalışanlarını etkili bir şekilde yönetebilen şirketler, onların daha fazla odaklanma ve kararlılıkla, daha sıkı ve daha uzun süre çalışmalarını sağlama şansına sahiptir. Bu durum, çalışan sonuçlarını izlemenin ve iyileştirmenin kesin bir yolu olan performans izleme araçlarının kullanımında yıllar içinde neden istikrarlı bir artış olduğunu açıklamaktadır. Bu kontrol sistemleri de giderek daha karmaşık hale gelmekte ve çalışan performans sonuçlarını iyileştirmeye yardımcı olabilecek daha fazla bilgi sunmaktadır.

Top10VPN tarafından yakın zamanda yapılan bir araştırma, çalışan izleme çözümlerine olan eğilimde %54'lük bir artış olduğunu ve pandeminin bu artışın arkasındaki birincil itici güç olduğunu bildirdi. Aslında, pandemi öncesi dönemde bile, Gartner'ın 239 büyük şirketle yaptığı anket, daha iyi kontrol araçlarına olan talebi doğruladı. Analiz, kuruluşların %50'sinden fazlasının farklı türde performans yönetim sistemleri kullandığını bildirmiştir - bu oran 2015'te belgelenen %30'luk orandan daha yüksektir.

Belki de şaşırtıcı olmayan bir şekilde, Opinium'un yaptığı bir ankette İngiltere'deki uzaktan çalışanların %32'si izlendiklerini belirtmiştir. Kısa bir süre önce Capterra, Kanada işgücü üzerinde yaptığı bir anketle, performansı artırmak için farklı işlevlerin (çalışan katılımı, zaman yönetimi, iş yükü yönetimi, bilgisayar etkinliği ve dijital iletişim) nasıl izlendiğini ortaya koydu. Benzer bir çalışma Güneydoğu Asya'yı hedef aldı ve işletmelerin %78'inin hibrit işyerini desteklemek için performans izleme sistemleri kullandığını vurguladı.

Along those lines, Mark Turner, CEO of Instant Group, said that the strategic use of "monitoring" can help "identify resourcing issues, streamline processes and identify gaps" while aiding employees in prioritising and managing workloads.

Stratejik bir kontrol sistemi dahilinde çalışanların kuruluşun amaçları, hedefleri ve değerleri ile uyumlu olma olasılığı daha yüksektir. Dış bilgi veya etkilerle dikkatleri dağılmak yerine, işlerine daha fazla odaklanacaklardır. Dahası, çalışanlarınız işte nasıl performans gösterdiklerini önemsediğinizi bildiklerinde, motive olma olasılıkları daha yüksektir.

Ancak bu durum şu soruyu akla getiriyor: Faaliyet izleme gerçekten faydalı mı? Cevap aslında evet. Farklı stratejilerin gerçek etkisini ölçmeye yardımcı olabilir, böylece sınırlı kaynaklar en iyi sonuçları verecek şekilde daha doğru yönlendirilebilir. Ancak daha da önemlisi, özellikle işgücünün dünyanın dört bir yanına dağıldığı ve uzaktan çalıştığı zamanlarda, işyerindeki dikkat dağınıklığını azaltmanın anahtarıdır.

Bununla birlikte, çalışan izleme çözümlerinin iş yerindeki dikkat dağınıklığını azaltmaya ve çalışan performansını artırmaya yardımcı olabileceği beş yol aşağıda belirtilmiştir.

1. İnternet Kullanım Yönetimi.

   İnternet harika bir bilgi kaynağıdır; ancak aynı zamanda büyük bir dikkat dağıtma kaynağı da olabilir. Örneğin, Facebook ya da Instagram'da saatlerce takılı kalmış herkes anlık tatmin satan algoritmaların ne kadar kötü olabileceğini bilir. Bu siber tembellik zaman ve üretkenlik kaybına neden olur.

