Software de monitorizare a angajaților din Pennsylvania: cele mai bune practici pentru industriile reglementate

Puteți conduce o bancă în Pittsburgh sau puteți administra un spital în Harrisburg. Sau, poate, firma dumneavoastră de asigurări din Philadelphia se ocupă de mii de înregistrări sensibile ale clienților în fiecare zi. În toate aceste cazuri, angajații dvs. au acces la date sensibile care, dacă sunt manipulate greșit în mod deliberat sau accidental, ar putea duce la consecințe legale, financiare și reputaționale grave.

În Pennsylvania, organizațiile din domeniul bancar, financiar, asigurări și asistență medicală sunt supuse unor cerințe stricte de securitate și conformitate. Software-ul de monitorizare a angajaților este o componentă critică pentru îndeplinirea acestor cerințe, gestionarea riscurilor și îmbunătățirea securității.

Dar cum poate fi implementat corect în Pennsylvania? Să explorăm acest subiect în articolul de astăzi.

Înțelegerea reglementărilor de confidențialitate de stat și locale este esențială pentru implementarea monitorizării angajaților în orice industrie; în sferele reglementate, însă, este de două ori mai critic. Software-ul de monitorizare a angajaților ajută la asigurarea că datele clientului sau pacientului sunt protejate și gestionate corect. În acest proces, colectează cantități mari de date despre activitatea angajaților și poate captura din neatenție și date sensibile despre clienți sau pacienți. Deci, atunci când implementați software de urmărire în industriile reglementate din Pennsylvania, ar trebui să luați în considerare următoarele:

1. Cât de bine ajută la protejarea datelor sensibile ale clienților?

2. Respectă reglementările specifice industriei?

3. Susține drepturile angajaților cu privire la datele colectate despre aceștia?

Pentru a răspunde la aceste întrebări, este necesară cunoașterea peisajului juridic din Pennsylvania. Să începem cu reglementările specifice industriei.

În domeniul sănătății, angajatorii trebuie să respecte HIPAA (Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate). Cere cea mai mare protecție pentru informațiile de sănătate protejate (PHI), care sunt informații de sănătate identificabile individual, cum ar fi istoricul medical, rezultatele testelor, informațiile de asigurare sau orice date care se referă la sănătatea fizică sau mintală a unei persoane, asistența medicală furnizată sau plata pentru îngrijirea medicală.

Legea din Pennsylvania interzice, de asemenea, dezvăluirea informațiilor legate de HIV și a înregistrărilor privind sănătatea mintală sau tratamentul abuzului de substanțe fără consimțământul scris.

Software-ul de monitorizare a angajaților, atunci când este implementat corect, acționează ca un gardian vigilent, ajutându-vă să detectați și să preveniți potențialele încălcări ale acestor date sensibile.

Companiile care lucrează în domeniul financiar trebuie să respecte GLBA (Legea Gramm-Leach-Bliley). Necesită protejarea informațiilor personale non-publice (NPI) ale consumatorului. NPI este orice informație care:

1. Clientul asigură obținerea unui produs sau serviciu financiar (un nume, o adresă, un venit etc.)

2. Rezultatele oricărei tranzacții efectuate pentru un client (numere de cont, plată, istoric, sold etc.)

3. O companie financiară obține despre client să furnizeze un serviciu sau un produs (înregistrări judecătorești, rapoarte ale consumatorilor etc.)

Monitorizarea angajaților este crucială pentru a identifica din timp amenințările de securitate și pentru a le remedia.

În asigurări, legea Pennsylvania Insurance Data Security Act (PIDSA), în vigoare din decembrie 2023, necesită garanții solide pentru informațiile nepublice, răspunsul la incident și instruirea angajaților în ceea ce privește securitatea cibernetică și monitorizarea.

Speaking about employee privacy rights and employee monitoring, companies must consider the Pennsylvania Wiretapping and Electronic Surveillance Control Act ("Wiretap Act"). Pennsylvania is a two-party consent state. It means that recording, intercepting, or monitoring oral, electronic, or wire communications is illegal without the consent of all parties involved.

Deși Legea privind interceptarea convorbirilor restricționează înregistrarea audio, în general, nu interzice monitorizarea video atâta timp cât nu este înregistrat niciun sunet. Monitorizarea video este interzisă în toalete, vestiare și alte zone în care angajații au o așteptare rezonabilă de confidențialitate.

Legea federală privind confidențialitatea comunicațiilor electronice (ECPA) este similară cu Legea privind interceptarea convorbirilor. Interzice angajatorilor să intercepteze comunicațiile electronice fără consimțământ, dar prevede excepții atunci când monitorizează sistemele deținute de angajator, în special din motive de afaceri legitime.

Conform legii din Pennsylvania, angajatorii nu sunt obligați să informeze angajații cu privire la monitorizare, cu excepția monitorizării comunicațiilor.

Aceasta a fost doar o scurtă prezentare a reglementărilor din Pennsylvania. Vă recomandăm să solicitați sfatul unui expert juridic înainte de a implementa monitorizarea angajaților.

