În prezent, instrumentele bazate pe inteligență artificială se dezvoltă într-un ritm rapid și se integrează în aproape toate domeniile vieții noastre, de la serviciile de streaming muzical până la serviciile bancare. Era doar o chestiune de timp până când AI urma să își găsească locul și în analiza forței de muncă și monitorizarea angajaților.

Monitorizarea performanței angajaților poate fi o activitate laborioasă și consumatoare de timp: urmărirea orelor de lucru, a activităților zilnice, a finalizării sarcinilor și a eventualelor distrageri poate ocupa o parte semnificativă din ziua de lucru a unui manager. În plus, evaluarea manuală a performanței poate fi subiectivă, iar managerii pot evalua fără să își dea seama anumiți angajați într-un mod părtinitor.

Soluțiile moderne de monitorizare a angajaților pot contribui la rezolvarea parțială a acestei probleme. Acestea colectează și organizează automat datele privind activitatea și prezintă rezultatele sub forma unor rezumate clare ale principalilor indicatori de performanță. Informațiile oferă managerilor o bază mai obiectivă pentru evaluarea productivității și identificarea eventualelor probleme din fluxurile de lucru.

Totuși, statisticile singure nu pot indica întotdeauna cât de productiv este în realitate un angajat. Două ore petrecute pe Instagram pot reprezenta un semn clar de distragere pentru un specialist IT, dar pot fi o parte importantă a activității unui specialist în conținut sau social media. Prin urmare, atunci când sunt interpretate datele de monitorizare, trebuie luate întotdeauna în considerare poziția angajatului, responsabilitățile sale, procesele companiei și particularitățile industriei.

Tehnologiile AI moderne pot face analiza forței de muncă și mai eficientă, ajutând companiile să proceseze volume mari de informații, să detecteze tipare și să evidențieze activități neobișnuite. Un software de monitorizare a angajaților precum CleverControl oferă managerilor date detaliate despre activitatea profesională, necesare pentru a înțelege mai bine aceste tipare și pentru a lua decizii mai bine fundamentate privind performanța.

Cum sprijină CleverControl evaluarea performanței

Ca soluție de monitorizare a angajaților, CleverControl poate colecta informații detaliate despre activitatea profesională a angajaților. Aceste date îi ajută pe manageri să înțeleagă cum este distribuit timpul de lucru, să identifice eventualele distrageri și să analizeze schimbările de performanță.

Mai multe tipuri de informații pot fi deosebit de utile pentru evaluarea performanței:

  • Poziția angajatului: Cunoașterea rolului unui angajat îi ajută pe manageri să interpreteze activitatea acestuia în contextul potrivit. Tiparele așteptate de utilizare a aplicațiilor, site-urilor web și metodele de lucru pot varia semnificativ în funcție de responsabilitățile angajatului.
  • Utilizarea site-urilor web și a aplicațiilor: CleverControl urmărește utilizarea aplicațiilor și site-urilor web, precum și durata utilizării acestora, ajutând managerii să înțeleagă cum își distribuie angajații timpul de lucru și să identifice eventualele distrageri.
  • Tiparele activității profesionale: Orele de lucru, perioadele active și inactive și alte statistici privind activitatea oferă un context suplimentar pentru înțelegerea productivității și identificarea eventualelor probleme din fluxurile de lucru.

Analizând informațiile colectate, managerii pot compara activitatea angajaților cu tiparele de lucru așteptate și pot identifica activitățile productive, eventualele distrageri sau schimbările neobișnuite de comportament.

Datele colectate pot fi, de asemenea, utilizate împreună cu instrumente moderne de analiză și AI pentru a detecta tendințe și pentru a rezuma volume mari de informații. Totuși, concluziile automatizate trebuie întotdeauna analizate în contextul poziției și responsabilităților reale ale angajatului.

Astfel, managerii obțin mai mult decât simple statistici de bază privind timpul de lucru. Ei primesc informații detaliate care îi pot ajuta să înțeleagă tiparele de lucru ale angajaților și să investigheze cauzele problemelor de productivitate.

O abordare bazată pe date pentru evaluarea performanței oferă companiilor numeroase beneficii:

  • Datele privind activitatea oferă o bază mai obiectivă pentru evaluarea performanței angajaților.
  • Rapoartele detaliate îi ajută pe manageri să identifice domeniile în care angajații ar putea avea nevoie de sprijin sau instruire suplimentară.
  • Informațiile bazate pe date îi ajută pe manageri să ia decizii mai bine fundamentate privind recompensele, promovările și planurile de îmbunătățire a performanței.
  • Datele de monitorizare pot evidenția ineficiențele și activitățile care consumă inutil timpul și îi pot ajuta pe angajați să își îmbunătățească gestionarea timpului și productivitatea.

