În calitate de angajator, una dintre principalele dumneavoastră responsabilități este să construiți o echipă productivă și aliniată la obiectivele companiei. Majoritatea angajaților își îndeplinesc sarcinile cât mai bine posibil, însă unii pot profita de companie. Furtul, înșelăciunea și inactivitatea pot reprezenta riscuri semnificative pentru sănătatea organizației dacă nu dispuneți de tehnicile și politicile potrivite pentru a le aborda.

În acest articol, vom analiza trei cazuri separate privind furtul, înșelăciunea și, respectiv, inactivitatea. Înainte de aceasta, este necesar să înțelegem exact ce presupun aceste trei concepte.

Definirea provocărilor: furtul, înșelăciunea și inactivitatea

Înainte de a analiza modul în care puteți răspunde acestor situații, trebuie să definim aceste trei categorii de comportament necorespunzător la locul de muncă.

Ce este furtul comis de angajați?

Furtul comis de angajați se referă la situațiile în care aceștia fură de la angajator. Există diferite forme și grade de gravitate. Delapidarea este una dintre cele mai cunoscute forme și presupune utilizarea abuzivă de către angajat a resurselor companiei — bani sau bunuri — aflate în grija sa. Furtul de obiecte de mică valoare este o altă formă și poate implica, de exemplu, rechizite de birou sau cantități mici de bunuri.

În general, furtul comis de angajați se încadrează adesea în categoria fraudei ocupaționale, care presupune folosirea propriei funcții pentru îmbogățire personală prin utilizarea necorespunzătoare sau însușirea resurselor companiei.

Ce este frauda comisă de angajați?

Înșelăciunea angajaților, care se încadrează de obicei în categoria fraudei comise de angajați, se referă la situațiile în care un angajat minte sau acționează în mod înșelător pentru a obține avantaje suplimentare de la angajator. Furtul de date, încălcarea confidențialității, frauda contabilă, mita și chiar anumite forme de furt intră în această categorie.

Ce este inactivitatea cronică a angajaților?

Inactivitatea la locul de muncă se referă la irosirea constantă a orelor de lucru plătite pe activități care nu au legătură cu munca. Nu este vorba despre o pauză ocazională, ci despre un tipar persistent care afectează productivitatea. Acesta se poate manifesta prin procrastinare cronică, socializare personală excesivă, absențe inexplicabile de la ședințe sau obiceiul de a oferi scuze pentru termenele ratate. Rezultatul este că o parte semnificativă a zilei de lucru este petrecută fără implicare și fără productivitate.

Cadrul unui manager pentru abordarea comportamentului necorespunzător la locul de muncă

Atunci când suspectați sau descoperiți furt, înșelăciune ori inactivitate cronică, o reacție impulsivă și emoțională poate duce la riscuri juridice, scăderea moralului echipei și rezultate nedrepte. În schimb, urmați acest cadru structurat și bazat pe dovezi pentru a vă asigura că reacția dumneavoastră este consecventă, echitabilă și eficientă.

Pasul 1: Colectați dovezi obiective
Înainte de orice conversație sau acuzație, treceți de la suspiciuni la fapte. Folosiți date din instrumentele de monitorizare, cum ar fi capturi de ecran sau jurnale de activitate CleverControl, înregistrări de acces, audituri financiare ori sisteme de management al proiectelor. Aceste dovezi constituie baza imparțială a întregului proces și ajută la eliminarea prejudecăților personale din decizia inițială.

Pasul 2: Efectuați o investigație amănunțită și imparțială
Discutați cu angajatul într-un cadru privat și permiteți-i să își explice acțiunile. Scopul este de a înțelege contextul și intenția. A fost un act deliberat, o greșeală cauzată de neglijență sau un simptom al unei probleme mai ample, precum instruirea insuficientă sau epuizarea profesională? Discutați, de asemenea, în mod discret cu martorii relevanți pentru a confirma faptele.

Pasul 3: Clasificați gravitatea și intenția
Pe baza dovezilor și a investigației, clasificați incidentul. Acest lucru vă va ghida răspunsul:

Neintenționat/neglijent: Angajatul a făcut o greșeală din cauza lipsei de cunoștințe, instruire sau atenție, fără intenție răuvoitoare. (Exemplu: trimiterea accidentală a unui e-mail confidențial către persoana greșită).

Abatere intenționată: Angajatul a încălcat în mod conștient politica firmei pentru confort sau beneficiu personal, fără însă a provoca prejudicii grave. (Exemplu: falsificarea în mod repetat a pontajelor).

Abatere gravă/intenție răuvoitoare: Angajatul a comis un act grav și deliberat care a prejudiciat compania, cum ar fi furtul, frauda sau sabotajul datelor. Astfel de situații justifică adesea cele mai severe măsuri disciplinare.