   Asıl endişe verici olan ise çalışanların internet faaliyetlerinin yaklaşık %40'ının işleriyle ilgili olmamasıdır. Çalışanların kişisel cihazlarını düzenli olarak kullandıkları uzak ortamlarda sorun daha da büyüyor. Basitçe söylemek gerekirse, bu şirketin temel üretkenliğini tüketen pahalı bir dikkat dağıtıcıdır.

   Bundan kaçınmak için, işverenlerin internet kullanımıyla ilgili olarak aşağıdaki gibi kilit alanları kapsayan bir politika geliştirmeleri çok önemlidir:

   • İnternet kullanım saatleri (tercihen planlanmış molalar sırasında)

   • Kişisel cihazlara güvenmek yerine iş için belirli cihazların ve bağlantıların tahsis edilmesi.

   • Etkinliği ve iyileştirme alanlarını anlamak için internet kullanımına ilişkin geri bildirim

   Olumlu olarak, tüm bu alanlar bir internet izleme aracı aracılığıyla izlenebilir ve düzenlenebilir. Örneğin, URL filtreleri, uygulama engelleyiciler, web sitesi engelleme ve otomatik raporlar gibi özellikler, proaktif çözüm için sorunların gerçek zamanlı olarak belirlenmesine yardımcı olabilir.

   Bunun çalışan motivasyonuyla nasıl bir ilişkisi var? İşverenler dikkatlerinin dağılmasına izin vermek yerine oyunlaştırmaya yer açabilir, çalışanlarına üretken olmaları ve şirket hedeflerini takip etmeleri için bir teşvik verebilir.

2. Zaman Takibi ve Yönetimi

   A recent study by researchers at the University of North Dakota found a positive correlation between effective time management and the nurturing of self-motivation. The research further elaborated on the fact that time management reinforces the "perceived success."

   Aynı doğrultuda, 2019 yılında yapılan bir çalışma zaman yönetimi ile hedef belirleme, önceliklendirme, kesinti yönetimi ve zamanlama arasında olumlu bir ilişki olduğunu belgelemiştir. Her iki çalışma da akademiyi araştırmalarında ön plana çıkarırken, iş dünyasındaki eğilimler de çalışanların motivasyonunu artırmanın bir yolu olarak faaliyet izleme ve zaman takibini doğrulamıştır.

   Etkin bir zaman takibi ve yönetimi uygulaması nasıl gerçekleştirilir?

   • İşverenler, işe giriş ve işten çıkış saatlerini takip ederek hem önceden belirlenmiş hem de acil görevler için harcanan zamanı belgeleyebilir. Ayrıca kimsenin fazla çalıştırılmadığından da emin olabilirler.

   • By keeping tabs on the inactivity time, employers can identify "downtime" in their employees' day and take necessary steps to curb productivity-sapping distractions.

   • Saatlik takip, optimum katılımı daha da sağlayabilir ve kısa veya uzun süreli mola ihtiyacını karşılayabilir.

   Bunun çalışan motivasyonuyla nasıl bir ilişkisi var? Takip ve izleme, çalışan faaliyetlerindeki en yoğun ve en düşük dönemlerin belirlenmesine yardımcı olur. Ayrıca molalarda ve mesai sonrası saatlerde ortaya çıkanlar gibi üretkenliği artıran fırsatları belirlemek için de kullanılabilir. Daha da önemlisi, bu tür gerçek zamanlı izleme yardımcı olabilir:

   • Acil görevlere öncelik verin

   • Molaları ve ödülleri planlayın

   • Dikkat dağıtıcı unsurları belirleyin ve bunları engellemek için ilgili çözümler sunun

   • İş yükünü proaktif olarak ayarlayın, vb.

3. Performans Yönetimi

   Pandeminin ortaya çıkmasından sonraki iki yıl boyunca 800.000 çalışanın değerlendirildiği bir araştırma, uzaktan çalışmanın üretkenlik artışına katkıda bulunduğunu doğruladı. Hatta Prodoscore tarafından yayınlanan bir raporda, 2020'den bu yana yıllık üretkenliğin %47 oranında arttığı ortaya kondu.

