Monitorizarea calculatoarelor angajaților: 5 instrumente gratuite pentru întreprinderile mici

Popularitatea software-ului de monitorizare a angajaților este la apogeu - 96% din companiile de la distanță o utilizează, iar 85% din lucrătorii prezenți la domiciliu sunt supuși unei forme de monitorizare. 81% dintre întreprinderile care au implementat software de monitorizare au observat o creștere a performanței angajaților. Software-ul de monitorizare poate înregistra și analiza activitatea angajaților și poate ajuta la identificarea și abordarea problemelor de productivitate. Ca urmare, angajatorii pot gestiona aceste probleme din timp și pot reduce costurile asociate cu pierderea productivității, fluctuația angajaților și răspunderile juridice.

Datele colectate privind productivitatea pot evidenția lacunele în materie de cunoștințe, permițând crearea de programe de formare și dezvoltare specifice.

În cele din urmă, monitorizarea activității informatice a angajaților poate ajuta la detectarea și prevenirea amenințărilor la adresa securității, cum ar fi accesul neautorizat sau încălcarea securității datelor.

Avantajele monitorizării computerelor angajaților sunt greu de subestimat: abordarea problemelor de productivitate și securitate este vitală pentru companiile de toate dimensiunile. În timp ce companiile mari au mai multe resurse pentru a alege o soluție adecvată, întreprinderile mici adesea nu își pot permite un software de monitorizare a angajaților din cauza costurilor ridicate de licență și operaționale și a implementării complexe.

Acest articol analizează cinci instrumente gratuite sau accesibile pentru monitorizarea activității angajaților pe computere, potrivite pentru întreprinderile mici.

CleverControl este o soluție avansată pentru monitorizarea utilizării computerului de către angajați. Funcționalitatea sa de bază include keylogging, capturi de ecran, urmărirea activității pe Internet și a interogărilor de căutare, monitorizarea utilizării rețelelor sociale, capturarea evenimentelor din clipboard și a sarcinilor imprimantei, supravegherea camerei web și a sunetului și multe altele. Software-ul oferă, de asemenea, funcționalitate de urmărire a timpului. Acesta urmărește în mod automat prezența și captează începutul și sfârșitul zilei de lucru, numărul total de ore de lucru și timpul activ/neactiv în funcție de angajat, echipă sau întreaga companie.

CleverControl analizează apoi datele colectate și prezintă statistici privind productivitatea: timpul de lucru, dinamica utilizării aplicațiilor, a internetului și a rețelelor sociale, site-urile și aplicațiile cele mai utilizate și multe altele. Funcția AI Scoring adăugată recent va estima performanța fiecărui angajat și va evidenția tiparele neproductive cu ajutorul inteligenței artificiale.

CleverControl vă permite să monitorizați ecranele angajaților în timp real - puteți urmări fluxuri de la computerele lor ca și cum ați sta în fața lor. De asemenea, programul poate transmite video de la camera web a computerului, transformându-l într-un sistem de supraveghere simplu, dar eficient.

Caracteristicile avansate ale CleverControl includ înregistrarea ecranului, înregistrarea apelurilor și recunoașterea feței.

Puteți primi rapoarte de date pe tabloul dvs. de bord online, pe care le puteți descărca pentru vizualizare offline. În plus, puteți programa rapoarte zilnice, săptămânale sau lunare prin e-mail.

CleverControl este perfect pentru întreprinderile mici, deoarece soluția sa unică combină monitorizarea completă a angajaților, urmărirea timpului și funcționalitatea de bază de protecție a datelor. Datorită acestui lucru, companiile pot obține o soluție de urmărire all-in-one, pot reduce costurile cu software-ul și pot direcționa resurse prețioase către creștere și dezvoltare.

Soluția oferă o perioadă gratuită de testare completă de 14 zile, prețuri accesibile, începând de la 4,70 USD per PC/lună, și reduceri.

Avantaje

• Software complet pentru monitorizarea detaliată a utilizării calculatorului și a prezenței angajaților

• Instalarea ușoară și rapidă nu necesită cunoștințe tehnice

• Interfață ușor de utilizat și setări flexibile de la distanță

• Subconturi multiple de administrator cu un nivel mai scăzut de permisiuni

• Auto-monitorizare: angajații își pot vedea statisticile de productivitate și le pot analiza

• Site blocker

• Disponibil pentru Windows și macOS

• Prețuri accesibile și reduceri

Dezavantaje

• Fără plan gratuit

DeskTime este un software de urmărire a timpului de lucru conceput pentru a contribui la creșterea productivității și îmbunătățirea fluxului de lucru, potrivit pentru întreprinderi de toate dimensiunile și persoane fizice. Acesta urmărește automat întreaga activitate pe calculator, eliminând necesitatea de a completa fișe de pontaj și rapoarte. Dacă activitatea este offline - de exemplu, o întâlnire de echipă sau un prânz cu un client - angajatul o poate adăuga manual la raport pentru a se asigura că acest timp este contabilizat. Managerii pot planifica absențele angajaților, cum ar fi concediile, zilele libere, concediile medicale etc., și le pot marca în calendar pentru o prezentare generală rapidă.

