Cele mai bune practici pentru urmărirea activităților de navigare fără compromiterea încrederii

Urmărirea activităților de navigare la locul de muncă include, de obicei, înregistrarea site-urilor web vizitate, a interogărilor de căutare, a activității pe rețelele de socializare și a chat-urilor (uneori, inclusiv jurnalele de mesagerie). Uneori, angajatorul poate urmări și transferurile de fișiere și apăsările de taste (de exemplu, mesaje sau căutări).

Organizațiile pot utiliza una dintre mai multe metode pentru monitorizarea activității pe internet:

1. Monitorizarea rețelei prin configurarea routerului: configurarea routerului pentru a înregistra traficul pe internet;
2. Serverele proxy și firewall-urile pot înregistra traficul pe internet pentru analiză administrativă. De asemenea, acestea pot bloca accesul la site-uri web nepotrivite;
3. Software-ul de monitorizare a angajaților înregistrează toată activitatea computerului angajatului, inclusiv istoricul de navigare și activitatea pe rețelele sociale, și are o funcție de blocare a site-urilor.

Legalitatea urmăririi activității pe internet depinde de legile locale și de stat din zona dumneavoastră. De exemplu, în conformitate cu legislația SUA, monitorizarea angajaților este de obicei legală. Legea privind confidențialitatea comunicațiilor electronice (Electronic Communication Privacy Act - ECPA) permite, în general, angajatorilor să monitorizeze dispozitivele și rețelele deținute de companie în cazul în care aceștia urmăresc scopuri comerciale legitime. Unele state îndeamnă organizațiile să notifice angajații cu privire la activitățile de monitorizare; alte state lasă notificarea la latitudinea angajatorului. De asemenea, angajatorii sunt sfătuiți să aibă o politică clară care să contureze domeniul de aplicare și practicile de monitorizare.

Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) reglementează urmărirea activității informatice a angajaților în UE. Conform acestuia, organizațiile trebuie să limiteze colectarea datelor la cele strict necesare în scopuri comerciale legitime, să informeze personalul cu privire la monitorizare și să obțină adesea consimțământul acestuia.

Regulamente similare privind protecția datelor se aplică în Australia, India, Canada, Danemarca și alte țări.

Alte jurisdicții au o protecție mai strictă a vieții private. În Grecia, de exemplu, supravegherea electronică este interzisă, cu excepția cazului în care angajatorul are o autorizație legală sau scopuri comerciale legitime. Țările de Jos solicită organizațiilor să aibă interese comerciale legitime care să prevaleze asupra drepturilor la viață privată ale angajaților pentru a pune în aplicare monitorizarea angajaților. Finlanda limitează monitorizarea e-mailurilor, a apelurilor și a utilizării computerului.

În această secțiune, am trecut în revistă doar pe scurt legalitatea monitorizării angajaților în diferite jurisdicții. În general, deși monitorizarea angajaților este, în general, legală în majoritatea țărilor, se pune din ce în ce mai mult accentul pe echilibrarea intereselor angajatorului cu drepturile de confidențialitate ale angajaților. Vă recomandăm să vă consultați consilierul juridic înainte de a implementa practici de monitorizare în organizația dumneavoastră.

Urmărirea activităților de navigare poate fi benefică atât pentru organizații, cât și pentru angajați și iată cum:

1. Monitorizarea îmbunătățește productivitatea. Combaterea tentației de a verifica mesajele primite pe chat sau un site de cumpărături poate fi o provocare și nu toți pot rezista. Urmărirea activităților de navigare dezvăluie angajații care petrec timp excesiv pe activități care nu au legătură cu munca, cum ar fi navigarea personală, social media, platformele video și altele. Cu aceste informații, managerii pot lua măsuri pentru a îmbunătăți concentrarea și productivitatea, de exemplu, prin blocarea distragerilor.
2. Datele colectate relevă lacune în materie de competențe. Dacă un angajat caută frecvent pe Google cum să utilizeze o anumită aplicație necesară pentru muncă, este posibil să aibă nevoie de formare suplimentară. Analizarea istoricului de navigare al unui angajat vă poate oferi un indiciu cu privire la abilitățile și cunoștințele care îi lipsesc. După aceea, puteți planifica programe de formare și dezvoltare în consecință.
3. Urmărirea sporește securitatea datelor. O soluție DLP puternică poate detecta și preveni accesul neautorizat al angajaților, partajarea sau descărcarea datelor sensibile ale companiei.
4. Monitorizarea contribuie la creșterea securității rețelei companiei. Software-ul specializat poate identifica încercările de a accesa site-uri web rău intenționate sau de a descărca fișiere infectate.

În ciuda tuturor beneficiilor sale, urmărirea activităților de navigare ale angajaților poate avea efecte negative dacă este pusă în aplicare în mod neetic. Principala preocupare în acest caz este confidențialitatea lucrătorilor. Angajații au dreptul la intimitate, iar utilizarea unor metode de monitorizare prea intruzive poate duce la neîncredere, la un mediu de lucru ostil și chiar la repercusiuni juridice. Angajații se pot simți microgestionați și lipsiți de încredere, ceea ce le poate diminua satisfacția la locul de muncă și îi poate face să caute condiții mai bune în alte companii.

