Software-ul de monitorizare a angajaților din New Jersey: securitatea datelor și conformitatea

Numărul de companii care își urmăresc angajații a crescut semnificativ în SUA, datorită creșterii muncii la distanță și hibride. Afacerile din New Jersey oglindesc tendința națională: folosesc instrumente de urmărire pentru a spori eficiența muncii și pentru a se proteja împotriva scurgerilor de date și a atacurilor cibernetice. Dar cum pot companiile din New Jersey să echilibreze nevoia de monitorizare cu cerințele de securitate a datelor și confidențialitatea angajaților?

Acest articol examinează aceste două aspecte esențiale, oferind perspective pentru companiile din New Jersey care doresc să implementeze sau să își perfecționeze strategiile de monitorizare a angajaților. Vom explora modul în care securitatea cibernetică și protecția datelor cu caracter personal trebuie să formeze baza oricărui program de monitorizare și de ce o abordare holistică, care integrează monitorizarea cu controlul accesului, nu este doar o idee bună - este o necesitate pentru securitate și conformitate cuprinzătoare.

În esență, monitorizarea înseamnă mai mult decât simpla urmărire a productivității. Acest termen include, de asemenea, protejarea activelor companiei și reducerea riscurilor de încălcări și scurgeri de date.

Monitorizarea angajaților este o componentă vitală a oricărui sistem de securitate, protejând datele confidențiale și proprietatea intelectuală. Nu este o surpriză, având în vedere că greșelile angajaților cauzează sau agravează semnificativ 88% din toate încălcările de date. Software-ul specializat de prevenire a scurgerii de date (DLP) poate detecta accesul neautorizat la fișiere, modelele de comunicare suspecte sau comportamentul neobișnuit de autentificare înainte ca acestea să devină incidente complete.

Software-ul specializat de prevenire a scurgerii de date (DLP) poate detecta accesul neautorizat la fișiere, modelele de comunicare suspecte sau comportamentul neobișnuit de autentificare înainte ca acestea să devină incidente complete.

Controlul dacă organizația dvs. respectă reglementările este un alt domeniu în care monitorizarea angajaților poate ajuta. De exemplu, furnizorii de servicii medicale trebuie să respecte HIPAA, iar instituțiile financiare cu FINRA. Unele companii din New Jersey ar putea chiar să fie nevoite să ia în considerare GDPR dacă au angajați din Europa. Monitorizarea creează o pistă de audit și asigură responsabilitatea, facilitând demonstrarea conformității.

Managerii pot folosi instrumente de monitorizare pentru a detecta angajații inactivi și supraîncărcați, pentru a realoca sarcinile de lucru, pentru a dezvălui blocajele și, în general, pentru a îmbunătăți procesele de lucru. Nu este vorba despre micromanagement - este despre obținerea de informații obiective și luarea unor decizii mai eficiente.

Dar cu aceste beneficii vin și provocări. New Jersey are protecție robustă a muncii; în plus, angajații devin din ce în ce mai conștienți de drepturile lor de confidențialitate. Acești factori fac întreprinderile să calce cu mai multă atenție pe terenul de monitorizare. Ei trebuie să echilibreze cantitatea necesară de supraveghere și respectarea vieții private a angajaților și a reglementărilor legale.

Monitorizarea angajaților înseamnă colectarea de date, adesea sensibile. Chiar dacă colectați doar datele strict necesare, amprenta digitală rezultată poate fi vastă: capturi de ecran, jurnale de e-mail și chat, istoric de navigare pe web și multe altele. Păstrarea și securizarea datelor personale ale angajaților dvs. este o responsabilitate imensă.

Primul pas către gestionarea responsabilă a datelor este să definiți ce date trebuie să colecteze organizația dvs. și de ce. Acesta este principiul minimizării datelor: colectarea numai a datelor care sunt absolut necesare pentru a vă atinge obiectivele legitime de afaceri. Trebuie să înregistrați fiecare apăsare a tastei sau va fi suficient un rezumat al aplicațiilor utilizate? Ar trebui să înregistrați istoricul web dacă scopul dvs. este să urmăriți prezența? Punerea acestor întrebări în avans vă poate salva compania de probleme ulterioare.

