Düzenli Toplantılar Üretkenliği Nasıl Etkileyebilir?

Personelinizin verimliliğini belirleyen tek faktör motivasyon ve sorumluluk duygusu değildir. İş organizasyonu ne kadar yapılandırılmış ve mantıklı olursa olsun, çalışanın kişiliğini dikkate almazsa zararlı olabilir.

Bugünkü vakamızdaki web tasarım şirketi uzun süredir müşterimiz. CleverControl'ü kullanmaya 2017 yılında, ekipleri müdür dahil sadece beş kişiden oluşurken başladılar. O zamandan bu yana, girişimleri küçük bir şirkete dönüştü, müşteri tabanları, siparişlerin karmaşıklığı ve sonuç olarak personel de büyüdü. Daha önce çalışan, devam eden projeyi müdürle ya da su sebilinin yanında veya mola sırasında iş arkadaşıyla hızlı bir şekilde tartışabilirken, daha büyük ekip başka organizasyon biçimleri gerektirdi. Müdür, zorunlu günlük brifinglere ve aylık toplantılara karar verdi; ayrıca, çalışanlar mevcut görevi tartışmak için ihtiyaç duyduklarında kendi toplantılarını düzenlediler. Sonunda, çalışan günde iki-üç toplantı yapabiliyordu. Bazı çalışanlar için çalışmalarının sonuçlarını sunma, canlı tartışmalara katılma ve kendilerini ekibin bir parçası olarak hissetme fırsatı büyük bir motivasyon ve ilham kaynağı oldu. Diğerleri ise tam tersine yeni iş akışını hoş karşılamadı.

Müdür, ilk günden beri orada olan kıdemli çalışanlardan birinin normalden daha düşük üretkenlik gösterdiğini fark etti. Müdür, CleverControl tarafından çalışanın bilgisayarında toplanan günlükleri inceledi ve sinir bozucu bir model buldu. Çalışanın katılması gereken her toplantıyı önemli ölçüde hareketsizlik veya verimsiz faaliyet dönemleri takip ediyordu. Çalışan, toplantıdan yaklaşık bir saat sonra işe dönmeden önce haber sitelerine ve forumlara göz atıyor veya küçük oyunlar oynuyordu.

Çalışan içe dönüktü, iş arkadaşlarıyla iş dışındaki konularda çok az iletişim kuruyordu ve yalnız çalışmayı tercih ediyordu. Her toplantının, özellikle de spontane gelişen toplantıların kendisini yorduğunu ve raydan çıkardığını ve çalışanın yeniden odaklanmak için zamana ihtiyacı olduğunu itiraf etti. Bu durum, müdürün çalışanların kişiliklerini dikkate almak için iş akışını yeniden gözden geçirmesini sağladı. İçe dönük çalışanın sadece varlığının ve uzmanlığının kesinlikle gerekli olduğu zorunlu toplantılara katılmasına izin verildi. Ayrıca, müdür brief sayısını azaltmak için çalıştı.

• Faaliyet izleme

  Uzun süreli hareketsizlik, müdürün dikkatini çalışanın iş günü boyunca odaklanma eksikliğine çekmiştir.
• Ziyaret edilen web sitelerini izleme

  Verimsiz web siteleri, çalışanların katılım eksikliğinin bir başka endişe verici işaretiydi.
• Olay günlüğü

  Çalışanın bilgisayardaki faaliyetlerinin analizi, verimsizliğinin nedenini ortaya çıkarmaya yardımcı oldu.