DeskTime permite managerilor să planifice turele și să notifice angajații când trebuie să lucreze și pentru câte ore. Angajații pot, de asemenea, să trimită cereri de ture cu datele și orele preferate.

Caracteristicile DeskTime nu se limitează doar la urmărirea timpului - software-ul înregistrează site-urile web și aplicațiile pe care angajații le utilizează pe parcursul zilei, cu marcaje temporale și durata utilizării. Fiecare site web sau aplicație este marcată ca fiind productivă, neutră sau neproductivă. Pe baza acestor date, programul oferă statistici de performanță individuală, cum ar fi cantitatea totală de timp productiv și nivelurile de productivitate și eficacitate. Aceste rapoarte ajută la dezvăluirea celor mai performanți și a celor leneși.

În plus, DeskTime poate capta capturi de ecran și numele documentelor, subiectul e-mailurilor, numele canalelor Slack etc. și poate urmări exact cât timp este alocat fiecărui proiect și fiecărei sarcini. În acest fel, poți fi sigur că toată lumea se concentrează pe sarcinile lor.

Rapoartele sunt actualizate în timp real și pot fi descărcate pentru arhivare sau analiză suplimentară. Instrumentul se poate integra cu aplicații populare de gestionare a proiectelor și calendare, cum ar fi Trello, Jira, Google Calendar și altele.

Versiunea gratuită a DeskTime este limitată doar la timp, aplicații și URL racking. Funcționalitatea completă vă va costa de la 7 $ pe utilizator pe lună.

Avantaje

• Fișele de pontaj automate precise simplifică salarizarea

• Urmărirea timpului petrecut pe o sarcină sau un proiect

• Integrarea software-ului de gestionare a proiectelor și a calendarului

Dezavantaje

• Versiunea gratuită are caracteristici limitate și poate să nu fie potrivită pentru echipe

• Versiunea completă poate fi costisitoare

• Lipsa unei urmăriri detaliate a activității angajaților

Traqq este o altă soluție de urmărire a timpului potrivită pentru persoane fizice și întreprinderi de orice dimensiune. Funcționalitatea sa include urmărirea automată și manuală a timpului, înregistrarea timpului activ și inactiv și statistici privind timpul de lucru. Traqq trimite memento-uri angajaților care uită să pornească sau să oprească cronometrul, astfel încât aceștia să nu piardă ore facturabile.

Traqq analizează nivelurile de activitate ale fiecărui angajat pe parcursul zilei prin urmărirea mișcărilor mouse-ului și a apăsării tastelor. Acesta afișează datele privind activitatea zilnică sub forma unui grafic cu coduri de culori în care verde reprezintă orele de activitate ridicată, galben - activitatea normală și roșu - orele de activitate scăzută. Acest grafic vă permite să monitorizați productivitatea angajaților dintr-o privire, să vedeți vârfurile și scăderile și să analizați motivele scăderii.

Traqq avertizează angajații atunci când nu lucrează pentru o perioadă lungă de timp pentru a-i ajuta să revină pe drumul cel bun. Viceversa, dacă un angajat muncește prea mult, Traqq îi va aminti să ia o pauză pentru a evita epuizarea.

Software-ul oferă o monitorizare de bază a activității angajaților pe computer. Acesta captează toate aplicațiile și site-urile web pe care angajatul petrece mai mult de 10 secunde și afișează primele 3 aplicații și site-uri web la fiecare 15 minute. Toată activitatea este afișată sub forma unui grafic circular codificat în culori și a listei celor mai importante 10 site-uri și aplicații.

Traqq permite ca monitorizarea să fie limitată la anumite zile și ore. Această caracteristică funcționează cel mai bine pentru angajații de la distanță care lucrează pe dispozitive personale și doresc să își păstreze intimitatea. De asemenea, previne orele suplimentare neautorizate și ajută la evitarea epuizării angajaților.

Toate rapoartele de timp și de activitate sunt disponibile pe tabloul de bord online, unde pot fi vizualizate, descărcate și partajate prin e-mail. Puteți partaja datele cu mai mulți manageri sau angajați, ajutându-i să-și analizeze și să-și evalueze performanța.

Toate caracteristicile Traqq sunt disponibile gratuit pentru până la trei locuri. Echipele mai mari pot obține un plan Premium pentru 7 $ pe utilizator/lună.

