Software de monitorizare a angajaților din Carolina de Nord: Perspective pentru întreprinderile mici și mijlocii

Întreprinderile mici și mijlocii din Carolina de Nord se confruntă cu presiunea securității digitale și a menținerii productivității acum mai mult ca niciodată, deoarece economia statului se bazează din ce în ce mai mult pe tehnologie și pe munca la distanță. Cum pot companiile să se asigure că datele lor confidențiale sunt în siguranță și că angajații dau tot ce au mai bun?

Acest articol examinează provocările distincte întâmpinate de întreprinderile mici și mijlocii (IMM-uri) din Carolina de Nord - de la particularitățile pieței locale până la vulnerabilitățile de securitate internă prea frecvente. Vom dezvălui apoi modul în care software-ul de ultimă generație pentru monitorizarea angajaților oferă soluții practice, ajutându-vă să preveniți scurgerile de date, să urmăriți cu exactitate timpul de lucru și să construiți un viitor mai sigur și mai productiv pentru afacerea dumneavoastră.

Economia Carolinei de Nord se bazează pe întreprinderile sale mici și mijlocii - 99,6% din toate întreprinderile din stat sunt IMM-uri, care angajează 45,3% din totalul angajaților din stat, adică 1,7 milioane de persoane. Printre principalele sectoare de activitate din Carolina de Nord se numără:

1. Asistență medicală: spitalele mari și clinicile specializate gestionează o mulțime de date sensibile ale pacienților, ceea ce le face o țintă constantă pentru scurgerile de date.

2. Servicii profesionale, științifice și tehnice, inclusiv firme de avocatură, agenții de consultanță și startup-uri tehnologice, gestionează cantități mari de informații confidențiale despre clienți și proprietate intelectuală.

3. Fabricarea: întreprinderile de producție sunt deosebit de vulnerabile la spionajul industrial și la furtul de desene sau de proprietate intelectuală.

4. Servicii financiare, inclusiv bancare, de investiții și de asigurări, sunt țintele principale ale fraudei financiare și ale încălcării securității datelor.

Schimbarea continuă către modele de lucru la distanță și hibride face ca protejarea datelor confidențiale și menținerea productivității să fie și mai complexe. Carolina de Nord s-a clasat pe locul 11 între state și Districtul Columbia în ceea ce privește munca la distanță în 2023, cu 16,1% din forța sa de muncă lucrând în principal de acasă. Marile zone metropolitane, precum Raleigh-Cary (24,5% lucrători la distanță) și Charlotte-Concord-Gastonia (21,5% lucrători la distanță) sunt centre speciale pentru această tendință. Munca la distanță oferă, fără îndoială, flexibilitate și economii de costuri; cu toate acestea, ea extinde, de asemenea, perimetrul digital al întreprinderii și o face mai vulnerabilă la breșe de securitate.

Pericolele de securitate pot lua diferite forme, dar pot fi împărțite în două categorii principale: cele generate de angajați și cele externe.

Scurgerile de date provocate de angajați pot fi intenționate sau accidentale și cauzează până la 88% din toate încălcările securității datelor Scurgerile accidentale de date au loc din cauza neglijenței umane sau a nerespectării protocoalelor de securitate. De exemplu, angajații pot trimite din greșeală date importante unui destinatar greșit, își pot lăsa dispozitivele de lucru nesecurizate sau pot cădea victime ale înșelăciunilor de inginerie socială.

Furtul intenționat de date este o ocazie mai rară, dar are consecințe grave. Angajații nemulțumiți, cei care caută câștiguri personale sau persoanele recrutate de concurenți pot exfiltra în mod deliberat liste de clienți, secrete comerciale, înregistrări financiare sau alte date de proprietate.

În cele din urmă, angajații pot obține acces neautorizat la date sau sisteme la care nu ar trebui să aibă acces. Acest lucru poate duce la utilizarea abuzivă a datelor sau poate crea oportunități pentru alte încălcări.

Pe lângă scurgerile de date provocate de angajați, există și amenințări externe. De exemplu, atacurile de tip phishing rămân principala infracțiune raportată în Carolina de Nord, vizând adesea angajații pentru a obține acces la acreditări sau sisteme. Ransomware este, de asemenea, o amenințare semnificativă. Un singur clic pe un link greșit sau deschiderea unui atașament infectat - și organizația este blocată în afara sistemelor critice și paralizată. În cele din urmă, există escrocherii de compromitere a e-mailurilor de afaceri. Acestea sunt scheme sofisticate de inginerie socială în care escrocul se dă drept un director, un partener al companiei sau un furnizor de încredere și păcălește un angajat să facă plăți frauduloase sau să împărtășească informații sensibile.

