Cum să-ți planifici ziua dacă ești împotriva programului fix

Mulți oameni creativi se opun oricăror reguli, resping însăși ideea de planificare și, ca urmare, viața lor își pierde armonia mult dorită.

Dacă sunteți o astfel de persoană și nu sunteți pregătit să faceți față rutinei, este timpul să refuzați ideea de a vă organiza timpul în funcție de regulile cuiva și să vă îmbunătățiți eficiența personală urmându-vă propriul tempo creativ, ritmul vieții și pulsul acesteia.

Designerul și autorul de cărți despre design Stephen Bradley a observat odată: "Fie că știi sau nu, designul are întotdeauna propriul său ritm intern. Acesta dă sens spațiului și creează o anumită stare de spirit. Prin intermediul ritmului, oamenii pot aprecia designul."

Dacă această abordare vă este familiară, vă voi împărtăși câteva idei, pe care le-am dobândit prin viața mea profesională și experiența de lucru ca antrenor de gestionare a timpului. Acestea vă vor ajuta să distribuiți eficient timpul de care dispuneți, precum și puterea, interesele și sarcinile dumneavoastră.

De obicei, o persoană reușește să facă mai multe într-o lună dacă nu își face prea multe planuri. Ritmul natural al celor mai mulți oameni îi îndeamnă ca un proiect mare să fie finalizat sau un obiectiv personal să fie atins într-o lună. Aceasta nu înseamnă că trebuie să vă dedicați întreaga lună doar acestui obiectiv sau proiect, uneori trebuie să vă ocupați de probleme mai dificile, cum ar fi, de exemplu, alegerea și instalarea noului software sau organizarea spațiului în studio. După ce ați planificat trei astfel de probleme pentru o lună, cu greu veți reuși în vreuna dintre ele. Cu toate acestea, dacă veți dedica o lună unei anumite sarcini, cel mai probabil o veți termina sau veți fi aproape de a o termina. Luați în considerare acest ritm lunar și veți obține o satisfacție mai mare.

În plus, ar trebui să luați în considerare modul în care puterea și energia sunt distribuite în timpul săptămânii. Excepțiile, desigur, sunt posibile, dar majoritatea oamenilor sunt capabili să nu facă mai mult de două călătorii pe lună și să nu-și piardă ritmul. Luați în considerare și costurile emoționale ale organizării de petreceri sau ale primirii de invitați. Toate acestea aduc o diversitate plăcută în viața dumneavoastră, dar vă scot din ritm, mai ales atunci când o excepție se transformă în regulă.

Proiectele, întâlnirile, munca necesară se schimbă de la o săptămână la alta, dar ar trebui să înțelegeți ritmul săptămânii care va fi cel mai potrivit pentru activitățile dumneavoastră. Gândiți ca un designer: creați un proiect și apoi modificați-vă programul în funcție de un anumit proiect (în acest caz, de săptămâna de lucru).

După o mulțime de experimente, am stabilit următorul ritm perfect pentru mine:

• Există câteva ore "introductive" în dimineața zilei de luni pe care le dedic elaborării unui plan săptămânal și procesării informațiilor adunate în weekend.

• În după-amiaza zilei de miercuri sunt ocupat în totalitate cu proiectul principal. Toată săptămâna sunt ocupat cu trivialități, dar când trebuie să mă concentrez asupra muncii importante - de exemplu, scrierea unei cărți - este mai bine să eliberez o jumătate de zi de întâlniri. Apoi mă duc la cafeneaua mea preferată și lucrez fără să fiu distrasă și fără pauze. Ar trebui să remarc două avantaje principale aici: munca mea continuă și, în același timp, am o scurtă pauză de la rutina zilnică.

• Pregătirea pentru weekend în seara zilei de vineri. Îmi dedic aproximativ trei ore pentru a termina toate lucrările care au necesitat mai mult timp decât mă așteptam, pentru a mă ocupa de plăți și facturi care ar fi mai bine să fie rezolvate înainte de weekend.

Cel puțin o seară din timpul săptămânii este dedicată rezolvării problemelor personale sau odihnei. Sunt extrem de sociabil, dar chiar și extravertiții au nevoie de o zi liberă din când în când.

Bineînțeles, toate aceste elemente pot fi schimbate și ajustate în orice moment. Cu toate acestea, eu prefer acest ritm pentru că îmi permite să obțin satisfacția maximă din munca pe care o fac și să pornesc în weekend-ul dedicat familiei și odihnei.

Nimeni nu a reușit vreodată să creeze o formulă universală a programului zilnic. Unii oameni evită să verifice e-mailurile dimineața, alții recomandă să facă exact invers. Ideea este să recunoașteți cu sinceritate, care este cel mai bun mod de a aloca cele 24 de ore pentru o eficiență maximă în mod personal pentru dumneavoastră.

În ceea ce mă privește, dedic prima oră sau o oră și jumătate planificării zilei, e-mailurilor și micilor sarcini urgente, după care mă concentrez pe munca mai dificilă. Între 10 și 11 dimineața răspund la apelurile clienților. Prefer să nu dedic mai mult de patru ore pe zi întâlnirilor și să las ultima jumătate de oră pentru a face un bilanț al rezultatelor. Unii dintre clienții mei preferă să verifice e-mailurile de dimineață literalmente câteva minute și apoi să se concentreze pe munca principală până la prânz. După pauza de prânz, ei organizează întâlniri sau se ocupă de sarcinile urgente.

Este necesar să vă indicați preferințele personale: când sunteți cel mai concentrat, când vă este cel mai convenabil să organizați întâlniri și ce timp ar trebui dedicat procesării informațiilor complicate și elaborării planurilor pentru a vă îndrepta în direcția necesară.

Fii sincer cu tine însuți - permite-ți să petreci timp pentru a ajusta planul zilnic, altfel vei fi mereu "în urma programului" și vei avea remușcări pentru lucrurile pe care nu le-ai făcut.

De exemplu, ar fi înțelept să vă dedicați o zi înainte și o zi după concediu pentru a vă pune ordine în afaceri și să nu programați nicio întâlnire în aceste zile. Va fi corect, dacă lăsați jumătatea de zi de după o conferință sau un alt eveniment important pentru a consolida legăturile personale, pentru a face cunoștință și pentru a vă răsfoi notițele - numai așa veți putea profita la maximum de evenimentul trecut. Una dintre cunoștințele mele mi-a spus odată că, după o conferință într-un alt oraș, preferă să zboare spre casă dimineața, nu seara. Noaptea petrecută la hotel îi oferă posibilitatea de a-și termina toată munca înainte de a se întoarce acasă. Și nu uitați: cu cât evenimentul este mai strălucitor față de rutina zilnică obișnuită, cu atât mai mult timp veți avea nevoie pentru a vă recupera ritmul normal de lucru.

Ajustați-vă ritmul lunar, săptămânal și zilnic și veți obține ordinea necesară în activitatea dumneavoastră și la fel de multă flexibilitate în luarea deciziilor. Este momentul să aflați ce tempo și ritm vă sunt potrivite personal.