Ghidul angajatorilor din New York pentru implementarea software-ului de monitorizare a angajaților

Studierea cerințelor legale ar trebui să fie primul pas pentru orice angajator din New York care dorește să implementeze sau utilizează în prezent software de monitorizare a angajaților Legile federale și de stat vizează protejarea drepturilor angajaților (inclusiv dreptul la viață privată). Acestea pot impune limitări semnificative cu privire la practicile de monitorizare pe care întreprinderile le pot utiliza.

Legislație federală

La nivel federal, cel mai important act legislativ este Electronic Communications Privacy Act (ECPA) din 1986. Conform acesteia, interceptarea intenționată a comunicațiilor prin cablu, orale și electronice este interzisă. Cu toate acestea, există două excepții pentru angajatori:

• Acestea pot monitoriza comunicațiile dacă au un interes profesional legitim (excepția privind scopul profesional).

• Angajatorii sunt autorizați să urmărească datele dacă cel puțin una dintre părțile la comunicare și-a dat consimțământul (excepția consimțământului). În mod ideal, acest consimțământ ar trebui să fie explicit. Deși instanțele interpretează adesea utilizarea de către un angajat a dispozitivelor furnizate de companie după notificarea privind monitorizarea ca fiind un consimțământ implicit, acordul explicit este întotdeauna o abordare mai sigură.

Angajatorii pot urmări numai dispozitivele și sistemele deținute de companie. Dacă doresc să urmărească comunicațiile sau dispozitivele personale, o pot face numai cu consimțământ explicit sau în cazul unor excepții rare.

Stored Communications Act (SCA) este o parte a ECPA care reglementează accesul angajatorului la comunicațiile electronice stocate. Exemple de astfel de comunicări sunt e-mailurile sau înregistrările apelurilor legate de muncă salvate pe serverele companiei. În general, angajatorii pot accesa comunicațiile stocate pe sistemele lor. Cu toate acestea, accesul la conturile personale ale unui angajat (cum ar fi un Gmail privat) necesită consimțământul angajatului sau un temei juridic precum un mandat.

Legislația statului New York

New York are câteva reglementări notabile care completează legea federală. Prima este Legea privind monitorizarea electronică (Secțiunea 52-c din Legea drepturilor civile), care a intrat în vigoare la 7 mai 2022. Aceasta se aplică tuturor angajatorilor privați din zonă, indiferent de mărimea lor, care monitorizează comunicațiile electronice ale angajaților.

În conformitate cu legea privind monitorizarea electronică, organizațiile trebuie să furnizeze angajaților o notificare scrisă la angajare și, ulterior, în fiecare an, prin care să îi informeze că comunicațiile lor pot fi monitorizate. Angajații trebuie să confirme primirea acestei notificări în scris sau electronic. În plus, angajatorii trebuie să afișeze aceste notificări în locuri vizibile, unde pot fi văzute de toți angajații (afișe fizice sau notificări electronice pe ecranele de conectare sau pe rețelele interne).

Următorul regulament crucial este Legea privind confidențialitatea angajaților din New York, care intră în vigoare la 12 martie 2024. Conform acesteia, angajatorii nu trebuie să solicite sau să ceară angajaților sau candidaților la un loc de muncă să dezvăluie nume de utilizator, parole sau alte informații de autentificare pentru conturile personale (cum ar fi rețelele sociale). De asemenea, angajatorii nu trebuie să solicite angajaților să se conecteze la conturile lor în prezența angajatorului.

Pe lângă aceste reglementări deja existente, legislația propusă poate schimba și mai mult practicile de monitorizare. În 2023, Senatul statului New York a propus proiectul de lege 7623 care ar restricționa utilizarea de către angajatori a instrumentelor decizionale complet automatizate. Angajatorii nu ar putea utiliza aceste instrumente pentru a selecta candidați sau pentru a lua alte decizii care au impact asupra programului de lucru, compensațiilor, acțiunilor disciplinare, evaluărilor de performanță și altor condiții de angajare. În lumina dezvoltării rapide a inteligenței artificiale și a rezultatelor sale potențial părtinitoare, astfel de reglementări sunt rezonabile. În plus, proiectul de lege 7623 propune restricții suplimentare privind monitorizarea la locul de muncă, cum ar fi utilizarea unor metode cât mai puțin intruzive, minimizarea colectării de date, proporționalitatea și informarea detaliată cu privire la datele colectate, cum, când și în ce scop.

