Cum să informați angajații despre monitorizare: cele mai bune practici

Compania dvs. a investit în software de monitorizare a angajaților. Acesta urmărește prezența și productivitatea angajaților, semnalează problemele de securitate și înregistrează cu atenție fiecare site web pe care fiecare angajat îl vizitează. Utilizarea monitorizării este un pas inteligent și legitim: valorile de productivitate îi ajută pe toți să rămână pe drumul cel bun și să fie responsabili. În plus, informațiile sunt una dintre cele mai valoroase resurse în prezent, iar riscurile de scurgeri de date și amenințări de securitate sunt mai mari ca niciodată. Dar angajații tăi știu că sunt supravegheați?

La prima vedere, monitorizarea secretă pare să ofere rezultate mai oneste. Când angajații nu știu despre urmărire, se comportă ca de obicei. Pot să întârzie, să petreacă jumătate din zi de lucru pe site-uri de cumpărături sau să ia o pauză de prânz de două ore. În realitate însă, monitorizarea secretă este un câmp minat. Poate provoca probleme legale, poate distruge încrederea și poate transforma locul de muncă într-o oală sub presiune a suspiciunii.

Adevărul este că modul în care informați angajații despre monitorizare contează la fel de mult ca și monitorizarea în sine.

Majoritatea angajaților presupun că dispozitivele lor de lucru nu sunt în întregime private. Dar presupunerea nu este consimțământ. Și atunci când monitorizarea apare în mod neașteptat - să zicem, într-o evaluare a performanței sau într-o întâlnire disciplinară - angajații se simt orbiti. Urmează neîncrederea. Resentimentul crește.

Mai mult decât atât, monitorizarea secretă este ilegală în multe jurisdicții. GDPR în Europa, legile din mai multe state din SUA, cum ar fi Connecticut, New York și California, PIPEDA în Canada, Workplace Surveillance Act 2005 în Australia, LGPD în Brazilia și alte reglementări din întreaga lume impun angajatorilor să notifice angajații cu privire la supraveghere. Nerespectarea acestora poate duce la amenzi, procese și o imagine publică deteriorată a companiei.

Ultima – dar nu în ultimul rând – este cultura. O forță de muncă care se simte urmărită fără explicații devine dezactivată și poate chiar să caute în liniște ieșirea. Sondajele demonstrează: software-ul intruziv de monitorizare a angajaților ar fi un motiv pentru a renunța la locul de muncă pentru 63% dintre angajați. Transparența, pe de altă parte, încurajează responsabilitatea. Când oamenii știu de ce există monitorizarea, este mai probabil să respecte limitele și scopul.

Când luați în considerare monitorizarea angajaților, cea mai bună practică numărul unu este înțelegerea mediului legal. Nu există o rețetă universală; reglementările variază semnificativ în funcție de țară sau chiar de zonă. Unele metode de monitorizare, cum ar fi înregistrarea apelurilor sau supravegherea prin webcam, pot fi interzise în zona dvs., în timp ce altele, cum ar fi monitorizarea e-mailului, pot necesita acordul explicit al angajaților în formă scrisă.

Industria poate influența și practicile dvs. de monitorizare. Unele industrii, de exemplu, finanțele și asistența medicală, necesită măsuri de control mai stricte decât altele.

Concluzia? Vă recomandăm să studiați cerințele industriei dvs., să consultați un expert juridic din zona dvs. și să vă adaptați practicile de monitorizare la recomandări. Un șablon universal poate părea convenabil, dar nu vă va proteja împotriva potențialelor procese.

Evitați expresiile vagi precum „activitatea sistemului poate fi revizuită”. În schimb, explicați direct ce faceți:

"Monitorizăm utilizarea internetului pe dispozitivele companiei pentru a preveni programele malware și pentru a asigura securitatea rețelei."

"E-mailurile trimise prin conturile companiei sunt supuse revizuirii pentru conformitatea cu reglementările industriei."

Claritatea reduce anxietatea și stresul asociate de obicei cu monitorizarea.

Oamenii acceptă regulile pe care le înțeleg. Deci, cea mai bună practică aici nu este doar să anunțe monitorizarea, ci să o contextualizezi.

Puteți spune:

"Monitorizăm stațiile de lucru la distanță pentru a detecta accesul neautorizat, deoarece anul trecut, un atac de phishing aproape a compromis datele clienților."

Sau: "Urmărim timpul de funcționare a sistemului pentru a identifica blocajele care vă încetinesc activitatea."

Când monitorizarea este încadrată ca protecție sau îmbunătățire, nu ca suspiciune, are un efect diferit.

Politica dvs. de monitorizare face parte din manualul angajatului. Sau, dacă este detaliat, ca document de sine stătător. Oricum ar trebui să acopere:

1. Ce este monitorizat (de exemplu, timpii de conectare, accesul la fișiere, utilizarea camerei web)
2. De ce este monitorizat (securitate, conformitate, productivitate)
3. Cât timp sunt stocate datele
4. Who can access it (e.g., IT, HR, department heads)
5. Drepturile angajaților (de exemplu, de a le solicita datele)

Păstrați tonul profesional, dar accesibil.