Când sfera datelor necesare este definită și începe monitorizarea, securitatea informațiilor colectate devine primordială. Ar trebui protejat nu numai de atacurile externe, ci și de accesul neautorizat din interiorul companiei. Aspectele cheie ale protecției sunt:

1. Criptare: Datele de monitorizare ar trebui să fie criptate atât atunci când se deplasează (folosind protocoale precum TLS/SSL), cât și când sunt stocate pe servere (de obicei, cu algoritmi precum AES-256). Verificați cu furnizorul dvs. de software de monitorizare a angajaților dacă criptează datele în repaus și în tranzit.
2. Controale acces: Cine vede datele colectate este important. Sistemul dvs. de monitorizare ar trebui să aibă un control strict al accesului bazat pe roluri (RBAC). De obicei, se realizează prin crearea unui cont de administrator și a mai multor subconturi, de exemplu, pentru ca managerii să vadă doar datele echipei lor.
3. Stocare sigură: Indiferent dacă optați pentru soluții bazate pe cloud sau on-premise, asigurați-vă că mediul de stocare este securizat. Aceasta include centre de date securizate, backup-uri regulate și un plan de recuperare în caz de dezastru bine definit.
4. Managementul vulnerabilităților: Niciun software nu este invizibil. De aceea, ar trebui să efectuați audituri de securitate regulate, teste de penetrare și să vă actualizați instrumentul de monitorizare la timp. Aceste măsuri permit corectarea potențialelor vulnerabilități înainte de a putea fi exploatate.

New Jersey, ca multe state, are propriul său peisaj juridic cu privire la confidențialitatea angajaților. În timp ce consilierea juridică specifică ar trebui să vină întotdeauna de la un consilier calificat, în acest articol, vom explora principiile generale.

În New Jersey, principalul obiectiv de reglementare din ultimii ani a fost urmărirea vehiculelor la locul de muncă, comunicațiile electronice, supravegherea video și dreptul mai larg la confidențialitatea angajaților.

Aviz înainte de urmărirea vehiculului (Proiectul de lege de asamblare nr. 3950)

Începând cu 18 aprilie 2022, angajatorii din New Jersey trebuie să furnizeze angajaților o notificare scrisă înainte de a utiliza orice dispozitiv de urmărire electronic sau mecanic într-un vehicul folosit de angajat. Acest lucru se aplică indiferent dacă vehiculul este deținut de companie sau de angajat.

Comunicații electronice și supraveghere

Legea privind interceptarea telefoanelor și controlul supravegherii electronice din New Jersey interzice interceptarea comunicațiilor telefonice sau electronice ale angajaților, cu excepția cazului în care cel puțin una dintre părți își dă acordul. De obicei, angajatorii asigură acest consimțământ prin politicile angajaților sau manuale.

În timp ce angajații au anumite așteptări de confidențialitate, monitorizarea este adesea permisă dacă angajații au fost notificați și monitorizarea servește unui scop comercial legitim.

Supraveghere video

Organizațiile pot monitoriza angajații în zonele comune, cum ar fi birourile. Dar monitorizarea video este strict interzisă în locurile în care angajații se așteaptă la intimitate, cum ar fi toaletele sau vestiarele.

Legea nu impune întotdeauna notificarea angajaților cu privire la supravegherea video. Cu toate acestea, angajatorilor li se recomandă în continuare să facă acest lucru.

Monitorizarea e-mailului, a utilizării internetului și a activității computerului

Angajatorii au voie legal să monitorizeze utilizarea computerului angajaților, inclusiv navigarea pe web și e-mailurile, dacă există o politică comunicată în mod clar.

Conturi personale de social media

Unii angajatori cred că au dreptul să monitorizeze comportamentul online al angajaților lor în afara orelor de lucru sau chiar să solicite acces la conturile lor personale. Acest lucru este strict interzis de legea New Jersey.

După cum vedem, cheia conformării cu majoritatea cerințelor legale este transparența și o politică clară de monitorizare. O politică bine scrisă și bine comunicată poate preveni neînțelegerile, poate gestiona așteptările și chiar poate oferi o apărare juridică în cazul în care apar întrebări.