Implementarea eficientă a software-ului de monitorizare a angajaților merge dincolo de simpla respectare a reglementărilor relevante privind confidențialitatea. Angajatorii ar trebui să se gândească și la latura etică a problemei și la potențialele efecte ale monitorizării asupra moralului și motivației angajaților. Dacă combinăm cerințele legale și considerentele etice, putem enumera următoarele bune practici pentru implementarea software-ului de monitorizare:

• Fiți transparenți: Fiți sinceri cu angajații dvs. cu privire la existența, natura și scopul monitorizării. Obțineți consimțământul angajaților pentru urmărire, în special dacă le urmăriți comunicațiile.
• Limitați monitorizarea la scopuri comerciale legitime: monitorizați numai activitățile care au legătură directă cu obiectivele dvs. comerciale declarate, cum ar fi evaluarea performanței sau protejarea secretelor comerciale. Evitați monitorizarea comunicațiilor personale ale angajaților sau a domeniilor în care angajații au o așteptare rezonabilă de confidențialitate.
• Minimizați colectarea de date: colectați numai datele necesare pentru atingerea obiectivului de monitorizare. Cu cât colectați mai puține date sensibile, cu atât scade riscul de utilizare abuzivă sau de încălcare a securității datelor. Ștergeți datele care nu își mai îndeplinesc scopul.
• Nu monitorizați niciodată conturile private de social media ale angajaților și nu le cereți acestora să vă furnizeze numele de utilizator sau parolele pentru conturile lor private.
• Solicitați consiliere juridică de specialitate: domeniul juridic poate fi complicat și schimbător. Acest articol este o prezentare generală și este posibil să nu dezvăluie toate subtilitățile reglementărilor din New York și circumstanțele unice ale întreprinderii dumneavoastră. În caz de îndoială, consultați un avocat specializat în dreptul muncii din New York pentru a vă asigura că planurile, politicile și metodele de punere în aplicare a monitorizării sunt pe deplin conforme.
• Elaborarea unei politici cuprinzătoare de monitorizare a angajaților: această politică ar trebui să acopere domeniul de aplicare al datelor colectate, condițiile de stocare și utilizare a acestora, precum și practicile de monitorizare. Politica ar trebui să fie disponibilă pentru toți angajații.
• Revizuiți și actualizați periodic politica: Tehnologia se schimbă rapid, la fel și legile și bunele practici. Revizuiți periodic politica și practicile de monitorizare pentru a vă asigura că acestea rămân conforme cu legile federale și ale statului New York în vigoare și că își îndeplinesc în continuare scopul propus în mod eficient și etic.
• Asigurați coerența și nediscriminarea.

O politică de monitorizare a angajaților clară, cuprinzătoare și bine elaborată este o parte necesară a monitorizării angajaților. Aceasta clarifică practicile de monitorizare pentru personal și angajator și minimizează potențialele capcane juridice și etice. Aceasta ar trebui să includă următoarele componente-cheie:

• O expunere clară a scopului monitorizării
• Domeniul de aplicare al monitorizării: ce activități și comunicări sunt monitorizate
• Metodele utilizate pentru monitorizare (supraveghere video, jurnale de rețea, software de monitorizare etc.)
• Descrierea modului în care sunt utilizate datele colectate, a duratei de stocare a acestora și a persoanelor care au acces la acestea
• O declarație clară că angajații nu trebuie să se aștepte la confidențialitate atunci când utilizează dispozitive, rețele și sisteme deținute de companie, indiferent dacă utilizarea este legată de muncă sau personală
• Conformitatea cu legea
• Consecințele încălcării politicii
• O secțiune în care angajații semnează sau confirmă electronic că au primit, citit și înțeles politica.

Atunci când prima versiune a politicii este finalizată, solicitați unui consilier juridic cu experiență în dreptul muncii din New York să o revizuiască. În acest fel, veți fi siguri că este în conformitate cu reglementările statale și federale în vigoare.

Atunci când politica este completă, distribuiți-o angajaților. Colectați confirmări scrise sau electronice de acceptare de la toți angajații, în special de la noii angajați, în timpul integrării. Păstrați o evidență a acestor confirmări.

Politica trebuie să fie întotdeauna disponibilă pentru toți angajații. De exemplu, o puteți plasa în manualul angajatului, în intranetul companiei sau în spațiul comun.

Nu uitați să revizuiți și să actualizați periodic politica în funcție de evoluția tehnologiei și a cadrului juridic.

Implementarea monitorizării angajaților în New York necesită luarea în considerare atentă a reglementărilor federale și de stat stricte și crearea unei politici de monitorizare cuprinzătoare. Prioritizarea scopurilor comerciale legitime, practicarea minimizării datelor și solicitarea de consiliere juridică sunt pași esențiali în crearea unui program de monitorizare conform și etic, în beneficiul angajatorului și al forței de muncă. Implementarea responsabilă este esențială pentru valorificarea eficientă a tehnologiei de monitorizare, respectând în același timp obligațiile legale și promovând un mediu de lucru de încredere.