   Ancak son araştırmalar, evden çalışanların diğerlerine göre %70 daha az üretken olduğunu da iddia ediyor. Peki, neye inanmalı? Uzaktan veya hibrit bir düzende çalışmanın kolaylık sağlayacağını ve üretkenliği artıracağını varsaymak doğaldır, ancak sonuçta bu iki ucu keskin bir kılıçtır. Daha açık olmak gerekirse, uzaktan çalışma üretkenliği artırdığı kadar, dikkat dağınıklığı ve erteleme için de bir zemin hazırlıyor.

   İşte bu noktada kontrol sistemleri devreye giriyor - keylogger uygulayarak, gerçek zamanlı faaliyetlerin ekran görüntülerini alarak, baskı üzerinde kontrol sağlayarak, web kamerası ve mikrofonla video ve ses kaydını teşvik ederek vb. performans ölçümlerinin bozulmadan kalmasına yardımcı olabilirler. Bu verilerden elde edilen içgörüler iş yükünü yönetmek, görevleri yeniden atamak ve çalışanlara anında geri bildirim vermek için kullanılabilir.

   Daha da önemlisi, bu tür veriler yardımcı olabilir:

   • Çalışanların faaliyet kalıplarını gözden geçirin ve üretkenlikteki aksaklıkları belirleyin

   • Gelişmiş performans için anlamlı hedefler ve ölçütler oluşturun

   • Gerçek zamanlı koçluk ve geri bildirim için interaktif bir platform sağlayın

   • Yedekleme planlaması ve işe alma konusunda bilinçli kararlar alın.

   Farklı izleme araçları hakkında daha ayrıntılı bilgi edinmek için 2022'deki en popüler 20 izleme yazılımı hakkındaki makaleyi okumanızı tavsiye ederiz.

4. Davranış Analizi ve Yönetimi

   Siber zorbalık, içeriden gelen tehditler ve cinsel taciz gibi konular son zamanlarda sürekli olarak haberlerde yer alıyor. Ve bunlar tam da insan kaynakları yöneticilerinin bakması gereken sorun türleri.

   Ponemon Enstitüsü'nün 2022 İçeriden Gelen Tehditlerin Maliyeti Küresel raporuna göre, finansal hizmetler kuruluşları içeriden gelen tehditleri yönetme maliyetinde %47'lik bir artışla başa çıkmak zorunda kalmıştır. Bu, vakaların daha ciddi ya da akut olduğundan değil, ancak risklerin kesinlikle daha yüksek olduğundan kaynaklanıyor.

   Ayrıca, video gözetimi içeriden gelen tehditlerin belirlenmesine ve yakalanmasına da yardımcı olabilir. Örneğin, uzaktan kurulan gözetim ekipmanı, yaklaşan bir ihlal veya hırsızlığa işaret edebilecek çevrimiçi hareketleri izleyebilir.

   Bunun çalışan motivasyonuyla nasıl bir ilişkisi var? Çalışanların davranışlarını takip etmek ve potansiyel bir tehdidi belirlemek, etkili bir davranış yönetimi sistemi oluşturmaya yardımcı olabilir ve bu da şirketi bir dizi talihsizlik ve sorundan korumaya yardımcı olur.

   Yukarıda detaylandırılan tüm modellerin yanı sıra, bordro yönetimi, erişim yönetimi gibi hususlar da çalışan motivasyonuna el ele bağlanabilir. Ve bu en iyi şekilde bütünsel bir çalışan izleme programı kullanılarak gerçekleştirilir.

CleverControl'de, çalışanların izlenmesini mümkün olduğunca kolaylaştırmayı amaçlayan bir araç paketi oluşturduk. Sonuç, izleme hedeflerini takip etmek için kullanılabilecek sağlam bir raporlama ve analiz platformudur - gelişmiş verimlilik, iyileştirilmiş çalışma süresi, daha iyi moral ve hepsinden önemlisi motive olmuş iş gücü.