Dar de ce trebuie să fie monitorizați în primul rând angajații din industrii precum finanțele, asigurările și asistența medicală?

Imaginează-ți datele pe care le manipulează zilnic. Numerele de securitate socială, soldurile contului, istoricul medical, identificatorii personale și o mulțime de alte date valoroase. După cum am aflat în secțiunea anterioară, aceste date sunt protejate de lege, care impune obligații organizațiilor care le gestionează. Software-ul de monitorizare a angajaților poate ajuta:

1. Asigurați conformitatea continuă cu reglementările și generați o pistă de audit.

2. Detectați accesul neautorizat la date sensibile, transferurile neobișnuite de date sau alte activități suspecte care ar putea indica o posibilă scurgere de date.

3. Abordați amenințările interne și externe.

4. Asigurați-vă că datele sunt procesate conform protocoalelor stabilite.

Implementarea monitorizării angajaților poate fi un proces complex și confuz, mai ales în industriile reglementate, unde greșelile pot fi costisitoare. Iată șapte bune practici adaptate pentru liderii de afaceri din Pennsylvania.

Ce date deține organizația dvs.? Cine are acces? Unde sunt punctele slabe?

Înainte de a cumpăra software, evaluați-vă riscurile. O bancă care gestionează transferurile bancare are nevoi diferite față de o clinică care gestionează aportul de pacienți.

Nu toate programele de monitorizare sunt potrivite pentru industriile reglementate. Software-ul ales trebuie să precizeze clar că este în conformitate cu HIPAA sau cu alte reglementări aplicabile în industria dvs. Căutați funcții precum:

1. Trasee de audit criptate (HIPAA necesită reținere de 6 ani)

2. Jurnalul de acces bazat pe roluri

3. Integrare cu sisteme DLP și SIEM

4. Alerte pentru comportament suspect (de exemplu, acces după program, descărcări în bloc)

Monitorizarea surpriză poate da înapoi. În schimb, fii deschis. Elaborați o politică clară, scrisă, care subliniază în mod explicit ceea ce va fi monitorizat, de ce este necesar și modul în care datele colectate vor fi utilizate și securizate. Țineți o scurtă întâlnire. Explicați că monitorizarea este folosită nu pentru a prinde oameni, ci pentru a proteja clienții și pentru a îndeplini obligațiile legale.

Deși în Pennsylvania, în general, nu aveți nevoie de consimțământ pentru monitorizarea vizuală sau computerizată la locul de muncă, transparența reduce rezistența și încurajează cooperarea.

Nu este nevoie să înregistrați fiecare apăsare a tastei. Definiți obiective clare pentru programul dvs. de monitorizare. Este pentru a preveni exfiltrarea datelor? Pentru a asigura respectarea protocoalelor de securitate specifice? Limitați-vă activitățile de monitorizare la ceea ce este strict necesar pentru atingerea acestor obiective declarate.

Concentrați-vă pe sisteme cu risc ridicat: baze de date pentru pacienți, platforme financiare, instrumente de procesare a daunelor. Aplicați monitorizarea pe baza rolului și a sensibilității datelor. Un recepționer nu are nevoie de aceeași supraveghere ca și un ajustator de daune.

Jurnalele pe care le colectați sunt sensibile. Acestea pot conține informații personale ale angajaților dvs. și date despre clienți capturate din neatenție.

Tratați datele colectate de software-ul dumneavoastră de monitorizare cu același nivel de securitate pe care îl aplicați informațiilor sensibile ale clienților dumneavoastră. Dacă cineva vă sparge sistemul de monitorizare, ar putea vedea totul. Așadar, securizați, criptați și restricționați accesul la acesta unui număr limitat de personal și auditați cine vede jurnalele.

Managerii ar trebui să înțeleagă ce face software-ul, politicile de monitorizare ale companiei, practicile mai largi de securitate și importanța conformității cu reglementările. Angajații ar trebui să-și cunoască responsabilitățile. Și directorii trebuie să modeleze comportamentul etic - fără excepții.

Reglementările se modifică. Se produce schimbarea personalului. Tehnologia evoluează. Revizuiți-vă politica de monitorizare cel puțin o dată pe an. De asemenea, bunele practici sunt rularea de audituri simulate și testarea planului dvs. de răspuns la incident.

În concluzie, monitorizarea angajaților în zonele reglementate este despre responsabilitate.

Dacă compania dvs. operează în domeniul asistenței medicale, asigurărilor sau finanțelor în Pennsylvania, se ocupă de unele dintre cele mai sensibile informații pe care le au oamenii. Clienții, pacienții și clienții tăi se bazează pe tine pentru a-l proteja.

Când este implementat cu atenție, software-ul de monitorizare este un scut. O modalitate de a surprinde greșelile înainte ca acestea să devină încălcări. O modalitate de a dovedi conformitatea atunci când vine momentul auditului.

Scopul final al monitorizării nu este acela de a promova un climat de suspiciune, ci mai degrabă de a cultiva un mediu sigur și conform, care vă protejează organizația, clienții și reputația dumneavoastră.