Cultura profesională: Cum să facem față întârzierilor?

Cultura profesională: Cum să facem față întârzierilor?

Ce să facem cu "întârziații"? Cât de eficientă este emiterea de carduri electronice de acces și scăderea din salariu a minutelor de întârziere sau introducerea regulii ca fiecare angajat care întârzie să pună 5 dolari într-un borcan? Ce altceva puteți folosi pentru a disciplina astfel de angajați: introducerea discuțiilor cu managerul, mustrarea, caricaturizarea sau, poate, neatenția? Directorul programului MBA "Inovație în management", Emily Reid, a declarat pentru CleverControl cum și când să pedepsești angajații pentru că întârzie.

Mai întâi de toate, desigur, trebuie să examinați contextul situației, fără de care este imposibil să luați decizia corectă. Fiecare tip de activitate, fiecare situație de piață și fiecare cultură profesională este unică. Prin urmare, trebuie să discutăm despre cum să facem față întârzierilor, în diferite situații în care...

... disciplina este o condiție prealabilă a eficienței

Nu putem să nu fim de acord cu faptul că, dacă un birou se deschide la ora 10 dimineața, secretara trebuie să fie gata să răspundă la apeluri la ora 9:59.

Singurul vânzător dintr-un magazin ar trebui să fie prezent la locul de muncă de la 9 dimineața până la 21 seara, dacă pe panoul de informare scrie acest lucru.

Un pilot nu poate întârzia la un zbor.

De regulă, o astfel de cerință de disciplină, datorită bunului simț, este ușor de controlat, deoarece este clară, practică și nu provoacă îndoieli. Atunci când obține un loc de muncă, a cărui punere în aplicare se va desfășura în limite temporale clare, viitorul angajat înțelege că punctualitatea este indicatorul său cheie de performanță de bază.

Deoarece disciplina, în acest caz, este direct legată de calitatea bunurilor și serviciilor (și, în consecință, de loialitatea clienților și de viabilitatea economică a companiei), nu are rost să pierdem timpul cu caricaturi, amenzi și alte "trucuri". Puteți permite unui angajat să întârzie de o dată sau de două ori, scuzându-l cu forța majoră sau cu unele circumstanțe neprevăzute, dar a treia oară puteți să-l concediați fără probleme.

... disciplina este o manifestare a bunelor maniere

Orice persoană cu bune maniere știe că a face pe cineva să aștepte este nepoliticos.

La fel de nepoliticos este să întârzii la o întâlnire cu clienții sau cu colegii, la o programare la medic sau la un salon de înfrumusețare.

Toate companiile au propriul lor cod cultural: în unele, îți vor ține ușa în față și îți vor zâmbi, în altele - doar mormăie ceva ca răspuns la "Mulțumesc, la revedere!". Codul cultural poate și ar trebui să fie schimbat prin acțiuni deliberate, având în vedere că oamenii mai politicoși sunt mai plăcuți în preajma lor.

Este mai plăcut să discutați cu astfel de oameni în mod informal, să vă împrieteniți, să vă cunoașteți mai bine și să aveți mai multă încredere unul în celălalt dacă sunteți colegi.

Este mai plăcut să cumperi de la ei și să asculți ofertele lor promoționale dacă ești clientul lor. Acest lucru înseamnă că clienții și partenerii vor fi mai încântați să lucreze cu cineva care are "politețea regilor".

Politețea se plătește bine, iar respectul pentru timpul celorlalți este o manifestare a politeții. Prin urmare, solicitarea angajaților de a se conforma dispozițiilor privind timpul este necesară și este, de asemenea, rațională din motive evidente.

Ar trebui să-i pedepsiți pe colegii care nu recunosc această regulă de etichetă? Cel mai probabil, amenzile și mustrările vor fi inutile. Dar este, desigur, necesar să vorbiți direct despre faptul că întârzierea la ședințe este inacceptabilă, precum și despre faptul că incapacitatea angajatului de a recunoaște "codul cultural" al companiei îi pune sub semnul întrebării viitorul în cadrul acesteia. O majoritate punctuală este cel mai bun ajutor în educarea minorității nepunctuale: atunci când politețea devine o normă socială general acceptată, oamenii vor încerca să adere la ea pentru a "fi cuminți".

... disciplina este necesară pentru ca angajații să își desfășoare activitatea

Dacă performanța angajaților dvs. nu depinde direct de momentul în care își încep ziua la 10:00 sau 10:30, atunci de ce ați cere punctualitate? Poate pentru că, în general, nu sunteți mulțumit de calitatea și cantitatea muncii angajaților și de atitudinea lor?

Numărul de clienți este mai mic decât ar putea fi, vânzările sunt în scădere. Managerilor de vânzări, însă, nu pare să le pese: ei continuă să se plimbe prin birou ca și cum nimic nu s-ar fi întâmplat, vorbind despre cum își vor petrece weekend-urile. Nu sunteți nici măcar aproape de obiectivele comerciale și de alte obiective ale companiei... dar care anume?!

Din păcate, în companiile care nu au scopuri și obiective digitalizate, cruciada pentru disciplină devine de multe ori un mod al managerului de a spune "Lucrezi prost!".

De regulă, angajații nu sunt de acord: ei înșiși cred că lucrează "bine" sau chiar "bine". Dar este ineficient să vorbim despre muncă la nivelul unei evaluări subiective, este necesar să introducem indicatori clari, evidenți, care sunt recunoscuți de ambele părți, de exemplu:

Lucrăm bine dacă:

  • În fiecare trimestru, vânzările noastre cresc cu o valoare "x"%;

  • Cifra de afaceri a personalului de vânzări nu depășește valoarea "y";

  • În fiecare lună, verificăm planul anual de sarcini pentru a ne asigura că respectăm programul: implementăm proiecte corporative într-un ritm prestabilit, construim procese de afaceri, testăm produse noi și așa mai departe.