Anunțați personal politica. Găzduiește o scurtă întâlnire de echipă. Trimiteți un e-mail de urmărire cu documentul atașat. Fă-l ușor de găsit pe intranet.

Aici sunt așteptate și normale îngrijorări. Unii angajați își vor face griji cu privire la micromanagement. Alții ar putea să se teamă de a fi judecați pentru un scroll de cinci minute pe rețelele sociale. Abordați-le direct.

Puteți chiar să creați un Întrebări frecvente cu cele mai frecvente întrebări ale angajaților, de exemplu:

1. „Poți să-mi citești mesajele private?” Doar dacă sunt pe sistemele companiei - și numai dacă politica permite.
2. „Sunt fișierele mele personale monitorizate?” Nu decât dacă sunt stocate pe dispozitivele companiei.
3. „Cât timp sunt păstrate datele?” De obicei, 90-180 de zile, cu excepția cazului în care sunt necesare investigații.

Invitați feedback. Sondajele anonime funcționează bine. Ați putea afla că angajații apreciază faptul că sistemele sunt sigure, chiar dacă sunt supravegheați.

O semnătură nu este doar documente. Este dovada că angajații înțeleg cu ce sunt de acord.

Puteți utiliza un formular de consimțământ simplu, cum ar fi exemplul de mai jos. Angajații ar trebui să îl semneze în timpul îmbarcării sau atunci când politica este introdusă. Dacă cineva se simte presat, acesta este un steag roșu - nu doar din punct de vedere etic, ci și din punct de vedere legal.

Exemplu de consimțământ pentru documentul de monitorizare

Iată un șablon pe care îl puteți adapta (vă recomandăm să vă consultați cu expertul dvs. juridic):

Acordul de consimțământ pentru monitorizarea angajaților

Eu, [Numele angajatului], recunosc că [Numele companiei] poate monitoriza, înregistra și revizui utilizarea dispozitivelor, rețelelor, e-mailului, accesului la internet și aplicațiilor software furnizate de companie. Aceasta include, dar nu se limitează la, site-urile web vizitate, fișierele accesate și utilizarea aplicațiilor.

Această monitorizare este efectuată pentru a asigura securitatea datelor, pentru a preveni utilizarea greșită a resurselor, pentru a respecta cerințele legale și pentru a menține un mediu de lucru productiv.

Înțeleg că activitatea mea pe sistemele companiei poate fi revizuită în orice moment. Utilizarea personală a acestor sisteme ar trebui să fie minimă și în conformitate cu politica companiei.

Am citit Politica de monitorizare a angajaților și am avut ocazia să pun întrebări. Sunt de acord cu această monitorizare ca parte a angajării mele.

Semnătura: _________________________

Nume tipărit: ______________________

Data: ___________

Managerii sunt prima linie. Dacă nu pot informa angajații și explica cu calm politica - sau mai rău, folosesc greșit datele - ar putea fi o problemă.

Instruiți supraveghetorii cu privire la:

1. Cum să răspunzi la întrebările angajaților fără a fi defensiv
2. Ce pot și nu pot face cu datele de monitorizare
3. Cum să evitați crearea unei culturi a supravegherii

Un manager care spune: „Am văzut că ai fost pe YouTube 20 de minute”, fără context, dăunează moralului. Unul care spune: „Am observat o navigare în afara sarcinii - totul în regulă?” deschide un dialog.

Chiar și pe dispozitivele companiei, angajații au dreptul la o anumită confidențialitate. Cea mai bună practică este să evitați monitorizarea e-mailurilor personale, a chaturilor private sau a aplicațiilor care nu sunt de lucru, cu excepția cazului în care există o politică și un consimțământ clar.

Și nu înregistrați niciodată audio sau video în zone private. Camerele din sălile de pauză sau toaletele nu sunt doar lipsite de etică; sunt ilegale.

Informarea angajaților despre monitorizare nu este doar o obligație legală - este o necesitate pentru menținerea încrederii. Când este făcut corect, transformă un subiect sensibil într-un moment de claritate și respect reciproc.

Riscurile de securitate sunt reale. Productivitatea necesită măsurare. Și este necesară o anumită formă de monitorizare a angajaților. Dar necesitatea nu înlocuiește nevoia de transparență. Cele mai bune practici pentru monitorizarea angajaților pot fi rezumate într-o singură frază: tratarea oamenilor corect.

Fii clar. Fii sincer. Fii consecvent. Explicați de ce, obțineți consimțământul real și respectați limitele personale. Antrenați-vă managerii să nu polițiască, ci să sprijine. Echipa ta nu este suspectată; fac parte din solutie.

Făcută cu integritate, monitorizarea nu erodează încrederea - o întărește.