İşte çözümlerimizin farklı iş hedeflerine ulaşmak için nasıl kullanılabileceğini gösteren iki örnek olay.

Örnek Çalışma 1: İçeriden Gelen Tehditlerle Başa Çıkma

Bir kuruluş, verilere yasa dışı yollardan erişen ve şirketten son derece gizli bilgileri çalan çalışanı tespit etmek gibi tuhaf bir sorunla karşı karşıya kaldı. Bu ciddi bir endişe konusuydu çünkü kuruluş bazı hassas projeler üzerinde çalışıyordu. Şirket bir davranış kuralları oluşturmaya ve uygulamaya çalıştı; ancak bu kurallar doğası gereği çok reaktifti.

Olumlu bir şekilde CleverControl platformu, suçluyu oldukça hızlı bir şekilde tespit edebildi. Suçlu, şirkette başka projelerde de çalışan tanınmış bir yarı zamanlı çalışandı. Çalışanın eylemleri kaydedildi ve iddialarını desteklemek için kanıt olarak yüklendi. Buna ek olarak, çözüm, ekran görüntülerinden yola çıkarak, ofisin yarısının şirket bilgisayarlarını madencilik için kullandığı gerçeğinin ortaya çıkarılmasına da yardımcı oldu.

Sonuç:

Şirket benzer bir olayın tekrar yaşanması riskini azaltmayı başardı ve bir dizi güvenlik önlemini uygulamaya koydu. Yeni önlemler arasında zorunlu denetimler, çalışanlarla düzenli farkındalık oturumları, istihdam geçmişi kontrolleri vb. yer alıyordu. Ayrıca otomatik erişim yönetimi sayesinde yaklaşık 500 saatlik BT yöneticisi zamanından ve yıllık binlerce dolardan tasarruf etmeyi başardılar.

Örnek Çalışma 2: Çalışan Kaybının Azaltılması

Bu şirket, çalışan yıpranması sorununa bir çözüm bulmakta zorlanıyordu. İlgili departmanda her yıl çok sayıda çalışan hizmetlerine son veriyor ve kuruluştan ayrılıyordu. BT uzmanlarının çoğu tüm erişimlerini yanlarında götürüyor, bu da sorunu daha da derinleştiriyordu.

Şirketin yıpranmanın nedenini belirlemesi ve bunun tekrarlanmasını önlemesi gerekiyordu. Tüm çalışanları izlemek ve ayrıca erişim kontrolünü yerinde tutmak için CleverControl'ü kurdular. Çalışan verilerinde bazı ortak noktalar bulmak için metrikleri izlemeye başladılar.

Sonuç:

Şirket, potansiyel sorunları tespit edebildi ve bu sorunları ortaya çıkmadan önce giderebildi. Ortaya çıkarılan sorunlardan bazıları şunlardı: maaş, sosyal haklar, çalışma kültürü, erişim kontrolü vb. Aslında, web arama aracı aracılığıyla, yeni bir iş arayan bir muhasebeciyi tespit edebildiler. Şirket ona daha iyi bir maaş ve ilgili yan haklar teklif etti ve o da memnuniyetle kabul etti.

"İster içeriden gelen bir tehdidi tespit etmek ister çalışan verimliliğini takip etmek söz konusu olsun, yukarıdaki vaka çalışmaları, çalışan izlemenin karmaşık iş sorunlarını çözmek için kullanılabilecek güçlü bir araç olduğunu açıkça göstermektedir."

"Bu doğrultuda, çalışan motivasyonunun bir kuruluşun uzun ömürlülüğünü sağlamada kilit bir faktör olduğunu anlamak çok önemlidir. CleverControl'de, hiçbir şirketin çalışanların moralini iyileştirmede kilit bir unsur olan etkili çalışan takibinden yoksun kalmamasını sağlıyoruz."

Çözümlerimiz ve çalışan motivasyonunu artırmaya nasıl yardımcı olabilecekleri hakkında daha fazla bilgi edinmek için bugün bize ulaşın!