Avantaje

• Fișe de pontaj detaliate cu dinamica productivității

• Urmărirea timpului offline

• Suportă Windows, macOS și Linux

• Multiple subconturi de administrator cu diferite niveluri de permisiuni

Dezavantaje

• Nu monitorizează în detaliu activitatea computerizată a angajaților

• Nu există integrări cu software de gestionare a proiectelor și de bugetare

ActivTrak este un sistem de monitorizare axat pe confidențialitatea angajaților care oferă o analiză aprofundată a modelelor de productivitate. Acesta colectează date limitate despre utilizarea aplicațiilor și a site-urilor web de către angajați, cum ar fi numele aplicației/site-ului, durata, URL-urile și capturi de ecran opționale. ActivTrak nu înregistrează apăsările efective ale tastelor, înregistrările video de pe un ecran sau o cameră web sau alte detalii privind activitatea utilizatorului. Datele colectate sunt clasificate ca fiind productive/neproductive, concentrare/multitasking, e-mail/întâlniri/social media etc. și analizate de sistem. Ca rezultat, veți vedea diagrame detaliate ale diferitelor aspecte ale productivității, cum ar fi timpul productiv, orele de concentrare și orele de multitasking. Puteți compara aceste statistici între echipe și puteți descoperi echipele subutilizate și supraîncărcate. Statisticile vă permit să explorați dinamica productivității și modul în care munca la distanță sau hibridă o afectează, distragerile, modelele de lucru și angajații pe punctul de a se epuiza.

ActivTrak are setări flexibile, permițându-vă să clasificați manual activitățile ca fiind productive/neproductive și să stabiliți obiective de productivitate și programe pentru a evita monitorizarea în afara orelor de lucru.

ActivTrak este gratuit pentru până la trei utilizatori; cu toate acestea, funcțiile sale sunt limitate la monitorizarea timpului, a aplicațiilor și a activității site-ului. Dacă doriți să urmăriți productivitatea angajaților și să primiți informații complete, puteți alege din mai multe planuri începând de la 10 $ pe utilizator/lună.

Avantaje

• Analiză aprofundată a productivității bazată pe AI

• Integrări cu aplicații terțe de afaceri și calendar

• Oferă un ROI măsurabil în câteva săptămâni

• Concentrarea pe confidențialitatea angajaților și pe securitatea datelor colectate

Dezavantaje

• Interfața și statisticile sunt complicate și confuze pentru mulți utilizatori

• Nu oferă rapoarte detaliate ale acțiunilor utilizatorilor, lăsând angajaților posibilitatea de a falsifica activitatea

WorkTime este un software de monitorizare a computerului angajaților cu funcții de urmărire a timpului și productivității. Acesta poate înregistra orele de conectare și deconectare, poate monitoriza prezența cu o defalcare în muncă de la distanță și în birou, poate urmări timpul activ/neactiv și orele suplimentare și are chiar un clasament al prezenței! Aceste funcții vă ajută să descoperiți persoanele care întârzie și pleacă devreme, să detectați și să preveniți frauda privind orele suplimentare și să mențineți disciplina în birou.

WorkTime are o funcționalitate de bază de monitorizare a productivității angajaților. Acesta înregistrează toate aplicațiile utilizate și site-urile web vizitate, clasificându-le ca fiind productive sau neproductive, și oferă un raport de productivitate care se actualizează în timp real. Alte rapoarte enumeră cele mai utilizate rețele sociale, URL-uri și angajații care petrec cel mai mult timp online, împreună cu durata de utilizare. Rapoartele privind utilizarea internetului pot prezenta statistici pe angajat, departament sau întreaga companie.

Monitorizarea timpului petrecut în cadrul reuniunilor online este o caracteristică interesantă care oferă informații despre timpul de lucru pe care acestea îl ocupă și modul în care afectează productivitatea. Ca urmare, puteți optimiza practicile de întâlnire, eliminând apelurile inutile și făcându-le mai eficiente pe cele necesare.

Versiunea gratuită a WorkTime este disponibilă pentru până la trei angajați. Această versiune oferă rapoarte limitate privind utilizarea aplicațiilor și a internetului, jurnale și rezumate de activitate. Datele sunt stocate timp de două săptămâni și doar un administrator le poate accesa. Mai multe funcții sunt disponibile în planurile Basic, Premium și Enterprise, începând de la 6,99 $ pe angajat/lună.

Avantaje

• Statistici de timp, productivitate și prezență cu clasamente

• Site blocker

• Detectează angajații care navighează pe site-urile de locuri de muncă

• Scorul de distragere

Dezavantaje

• Designul interfeței ar putea fi îmbunătățit

• Designul interfeței ar putea fi îmbunătățit

Monitorizarea activității computerizate a angajaților poate nu numai să stimuleze productivitatea, ci și să vadă unde se duce timpul de lucru. Analiza modului în care personalul își alocă timpul de lucru, dezvăluind distragerile și utilizarea ineficientă a resurselor ajută întreprinderile mici să creeze procese eficiente, să experimenteze fluxuri de lucru și să aleagă cele mai bune modele.

Monitorizarea angajaților aduce cea mai mare valoare atunci când este pusă în aplicare în mod deschis și transparent. Echipa ar trebui să știe ce informații sunt colectate și de ce. Rapoartele de productivitate ar trebui să fie utilizate pentru a sprijini angajații, pentru a le dezvălui punctele slabe și pentru a-i sfătui cum să se îmbunătățească, nu pentru a-i pedepsi. Aceste practici simple vor ajuta la evitarea stresului inutil, a problemelor de încredere și de confidențialitate.