Cultura profesională: Cum să facem față întârzierilor?

What to do with the “latecomers”? How effective is issuing electronic access cards and subtracting minutes of lateness from wages or introducing the rule that every employee who is late should put $5 in a jar? What else can you use to discipline such employees: introduce talks to the manager, reprimanding, caricaturing, or maybe, not paying attention? Director of the MBA program "Innovation in Management" Emily Reid told CleverControl how and when to punish employees for being late.

Mai întâi de toate, desigur, trebuie să examinați contextul situației, fără de care este imposibil să luați decizia corectă. Fiecare tip de activitate, fiecare situație de piață și fiecare cultură profesională este unică. Prin urmare, trebuie să discutăm despre cum să facem față întârzierilor, în diferite situații în care...

Nu putem să nu fim de acord cu faptul că, dacă un birou se deschide la ora 10 dimineața, secretara trebuie să fie gata să răspundă la apeluri la ora 9:59.

Singurul vânzător dintr-un magazin ar trebui să fie prezent la locul de muncă de la 9 dimineața până la 21 seara, dacă pe panoul de informare scrie acest lucru.

Un pilot nu poate întârzia la un zbor.

De regulă, o astfel de cerință de disciplină, datorită bunului simț, este ușor de controlat, deoarece este clară, practică și nu provoacă îndoieli. Atunci când obține un loc de muncă, a cărui punere în aplicare se va desfășura în limite temporale clare, viitorul angajat înțelege că punctualitatea este indicatorul său cheie de performanță de bază.

Since the discipline, in this case, is directly linked to the quality of goods and services (and consequently to customer loyalty and economic viability of the company) there is no point in wasting time on caricatures, fines and other "tricks". You can allow an employee to be late one or two times excusing it with force majeure or some unexpected circumstances, but the third time you are safe to dismiss him or her.

Orice persoană cu bune maniere știe că a face pe cineva să aștepte este nepoliticos.

La fel de nepoliticos este să întârzii la o întâlnire cu clienții sau cu colegii, la o programare la medic sau la un salon de înfrumusețare.

All companies have their own cultural code: in some, they will hold the door before you and smile, in others – just mumble something in response to your "Thank you, goodbye!" The cultural code can and should be changed with deliberate action considering that politer people are nicer to be around.

Este mai plăcut să discutați cu astfel de oameni în mod informal, să vă împrieteniți, să vă cunoașteți mai bine și să aveți mai multă încredere unul în celălalt dacă sunteți colegi.

Este mai plăcut să cumperi de la ei și să asculți ofertele lor promoționale dacă ești clientul lor. Acest lucru înseamnă că clienții și partenerii vor fi mai încântați să lucreze cu cineva care are "politețea regilor".

Politețea se plătește bine, iar respectul pentru timpul celorlalți este o manifestare a politeții. Prin urmare, solicitarea angajaților de a se conforma dispozițiilor privind timpul este necesară și este, de asemenea, rațională din motive evidente.

Should you punish the colleagues who do not recognize this etiquette rule? Most likely, fines and reprimands will be useless. But it is, of course, necessary to talk directly about the fact that being late to meetings is unacceptable, as well as the fact that the employee's inability to recognize company’s "cultural code" brings his or her future in the company into question. A punctual majority is the best helper in educating the unpunctual minority: when politeness becomes a generally accepted social norm, people will try to adhere to it to "be good."

Dacă performanța angajaților dvs. nu depinde direct de momentul în care își încep ziua la 10:00 sau 10:30, atunci de ce ați cere punctualitate? Poate pentru că, în general, nu sunteți mulțumit de calitatea și cantitatea muncii angajaților și de atitudinea lor?

Numărul de clienți este mai mic decât ar putea fi, vânzările sunt în scădere. Managerilor de vânzări, însă, nu pare să le pese: ei continuă să se plimbe prin birou ca și cum nimic nu s-ar fi întâmplat, vorbind despre cum își vor petrece weekend-urile. Nu sunteți nici măcar aproape de obiectivele comerciale și de alte obiective ale companiei... dar care anume?!

Alas, in companies without digitized goals and objectives the crusade for discipline often becomes manager’s way to say "You are working badly!"

As a rule, employees do not agree: they themselves believe that they work "fine" or even "well." But it is ineffective to talk about work on the level of subjective assessment, it is necessary to introduce clear, obvious metrics that are recognized by both sides, for example:

Lucrăm bine dacă:

• Each quarter, our sales grow for the "x"% value;

• Turnover of sales staff does not exceed the "y" value;

• În fiecare lună, verificăm planul anual de sarcini pentru a ne asigura că respectăm programul: implementăm proiecte corporative într-un ritm prestabilit, construim procese de afaceri, testăm produse noi și așa mai departe.

Observați că în exemplu nu există doar indicatori economici, ci și indicatori ai evoluției calitative planificate în avans a companiei!