Urmărirea activității pe internet este asociată și cu provocări tehnice. Implementarea și întreținerea sistemelor de monitorizare pot fi complexe și costisitoare. În plus, chiar și cele mai fiabile soluții sunt predispuse la erori. Acestea pot semnala activități legitime ca fiind suspecte, ceea ce duce la un control inutil al angajaților.

Implementarea monitorizării angajaților necesită o abordare atentă pentru a atenua aceste dificultăți și a profita de toate avantajele.

Am colectat cele mai bune practici pentru implementarea software-ului de urmărire.

Piața de astăzi oferă o mulțime de instrumente de monitorizare a angajaților pentru urmărirea activităților de navigare. CleverControl este una dintre cele mai avansate și fiabile soluții din domeniu. Acesta urmărește istoricul de navigare al fiecărui angajat, interogările de căutare, timpul petrecut pe fiecare site web și activitatea din social media. Datele colectate sunt agregate în diagrame și grafice statistice clare, permițând o analiză rapidă a productivității individuale și a tendințelor la nivelul întregii echipe. Platforma oferă, de asemenea, setări flexibile de blocare a site-urilor, astfel încât să puteți limita distracțiile și să ajutați angajații să se concentreze asupra muncii.

Un manager cu greu va câștiga încrederea echipei sale dacă le monitorizează în secret activitatea. Onestitatea este întotdeauna cea mai bună politică. Vă recomandăm să comunicați deschis angajaților motivele implementării măsurilor de urmărire, chiar dacă jurisdicția dvs. nu impune acest lucru. Fiți transparent cu privire la datele colectate: site-uri web vizitate, timpul petrecut pe aceste site-uri, capturi de ecran, jurnale de social media etc. Atunci când este posibil, solicitați consimțământul angajaților pentru monitorizare, în special pentru metodele mai intruzive.

Dacă este acceptabil pentru scopurile dvs. de monitorizare, eliminați informațiile de identificare personală din analiza activității pentru a proteja confidențialitatea angajaților. Încercați să vă concentrați asupra analizei tendințelor mai degrabă decât asupra activității individuale. Nu urmăriți istoricul de navigare al unui anumit angajat; în schimb, căutați modele precum timpul excesiv petrecut pe rețelele de socializare sau vizitele la site-uri web riscante.

Definiți obiective clare de monitorizare și domeniul de aplicare al datelor pe care trebuie să le colectați pentru a le atinge. De exemplu, dacă obiectivul este de a dezvălui distragerile, va fi suficient să înregistrați site-urile web vizitate și timpul petrecut pe acestea. Înregistrarea mesajelor primite și trimise pe social media este excesivă în acest caz.

Activitățile de navigare trebuie urmărite numai pe dispozitivele deținute de companie și în timpul orelor de lucru. Evitați monitorizarea activității angajaților în afara orelor de lucru sau pe dispozitive personale. Singura excepție poate fi atunci când un angajat utilizează un dispozitiv personal pentru muncă. În acest caz, soluția de monitorizare aleasă ar trebui să dispună de funcționalități de conectare și deconectare, astfel încât angajatul să poată opri monitorizarea atunci când se încheie ziua de lucru.

Organizația ar trebui să aibă o politică cuprinzătoare de utilizare a internetului care să definească comportamentul online acceptabil și inacceptabil. În plus, ar trebui să existe o politică separată care să definească domeniul de aplicare al monitorizării, modul în care sunt utilizate datele colectate, durata de păstrare a acestora și cine le poate accesa. Ambele politici ar trebui să fie ușor accesibile angajaților. Echipa trebuie să înțeleagă politicile și implicațiile acestora și să dispună de un canal prin care să își exprime îngrijorările.

Practicile de monitorizare nu ar trebui să fie stabilite în piatră. Acestea ar trebui revizuite periodic pentru a se asigura că sunt în continuare necesare și eficiente.

Ascultați activ feedback-ul angajaților și adaptați urmărirea la orice preocupări legate de confidențialitate. În plus, ar trebui să fiți la curent cu legislația relevantă privind confidențialitatea și dreptul muncii și să asigurați conformitatea cu modificările.

Urmărirea activităților de navigare ale angajaților poate îmbunătăți semnificativ productivitatea și concentrarea angajaților și poate consolida securitatea companiei. Cu toate acestea, practicile de monitorizare necesită o abordare atentă care vă va permite să evitați părțile lor negative. Acordând prioritate transparenței, concentrându-vă pe datele agregate și respectând confidențialitatea angajaților, puteți implementa monitorizarea activității de navigare într-un mod care să mențină încrederea și să promoveze un mediu de lucru pozitiv.