Amenințările la adresa securității sunt doar o parte a problemei pentru IMM-urile din Carolina de Nord. Întreprinderile trebuie să facă față problemelor de productivitate care pot crește în mediul de lucru la distanță. Există o evidență inexactă a timpului de lucru sau chiar furt de timp atunci când angajații exagerează orele de lucru sau fac lucruri personale în timpul timpului de lucru plătit. Activitatea excesivă care nu are legătură cu munca și instalațiile neautorizate de software nu numai că subminează productivitatea, dar pot provoca și o încălcare a securității. Angajatul poate expune accidental compania la site-uri web rău intenționate, poate infecta dispozitivul cu malware sau poate încălca acordurile de licențiere.

În 2023, întreprinderile și persoanele fizice din Carolina de Nord au raportat pierderi financiare impresionante în valoare de 234 milioane de dolari din cauza criminalității cibernetice, situând statul pe locul 13 în țară în ceea ce privește pierderile totale, cu 12 282 de plângeri depuse. Aceste cifre demonstrează că întreprinderile trebuie să ia măsuri proactive pentru a proteja datele sensibile de amenințările interne și externe.

Securitatea cibernetică și productivitatea sunt probleme complexe care necesită o abordare atentă a soluționării lor. Un instrument care va ajuta cu siguranță ambele probleme este software-ul de monitorizare a angajaților, în special, cele două tipuri ale sale: Prevenirea pierderii de date (DLP) și monitorizarea activității.

Software de prevenire a pierderii datelor (DLP)

În esența sa, software-ul DLP este conceput pentru a preveni ieșirea datelor sensibile de sub controlul organizației dumneavoastră, fie accidental, fie intenționat. Pentru IMM-urile din Carolina de Nord care gestionează informații despre clienți, proprietate intelectuală sau date financiare, DLP este un nivel esențial de apărare.

Software-ul DLP poate:

1. Urmăriți modul în care sunt transferate fișierele și blocați copierea neautorizată pe unități USB, stocare în cloud, aplicații de mesagerie sau hard disk-uri externe.
2. Scanați e-mailurile de ieșire, încărcările web, documentele și altele pentru informații sensibile, cum ar fi informații de identificare personală (PII), informații medicale protejate (PHI) sau date PCI (Payment Card Industry). Dacă aceste informații sunt detectate, software-ul poate trimite o alertă sau poate bloca procesul.
3. Împiedicați angajații să facă capturi de ecran sau să înregistreze ecranele.
4. Stabiliți o linie de bază a comportamentului normal al angajaților și identificați abaterile care ar putea indica o tentativă de furt de date sau o încălcare a politicii.
5. Extrageți și analizați textul din imagini și capturi de ecran, asigurându-vă că datele sensibile nu sunt divulgate prin mijloace non-textuale.

Unul dintre principalele beneficii ale DLP este posibilitatea de a preveni scurgerile de date înainte ca acestea să aibă loc și, prin urmare, de a minimiza daunele financiare și reputaționale. În plus, DLP ajută la îndeplinirea cerințelor de reglementare referitoare la protecția datelor (de exemplu, HIPAA pentru asistența medicală, Gramm-Leach-Bliley Act pentru serviciile financiare).

Software de monitorizare a activității

În timp ce software-ul DLP se concentrează în principal pe urmărirea informațiilor sensibile și a angajaților care accesează aceste date, software-ul de monitorizare a activității acoperă un domeniu mai larg al comportamentului angajaților. Prin urmare, acesta poate fi utilizat nu numai pentru securitate, ci și pentru urmărirea productivității și a timpului de lucru.

Caracteristici cheie pentru securitate și productivitate:

1. Urmărirea site-urilor web vizitate și a aplicațiilor utilizate în timpul zilei de lucru.
2. Captarea începutului și sfârșitului zilei de lucru, identificarea timpului inactiv și activ, precum și a orelor de lucru efective.
3. Monitorizarea e-mailului și a comunicațiilor de pe dispozitivele deținute de companie.
4. Generarea de rapoarte detaliate privind activitatea angajaților, identificarea tendințelor, a perioadelor de productivitate maximă și a domeniilor de îmbunătățire.
5. Efectuarea periodică de capturi de ecran sau înregistrarea ecranului.
6. Recunoaștere facială pentru a controla cine accesează dispozitivul.
7. Soluțiile avansate de monitorizare a angajaților pot, de asemenea, să înregistreze video și sunet de la camera web, să capteze apeluri, să gestioneze sarcini, să vadă cât timp este alocat acestora și multe altele.