Observați că în exemplu nu există doar indicatori economici, ci și indicatori ai evoluției calitative planificate în avans a companiei!

În acest caz, ar trebui să discutați cu subordonații nu de genul "De ce ai întârziat?", ci mai degrabă "Ce putem face pentru a merge mai departe în conformitate cu planul nostru ambițios?".

Este puțin probabil ca punerea în aplicare a planului să depindă de treizeci de minute de muncă, nu-i așa? Depinde mai degrabă de cunoștințe, de aptitudini și, bineînțeles, de motivație.

Tocmai de aceea, companiile au nevoie nu atât de angajați "disciplinați", cât de angajați care să lucreze eficient. Iar managerii sunt preocupați nu atât de faptul că angajații vin la birou cu 15 minute întârziere, cât de faptul că nu fac suficient. Ei nu se dedică complet muncii. Dar cine o face? Poate copiii care se joacă un joc distractiv într-o curte ? Poate. Ei nu au nevoie să fie convinși să vină mai devreme la joc, problema este cel mai probabil opusă - părinții nu-i pot trage acasă.

Sau să luăm, de exemplu, tinerii "tocilari" dintr-o companie de tip start-up care încearcă să creeze ceva ce nimeni nu înțelege, dar care în curând va schimba lumea? Acești băieți vin la garajul lor dis-de-dimineață devreme și nu sunt motivați de dorința de a evita sancțiunea pentru întârziere.

Este puțin probabil să întârziem la film, la o prelegere importantă sau la o conferință profesională interesantă, pentru că vrem să venim acolo pentru a ne distra și pentru a dobândi cunoștințe!

Fiecare dintre noi, cel puțin o dată în viață, a făcut ceva ce i-a plăcut și știm cu toții că, atunci când va fi nevoie, veți ajunge mai devreme să vă bucurați de muncă. Prin urmare, companiile ar trebui să se concentreze nu pe combaterea întârzierilor, ci pe crearea unor condiții de muncă confortabile și productive și pe găsirea unor oameni care își iubesc cu adevărat profesia, oameni care resimt o nevoie psihologică profundă de a munci din greu.

De aceea, în lume există din ce în ce mai multe companii în care nu există nicio sancțiune pentru întârziere și, mai mult, însăși noțiunea de întârziere nu există. Aceste companii nu și-au stabilit sarcina de a controla orele de lucru. În schimb, ele încearcă să creeze un mediu în care oamenii vor să fie, să stea, să se joace, să inventeze și să acționeze!

Admirăm cultura lor și uneori ne surprinde: un prieten de-al meu a obținut recent un loc de muncă la un birou american al unei companii multinaționale. El povestește în mod comic cum nu a putut primi alt răspuns la întrebarea sa despre programul de lucru decât "Ar fi grozav dacă ai veni undeva între opt și zece...".

Muncește din greu pentru a face o treabă bună. Îi place.

Managerul său nu știe decât cum să-l facă să-și ia mai multe zile libere.

Compania depune eforturi maxime pentru a selecta astfel de angajați ca prietenul meu din întreaga lume și pentru a fi atractivă pentru ei.

Astfel de companii nu au, de obicei, probleme cu întârzierile. Dar există situații în care...

... obiceiul de a controla disciplina este o nevoie psihologică a managerului.

Se întâmplă ca funcția de control să fie esența identificării "managerului".

Acest tip de manager susține un model de companie strict ierarhic - de sus în jos - și știe că instrumentele sale de management de bază sunt încruntarea și vocea autoritară.

Uneori, nici măcar nu este vorba de faptul că ceva nu merge bine. Managerul crede pur și simplu că va fi haos în momentul în care se relaxează.

Privarea unui astfel de manager de atributele stilului de management autoritar, obligarea acestuia de a comunica cu subordonații ca egali și el sau ea se va simți instantaneu slab.

Din nefericire, acești manageri nu au adesea alte abilități manageriale în afară de "supraveghere". Ei nu sunt implicați în proiectarea unui sistem de afaceri, în dezvoltarea unei strategii de afaceri, nu studiază clienții sau industria și nu reușesc să fie antrenori pentru managerii de mijloc ... Din păcate, acesta este cel mai trist și aproape insolubil context de luptă cu lupta cu întârzierea: când managerul este ocupat cu disciplina pentru că... ei bine, ce altceva ar trebui să controleze?

"Managementul întârzierilor" nu are un set universal de instrumente adecvate. În unele situații, blândețea se transformă în permisivitate, ceea ce costă compania profiturile, clienții și provoacă daune reputaționale.

Austeritatea într-o situație diferită duce la sabotaj ascuns, la ascunderea cunoștințelor și la răzbunare meschină, mai ales dacă nu există motive obiective pentru o astfel de austeritate.

În același timp, este greu de găsit o cultură mai puțin productivă decât "cultura grădiniței", când programul este definit de "adulți", iar "copiii" sunt supuși la el.

Ce trebuie făcut? Analizați problema în toată complexitatea ei, inclusiv cultura corporativă, procesele de afaceri, ierarhia și abilitățile de management. Numai în acest caz veți putea concepe soluția care va fi eficientă pentru compania dumneavoastră!

A good way to maintain discipline and control lateness is employee monitoring. The monitoring software will track when the employee comes and leaves and how much time they spend working. It will be particularly convenient for offices where employees' schedules are flexible, as it will save a lot of the manager's time controlling attendance. At the same time, the software will be a much less stressful method of monitoring for employees than the manager's direct control. Today's market offers plenty of employee tracking solutions for every taste and budget. If you want to know how to choose the best one for your company, check out our guide .