As Peter Drucker, one of the most influential theorists of management of the XX century once said: "If you can't measure it, you can't manage it." During the period of growth, every company thinks about the introduction of staff performance assessment. We asked professional HR-manager to anonymously share the experiences and tell how to start setting goals for employees and evaluate the quality of their performance.
"I used to work in a small company, where there was neither an evaluation system nor any rules of bonuses review. Wages were increased for those who asked for it or those who, according to the line manager’s opinion, worked well, although every manager had different criteria of "good work". Once a year, all line managers gathered for a meeting and had a heated debate about who is more worthy of a promotion. The budget was not big enough to bring all proposals to life, and so every time there would be someone who believed that his or her team were underestimated. The solution to this problem was right in front of us - to develop a transparent evaluation system that shows to both managers and employees what is actually important in the work and what later can be evaluated by the company."
Hedeflerin Belirlenmesi
Bir İK yöneticisi olarak değerlendirme sistemini kendim geliştirmek benim için en kolayı olabilirdi. Ancak bu durumda ilk olarak farklı departmanların iş süreçlerine ilişkin bazı önemli ayrıntıları gözden kaçırabilir, ikinci olarak da onları geliştirme sürecine dahil etmediğim takdirde meslektaşlarımın yeni değerlendirme aracına karşı direnişiyle karşılaşabilirdim. Bu nedenle, öncelikle diğer departmanlardaki meslektaşlarıma bir araya gelmelerini ve yeni bir performans ölçüm sistemi geliştirmek için bir çalışma grubu oluşturmalarını önerdim.
Hepimizin ulaşmak istediği hedefler hakkında konuştuk: pazarda hangi yere sahip olmak istediğimiz, ne düzeyde kalite ve müşteri hizmeti sunmak istediğimiz, şirketimizde ne tür bir ilişki görmek istediğimiz vb. Bu genel hedefleri her yönetici ve çalışan için daha küçük hedeflere böldük. Burada üretim oranı, maliyetler, satışlar ve müşteri memnuniyeti gibi göstergeleri kullanabiliriz. Örneğin bizim durumumuzda, satış departmanı müdürü için değerlendirme kriterleri satış planının uygulanması, departmandaki ciro, ekip gelişimi ve müşteri memnuniyeti oranıydı.
Derecelendirme Ölçeği
Each indicator must be evaluated somehow. We chose a five-point rating scale for each indicator: Well Above Expectations – Above Expectations – As Expected – Below Expectations – Well Below Expectations. It is undesirable to use five-point scales such as numbers from zero to four or letters from A to F. Culturally they are associated with the school marks and prevent objective approach to the assessment because any mark that is less than "3" or "B" will seem to be a bad result. For each mark, we have appointed the corresponding indicator scale. For example, the implementation of sales plan of less than 60% was evaluated as "Well Below Expectations", 61-80% - "Below Expectations", 81-100% - "As Expected" 101-120% - "Above Expectations", and more than 120% - "Well Above Expectations." The same went for every other indicator.
Gerçeklik Anı
Çalışanların etkinliğinin değerlendirilmesini yılda bir kez yapmaya karar verdik. İlk seferinde bunu bir test modunda yaptık ve olumsuz bir karar alınmayacağı konusunda uyardık. Bu şekilde yeni olayla ilgili endişeyi azaltmaya ve seçilen kriterlerin doğru olduğunu doğrulamaya çalıştık. Bir çalışanla çalışmasının sonuçlarını tartışmak için yapılan toplantı, tüm etkinliğin doruk noktasıdır. Önümüzdeki birkaç aylık çalışma için ruh halini etkiler ve olumlu kalmalıdır.
İlk değerlendirme testinden sonra, yönetim ekibimiz bunun tüm ekip için çok faydalı bir egzersiz olduğu konusunda hemfikir oldu. Elbette değiştirilmesi gereken şeyler vardı, ancak temel ilkeleri korumayı seçtik. Bu nedenle, değerlendirmenin her iki tarafa da daha fazla fayda sağlaması için birkaç öneri belirledik:
Pozitif atmosfer. Olumlu bir tutum, daha açık bir iletişime sahip olmanıza yardımcı olur ve açık iletişim de çalışanlarla aynı sayfada olmanızı sağlar ve onlara yeni başarılar için ilham verir.
Dinleyin! Bir çalışana kendi işini nasıl değerlendirdiğini sorarak başlayın. Dinleyin ve yorumlarınızı sunun.
Övün! Bir çalışan iyi çalıştığında fark edin. Bazı yöneticiler bunu yapmayı unutur ve iyi işleri hafife alır. Aynı zamanda çalışanların başarılarını fark ederek onların iyi davranışlarını psikolojik olarak pekiştirmiş olursunuz. Çalışana, çabalarının bir yönetici olarak sizin departman hedeflerine ve şirketin genel hedeflerine ulaşmasına nasıl yardımcı olduğunu anlatın.
Harika bir gelecek. Çalışana, şu anda yeterince gelişmemiş olan becerilerinde ustalaşması halinde kendisini nelerin beklediğini anlatın. Gelecekle ilgili düşüncelerle coşkuyu artırın!
Tüm Hedeflere Ulaşamadıysanız Ne Yapmalısınız?
Kırbaç yerine gelişim. Çalışanın başarısızlıklarını tartışırken, becerilerinin gelişimini tartışmak için yeterince zaman ayırın. Çalışanın hedeflere ulaşmada neden başarısız olduğunu öğrenin. Bu, bir dahaki sefere onlara ulaşmasına yardımcı olacaktır. Gerekli becerileri geliştirmek için belirli adımları birlikte tartışın.
“No” to making it personal. When estimating the areas in which the employee was not successful, always discuss specific examples when the employee was wrong, do not say "you cannot do it" or "you are not able to" or any other negative personality characteristics. Explain how his or her bad work affects the overall results.
A year after the first evaluation, I began to notice that during job interviews the managers often mentioned the assessment system as a confirmation of the principles of transparency and equity in the company. Two years later, the staff began to drop by the HR-department to find out the date of the next scheduled assessment, because they wanted to discuss their personal development with their superior as soon as possible. I felt that the assessment has become a natural process in our working lives. In addition, the term "chief’s pet" has disappeared from the vocabulary of our team, because now everybody has an equal chance of success during the productivity assessment.
Before you implement this kind of system in your company, enlist the support of your colleagues. Move from general to personal: the company's goal - the goal of a department - the goal of an employee - specific indicators. Praise, but also do not forget about the development. And help your employees become better!