Imaginează-ți sistemele de securitate nu ca insule izolate, ci ca o rețea inteligentă conectată. Aceasta este puterea integrării monitorizării angajaților cu sistemele dumneavoastră de control al accesului. Puteți conecta rapoartele software de monitorizare cu date de la sisteme de acces fizic (cum ar fi cititoare de insigne și scanere biometrice) și sisteme de acces logic (cum ar fi autentificarea în rețea și permisiunile aplicației). O astfel de abordare creează o apărare cu adevărat unificată.

Simply put, integration means that data from your employee monitoring system can "talk" to and inform your other security systems. For example, if monitoring flags unusual digital activity by an employee, that information could be correlated with their physical access logs. Did they try to enter the server room at an odd hour? Did they log into a secured system from an unusual location?

Abordarea unificată are beneficii semnificative, cum ar fi:

1. Detectare mai bună a amenințărilor datorită corelării datelor din diverse surse
2. Identificarea mai rapidă a sursei și a domeniului încălcării
3. Aplicarea automată a politicilor
4. O vedere unică, consolidată a activității angajaților pentru conformitate și investigații
5. Gestionarea unui sistem unificat în loc de mai multe sisteme deconectate reduce în mod semnificativ sarcinile administrative.

Realizarea acestei integrări fără probleme necesită o planificare atentă:

1. API-uri: soluțiile de monitorizare și control al accesului alese de dvs. trebuie să aibă API-uri deschise (interfețe de programare a aplicațiilor) și să adere la standardele din industrie pentru a permite schimbul de date fără probleme.
2. Sincronizarea datelor: Datele trebuie să circule între sisteme în timp real sau aproape în timp real pentru a fi eficiente. Întârzierile pot crea lacune de securitate.
3. Scalabilitate: pe măsură ce afacerea dvs. din New Jersey crește, soluția dvs. de securitate integrată trebuie să se poată scala cu ea, găzduind mai mulți angajați, locații și puncte de date fără pierderi de performanță.
4. Integrari: acordați prioritate soluțiilor de la furnizori care promovează și sprijină în mod activ integrarea cu alte platforme de securitate.

Many business owners think that implementing employee monitoring is simply installing the software on the office computer. In practice, this process is more complex, requires careful preparation, and does not end when you hit "Finish" in the installation wizard.

Fiți întotdeauna direct cu angajații dvs. în ceea ce privește monitorizarea - transparența ar trebui să fie prioritatea dvs. Angajații ar trebui să știe de ce sunt monitorizați, ce activități înregistrează software-ul, cine le poate vedea datele și ce drepturi au în legătură cu acestea. Răspunsurile la aceste întrebări ar trebui, de asemenea, prezentate într-o politică clară de monitorizare. Această politică trebuie să fie ușor accesibilă în orice moment.

Practicile de monitorizare pot și trebuie modificate în timp. Reglementările și politicile organizației dvs. se schimbă, iar abordările mai vechi ale urmăririi devin mai puțin eficiente. De aceea, trebuie să revizuiți în mod regulat practicile de monitorizare și să verificați dacă sunt conforme și eficiente. Amintiți-vă de obiectivele inițiale. Monitorizarea trebuie să fie întotdeauna proporțională cu obiectivele dvs. de monitorizare, fără a deveni prea intruzivă.

În cele din urmă, angajații trebuie să fie instruiți cu privire la securitatea datelor în general. O forță de muncă bine informată este prima ta linie de apărare.

Astăzi, monitorizarea angajaților este mai mult decât un instrument de management al performanței. Este un element important al sistemului de securitate al companiei și un instrument de conformitate.

Monitorizarea angajaților poate funcționa și mai bine dacă este integrată cu sistemele de control al accesului. Dar, indiferent de modul în care este utilizat, ar trebui să fie utilizat în mod transparent, iar datele de monitorizare colectate ar trebui să fie securizate corespunzător. Pentru liderii care doresc să implementeze sau care folosesc deja monitorizarea: consultați-vă cu experți în domeniul juridic și în securitate cibernetică, investiți în soluții sigure, scalabile și comunicați întotdeauna cu claritate și empatie. Făcută corect, monitorizarea angajaților vă întărește organizația, atât din punct de vedere operațional, cât și cultural.

Să trecem dincolo de supravegherea determinată de frică și să trecem la o monitorizare inteligentă, integrată și respectuoasă.