Pasul 4: Stabiliți un răspuns proporțional
Adaptați măsurile la gravitatea și intenția abaterii. Scopul poate fi corectiv sau de protecție.

Măsuri corective (pentru abateri neintenționate/neglijente sau abateri intenționate minore):

• Coaching și reinstruire: Remediați lacunele de cunoștințe sau competențe.
• Avertisment verbal sau scris: Documentați în mod oficial problema și așteptările privind îmbunătățirea.
• Plan de îmbunătățire a performanței (PIP): Un plan structurat cu obiective și termene clare.

Măsuri de protecție (în cazul abaterilor grave):

• Suspendare: Poate fi necesară o suspendare plătită pe durata unei investigații complete.
• Concediere: Încetarea imediată a raportului de muncă în cazul faptelor care compromit fundamental încrederea și politica organizației.

Pasul 5: Consultați departamentul HR și documentați totul
Înainte de a lua o decizie finală, consultați întotdeauna departamentul de Resurse Umane sau un consilier juridic. Aceștia vă vor ajuta să vă asigurați că acțiunile respectă politica firmei și legislația locală a muncii. Pe parcursul întregului proces, documentați cu atenție fiecare etapă: dovezile inițiale, notițele din interviuri, concluziile și decizia finală. Astfel creați o evidență documentară esențială.

Urmând acest cadru, treceți de la rolul de judecător la cel de investigator și manager profesionist, protejând compania și oferind în același timp angajaților un proces echitabil.

Studiu de caz 1: Un angajat talentat dezvăluie accidental un secret comercial

Scurgerea de informații confidențiale către o terță parte neautorizată poate fi una dintre cele mai serioase probleme cu care se confruntă o companie. Atunci când descoperiți o astfel de scurgere, trebuie să urmați mai mulți pași. Aceștia vă vor ajuta să înțelegeți mai bine ce a mers greșit și să identificați metode mai eficiente de remediere a situației.

Colectarea dovezilor

Dacă un angajat dezvăluie accidental secrete comerciale unui concurent, primul lucru pe care trebuie să îl stabiliți este modul exact în care s-a produs scurgerea. De obicei, există două scenarii. Primul este acela în care angajatul nu a respectat politicile de securitate privind protejarea documentelor și a datelor stocate. În consecință, un concurent a obținut acces la datele companiei.

Al doilea scenariu poate fi acela în care compania nu dispune de politici clare privind gestionarea datelor. Angajatul a partajat informațiile într-un mod care părea legitim deoarece nu exista nicio regulă clară care să împiedice această acțiune.

Investigarea și clasificarea intenției

Acest pas este esențial pentru a decide cum trebuie să reacționați. Discutați cu angajatul pentru a-i înțelege motivația.

• Dacă investigația confirmă primul scenariu, este vorba despre neglijență. Angajatul cunoștea regulile, dar nu le-a respectat, ceea ce a dus la o încălcare neintenționată.
• Dacă investigația confirmă al doilea scenariu, greșeala aparține companiei, nu angajatului. Nu a existat intenție răuvoitoare, iar angajatul nu a încălcat o regulă cunoscută.

Stabilirea unui răspuns proporțional

Acțiunea dumneavoastră trebuie să fie proporțională cu concluziile investigației.

În primul caz, deși angajatul a ajutat involuntar un concurent să obțină acces la secretele companiei, acesta a accesat date și a îndeplinit sarcini fără a respecta protocoalele și politicile existente. Prin urmare, dumneavoastră trebuie să decideți cum veți proceda.

În mod normal, reinstruirea este necesară în astfel de cazuri. În plus, trebuie să vă asigurați că ceilalți angajați nu vor repeta aceleași greșeli. Simpla restricționare a accesului angajatului la date și informații nu este întotdeauna suficientă. De aceea, este adesea mai eficient să analizați ce schimbări specifice sunt necesare în modul de instruire a angajaților pentru a crea un nivel mai ridicat de siguranță și încredere în companie.

Dacă scurgerea de date nu a avut loc deoarece angajatul nu a respectat din greșeală procedurile corecte, ci deoarece nu existau politici adecvate care să prevină situația, atunci vina nu aparține angajatului. În calitate de angajator, trebuie să recunoașteți această omisiune și să începeți să creați noi politici care să protejeze datele și să prevină repetarea unui astfel de incident.

Dacă scurgerea a avut loc deoarece angajatul a trimis informațiile destinatarului greșit — chiar și neintenționat — este în continuare vorba despre o încălcare a confidențialității cauzată de neglijență. Răspunsul trebuie să fie proporțional cu gravitatea neglijenței: a fost o singură greșeală din neatenție sau există un tipar repetat de lipsă de atenție? Acest lucru va determina dacă situația necesită instruire suplimentară sau măsuri disciplinare mai severe, inclusiv o posibilă concediere.