Unul dintre principalele avantaje este că managerii nu au nevoie de cunoștințe tehnice specializate pentru a beneficia de analiza activității la locul de muncă. CleverControl colectează și organizează automat datele privind activitatea angajaților și le prezintă într-un panou de control ușor de utilizat, permițând managerilor să se concentreze pe interpretarea informațiilor și luarea deciziilor.

Instrumentele moderne de AI pot ajuta în continuare companiile să proceseze aceste date, să recunoască tipare și să descopere informații relevante. Combinația dintre datele de monitorizare, analiza inteligentă și judecata umană poate oferi o imagine mai completă asupra performanței angajaților.

Să vedem cum poate funcționa această abordare în practică.

Cum utilizează companiile CleverControl: Cazuri practice

Am contactat reprezentanții a trei companii care folosesc CleverControl de câteva luni. I-am întrebat cu ce dificultăți se confruntă atunci când monitorizează performanța angajaților și cum îi ajută datele privind activitatea profesională să rezolve aceste probleme.

Cazul 1: Creșterea productivității echipei de vânzări

Prima companie, o firmă de tehnologie specializată în dezvoltarea de software personalizat, dorea să investigheze cauzele performanței scăzute a echipei sale de vânzări. Deși echipa era foarte experimentată și implicată, nu reușea în mod constant să atingă obiectivele trimestriale de vânzări.

Compania a implementat CleverControl pentru a obține o imagine mai detaliată asupra activității echipei. Inițial, conducerea presupunea că angajații nu erau suficient de implicați și că petreceau o parte din timpul de lucru cu activități care nu aveau legătură cu munca.

Datele de monitorizare nu au confirmat această ipoteză.

Analiza a evidențiat ineficiențe semnificative în procesul de vânzări. S-a constatat că mulți reprezentanți de vânzări petreceau o perioadă disproporționat de mare de timp cu sarcini administrative, precum introducerea datelor și pregătirea rapoartelor, în loc să se concentreze pe construirea relațiilor cu potențialii clienți.

Pe baza acestor informații, conducerea a modificat mai multe procese operaționale și a automatizat anumite sarcini pentru a reduce volumul de muncă administrativă al echipei de vânzări. Astfel, reprezentanții de vânzări au putut dedica mai mult timp activităților cu valoare mai mare, precum prospectarea, prezentările comerciale și încheierea tranzacțiilor.

În urma acestor optimizări, productivitatea echipei de vânzări a crescut cu 17%.

Cazul 2: Îmbunătățirea serviciului de asistență pentru clienți

A doua companie cu care am discutat vinde sisteme de supraveghere video pentru sectorul transporturilor și oferă asistență pentru clienți 24 de ore din 24, 7 zile din 7. Clienții săi sunt distribuiți în mai multe fusuri orare, la fel ca echipa sa de asistență care lucrează de la distanță.

Compania întâmpina dificultăți în menținerea unei calități constante a serviciilor. Unii agenți erau foarte eficienți și rezolvau rapid problemele, în timp ce alții lucrau mai lent și lăsau adesea întrebările clienților fără răspuns. Această lipsă de consistență provoca nemulțumirea clienților și creștea rata de pierdere a acestora.

Conducerea a decis să analizeze performanța agenților care lucrau de la distanță cu ajutorul unui software de monitorizare a angajaților și a ales CleverControl pentru a obține o imagine mai detaliată asupra tiparelor lor de lucru.

Datele privind activitatea au ajutat conducerea să identifice angajații cu cele mai bune rezultate, care depășeau în mod constant așteptările în ceea ce privește eficiența și satisfacția clienților.

Așa cum era de așteptat, activitatea acestor angajați era concentrată în principal pe aplicațiile de mesagerie și instrumentele folosite pentru comunicarea cu clienții, cu puține sau fără distrageri.

În schimb, angajații cu performanțe mai scăzute petreceau cea mai mare parte a timpului în aplicații de mesagerie destinate comunicării interne sau utilizând motoare de căutare, în loc să comunice direct cu clienții.

După analizarea înregistrărilor detaliate ale timpului de lucru, conducerea a concluzionat că acești angajați aveau lacune semnificative în cunoștințele tehnice necesare pentru a oferi un suport eficient clienților.