In this case, you should talk with the subordinates not like "Why are you late?", but rather "What can we do to move forward in line with our ambitious plan?"

Este puțin probabil ca punerea în aplicare a planului să depindă de treizeci de minute de muncă, nu-i așa? Depinde mai degrabă de cunoștințe, de aptitudini și, bineînțeles, de motivație.

That's the point: companies need not so much "disciplined" employees but those who work efficiently. And managers are concerned not so much with the fact that the employees come to the office 15 minutes late, but the fact that they do not do enough. They do not commit themselves to work completely. But who does? Maybe children playing some entertaining game in a courtyard ? Perhaps. They do not need to be convinced to come to the game earlier, the problem is most likely the opposite – parents cannot drag them home.

Or take for example young "nerds" in a startup company who are trying to create something that no one understands but that thing will soon change the world? These guys come to their garage early in the morning, and they are not motivated by a desire to avoid the penalty for lateness.

Este puțin probabil să întârziem la film, la o prelegere importantă sau la o conferință profesională interesantă, pentru că vrem să venim acolo pentru a ne distra și pentru a dobândi cunoștințe!

Fiecare dintre noi, cel puțin o dată în viață, a făcut ceva ce i-a plăcut și știm cu toții că, atunci când va fi nevoie, veți ajunge mai devreme să vă bucurați de muncă. Prin urmare, companiile ar trebui să se concentreze nu pe combaterea întârzierilor, ci pe crearea unor condiții de muncă confortabile și productive și pe găsirea unor oameni care își iubesc cu adevărat profesia, oameni care resimt o nevoie psihologică profundă de a munci din greu.

De aceea, în lume există din ce în ce mai multe companii în care nu există nicio sancțiune pentru întârziere și, mai mult, însăși noțiunea de întârziere nu există. Aceste companii nu și-au stabilit sarcina de a controla orele de lucru. În schimb, ele încearcă să creeze un mediu în care oamenii vor să fie, să stea, să se joace, să inventeze și să acționeze!

We admire their culture and sometimes it surprises us: a friend of mine recently got a job at an American office of one multinational company. He comically tells the story of how he was not able to get any other answer to his question about his working hours except for "It would be great if you would come somewhere between eight and ten..."

Muncește din greu pentru a face o treabă bună. Îi place.

Managerul său nu știe decât cum să-l facă să-și ia mai multe zile libere.

Compania depune eforturi maxime pentru a selecta astfel de angajați ca prietenul meu din întreaga lume și pentru a fi atractivă pentru ei.

Astfel de companii nu au, de obicei, probleme cu întârzierile. Dar există situații în care...

It just so happens, that the function of control is the essence of the identification of the "manager".

Acest tip de manager susține un model de companie strict ierarhic - de sus în jos - și știe că instrumentele sale de management de bază sunt încruntarea și vocea autoritară.

Uneori, nici măcar nu este vorba de faptul că ceva nu merge bine. Managerul crede pur și simplu că va fi haos în momentul în care se relaxează.

Privarea unui astfel de manager de atributele stilului de management autoritar, obligarea acestuia de a comunica cu subordonații ca egali și el sau ea se va simți instantaneu slab.

Unfortunately, these managers often do not have any other managerial skills except "surveillance". They are not engaged in the design of a business system, the development of a business strategy, do not study the customers or the industry and do not succeed as coaches for middle managers ... Alas, this is the saddest and almost insoluble context of struggle with the struggle of lateness: when the manager is busy with discipline because... well, what else should he or she control?

"Management of lateness" has no universal set of the right tools. Softness in some situations turns into permissiveness, which costs the company its profits, customers and causes reputational damage.

Austeritatea într-o situație diferită duce la sabotaj ascuns, la ascunderea cunoștințelor și la răzbunare meschină, mai ales dacă nu există motive obiective pentru o astfel de austeritate.

At the same time, it is hard to find a less productive culture than the “culture of the kindergarten”, when the schedule is defined by the "adults" and the "children" are subjected to it.

Ce trebuie făcut? Analizați problema în toată complexitatea ei, inclusiv cultura corporativă, procesele de afaceri, ierarhia și abilitățile de management. Numai în acest caz veți putea concepe soluția care va fi eficientă pentru compania dumneavoastră!

O modalitate bună de a menține disciplina și de a controla întârzierile este monitorizarea angajaților. Software-ul de monitorizare va urmări când vine și pleacă angajatul și cât timp petrece acesta la lucru. Acesta va fi deosebit de convenabil pentru birourile în care programul angajaților este flexibil, deoarece va economisi mult timp managerului care controlează prezența. În același timp, software-ul va fi o metodă de monitorizare mult mai puțin stresantă pentru angajați decât controlul direct al managerului. Piața de astăzi oferă o mulțime de soluții de urmărire a angajaților pentru toate gusturile și bugetele. Dacă doriți să știți cum să o alegeți pe cea mai bună pentru compania dvs. ghidul nostru.