Dumneavoastră trebuie să evaluați gravitatea situației și să stabiliți exact ce s-a întâmplat pentru a decide dacă încetați contractul angajatului sau îi oferiți doar instruire suplimentară.

Dacă decideți să păstrați angajatul, puteți lua în considerare implementarea unui software de monitorizare a angajaților ca măsură de precauție. Mai multe informații despre sistemele de monitorizare a angajaților și despre cum să alegeți cea mai bună soluție găsiți aici.

Studiu de caz 2: Un angajat petrece jumătate din ziua de lucru pe YouTube

Monitorizarea cu CleverControl vă oferă informații detaliate despre ceea ce fac angajații și despre modul în care își petrec timpul de lucru. Dacă descoperiți că un angajat petrece jumătate din zi pe YouTube, este posibil să vă întrebați dacă acesta este un motiv suficient pentru concediere. Totuși, înainte de a lua o decizie, trebuie să clarificați câteva aspecte.

Colectarea dovezilor
Datele de monitorizare reprezintă punctul de pornire. Folosiți rapoartele CleverControl pentru a determina:

• Momentele exacte ale zilei în care apare acest comportament nelegat de muncă.
• Dacă este un tipar zilnic sau este asociat anumitor zile ori proiecte.
• Dacă angajatul continuă să respecte termenele principale în ciuda distragerilor.

Investigarea și clasificarea intenției

Această situație este rareori simplă. O discuție cu angajatul este esențială pentru a înțelege motivele comportamentului. De regulă, intenția se încadrează într-una dintre două categorii:

Neintenționat / Simptom al unei probleme mai ample: Angajatul poate folosi YouTube ca sunet de fundal, poate avea dificultăți de concentrare din cauza epuizării profesionale sau poate să își fi terminat sarcinile și să nu fi primit altele noi. Este posibil să nu realizeze cât timp petrece astfel.

Abatere intenționată: Angajatul este în mod conștient dezinteresat de muncă, înțelege că încalcă politica firmei și alege în mod deliberat să evite responsabilitățile.

Stabilirea unui răspuns proporțional

Acțiunea dumneavoastră trebuie să se bazeze pe cauza principală identificată în timpul investigației.

Dacă motivul nu este unul intenționat, de exemplu epuizare profesională, sarcini neclare sau lipsa provocărilor, este recomandat să purtați o discuție serioasă cu angajatul pentru a afla de ce îi lipsește motivația. Poate fi necesar să reevaluați sarcinile, volumul de muncă și interesul acestuia pentru activitatea desfășurată. Răspunsul trebuie să fie de sprijin și corectiv:

• Coaching: Discutați strategii de gestionare a timpului și importanța muncii concentrate.
• Restructurarea volumului de muncă: Clarificați prioritățile, oferiți sarcini mai provocatoare sau rezolvați problemele legate de fluxul de lucru.
• Stabilirea unor așteptări clare: Reamintiți politica firmei privind utilizarea personală a internetului.

În cazurile de inactivitate intenționată, este necesară o discuție serioasă. O practică bună poate fi introducerea unei perioade de probă și monitorizarea mai atentă a activității angajatului. Răspunsul devine astfel mai formal și disciplinar:

• Avertisment formal: Emiteți un avertisment verbal sau scris care descrie încălcarea documentată a politicii.
• Plan de îmbunătățire a performanței (PIP): Implementați un PIP cu obiective clare și măsurabile de productivitate și un termen strict pentru îmbunătățire.
• Monitorizare continuă: Utilizați CleverControl pentru a urmări obiectiv progresul în raport cu obiectivele PIP.

Decizia de concediere nu ar trebui să se bazeze doar pe activitatea de pe YouTube, ci și pe reacția angajatului la intervenția dumneavoastră. Dacă, după discuție și o perioadă de probă, acesta continuă același tipar de procrastinare și nu respectă standardele stabilite, concedierea poate deveni necesară pentru a proteja productivitatea generală a echipei. Dacă situația se îmbunătățește, este posibil să fi păstrat un angajat valoros.

Studiu de caz 3: Un angajat caută un nou loc de muncă și salvează datele companiei pe un stick USB

Monitorizarea cu CleverControl poate dezvălui și alte activități îngrijorătoare, cum ar fi copierea datelor de lucru pe un stick USB și accesarea site-urilor de recrutare în timpul programului. Aceste două acțiuni trebuie analizate separat, deoarece reprezintă niveluri diferite de gravitate.

Colectarea dovezilor

Datele de monitorizare — vizitele pe site-uri de recrutare precum LinkedIn, Indeed etc. în timpul programului și utilizarea unei unități USB detașabile pentru copierea și salvarea fișierelor de serviciu — constituie deja dovezi suficiente pentru a lua măsuri.