Compania a organizat cursuri de instruire specifice pentru a elimina aceste lacune de cunoștințe, ceea ce a dus la îmbunătățirea performanței. Conducerea a recunoscut și a recompensat, de asemenea, angajații cu cele mai bune rezultate, crescând motivația și încurajând performanțe mai bune.

Cazul 3: Investigarea scăderii productivității

Cel de-al treilea client al nostru, o agenție de marketing cu o echipă care lucrează de la distanță, a observat o scădere a performanței anumitor angajați. Managerii erau îngrijorați de reducerea productivității și nu cunoșteau exact cauzele acesteia.

Compania a implementat CleverControl pentru a analiza tiparele de lucru ale echipei. Managerii au examinat modul în care angajații utilizau instrumentele de marketing, platformele de comunicare, site-urile web și alte programe software.

Datele privind activitatea au arătat că unii angajați petreceau o parte semnificativă a zilei de lucru pe rețele sociale, servicii de streaming video și alte site-uri care nu aveau legătură cu munca. Aceste distrageri aveau un impact negativ asupra performanței lor.

Compania a trebuit să limiteze accesul la aceste site-uri care nu aveau legătură cu activitatea profesională în timpul programului de lucru pentru a crea un mediu de lucru mai concentrat.

Aceste măsuri au dat rezultate, iar performanța angajaților s-a îmbunătățit treptat.

Rolul AI în monitorizarea angajaților

Inteligența artificială are un potențial semnificativ de a completa monitorizarea angajaților și analiza forței de muncă.

Organizațiile mari pot genera volume uriașe de date privind activitatea la locul de muncă. Analizarea manuală a fiecărui raport, a fiecărei aplicații, a fiecărui site web sau a fiecărei tendințe de activitate poate deveni rapid dificilă pentru manageri.

Tehnologiile AI pot ajuta la procesarea mai rapidă a acestor informații prin:

  • rezumarea seturilor mari de date;
  • recunoașterea tiparelor recurente de activitate;
  • evidențierea schimbărilor neobișnuite;
  • compararea activității din diferite perioade;
  • identificarea eventualelor ineficiențe din fluxurile de lucru;
  • ajutarea managerilor să se concentreze asupra informațiilor care pot necesita o atenție suplimentară.

În același timp, AI nu ar trebui să înlocuiască judecata umană.

Aceeași activitate poate avea semnificații complet diferite în funcție de poziția angajatului, responsabilitățile sale, proiectul la care lucrează sau condițiile de muncă.

De exemplu, utilizarea frecventă a motoarelor de căutare poate părea ineficientă la prima vedere. Totuși, aceasta poate fi perfect normală pentru un angajat care investighează o problemă tehnică sau lucrează la o sarcină cu care nu este familiarizat.

Prin urmare, datele de monitorizare și informațiile obținute cu ajutorul AI ar trebui utilizate ca suport pentru luarea deciziilor și nu ca singura bază pentru decizii manageriale importante.

Concluzii

Evaluarea corectă a performanței este esențială pentru creșterea și dezvoltarea oricărei companii. Metodele tradiționale sunt adesea consumatoare de timp și se pot baza în mare măsură pe evaluări subiective și informații limitate.

Software-ul modern de monitorizare a angajaților oferă o abordare mai orientată spre date.

Prin colectarea informațiilor despre orele de lucru, utilizarea aplicațiilor și a site-urilor web, tiparele de activitate și alte date legate de muncă, CleverControl îi ajută pe manageri să înțeleagă mai bine cum își organizează angajații ziua de lucru și să identifice eventualele ineficiențe sau domenii care necesită îmbunătățiri.

Tehnologiile AI pot completa acest proces, ajutând companiile să analizeze mai eficient volume mai mari de date privind forța de muncă, să recunoască tipare și să identifice tendințe.

Cazurile practice arată cum datele privind activitatea profesională pot ajuta companiile să identifice procesele ineficiente, nevoile de instruire, angajații cu cele mai bune rezultate și eventualele distrageri. Prin rezolvarea acestor probleme, companiile își pot îmbunătăți productivitatea, satisfacția clienților și eficiența operațională generală.

Cea mai eficientă abordare combină datele obiective de monitorizare, tehnologiile moderne de analiză și judecata umană.

În loc să se bazeze pe un singur scor de productivitate sau pe o concluzie automatizată, organizațiile pot utiliza aceste informații pentru a înțelege mai bine modul în care se desfășoară activitatea și pentru a lua decizii mai bine fundamentate privind îmbunătățirea acesteia.