Software-ul de monitorizare a angajaților este perfect pentru îmbunătățirea productivității. Ajută la identificarea activităților care irosesc timpul și la concentrarea asupra sarcinilor de lucru. În plus, asigură o facturare și o salarizare exacte, bazate pe orele de lucru reale.

Software-ul de monitorizare a activității poate completa unele funcționalități DLP. Deși de obicei nu urmărește operațiunile cu fișiere, jurnalele sale extinse privind activitatea angajaților pot furniza dovezile necesare în cazul investigațiilor interne.

În cele din urmă, monitorizarea activității promovează o cultură în care angajații sunt conștienți de rezultatele muncii lor și responsabili pentru timpul lor.

Feedback-ul constructiv este o stradă cu două sensuri. După ce v-ați dat evaluarea, oferiți-i angajatului un cuvânt pentru a-și explica viziunea asupra situației. Îl puteți stimula punându-i întrebări deschise, cum ar fi "Ce părere aveți despre rezultatele dumneavoastră?" sau "Ce credeți că ar fi putut contribui la acea scădere a performanței?" Acestea îl vor încuraja pe angajat să reflecteze asupra muncii sale și să împărtășească problemele cu care s-ar putea confrunta. Adesea, aceștia vor avea un context valoros de care s-ar putea să nu fiți conștienți sau chiar vor sugera ei înșiși soluții. Ascultați activ și luați notițe cu privire la opiniile lor.

Indiferent de tipul de software de monitorizare ales de o întreprindere, implementarea acestuia va necesita mai mult decât simpla instalare pe calculatoarele de birou. Înțelegerea cadrului legal - reglementările federale și de stat privind confidențialitatea și munca - este extrem de importantă înainte de a putea utiliza orice tip de monitorizare.

Legea federală Electronic Communications Privacy Act (ECPA) permite, în general, angajatorilor să monitorizeze comunicațiile pe sistemele deținute de companie din motive profesionale legitime. Statele individuale pot adăuga mai multe cerințe, dar Carolina de Nord nu impune mandate unice excesiv de stricte. Cu toate acestea, aceasta nu înseamnă că o întreprindere nu ar trebui să le ia în considerare cu atenție pentru a asigura conformitatea.

În primul rând, consimțământul explicit al angajatului pentru monitorizare, deși nu este întotdeauna necesar în mod explicit, este totuși foarte recomandabil, în special în cazul monitorizării comunicațiilor. Acest lucru se realizează de obicei printr-o politică clară și cuprinzătoare de monitorizare a angajaților, semnată la angajare sau atunci când sunt introduse noi măsuri de monitorizare.

Monitorizarea secretă poate fi ilegală pentru anumite tipuri de monitorizare. Legea privind hărțuirea cibernetică din Carolina de Nord, de exemplu, interzice urmărirea GPS fără consimțământ, deși există excepții pentru vehiculele flotei. Chiar dacă un anumit tip de monitorizare nu este explicit ilegal de utilizat în secret, lipsa de transparență poate afecta grav moralul angajaților și poate duce la neîncredere sau litigii juridice bazate pe "așteptările rezonabile de confidențialitate".

Angajatorii din Carolina de Nord nu ar trebui niciodată să monitorizeze angajații în zonele private, cum ar fi toaletele, vestiarele sau sălile de pauză, deoarece acest lucru este aproape universal interzis și considerat o încălcare gravă a vieții private. În mod similar, monitorizarea dispozitivelor personale ale unui angajat (de exemplu, telefonul privat sau laptopul utilizat pentru sarcini de lucru ocazionale) sau urmărirea locației acestuia în afara orelor de lucru fără consimțământul explicit și specific este susceptibilă de a încălca așteptările privind viața privată și ar putea conduce la repercusiuni juridice. Cu toate acestea, angajatul nu are așteptări rezonabile de confidențialitate atunci când utilizează dispozitive, rețele sau conturi de e-mail deținute de companie în scopuri legate de muncă.

Pe lângă cerințele legale, întreprinderile ar trebui să ia în considerare latura etică a implementării monitorizării angajaților. Acesta este, în sine, un subiect vast, pe care l-am explorat în detaliu în acest articol.

Natura unică a economiei din Carolina de Nord, tendința crescândă de muncă la distanță și hibridă și, în consecință, riscurile crescute de securitate și cererea de productivitate necesită o abordare proactivă. Această abordare este software-ul de monitorizare a angajaților.

Atunci când este pusă în aplicare cu atenție, urmărirea angajaților devine mai mult decât un simplu instrument de supraveghere. Ea se transformă într-un activ strategic, permițând întreprinderilor din Carolina de Nord să construiască un viitor mai sigur, mai productiv și, în cele din urmă, mai de succes.