Investigarea și clasificarea intenției

Această situație necesită o investigație atentă pentru a înțelege motivele angajatului pentru fiecare dintre aceste acțiuni.

Dacă angajatul își petrece timpul de lucru căutând alte locuri de muncă, acest lucru poate indica lipsa de implicare față de companie sau față de activitatea desfășurată. Discutați cu el și încercați să aflați de ce este nemulțumit și de ce caută o nouă oportunitate. Aceste informații ar putea ajuta compania să își modifice politicile pentru a păstra mai eficient angajații valoroși.

Deși este neprofesionistă, simpla căutare a unui nou loc de muncă este de obicei un semn de dezangajare, nu de intenție răuvoitoare. Intenția angajatului este, în general, să părăsească organizația, nu să îi provoace daune.

Totuși, dacă același angajat salvează și datele de lucru pe un stick USB, problema devine mult mai serioasă decât simpla căutare a unui alt loc de muncă. Un astfel de furt de date poate fi asociat cu spionajul corporativ sau poate fi folosit ca practică de concurență neloială. Informațiile salvate pe unitatea USB nu mai sunt protejate odată ce părăsesc mediul companiei și pot fi divulgate, provocând prejudicii organizației.

Aceasta este o acțiune deliberată care încalcă protocoalele de securitate a datelor. Intenția poate fi de a transfera informații confidențiale unui concurent, de a le utiliza ca mijloc de presiune sau în alte scopuri neautorizate. Este o abatere gravă și poate implica o intenție răuvoitoare.

Stabilirea unui răspuns proporțional

Cele două activități necesită un răspuns combinat, dar totodată distinct.

În ceea ce privește căutarea unui nou loc de muncă, discutați situația cu angajatul și informați-l că aceste activități nu sunt permise în timpul programului. Decizia privind concedierea va depinde în mare măsură de faptul dacă acesta își îndeplinește în continuare sarcinile la timp. Dacă angajatul continuă să își facă treaba cu responsabilitate și pur și simplu dorește să își continue cariera în altă parte, nu există încă un motiv clar pentru concediere. Totuși, stabiliți așteptări clare privind activitatea sa până la plecare, precum și găsirea și instruirea la timp a unui înlocuitor.

O încălcare a securității datelor este o problemă diferită. Aceasta reprezintă o abatere gravă. Dacă descoperiți că un angajat stochează intenționat date de serviciu pe un astfel de dispozitiv, trebuie să inițiați o investigație pentru a afla de ce a făcut acest lucru, ce date au fost salvate și cine altcineva ar fi putut obține acces la ele.

În majoritatea cazurilor, acest lucru constituie un motiv pentru încetarea contractului angajatului, deoarece acesta a întreprins în mod deliberat acțiuni care pot afecta compania și clienții săi dacă informațiile sensibile sunt divulgate. Protejarea acestor informații trebuie să fie prioritatea principală în astfel de situații.

De asemenea, trebuie să analizați politicile existente pentru a vă asigura că o astfel de situație nu se va repeta. Politicile stricte de securitate și protecție a informațiilor pot fi necesare pentru a păstra datele companiei în siguranță. Acordurile de confidențialitate și monitorizarea partajării și transferului informațiilor sensibile pot contribui, de asemenea, la o protecție mai bună și la identificarea sursei unei eventuale scurgeri de date.

O monitorizare mai amplă a datelor poate contribui la protejarea companiei. Totuși, aceasta ar trebui să fie o politică aplicată la nivelul întregii organizații, nu o măsură îndreptată exclusiv împotriva unui singur angajat care a ales în mod deliberat să încalce regulile de confidențialitate și securitate. Cel mai probabil, acel angajat ar trebui concediat deoarece a încercat să sustragă date.

Concluzie

Gestionarea furtului, înșelăciunii și problemelor cronice de productivitate reprezintă unul dintre cele mai dificile aspecte ale managementului. O abordare consecventă, bazată pe dovezi și adaptată fiecărei situații specifice este esențială și reprezintă cea mai bună protecție. Trecând de la suspiciune la investigație și adaptând reacția la intenția concretă și gravitatea abaterii, protejați compania și asigurați în același timp un tratament echitabil. În cele din urmă, acest cadru structurat vă permite să luați decizii dificile cu mai multă încredere, indiferent dacă acestea conduc la instruire corectivă sau la o concediere necesară.

Totuși, cea mai eficientă strategie este una proactivă. Politicile clare, instruirea regulată, o cultură organizațională pozitivă și utilizarea inteligentă a instrumentelor de monitorizare pentru identificarea și sprijinirea angajaților care întâmpină dificultăți — nu doar pentru sancționarea lor — vor contribui la crearea unui mediu de lucru mai sigur, mai transparent și mai productiv pentru toți.